Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе государственного пенсионного страхования
 Скачать 116.72 Kb.
|
2.4 Актуальные вопросы индивидуального (персонифицированного) учета и пути их решенияАктуальные проблемы в связи с реализацией пенсионной реформы, большинство из которых связаны с организацией деятельности работников отдела и хранением информации, а также способы их преодоления следующие: 1. Распределение полномочий между сотрудниками отдела. В связи с прогнозируемым в результате осуществления реформы увеличением числа работающих граждан увеличится объем работы отдела. Соответственно, необходимы изменения в его деятельности. В 2018 г. прием страхователей вели два специалиста. Значит, необходимо либо задействовать других специалистов на прием, либо подключать предприятия к электронному документообороту, что является затратным. Так как объем работы отдела персонифицированного учета предполагает разграничение направлений деятельности сотрудников, а также способы замещения специалиста в случае его отсутствия (отпуска, декрета, увольнения, болезни и т. д.), необходима четкая схема распределения обязанностей между работниками отдела. Сотрудники отдела делятся на две группы: одна работает непосредственно с юридическими лицами, а другая занимается обработкой информации. Например, два специалиста сидят на приеме у юридических лиц, консультируют их и принимают отчетности, а также специалисты по приему электронной отчетности. Они дублируют друг друга в случае отсутствия одного из них, работа не будет стоять на месте. Однако у специалиста, который занимается вопросами назначения пенсии и перевода в государственный пенсионный фонд, работает непосредственно со страхователями, обрабатывая запросы и предоставляемые корректирующие сведения на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, дублера нет. Соответственно, объем его работы в случае его отсутствия не будет проделан. В группе по обработке данных и выставления финансовых санкций специалисты, как правило, дублируют друг друга, кроме специалиста, который выставляет акты и решения по несвоевременным или недостоверным сведениям форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. В случае его невыхода на работу дублером становится начальник отдела. Проблемы распределения обязанностей и замещения специалистов можно решить двумя способами: - набор новых специалистов; - обучение имеющихся сотрудников работе своих коллег, в том числе работе с формами СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ. Нанимать новых сотрудников менее выгодно, чем обучить действующий персонал. Стратегию приобретения готовых специалистов можно приравнять к покупке продуктов в магазине или на рынке. Мы понимаем, что покупать готовое дороже, чем выращивать самому, и качество не всегда соответствует нашим ожиданиям. Нередко «купленный» новый работник может не вписаться в коллектив и не отвечать требованиям руководства. Обучение персонала является важнейшим инструментом, с помощью которого руководство получает возможность повышать потенциал человеческих ресурсов и оказывать влияние на формирование организационной культуры. Согласно теории и практике управления персоналом, более целесообразным является обучение не отдельного сотрудника, а целого структурного подразделения — отдела. При отсутствии одного работника на рабочем месте, его обязанности логичнее распределить среди всех специалистов, чем передать весь объем работы дополнительно одному сотруднику. Для решения этой проблемы используется метод ротации персонала. Ротация — это горизонтальное перемещение сотрудников на различные должности в пределах одной компании. Она персонала предполагает обучить персонал смежной работе, сделав из них работников-универсалов. Цели ротации: - ознакомить персонал с максимальным количеством задач в организации; - проверить гибкость сотрудников, их умение ориентироваться в новой, нестандартной ситуации; - сформировать кадровый резерв, в особенности в отношении руководящего состава; - снять психологическое напряжение на ответственных участках работы, в том числе при работе с гражданами и юридическими лицами. Таким образом, сотрудники отдела смогут взаимно замещать/помогать друг другу, например, в случае огромного потока страхователей, физических лиц, почты, к двум основным специалистам по приему отчетности можно подключить двух других специалистов, проверку достоверности данных (фамилии, имени, отчества, номера страхового индивидуального лицевого счета и многое другое) осуществить вместе с основным специалистом ряду других и т. д. 2. Существует проблема с ведением архива отдела персонифицированного учета, где находится вся информация по предприятиям, закрепленным за Калининским районом. Архив запущен, но совершенно нет никакой систематизации информации, не ведется учет взятых/ возвращенных специалистами дел, отчеты за разные период РСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ перепутаны, многие документы не подшиты в дела, что препятствует дальнейшей работе отдела, когда при необходимости нужно срочно найти то или иное дело/документ. Для устранения неполадок в работе архива необходимо: - провести тщательную ревизию, грамотную расстановку по номерам дел, документы по периодам; - назначить архивариуса, обозначить его обязанности (выдача и принятие дел специалистам под запись, распределение дел по номерам, прошивка документов и т. д.) Огромная часть рабочей информации находится в электронном виде (формы отчетности организаций сдаются бумажном и электронном видах), вся информация обрабатывается в специальных программах, таких как, например, Perso, АИС Пенсионного фонда России, Конструктор запросов и т. д. Для связи с юридическими лицами существует программа электронного документооборота БПИ2, а также различные журналы с номерами телефонов предприятий. Очень часто важные программы не работают. Эту проблему необходимо либо решить мгновенным устранением неполадок от 1Т-группы, либо придумать альтернативу программ, которыми можно заменять неработающие. 3. Нехватка времени. Изменениям должна подвергнуться талонная система, которая предполагает разрыв в 20 минут между вызовом 1-го юридического лица к специалисту и следующего, иногда приходится ждать по 2—3 часа, чтобы попасть к специалисту, отсюда возникает множество нареканий от посетителей из-за больших очередей. Решение проблемы — либо принимать страхователей в порядке живой очереди, либо подключать больше сотрудников для приема отчетности. Также решением может выступать планирование времени на каждого посетителя в зависимости от его вопроса (проблемы). 4. Одним из важнейших минусов являются постоянные изменения форм отчетности на застрахованных лиц. Часто либо меняется вся форма, либо появляются нововведения в отчетности (так, например, отчет за 1997 сдавался годовой, за 2000 — полугодиями, на данный момент месяцами и годом; с апреля 2018 г. формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ организации обязаны предоставлять отчетность на учредителей, а областное отделение ПФР разъяснений о нюансах отчетности не дало). Для юридических лиц это очень неудобно, поэтому возникает много ошибок в представленных документах. Чтобы избежать таких ошибок в предоставлении форм отчетности, существует инструкция Министерства труда по организации работы с ней (есть в свободном доступе в сети Интернет), но, к сожалению, ошибки от этого не исчезли. Решение этой проблемы — сформировать краткий алгоритм по работе с данными формами отчетности, а также перечень типичных ошибок. 5. Еще один недостаток работы отдела — устаревшие персональные данные. К примеру, неактуальные номера телефонов директоров или бухгалтеров фирм, что усложняет работу с розыском организации и передачи нужной информации адресату. Для решения этой проблемы информационную базу необходимо проверять хотя бы каждые полгода, чтобы избежать устаревшей информации. Например, сверять номера телефонов/адресов с налоговой инспекцией, в программах 2ГИС, в крайнем случае уточнить адрес/телефон исполняющего обязанности директора (уточнить адрес можно через страховой индивидуальный лицевой счет). Для этого также необходимо дополнительное время в работе сотрудников отдела. Таким образом, мы обозначили основные недостатки в работе отдела персонифицированного учета Пенсионного фонда России в связи с изменениями в пенсионном законодательстве, предложили способы их устранения, чтобы минимизировать недовольство граждан и ускорить реализацию реформы. |