Информатика — курс лекций. Курс лекций для студентов по направлениям 230100. 62 Информатика и вычислительная техника
 Скачать 2.08 Mb.
|
|
Тема 8. Автоматизация работы с документами Электронный документ, сформированный в соответствии с объектной моделью, состоит из объектов-заготовок. Его структура определяется связями между объектами, содержание — наполне- нием этих объектов, а оформление — настройкой их свойств. Оформление электронных документов Чтобы оформить электронный документ, надо: получить доступ к его объектам; ознакомиться с их свойствами; изменить их так, как это требуется. Основным объектом электронного документа является печатная страница или экранная фор- ма. Разумеется, электронный документ, в отличие от печатного, неразрывной связи с печатным ли- стом не имеет, но для него, тем не менее, определен объект Страница. Если печать документа воз- можна, его разбиение на страницы с последующей нумерацией поможет будущему читателю в рабо- те. Если предполагается, только воспроизведение на экране, речь идет об «экранных» страницах (экранных формах). Основными свойствами страницы являются следующие: размер и ориентация печатного листа; размеры печатных полей; группировка страниц на листе; наличие колонтитулов и их содержание; порядковый номер (уникальное свойство). Размер листа Размер печатного листа измеряется в миллиметрах и определяется назначением документа. В качестве базового в России принят лист размером , формат которого получил название А0. Производные форматы меньших размеров носят названия А1, А2, …, А5 и образуются делением листа предыдущего формата пополам. В делопроизводстве общепринят формат А4 ( ). В специальных случаях для представления обширных таблиц (ведомостей) ис- пользуют листы формата A3 ( ). Ориентация листа Ориентация печатного листа бывает вертикальной или горизонтальной. Широко распростра- нены также термины книжная и альбомная или портретная и пейзажная ориентация. В большин- стве случаев для представления текстовых документов применяют вертикальную ориентацию. Гори- зонтальную ориентацию используют для представления широких таблиц. 144 Печатные поля Печатные поля позволяют визуально обособить область представления данных на странице. Размер печатных полей влияет как на эффективность использования бумаги, так и на выразитель- ность документа. Кроме того, поля имеют следующие функциональные назначения: левое — поле брошюровки документа; правое и верхнее — поля обрезки; нижнее и верхнее — поля колонтитулов (областей служебных элементов). С точки зрения эстетики, для обособления данных достаточно сравнительно небольших по- лей: 5—10 мм. Таких значений придерживаются, когда известно, что документ будет воспроизво- диться только на экране. Но если предполагается печать документа на бумаге, поля увеличивают в соответствии с их функциональным назначением: поле брошюровки увеличивают до 25—30 мм; в нём располагаются элементы крепления ли- стов; поля, для которых предполагается обрезка, увеличивают на 5 мм; поля, в которых предполагается разместить колонтитулы, увеличивают на 10 мм. Традиционный набор полей для документа, имеющего нижний колонтитул (для печати номе- ра страницы), выглядит так: левое поле: 25—30 мм; нижнее поле: 10—15 мм; правое поле: 10—15 мм; верхнее поле: 10—15 мм. Группировка страниц Группировка страниц позволяет размещать на одном листе несколько страниц (обычно две). В этом случае чётные и нечётные страницы становятся различимыми по размеру полей и составу ко- лонтитулов. Такие поля называют зеркальными. В них различают не правое и левое поле, а внешнее и внутреннее. В качестве поля брошюровки выступает внутреннее поле, а в качестве поля обрезки — внешнее. Колонтитулы Колонтитулы — это элементы служебного оформления документа, предназначенные для наглядного представления его структуры. Чем сложнее структура документа, тем полезнее колонти- тулы. Состав информационных элементов, размещаемых в колонтитуле, определяет автор, а самый распространённый элемент, встречающийся в каждом документе размером более двух страниц, — колонцифра. Она представляет порядковый номер печатной страницы. Важно отметить, что колонтитулы это не информационные объекты. Колонтитул — это свой- ство страницы. Его можно сделать видимым или невидимым, заполненным или пустым. Для этого надо обратиться к объекту Страница и настроить в нем свойство Колонтитулы так, как это необходи- мо. 145 Работа с разделами документа Раздел документа — это непрерывная коллекция страниц, имеющих общие свойства. Если необходимо, чтобы разные страницы документа имели разное оформление, они долж- ны принадлежать разным разделам. Кроме того, в каждом разделе можно применять свой принцип нумерации страниц. Среди свойств раздела есть и такое, которое не относится к свойствам страницы, — количе- ство колонок текста. Если необходимо, чтобы на одной странице количество колонок было перемен- ным, надо разместить на ней несколько разделов и настроить их по-разному. Друг от друга разделы документа отделяются специальным кодом «разрыв раздела». Этот сложный код состоит из группы чисел. Он выполняет не только функции кода-разделителя, но и кода форматирования. Именно в нём хранятся свойства страниц, составляющих раздел. Код «разрыв раздела» невидим и при обычном просмотре документа на экране не отобра- жается. Чтобы его увидеть, нужно включить специальный режим просмотра документа. Важно отметить, что код «разрыв раздела» располагается не перед тем разделом, к которому относится, а после него, то есть все свойства страниц сохраняются не в том коде, который открывает раздел, а в том, который его закрывает. Соответственно, при удалении «разрыва» все страницы те- кущего раздела приобретают свойства страниц последующего раздела. Любой, даже пустой документ обязательно имеет хотя бы один раздел. Документ получает его в момент своего создания. Из документа можно удалить любое содержание, но последний «код разрыва» удалить невозможно. Это и элемент структуры документа, и элемент его оформления. Документ, выполненный в объектной модели, может не иметь содержания, но структуру и оформление он имеет всегда. Свой первый раздел и оформление, принятое по умолчанию, документ получает в момент создания. Текстовые абзацы, их функции и свойства С информационной точки зрения абзац представляет собой законченное сообщение. Друг от друга абзацы отделяются специальным кодом «конец абзаца». Как и «разрыв раздела», этот слож- ный код выполняет одновременно функции и кода-разделителя, и кода форматирования. В нём хра- нятся все настройки свойств абзаца. При просмотре документа в специальном режиме код «конец абзаца» визуализируется особым знаком. Выше мы говорили о том, что любой, даже «пустой» документ не является абсолютно пустым. Он имеет по меньшей мере один «пустой» раздел с определенными свойствами. Теперь мы можем добавить, что и этот раздел отнюдь не пуст. В нём имеется по меньшей мере один «пустой» абзац, который тоже не пуст, так как в нём уже хранятся какие-то конкретные свойства. Каждый абзац имеет функциональное назначение и оформление. По функциональному назначению различают два вида абзацев: заголовки; абзацы основного текста. 146 Кроме того, к абзацам приравниваются следующие элементы групповых информационных объектов: элементы списков; поля записей; ячейки таблиц. Оформление абзаца определяется его свойствами. Абзац имеет множество различных свойств — их изучают в рамках специальных курсов. Мы же остановимся лишь на самых известных свойствах абзаца: гарнитура, начертание и размер шрифта; язык и механизм переносов; способ выравнивания текста; отступы и интервалы. Свойства шрифта абзаца Гарнитура шрифта определяет форму символов и эстетические качества всего набора. Суще- ствуют десятки тысяч шрифтовых гарнитур с разными декоративными, художественными, эстетиче- скими и иными свойствами. По потребительским свойствам их условно делят на четыре категории: шрифты рубленые (без засечек на концах символов); шрифты с засечками; шрифты художественные; шрифты специальные (символьные наборы). Нужную категорию выбирают, исходя из функциональных особенностей абзаца. Так, рубле- ные шрифты применяют, когда требуется обеспечить различимость символов при их малом размере, при печати на плохой бумаге или при печати по цветному фону, а также при печати документов, пе- редаваемых по факсимильной связи. Шрифты с засечками повышают скорость чтения и снижают утомление при длительном чте- нии. Они целесообразны для больших массивов текста. Основной текст и заголовки обычно оформляют альтернативно. Так, если для основного тек- ста был избран шрифт, имеющий засечки, заголовки оформляют рубленым шрифтом и, соответ- ственно, наоборот. Художественные шрифты имеют выраженный эмоциональный окрас, поэтому в деловом до- кументообороте редко бывают уместными. А применение специальных шрифтов определяется со- держанием документа. Так, характер научного документа определяет потребность в специальных научных символах. Начертание шрифта даёт собственнику документа дополнительные средства технической вы- разительности и позволяет ему расставлять акценты в документе, не затрагивая авторское содержа- ние. Различают четыре основных начертания: обычное; наклонное (курсивное); 147 полужирное; полужирное курсивное. Курсивное начертание используют в качестве средства мягкого акцентирования. Оно уместно, когда надо обратить внимание читателя на что-то или выразить особое отношение к чему-то. Полужирное начертание используют как средство сильного акцентирования, например, для выражения непреклонной позиции или твёрдой воли. Его также применяют для оформления эле- ментов структуры документа — его заголовков. Полужирное курсивное начертание может служить особо сильным средством обособления текста, но злоупотреблять им не следует. В данной книге оно использовано для выделения правил, принципов и определений. Сделано это для удобства читателя, чтобы при повторном просмотре кни- ги ему было проще найти нужные сведения. Размер шрифта основного текста определяется высотой прописной буквы и измеряется в по- лиграфических пунктах. Один пункт равен примерно трети миллиметра. Выбирают размер шрифта, исходя из размера листа бумаги (печатный документ) или размера экрана (электронный документ). Для заголовков размер шрифта увеличивают. Чем выше уровень заголовка, тем более крупный шрифт для него применяют. Для дополнительных материалов (приме- чания, таблицы) размер шрифта уменьшают. Общий принцип: чем выше информационное значение элемента, тем крупнее его шрифт. Выравнивание и переносы Механизм управления выравниванием текстовых информационных объектов на печатной странице или на экране тоже является важным средством технической выразительности документа или сообщения. Всего существует четыре метода выравнивания текста: по левому краю; по середине; по правому краю; по ширине (по формату). Выбор конкретного метода выравнивания определяется функциональным назначением до- кумента и в основном связан с принятым механизмом переносов, от которого зависит формирование правого края в документе. Если документ не имеет переносов, его выравнивают только по левому краю. Именно так по- ложено представлять документы, распространяемые в электронном виде. Переносы в них — изли- шество. Если автор не знает, каким шрифтом и на каких листах документ будет печататься, расстав- лять переносы и выравнивать правый край не имеет смысла. Если документ готовится для печати на бумаге, в нем можно настроить расстановку перено- сов. Это позволяет выровнять документ по ширине. Выравнивание по правому краю применяют для числовых значений в ячейках таблиц, а выравнивание по середине используют для оформления тек- стовых ячеек в таблицах и заголовков разделов. 148 Отступы и интервалы Отступы — элементы горизонтального форматирования страниц документа. Фактически, лю- бой достаточный отступ текста от края печатного листа можно обеспечить соответствующей настрой- кой печатных полей. Правда, при этом все объекты страницы получают одинаковые отступы, а это не всегда удобно. Иногда полезно, чтобы объекты, имеющие разную функциональную роль, имели раз- ные отступы. Это можно сделать, настроив свойства абзаца. Кроме левого и правого отступов абзац может иметь отступ первой строки — «красную стро- ку». Если отступ первой строки имеет отрицательное значение, его называют «выступом». Интервалы — элементы вертикального форматирования страниц документа. Различают ин- тервалы между абзацами и интервалы между строками абзаца. Интервалы между абзацами обособ- ляют разделы документа, а междустрочные интервалы играют эстетическую роль: от их настройки зависит удобочитаемость текста. Если предполагается ручное редактирование текста, междустроч- ные интервалы имеют техническое значение: их принудительно увеличивают, чтобы между строками можно было внести рукописную правку. Оформление списков, записей и таблиц Списки, записи и таблицы — это объекты контейнерного типа, элементы которых сохраняют свои индивидуальные свойства после группировки. Соответственно, в этих объектах можно выделить две группы свойств: общие свойства контейнера в целом и свойства его отдельных элементов. Оформление списков Отдельные элементы списка существуют на правах абзацев и имеют те же свойства, которые имеют абзацы. Контейнерные свойства списка связаны со способом обособления его элементов. Существует два приёма обособления: с помощью графических маркеров и с помощью порядковой нумерации. Соответственно, существует два типа списков: маркированные и нумерованные. Характерное контейнерное свойство маркированного списка — вид маркера. Маркер надо выбрать один раз — все элементы списка его получают автоматически. Маркер не является инфор- мационным символом. Это символ-разделитель, являющийся настраиваемым свойством списка. Для нумерованного списка характерны два контейнерных свойства: начальный номер и спо- соб нумерации. После того как избран начальный номер для первого элемента списки, дальнейшая нумерация элементов продолжается автоматически. Способ нумерации обычно назначают в соответ- ствии и с характером документа. Это может быть числовая нумерация (1, 2, 3, …) или буквенная (А, В, С, …). Возможна также числовая нумерация в римской нотации (I, II, III, IV, … или i, ii, iii, iv, …). Оформление записей Запись, как и список, является объектом контейнерного типа. Как и в списке, в ней можно вы- делить свойства отдельных элементов и свойства контейнера в целом. С информационной точки зрения содержимое одного поля записи выражает сообщение, то есть эквивалентно абзацу. Соответственно, свойства элементов записи эквивалентны свойствам аб- 149 зацев. Их мы уже рассмотрели выше, и сейчас остановимся лишь на контейнерных свойствах записи, определяющих механизм визуального обособления её элементов. Таких свойств два: режим табуля- ции и режим автоматического заполнения полей. Параметры табуляции Элементы записей принято обособлять специальным символом, который называется «симво- лом табуляции». Во всех основных стандартах кодирования этот символ имеет шестой номер (chr 6). Он относится к категории символов-разделителей и не имеет экранного (печатного) изображения. Однако в специальных режимах просмотра электронного документа этот символ может представ- ляться специальным знаком. Если перед элементом данных стоит символ, табуляции, то этот элемент воспроизводится со смещением вправо. Величина смещения задаётся предварительной настройкой позиции табуляции в единицах измерения длины (в миллиметрах) и отсчитывается от левого поля документа. Способ заполнения полей Механизм табуляции позволяет эффективно обособить элементы записи друг от друга. Меж- ду данными образуются пробелы, величина которых определяется позициями табуляции. Пробелы играют в оформлении документов заметную роль. Сами по себе они не имеют информационного со- держания, зато способны подчеркнуть содержательность элементов данных. Дополнительную выразительность пробелам придаёт возможность их заполнения избран- ным символом, например, точкой. Как ни странно, это не символы, и документ не содержит их ко- дов. Композиция точек — это единый графический элемент оформления, полученный многократным автоматическим повторением символа-заполнителя, заданного при настройке свойств записи. Оформление таблиц Таблицы — очень эффективные информационные объекты. В них удачно сочетаются нагляд- ность и лаконичность. Они демонстрируют пример того, как удачная форма представления данных способна упростить анализ содержащейся в них информации. Говоря упрощенно, двумерная таблица — это коллекция записей, а многомерная таблица — коллекция таблиц. Таблица — это объект контейнерного типа. Она имеет свойства данных и свойства контейнера. Элементом данных в таблице является содержимое ячейки. Оно выражает сообщение и эк- вивалентно абзацу. Свойства данных, содержащихся в ячейках, эквивалентны свойствам абзацев и здесь не рас- сматриваются. В свою очередь, контейнерные свойства таблицы связаны с геометрией ячеек и их оформлением. К этим свойствам относятся: число столбцов и ширина отдельных ячеек; число строк таблицы и высота отдельных ячеек; тип разделительной линии, ее толщина и цвет; цвет фона. 150 Все эти свойства можно задать для каждой ячейки индивидуально, но современные при- кладные программы позволяют автоматизировать работу с таблицами и задавать свойства ячеек ин- тегрально: для строки данных в целом или для группы строк; для столбца данных в целом или для группы столбцов; для всей таблицы в целом. Общепринят следующий порядок оформления таблиц. 1. Всем ячейкам назначают одинаковые свойства. 2. Изменяют свойства ячеек первого столбца — он выполняет роль столбца заголовков записей. 3. Изменяют свойства ячеек первой строки — она выполняет роль строки заголовков полей. 4. По желанию чередуют оформление чётных и нечётных строк. Взаимодействие изображений с текстом Операционная система Windows предоставляет два метода размещения информационных объектов в электронных документах: связывание и внедрение. Внедряемый объект должен быть предварительно загружен в оперативную память, а связываемый — не должен. Он может распола- гаться в памяти, но это совсем не обязательно. При связывании в документ внедряется только ссылка на место хранения объекта. Способы вставки изображений в документ По умолчанию рисунки вставляются в электронные документы методом внедрения. После выбора файла его содержимое загружается в оперативную память и оттуда вставляется в текущий документ. Чтобы связать документ с изображением, надо создать связь. Когда говорят, что изображение вставляется в документ, следует понимать, что на самом де- ле оно вставляется в какой-то из объектов, потому что документ состоит из объектов и ничего иного, кроме объектов, в нем нет. В какой именно объект вставляется изображение, зависит от режима вставки. Возможны два варианта: либо вставка происходит в какой-то в текстовый объект, например в абзац или в ячейку таблицы, либо в печатную страницу. В первом случае изображение называется встроенным в текст. Во втором случае оно может перемещаться и считается свободным. Встроенное изображение привязано к определённой позиции в абзаце и может перемещать- ся по страницам документа только вместе со своим абзацем. Фактически, оно ведет себя как графи- ческий символ неопределённого размера. Как символ, его можно удалить клавишами Delete и Back- space, а также перенести из одной позиции в другую, из одного абзаца в другой. Свободное изображение не связано с конкретной позицией в тексте. Его можно поместить в любое место страницы и при необходимости там жестко зафиксировать. Режимы взаимодействия изображений и текста Существует три режима взаимодействия изображений с текстом: встраивание, наложение и обтекание. Встраивание применяют, когда изображение выполняет функции графического символа. 151 Режим наложения возможен в двух вариантах: наложение изображения на текст и, наоборот, наложение текста на изображение. В деловом документообороте эти эффекты применяют крайне редко, потому что они не улучшают условия чтения документов. При умелом подходе наложение может повышать художественную выразительность текста, но уместно это далеко не всегда. Основной режим взаимодействия иллюстраций с текстом — обтекание. Существует несколь- ко режимов обтекания: с двух сторон, со всех сторон и по контуру. В служебных документах, как пра- вило, применяется режим обтекания с двух сторон: сверху и снизу. С технической точки зрения он наиболее прост, к тому же редко вызывает конкуренцию между информационным содержанием текста и иллюстрации. Представление нетекстовых объектов в документе При вставке информационного объекта в текстовый документ между объектом и документом образуется информационная связь. Эта связь — самостоятельный информационный объект, имею- щий настраиваемые свойства. Изменяя их, можно управлять оформлением документа. Подойдите к застеклённому окну и посмотрите на улицу — между вами и улицей установится визуальная информационная связь. Оконное стекло — часть этой связи. Оно обладает свойствами информационного фильтра и способно как скрыть объективную информацию, так и, наоборот, пред- ставить информацию необъективную. Свойствами стекла можно управлять, например, его можно помыть. Чем оно чище, тем объективнее полученная информация. Управление представлением изображений Управляя свойствами визуальной связи, можно управлять представлением получаемого изображения. Именно так управляют биноклем, телескопом, микроскопом и другими оптическими приборами. Совершенно аналогично, редактируя параметры связи, мы управляем представлением изображения в текстовом документе. В текстовом документе изображение не редактируется. Оно остаётся таким, каким было в момент вставки. Вместо изображения редактируется его представление в документе. При этом из- меняются не свойства объекта, а свойства информационной связи, ведущей к объекту. Такой подход позволяет получить желаемый результат, сохраняя содержание объекта неизменным. К регулируемым свойствам представления изображений относятся: геометрические свойства; свойства положения; свойства рамки; свойства фильтра. Вне зависимости от истинных размеров графического объекта, после вставки в документ он может приобретать любые размеры — они определяются геометрическими свойствами представ- ления. Увеличение или уменьшение изображения происходит путём масштабирования. Масштаб изображения по ширине или высоте тоже относится к геометрическим свойствам представления. К свойствам положения относятся параметры режима взаимодействия с текстом. Так, например, для наложенного изображения важны его координаты относительно элементов печатной страницы, а для обтекаемого изображения важны также интервалы между изображением и текстом. 152 Свойства рамки имеют только свободные изображения, для встроенных изображений эти свойства не определены. Рамка — это не часть изображения. Она является не содержанием графиче- ского объекта, а его свойством, причём настраиваемым. К свойствам рамки относятся: её цвет, ши- рина и характер линии. Чтобы отключить рамку изображения, и одних программах задают для неё прозрачный цвет, а в других — нулевую толщину. Свойства фильтра определяют такие характеристики изображений, как цветность, яркость и контрастность. Эти свойства выходят на первый план в случаях особо сложного взаимодействия между изображением и текстом, например при использовании режима наложения текста на рису- нок. В этом случае яркость изображения искусственно увеличивают, а контрастность, наоборот, уменьшают. Представление невизуальных объектов Представление текстовых и графических объектов в документе самоочевидно. Они представ- ляют сами себя: текст представляется печатными символами, а графика — растровым и изображени- ями. Но ситуация становится менее очевидной, если в электронный документ вставлен объект иной природы, например звуко- или видеозапись. Здесь возникает закономерный вопрос о том, как лучше представить невизуальный объект на экране или бумаге. Решение напрашивается само собой: объект надо визуализировать, то есть сделать его наглядным. При визуализации истинный информационный объект подменяется своей визуальной метафорой, которая может быть либо текстовой, либо графической. Как в том, так и в другом случае изображается не сам информационный объект, а лишь его метафора. Если документ электронный, его читатель сможет воспользоваться данной метафорой для воспроизведения объекта. Если же до- кумент печатный, то воспроизвести объект читатель не сможет, но, по крайней мере, будет осведом- лён о неполной адекватности своего документа. Визуализация гиперссылкой В качестве текстовой метафоры информационных объектов используют гипертекстовые ссылки или, сокращенно, гиперссылки. С каждой гиперссылкой связан адрес размещения объекта, который она представляет. Обеспечение работы с гиперссылками — одна из функций операционной системы. Для до- ступа к объекту надо активировать гиперссылку: навести на неё указатель мыши и один раз щёлкнуть основной кнопкой. В электронных документах гиперссылки принято изображать синим цветом с подчёркивани- ем. Подчёркивание позволяет различать гиперссылки на чёрно-белых экранах и в печатных докумен- тах. Особенно широко гиперссылки применяют в веб-документах, размещённых в Интернете. Ги- перссылки можно также использовать для представления произвольных объектов в тексте любого электронного документа. Визуализация изображением Некоторые виды информационных объектов адекватно представляются с помощью изобра- жений. Таковы, например, анимационные последовательности и видеозаписи. В качестве метафоры 153 для них обычно используют первый кадр видеоряда. Воспроизведение встроенного объекта начина- ется после двойного щелчка на изображении. Необходимое условие воспроизведения — наличие соответствующей прикладной програм- мы, установленной на компьютере и зарегистрированной в операционной системе. Визуализация значком Значок — это уменьшенное и упрощённое графическое изображение. Он вставляется в доку- мент как изображение и как изображение взаимодействует с окружающим текстом. Значок может представлять в документе информационный объект любого типа. Его воспро- изведение включается двойным щелчком на значке. Числовые диаграммы Наглядное представление числовых данных — одна из важнейших задач современного ин- формационного обмена. Как и другие задачи, она решается с помощью информационных техноло- гий, в частности использованием числовых диаграмм. Числовые диаграммы — это графические информационные объекты, наглядно выражающие соотношение между величинами, имеющими числовое выражение. Числовые диаграммы берут свое начало от графиков, введённых в науку Пьером Ферма (1601—1665) и Рене Декартом (1596—1650) и впоследствии использованных Готфридом Лейбницем (1646—1716) для представления функций, а Исааком Ньютоном (1643—1727) для представления фи- зических процессов. Диаграммы отличаются от графиков назначением. График выражает изменение исследуемой величины, а числовая диаграмма — соотношения между величинами. Первоначально числовые диаграммы применяли в естественных науках, в первую очередь в физике и астрономии. Во второй половине XIX в. за ними закрепилось место в экономических и соци- альных дисциплинах. Характерная особенность числовых диаграмм как объектов электронных документов заклю- чается в их динамичности. Электронную числовую диаграмму создают, начиная с таблицы, которая служит для неё источником данных. Эта таблица может находиться в том же документе или распола- гаться в другом документе или базе данных. Между диаграммой и источником данных устанавлива- ется динамическая связь, после чего любое изменение данных в источнике сказывается на внешнем виде диаграммы. Работу технологии динамического связывания обеспечивает операционная систе- ма компьютера. Структура диаграммы Применение таблиц прямоугольной структуры в качестве источников данных позволяет стро- ить диаграммы на основе прямоугольной системы координат. Элементы данных (отдельные числа), наносимые на диаграмму, объединяются в ряды данных. Ряд данных можно рассматривать как груп- пу последовательных ячеек, расположенных в строке или в столбце таблицы. На одной диаграмме можно воспроизводить несколько рядов данных. В этом случае возможно размещение нескольких диаграмм на одном рисунке или создание трёхмерной диаграммы. 154 Основные элементы диаграммы Диаграмма — это композиционный объект, состоящий из следующих основных элементов: заголовка; осей координат и подписей к ним; области рисования диаграммы с линиями сетки; элементов данных, нанесённых на диаграмму; подписей, соответствующих элементам данных; легенды, поясняющей систему принятых условных обозначений. Типы диаграмм Существует несколько типов диаграмм. Они различаются внешним видом, назначением и ко- личеством допустимых рядов данных. Круговые диаграммы используют в тех случаях, когда значения ряда данных описывают рас- пределение некоторой величины по категориям или вносят вклад в единое целое. Диаграмма пред- ставляет собой круг. Каждое значение ряда данных отображается в виде сектора этого круга. Угловой размер сектора определяет относительную величину значения. В разрезных круговых диаграммах один или несколько секторов для наглядности вырезаны и отодвинуты от центра. Для отображения в этой форме нескольких рядов данных применяют кольце- вые диаграммы. Линейчатые и столбчатые диаграммы (их также называют гистограммами) отображают распределение данных по категориям. Такая форма удобна для сравнения значений. Эти типы гисто- грамм различаются направлением размещения рядов данных. На одной диаграмме может отобра- жаться несколько рядов данных. Гистограмма с накоплением отображает на одной диаграмме несколько рядов данных так, чтобы дать возможность сравнивать суммы значений. Графики чаще всего отображают зависимость значения функции от её аргумента. В качестве аргумента можно использовать время, расстояние или иную переменную. Один график может со- держать несколько рядов данных, которые соответствуют значениям разных функций одного и того же аргумента. Любую диаграмму можно в итоге свести к одной из трёх указанных главных категорий: к кру- говой диаграмме, гистограмме или графику. Кроме категории диаграммы различаются также вариантами оформления. При объёмном оформлении элементы данных представляются изображениями трёхмерных фигур (параллелепипе- дов, конусов, пирамид, цилиндров). Это повышает наглядность диаграммы. Не следует путать объёмное оформление с трёхмерным. При трёхмерном оформлении диа- граммы несколько рядов данных располагаются вдоль третьей оси. В трёхмерном виде может быть представлена гистограмма или график. 155 Существуют приёмы создания диаграмм комбинированного оформления, соответствующего нескольким разным типам диаграмм. Такие диаграммы называют смешанными. Обычно смешанные диаграммы имеют несколько рядов данных, представленных диаграммами разных типов. Автоматизация документооборота Информационный обмен является основой существования общества, поскольку именно че- рез него реализуется действие общественных отношений. Одна из форм информационного обмена — документооборот. На создание, перемещение и хранение документов общество расходует огромные ресурсы. Полностью исключить эти затраты невозможно — они необходимы объективно. Как правило, сократить общественные затраты на документооборот тоже нельзя. Переход к информационному обществу неизбежно ведёт к расширению документооборота и качественному его усложнению. Но там, где нельзя ни исключить, ни сократить необходимые затраты, можно бороться за повышение их эффективности. Отдача от непрерывно растущих затрат должна расти быстрее, чем сами затраты. По- вышение эффективности документооборота — одна из важнейших задач информатики. Решается она автоматизацией работы с документами путём применения средств вычислительной техники. Стадии документооборота Механизм документооборота имеет несколько стадий. Первая стадия — создание документа. За ней следуют его транспортировка (передача), упорядоченное хранение и воспроизведение (или иное применение). Не все стадии документооборота автоматизируются одинаково легко. Проще всего автомати- зируется воспроизведение документов. Исторически этот заключительный этап был автоматизиро- ван наиболее рано. Это произошло еще в начале 80-х годов XX века, когда началось внедрение печа- тающих устройств, подключаемых к персональным компьютерам. Позже, во второй половине 80-х годов, началась автоматизация хранения документов и управления доступом к ним. Основным средством автоматизации на данной стадии стали ранние системы управления базами данных (СУБД) и файловые системы персональных компьютеров. Большой шаг в автоматизации транспортировки документов был сделан в 90-е годы. Основ- ным средством автоматизации в этот период времени стали сетевые компьютерные службы, в первую очередь служба World Wide Web. Наиболее тяжело автоматизируются процессы начальной стадии документооборота — стадии создания документов. Они далеки от окончательной автоматизации и поныне. Объясняется это про- сто. Чем больше творчества требует работа, тем труднее её автоматизировать. Однако это не означает, что автоматизацией создания документов заниматься бесполезно. Чем сложнее информационный процесс, тем выше эффективность от его автоматизации, хотя бы и частичной. Наиболее перспективные подходы для автоматизации подготовки документов основаны на применении объектной модели 156 Принципы стилевого оформления документов Основными текстовыми объектами электронных документов являются абзацы и приравнен- ные к ним элементы списков и ячейки таблиц. Помимо содержания абзацы обладают свойствами, определяющими оформление. К ним относятся параметры шрифтового набора и выравнивания строк, отступы и интервалы, а также многие другие свойства. Чтобы порознь не настраивать свойства каждого абзаца, совокупность необходимых настроек сохраняют в виде автономного информационного объекта, называемого стилем. Основное свойство стиля — уникальное имя. Документ может содержать сколько угодно стилей, задающих равносиль- ное оформление абзацев, но он не может содержать двух стилей с одинаковым именем. Стиль как информационный объект Стили, как и абзацы, являются информационными объектами. Каждый абзац имеет опреде- лённое оформление. То есть, с любым абзацем, даже с «пустым», связан некий стиль. Связь хранится в невидимом символе, открывающем абзац. При удалении этого символа абзац сливается с преды- дущим и приобретает его оформление. Стилевое оформление основано на объектной модели документа. Она позволяет разделить работу над оформлением и над содержанием. На практике сначала создают содержание документа, а потом каждому абзацу назначают стиль оформления. Если в будущем потребуется изменить оформление абзаца, править надо не абзац, а его стиль. Тогда все абзацы, связанные с данным сти- лем, получат новое оформление. Таким образом, применение стилей даёт следующие преимущества: устанавливает разделение труда между авторами и дизайнерами: авторы работают с текста- ми, а дизайнеры — со стилями; обеспечивает систематичность и последовательность в оформлении документов; открывает возможность многократного использования удачных стилей для оформления но- вых документов; повышает производительность труда посредством автоматизации оформления документов; содействует повышению эффективности документооборота. Принцип единства функционального оформления Основные функциональные элементы документа представлены его объектами. К ним отно- сятся абзацы основного и дополнительного текста, заголовки разделов, элементы списков и таблиц. Заголовки глав должны отличаться по оформлению от заголовков параграфов, а оформление основ- ного текста должно отличаться от оформления примечаний и ссылок. Напротив, если элементы документа выполняют одинаковые функции, они должны иметь одинаковое оформление. В этом состоит принцип единства функционального оформления доку- мента . Он позволяет: наглядно выразить структуру документа; подчеркнуть важнейшие положения документа; упростить работу с документом; 157 содействовать достижению цели публикации документа. Ответственные руководители, имеющие предварительный опыт работы с документами ана- логичного оформления, быстрее усваивают содержание новых документов, точнее выделяют их суть и увереннее находят правильные решения. Так принцип единства функционального оформления до- кументов сказывается на эффективности общественного информационного обмена. Так информатика вносит свой вклад в развитие общества. Принцип наследования свойств стилей С одной стороны, стили информационных объектов выступают как средства автоматизации оформления документов. С другой стороны, они сами являются информационными объектами, ко- торые надо создавать, а потому они тоже нуждаются в автоматизации. Стиль — это регистрируемая совокупность настроек свойств информационного объекта, имеющая уникальное имя. Количество свойств информационных объектов измеряется десятками, причём их влияние на внешний вид документа не всегда очевидно. Умение заранее предвидеть результат той или иной настройки приходит только с набором практического опыта. На помощь разработчикам приходит принцип наследования свойств стилей , согласно кото- рому между стилями могут существовать информационные связи, выражающие отношения наследо- вания свойств. Новый стиль создаётся не на «пустом» месте. В качестве заготовки для него берётся ранее созданный стиль, который модифицируется редактированием отдельных свойств и сохраняет- ся под новым именем. Информационные связи между родственными стилями являются направленными связями. Их направление — от предка к потомку. Направленность обеспечивает синхронную модификацию наследуемых свойств стилей по линии действия связей. Допустим, у нас имеется стиль Заголовок_1, оформленный шрифтом Arial. Допустим, на его основе разработан стиль Заголовок_2, наследующий шрифт Arial, хотя и меньшего размера. В этом случае изменение шрифта в стиле Заголовок_1 приведет к одновременному изменению шрифта в стиле Заголовок_2. Однако, наоборот, изменение шрифта в заголовке второго уровня не приведёт к изменению шрифта в родительском стиле. Принцип наследования свойств стилей позволяет автоматизировать создание новых стилей и изменение их настроек. Для готовых документов он позволяет автоматизировать изменение оформ- ления. Применение шаблонов документов Документ, выполненный в объектной модели, не может быть «пустым» и никогда не бывает «пустым». Если в момент создания документа в нём не видно никакого содержания, это не значит, что он «пуст». Далее мы будем называть такие документы «исходными». В момент создания исходный документ приобретает определённую структуру и наполняется объектами-заготовками, пока не имеющими содержания, но уже имеющими оформление. Оно зада- но стилями. В исходном документе может не быть ни одной буквы, но разделы, страницы, заголовки, 158 абзацы, стили и другие объекты в нём уже имеются — по крайней мере, по одному экземпляру. Пусть они ещё не наполнены содержанием, но у них есть свойства, которые имеют значения. Эти значения можно задавать, изменять, настраивать, в общем, управлять ими так, как это нужно для бу- дущего документа. Таким образом, объектная модель предполагает начинать разработку документа, начиная с автоматического создания некоего каркаса, не имеющего содержания, но имеющего структуру и скрытое оформление. Этот каркас называют шаблоном документа. Если документы имеют разную структуру и разное оформление, их разработку начинают с выбора разных шаблонов. Шаблон, под- ходящий для написания личного письма, не годится для создания заявления или подготовки учебно- го реферата. Шаблоны можно использовать как удобные контейнеры для хранения стилей. Разработав удачные стили, документ сохраняют в виде шаблона. Если в будущем понадобится использовать те же стили ещё раз, их не придётся разрабатывать повторно — достаточно загрузить готовый шаблон и начать наполнять его содержанием. Шаблоны документов — важное средство автоматизации документооборота. Они позволяют: унифицировать структуру, содержание и оформление документов; сократить сроки их разработки; снизить требования к квалификации исполнителей. Автоматизация настройки программ с помощью шаблонов Кроме уже известных нам информационных объектов в шаблоне документа хранятся пара- метры настройки рабочего окна программы: набор и расположение командных кнопок, структура и состав управляющих меню, конфигурация инструментальных панелей. Все эти параметры являются свойствами прикладной программы. Они входят в состав документа на правах отдельного объекта, который называется приложением (application). Если документ, построен в соответствии с объектной моделью, то представление о программе, предназначенной для работы с ним, является объектом документа Соответственно, настройки программы, предназначенной для работы с документом, являют- ся свойствами данного документа и могут храниться в нём. Этот вопрос нередко вызывает методическую сложность. На первый взгляд, не очень понят- но, как большое приложение, то есть программа, может являться объектом маленького документа, к тому же шаблона. На самом деле, конечно, программа не входит в состав документа. Однако в со- став документа входит представление о программе — её краткое описание в виде набора парамет- ров. Известно, что внешний вид современных программ настраивается в очень широких пределах. Знакомая программа может выглядеть настолько непривычно, что трудно понять, как же с ней сле- дует работать. Наличие объекта Приложение в составе документа позволяет эффективно решить эту проблему. Начав создание документа с загрузки предварительно созданного шаблона, мы получаем не только заготовки информационных объектов, но и автоматически настраиваем программу именно 159 так, как это требуется для данного документа. Так применение шаблонов позволяет автоматизиро- вать трудоёмкие операции по настройке прикладных программ. Принцип наследования шаблонов Применение шаблонов позволяет существенно снизить квалификационные требования к со- здателям документов. Однако разработка шаблонов по-прежнему остается задачей, требующей осо- бой квалификации. Снизить трудоёмкость этой работы тоже призвана автоматизация. Как и автома- тизация создания стилей, она основана на принципах наследования, но уже не стилей, а шаблонов. Самый первый и наиболее простой шаблон документа предоставляет прикладная программа, создающая документ. Этот шаблон используется в качестве базового. Именно он становится основой документа, если автор не избрал иной шаблон. Так, например, в текстовом процессоре Microsoft Word базовый шаблон называется Обычным, или Normal. На компьютере он хранится в файле Normal.dot. При его использовании в документ поступают: одна пустая страница; один пустой раздел; один пустой абзац; три стиля заголовков (для разных уровней): Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3; один стиль основного текста: Обычный; стандартное оформление окна программы. Модифицировав базовый шаблон, можно получить новый шаблон и в дальнейшем использо- вать его для создания документов. Так образуются цепочки шаблонов, наследующих свойства друг у друга. Шаблоны, принадлежащие одной цепочке, наследуют свойства друг у друга посредством ин- формационных связей. Этот факт можно использовать для автоматизации подготовки шаблонов: их разрабатывают не «с нуля», а взяв за основу любой шаблон из числа подготовленных ранее. Связи между шаблонами имеют направление: от родителей к потомкам. При загрузке доку- мента, основанного на каком- то шаблоне, одновременно с текущим шаблоном загружается вся его прародительская цепочка, начиная с «корневого» шаблона. Корневой шаблон В наследственных цепочках шаблонов особую роль играет корневой шаблон. Во-первых, та- кой шаблон может быть только один. (В текстовом процессоре Microsoft Word таковым является шаблон Normal.dot.) Во-вторых, он является базовым шаблоном для любой наследственной цепочки шаблоном. В-третьих, он лежит в основе любого документа, созданного в данной программе. Изме- нения корневого шаблона сказываются во всех используемых шаблонах и отражаются на всех доку- ментах, обслуживаемых данной программой. Технология подготовки документов слияния Технология стилей позволяет автоматизировать оформление документов, но не касается их содержания. Технология, основанная на использовании шаблонов, тоже автоматизирует оформле- 160 ние документов, но дополнительно позволяет автоматизировать подготовку содержания, если оно повторяется от документа к документу. Повторяющаяся часть просто включается в состав шаблона. В этом разделе мы рассмотрим сравнительно молодую информационную технологию, авто- матизирующую создание неповторяющегося содержания. Она основана на так называемых доку- ментах слияния. Документами слияния называются электронные документы, полученные автоматически в ре- зультате слияния данных, взятых из разных источников. Документ, как мы знаем, — это коллекция информационных сообщений, выражающая обще- ственное отношение. Если из разных источников взять сообщения, относящиеся к одному обще- ственному отношению, и объединить их в одном документе, то получится документ слияния. Операции слияния неплохо автоматизируются. Для этого существуют специальные програм- мы, которые называются средствами слияния документов. Так, например, текстовый процессор Mi- crosoft Word имеет в своём составе встроенное средство слияния, что позволяет автоматически фор- мировать письма, надписи на конвертах, товарные этикетки. В процедуре получения документов слияния участвуют следующие информационные объек- ты: основной документ; источник данных; документы слияния. Содержание и оформление основного документа определяет общую часть содержания и об- щее оформление документом, полученных в результате слияния. Переменная часть итоговых документов представлена в основном документе полями слия- ния. В эти информационные поля на этапе слияния подставляются данные, взятые из источника. Источник данных — это документ, содержащий коллекции записей, подставляемых в поля слияния основного документ. Источником данных обычно служит таблица. Это может быть как элек- тронная таблица, так и таблица базы данных. После слияния основного документа с записями источники данных образуются так называе- мые документы слияния. Содержание документа слияния имеет постоянную и переменную части. Постоянная часть содержания переносится и документ слияния непосредственно из основного доку- мент. Переменная часть содержания поступает в документ слияния из источника данных через поля слияния основного документа. Таким образом, всего по результатам слияния образуется столько до- кументов слияния, сколько элементов данных содержит коллекция записей источника данных. Основное применение технология документов слияния нашли в исполнении массовых почто- вых рассылок. Предприятия, занимающиеся массовым обслуживанием населения, остро нуждаются в специальных информационных технологиях, автоматизирующих процессы написания писем, оформлении почтовых конвертов, печать почтовых наклеек. Основное преимущество документов слияния по сравнению с письмами, сделанными по шаблону, заключается в индивидуализации содержания. Каждый адресат получает письмо, имею- щее индивидуальные особенности и адресованное лично ему. Как показывает практика, это значи- 161 тельно повышает эффективность документооборота, содействует достижению документом тех це- лей, для которых он предназначался. |