Ответы на вопросы к экзамену по базам данных. База данных это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Система управления базами данных (субд)
 Скачать 69.38 Kb.
|
|
Ключевое поле– такое поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице, обычно это цифровой код. Ключ– одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами. Для того чтобы создать связи между таблицами, нужно для начала определить ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Счетчик - это специальный вариант числового поля, которое служит для автоматической нумерации значения поля текущей записи. При создании новой записи в это поле автоматически помещается новый порядковый номер, и его невозможно изменить или удалить. Этот тип поля очень часто используется при выборе типа таблиц. Еще одна особенность счетчика – при удалении записи значения поля соседних записей не изменяются. 8. Что такое запись таблицы? Запись — строка таблицы базы данных, содержащая данные об одном объекте. 9. Что такое поле записи Одно поле из записи. Запись - это строка таблицы, поле - столбец. Одна запись содержит информацию об одном объекте той реальной системы, модель которой представлена в таблице. Поля - это различные характеристики (иногда говорят: атрибуты) объекта. 10. Что такое ячейка таблицы Ячейка - определённое поле Ячейка таблицы-это одна группировка в таблице диаграмм, используемая для хранения информации или данных. Ячейки группируются по горизонтали (строки ячеек) и по вертикали (столбцы ячеек). Каждая ячейка содержит информацию, относящуюся к комбинации заголовков строк и столбцов, с которыми она коллинеарна. 11. Что такое значение поля записи? Значения поля- это данные, расположенные в поле. 12. Отличие режима таблицы от режима конструктора В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. 13. Что такое поле со списком в таблице? В чем преимущество его использования? Какие свойства подстановки поля со списком Вы знаете? Для чего они используются? Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку. Поле со списком. Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка. Тип источника строк Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса. Источник строк Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой. Связанный столбец Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк. Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца. Число столбцов Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов. Заглавия столбцов Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов. Ширина столбцов Задает ширину каждого столбца. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля. Если столбец не нужно отображать, например столбец "Код", укажите значение "0" для его ширины. Число строк списка Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки. Ширина списка Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки. Ограничиться списком Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке. Разрешить несколько значений Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки. Нельзя изменить значение этого свойства с "Да" на "Нет". Разрешить изменение списка значений Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется. Форма изменения элементов списка Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе. Только значения источника строк Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да. 14. Как создать поле со списком в таблице с помощью Мастера подстановок? Как преобразовать поле со списком в таблице в обычное поле ХЗ? Создание поля списка значений Откройте таблицу в режиме Конструктор. Щелкните в столбце Тип данных ячейку, соответствующую столбцу, который будет задан как поле подстановки, щелкните стрелку вниз и выберите пункт Мастер подстановок. Примечание. Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле. Внимательно следуйте указаниям мастера. На первой странице выберите вариант будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее. На второй странице оставьте первый столбец выбранным, введите несколько значений (по одному значению на каждую строку под заголовком столбца), а затем нажмите кнопку Далее. На третьей странице на вопрос. Ограничить записи вариантами из списка? выберите вариант ответа Ограничиться списком, а затем нажмите кнопку Готово. Сохраните изменения. Как преобразовать поле со списком в таблице в обычное поле ? Разорвать связь через схему данных. Открыть таблицу со списком в режиме конструктора. Выбрать другой тип данных. 15. Как осуществляется сортировка и фильтрация записей? Сортировка данных в таблице 1. Поместить курсор в поле, по которому нужно выполнить сортировку. 2. Выполнить сортировку одним из следующих способов: · на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке По возрастанию или По убыванию; · щелкнуть по кнопке раскрытия списка в заголовке столбца и выбрать один из вариантов: Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А; · в контекстном меню поля выбрать одну из команд: Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А. Можно выполнить сортировку по нескольким полям. В этом случае записи будут отсортированы по внешнему полю, а для одинаковых значений внешнего поля – по внутреннему. Чтобы отсортировать записи по нескольким полям, надо последовательно выполнить сортировку для каждого поля отдельно, начиная с внутренних полей и заканчивая внешним полем. Поиск данных в таблице 1. Если поиск надо вести в одном поле, поместить курсор в это поле. 2. На вкладке Главная в группеНайти щелкнуть по кнопке Найти. 3. В открывшемся диалоговом окне в поле Образец ввести искомое значение. Можно использовать подстановочные знаки: * любые символы; ? любой текстовый символ; # любая цифра; [ ] любой из символов, заключенных в скобки; [! ] любой символ, кроме заключенных в скобки; - любой символ из диапазона. 4. В поле Поиск выбрать имя поля для поиска данных только в текущем поле Или имя таблицы для поиска по всем полям. 5. В поле Совпадение выбрать один из трех вариантов совпадения образца со значением поля: С любой частью поля(образец может быть частью значения поля),Поля целиком(образец является целым значением поля) илиС начала поля(образец совпадает с началом поля). 6. В поле Просмотр выбрать направление поиска: Вверх(к первой записи),Вниз(к последней записи) или Все(по всей таблице). 7. Если при поиске необходимо учитывать регистр букв (прописные или строчные), установить режим С учетом регистра. 8. Установить режим С учетом формата полей для поиска данных в указанном формате. 9. Для поиска первого вхождения образца щелкнуть по кнопке Найти далее. Для поиска следующих вхождений также щелкать по кнопке Найти далее. 10. По окончании поиска закрыть диалоговое окно. Фильтрация данных Фильтрация – отбор записей, удовлетворяющих заданным условиям. Фильтр – набор условий, применяемых для отбора записей. Фильтры создаются в таблицах, запросах и формах. В MS Access 2007 предусмотрено четыре способа фильтрации: фильтр по выделенному фрагменту, фильтр по форме, обычный фильтр, расширенный фильтр. Фильтр по выделенному фрагменту Этот способ фильтрации применяется, если в таблице можно легко найти и выделить значение, которое должны содержать отбираемые записи. 1. В поле таблицы выделить значение, которое должны содержать отобранные записи. 2. На вкладке Главнаяв группе Сортировка и фильтр раскрыть список кнопки Выделение. 3. Выбрать из списка нужный вариант. Список кнопки Выделение зависит от типа данных выделенного значения. Например, для текстового типа это может быть «содержит», «начинается с», «заканчивается на», для числовых – «равно», «не равно», «больше», «меньше» и т. д. Если требуется найти записи, удовлетворяющие одновременно нескольким условиям, надо несколько раз применить фильтр. Отобрать записи, удовлетворяющие хотя бы одному из заданных условий, этот способ фильтрации не позволяет. Обычный фильтр 1. Выполнить одно из следующих действий: · поместить курсор в поле, по которому нужно отфильтровать данные и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке Фильтр; · щелкнуть по кнопке раскрытия списка в заголовке столбца. 2. В открывшемся списке приводятся все значения поля. Для фильтрации следует поставить флажки рядом с нужными значениями. 3. Для применения фильтрации по диапазону значений выбрать из списка фильтров нужный. Список фильтров зависит от типа данных поля. Например, это могут быть текстовые фильтры, числовые фильтры, фильтры дат. Если заданы несколько условий по разным полям, то фильтр применяется поочередно для каждого поля. Расширенный фильтр 1. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр раскрыть список кнопки Дополнительно и выбрать команду Расширенный фильтр. 2. В строку Поле, расположенную в нижней части окна, ввести имена полей, для которых надо задать условия отбора или сортировки, одним из следующих способов: · дважды щелкнуть мышью по имени нужного поля в списке полей, расположенном в верхней части окна; · перетащить мышью нужное поле из списка полей в строку Поле; · выбрать имя нужного поля из раскрывающегося списка в строке Поле. 3. Для полей, по которым надо отсортировать таблицу, щелкнуть мышью по ячейке в строке Сортировка и выбрать из раскрывшегося списка порядок сортировки. Если условия сортировки заданы по нескольким полям, то сортировка будет выполняться в порядке расположения этих полей слева направо. 4. Ввести условия отбора. Для ввода условий отбора используются строки Условие отбораи или. Условия, находящиеся в одной строке, связываются логическим оператором И; условия, находящиеся в разных строках – логическим оператором ИЛИ (следует иметь в виду, что в бланке расширенного фильтра имеется несколько строк или). Если несколько условий отбора, объединенных логическим оператором И, накладываются на значения одного поля, то имя этого поля вносится в окно фильтра несколько раз (по числу условий). Все условия вводятся в одну строку, каждое – в отдельный столбец. Если условие отбора содержит операции над полем, то оно составляется с помощью выражения, в которое входит имя поля, и это выражение вводится в строку Поле 5. После ввода всех условий отбора на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду Применить фильтр в контекстном меню окна фильтра. Чтобы отменить фильтр любого типа, надо повторно щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду снять фильтр в контекстном меню таблицы. 16. Что такое Схема данных? Для чего она используется? Что такое список полей в схеме данных? Как связываются таблицы? Можно ли связывать таблицы уже заполненные значениями? Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Что такое список полей в схеме данных? Колонки таблицы, для создания связей в схеме данных. Как связываются таблицы? Через поле подстановки или через схему данных. Можно ли связывать таблицы уже заполненные значениями? Можно, но надо указать что связь с сохранением данных. 17. Что такое межтабличная связь? Какие существуют типы межтабличных связей? Что такое линия связи в схеме данных? Каковы требования к связываемым полям? Межтабличной связью называется такое отношение между двумя таблицами, при котором значения первичного ключа, определенного в основной таблице, появляются в поле чужого ключа связанной таблицы. Связи предназначены для объединения в процессе работы с БД данных, размещенных при построении концептуальной модели в различных таблицах. Существует три вида связей между таблицами баз данных : связь один к одному связь один ко многим связь многие ко многим Линии связи, или линии передачи данных – это промежуточная аппаратура и физическая среда, по которой передаются информационные сигналы (данные). В одной линии связи можно образовать несколько каналов связи (виртуальных или логических каналов), например путем частотного или временного разделения каналов. Канал связи – это средство односторонней передачи данных. Требования к связываемым полям: связываемые поля должны иметь одинаковую по смыслу информацию и одинаковый тип данных. Главная и подчиненная таблица: если таблицы связаны связью «один-ко-многим», то таблица на стороне «один» называется главной, а на стороне «многие» – подчиненной таблицей. 18. Что такое первичный ключ и внешний ключ? Первичный ключ — это поле или набор полей со значениями, которые являются уникальными для всей таблицы. Значения ключа могут использоваться для обозначения всех записей, при этом каждая запись имеет отдельное значение ключа. Каждая таблица может содержать только один первичный ключ. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы. Управление средой MS Access. После запуска Access на экран выводится окно базы данных со списком объектов. Основные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. С этими объектами можно работать в двух режимах: конструктора и воспроизведения. 19. Что такое главная и подчиненная таблица? Может ли главная таблица одновременно быть и подчиненной таблицей ХЗ? Какова очередность заполнения главной и подчиненной таблиц? Чем это вызвано? Главная таблица {родительская таблица или master) - это таблица, в которой содержатся основные данные. Подчиненная таблица {дочерняя таблица или detail) - таблица, значения в полях которой зависят от значений главной таблицы. Главная таблица отображает все записи, которые помещаются в ней. Подчиненная таблица отображает только те записи, которые соответствуют значению ключа главной таблицы, который на данный момент есть активным (текущим). Если изменяется текущая запись главной таблицы, то изменяется множество доступных записей подчиненной таблицы. При этом надо соблюдать следующие правила. Сначала следует вводить данные в главную таблицу, а затем — в подчиненную. Целостность данных и статус таблицы Может ли главная таблица одновременно быть и подчиненной таблицей  20. Почему надо тщательно продумать и создать схему базы данных до ввода данных в таблицы Чтобы она корректно работала. 21. Что такое запрос? Способы создания запросов |