!!!!!Методические_рекомендации. Методические рекомендации по организации кадровой работы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
 Скачать 4.41 Mb.
|
|
10. Порядок кадрового учета в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службе в системе МЧС России Учет персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы (далее - учет) ведется в соответствии с приказом МЧС России от 20.03.2017 N 121 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и граждан Российской Федерации, поступающих на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы» 24 Учет ведется в кадровых подразделениях центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов МЧС России и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (в том числе подчиненных территориальным органам МЧС России). Под учетом персональных данных понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В кадровых подразделениях учет персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы ведется постоянно и индивидуально по каждому сотруднику федеральной противопожарной службы и носит централизованный характер. Учет должен носить своевременный, полный и достоверный характер и отражать количественный и качественный состав сотрудников федеральной противопожарной службы центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России. Учет персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы осуществляется с использованием средств автоматизации посредством использования единой автоматизированной информационной системы (сервиса) в системе МЧС России (далее - автоматизированная система) с обязательным условием соблюдения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных. Порядок сбора, обобщения, предоставления учета персональных данных с использованием средств автоматизации устанавливается техническими и эксплуатационными документами на автоматизированную систему, а также отдельными нормативными правовыми актами МЧС России. В кадровых подразделениях документами учета персональных данных на сотрудников федеральной противопожарной службы являются: 24 Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2017 N 46864 278 личное дело сотрудника федеральной противопожарной службы (далее - личное дело) (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе); служебная карточка на сотрудника федеральной противопожарной службы (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе); справка-объективка на сотрудника федеральной противопожарной службы (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе); штатно-должностная книга (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). Ведение и хранение документов учета персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы осуществляется должностным лицом кадрового подразделения, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, в помещении кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации. Документы учета персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы ведутся на бумажных носителях, а так же в электронном виде с использованием средств вычислительной техники. Сотрудник кадрового подразделения при заполнении документов учета персональных данных на сотрудника федеральной противопожарной службы не должно допускать сокращение фамилии имени, отчества сотрудника, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер. При отсутствие личного дела и в целях обеспечения получения основных данных о прохождении службы в федеральной противопожарной службе, а также иных биографических данных сотрудника федеральной противопожарной службы в кадровом подразделении ведется служебная карточка. Первоначальное заполнение служебной карточки осуществляется с использованием средств вычислительной техники, последующее ведение записей допускается от руки шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета). Ведение (актуализация данных) служебной карточки осуществляется в случае выдачи (пересылки) личного дела для временного пользования. Хранение служебной карточки осуществляется в картотеке кадрового подразделения в алфавитном порядке в бумажном виде, а также в электронном виде с использованием средств вычислительной техники. Справка-объективка предназначена для оперативного получения персональных данных. Формируется с момента назначения сотрудника на должность и ведется до момента его увольнения. Справка-объективка формируется и ведется на печатных устройствах с 279 использованием средств вычислительной техники и может храниться как в электронном виде, так и в бумажном виде в личном деле. Государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными вправе запрашивать справки- объективки сотрудников, проходящих службу в подчиненных им учреждениях и организациях МЧС России 25 Штатно-должностная книга предназначена для оперативного контроля над укомплектованностью штатных должностей сотрудников федеральной противопожарной службы, а также качественным составом кадров. Штатно-должностная книга должна быть прошита, пронумерована и иметь инвентарный номер. Штатно-должностная книга изготавливается в виде книги, состоящей из отдельных листов в виде карточек на плотной бумаге. Ведение штатно-должностной книги осуществляется чернографитным карандашом. Допускается дополнительное ведение штатно-должностной книги в электронном виде с использованием средств вычислительной техники. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Уничтожение выделенных документов в бумажном виде осуществляется с помощью бумагорезательной машины путем измельчения на куски, гарантирующее невозможность восстановления текста. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации. Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться в отдельной папке с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела. 25 Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" 280 Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне 26 Сотрудник федеральной противопожарной службы имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов, и материалов по его просьбе, выраженной в письменной форме. Ознакомление сотрудника федеральной противопожарной службы с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных. Ознакомление с материалами личного дела третьих лиц не допускается без согласия сотрудника федеральной противопожарной службы, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В случае ознакомления с личным делом третьих лиц, отметка об ознакомлении делается в контрольной карточке личного дела (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). В первой части личного дела хранятся: послужной список (и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении. В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). Сотрудник кадрового подразделения, непосредственно осуществляющий обработку персональных данных, составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой книжки, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов по личному составу, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации в пятидневный срок с момента издания приказа о назначении. 26 Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1768; 1997, N 41, стр. 8220 - 8235, ст. 4673; 2002, N 52 (ч. 2), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549, N 27 (ч. 1), ст. 2700, N 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033; 2011, N 30 (ч. 1), ст. 4590, ст. 4596, N 46, ст. 6407; 2013, N 51, ст. 6697; 2015, N 10, ст. 1393). 281 Составленный послужной список необходимо вести на протяжении всей службы в федеральной противопожарной службе. Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно, без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники. В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) подчистки не допускаются. При этом ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится в послужной список и подтверждается записью "исправленному верить". Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя кадрового подразделения и печатью. Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается. Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается. Сотрудник федеральной противопожарной службы должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением. После ознакомления сотрудника послужной список заверяется руководителем кадрового подразделения и печатью. Последующее ознакомление сотрудника федеральной противопожарной службы с записями в послужном списке осуществляется под роспись не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению из федеральной противопожарной службы. При составлении и ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим: На первой странице послужного списка отображаются сведения о фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) сотрудника федеральной противопожарной службы (в том числе сведений об их перемене, с указанием реквизитов соответствующих свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния), жетоне с личным номером и отметке о его получении, а также номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (отображается под личным номером сотрудника), сведения о присвоении специальных званий, а также сведения о включении сотрудника в кадровый резерв. В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующего раздела, в том числе о прохождении 282 обязательной государственной дактилоскопической регистрации 27 В раздел 9 вносятся сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, в том числе о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации. Основанием для внесения записей в раздел 9 являются сведения, содержащиеся в трудовой книжке. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании справок в соответствии с законодательством Российской Федерации. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации и иной государственной службы. Основанием для внесения записей в раздел 10 являются сведения из указов и распоряжений Президента Российской Федерации, соответствующих приказов по личному составу, документов воинского учета и материалов по продлению срока службы. Напротив каждого периода службы делается запись с указанием реквизитов приказа органа, его издавшего. При увольнении сотрудника со службы записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя кадрового подразделения и печатью. В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены следующими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению, присвоению специальных и воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, а также на основании документов воинского учета, служебного удостоверения, денежного и вещевого аттестатов и устаревших послужных списков. При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили 27 Федеральный закон от 25 июля 1998 г. N 128-ФЗ "О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3806; 2001, N 11, ст. 1002; 2002, N 30, ст. 3032, ст. 3033; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2004, N 18, ст. 1687, N 27, ст. 2711;2006, N 31 (ч. 1), ст. 3420; 2007, N 24, ст. 2832; 2008, N 19, ст. 2094, N 52 (ч. 1), ст. 6227, ст. 6235; 2009, N 1, ст. 30; 2010, N 21, ст. 2524; 2011, N 1, ст. 16, N 27, ст. 3867; 2013, N 19, ст. 2326; 2014, N 23, ст. 2930, N 48, ст. 6638; 2016, N 27 (ч. 1), ст. 4160, (ч. 2), ст. 4238). 283 с сотрудником федеральной противопожарной службы, службу которого необходимо подтвердить. После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и свидетельских показаний) в кадровом подразделении составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименований документов и содержащихся в них конкретных сведений, свидетельствующих о пребывании сотрудника федеральной противопожарной службы на службе в тот или иной период. Подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу с одновременным утверждением заключения соответствующим уполномоченным руководителем. При наличии периодов службы в иных федеральных органах исполнительной власти в разделе 10 производится краткая запись на основании заверенной копии послужного списка. Копия послужного списка приобщается к четвертой части личного дела. В целях качественного оформления и ведения личных дел необходимо предусматривать раздел 10 в объеме не менее восьми страниц. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника федеральной противопожарной службы. Результаты, выводы и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с протоколом аттестационной комиссии. В раздел 12 вносятся сведения о присвоении квалификационных званий. В раздел 13 вносятся сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях. В раздел 14 в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник федеральной противопожарной службы принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, в том числе в период срочной службы по призыву, а также другой службы, подлежащей зачету в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях. Внесение сведений производится на основании документов, подтверждающих непосредственное участие в боевых действиях, выданных органами военного управления, в том числе органами военного управления, являющимися правопреемниками органов военного управления Министерства обороны СССР, выписок из приказов соответствующих командиров (начальников) воинских частей, штабов, оперативных и иных групп, подтверждающих периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения. Сведения о времени, в течение которого сотрудник федеральной противопожарной службы находился в зоне боевых действий или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата 284 соответствующего приказа, а также наименование органа, издавшего его. Записи, произведенные в разделе 14, заверяются подписью руководителя кадрового подразделения и печатью. В разделе 15 указываются сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер и обстоятельства ранения или травмы указываются на основании сведений, содержащихся в документах, выданных медицинскими организациями. В раздел 16 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении государственными наградами и ведомственными знаками отличия, в том числе присвоении почетных званий. В разделе 17 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, объявленных приказами. В раздел 18 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации в период пребывания в служебной командировке. В разделе 19 указываются фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) и место жительства родителей (опекунов) сотрудника. В раздел 20 вносятся сведения о семейном положении сотрудника, данные о супруге, детях (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении. Запись сведений о семейном положении (в том числе усыновлении, расторжении брака, рождении детей, смерти членов семьи и находящихся на иждивении) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи гражданского состояния, либо решений судебных органов. В разделе 21 указываются адрес места жительства сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим его личность и (или) адрес фактического проживания. Заполнение указанного раздела осуществляется черным графическим карандашом. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу в федеральную противопожарную службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу, документы о прохождении испытательного срока, контракт о службе в федеральной противопожарной службе, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, откомандировании и увольнении, копии документов о прохождении стажировок и иные документы, связанные с прохождением службы. Документы, хранящиеся во второй части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: 285 заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в федеральную противопожарную службу, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в федеральную противопожарную службу (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговый орган, копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных организаций, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных. Документы, хранящиеся в третьей части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке. Анкета и автобиография оформляются кандидатом для приема на службу (учебу) в систему МЧС России собственноручно. Печатный вариант автобиографии формируется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных. Документы, указанные в настоящем абзаце, приобщаются к третьей части личного дела. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка), сотрудник федеральной противопожарной службы в десятидневный срок сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение по месту прохождения службы, приложив к нему копии подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела. Переоформление автобиографии осуществляется не реже одного раза в пять лет. В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы), копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего службу по контракту, копия паспорта, копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, копии документов медицинских организаций, подтверждающих сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются). В пятой части личного дела содержатся следующие документы: план 286 проведения проверки по учетам и месту жительства, материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства и заключение проверки (дополнительной проверки) кандидата по учетам органов внутренних дел и месту жительства. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: подлинники справок о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера 28 Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть фотография в цветном или черно-белом исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас без головного убора, в установленной повседневной форме одежды (китель (жакет) шерстяной серо-синего цвета, рубашка (блузка) с галстуком (галстуком-бантом) серо-синего цвета). Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию. На 28 Указ Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559 "О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21, ст. 2544; 2010, N 3, ст. 274; 2012, N 12, ст. 1391; 2013, N 14, ст. 1670, N 40 (ч. 3), ст. 5044, N 49 (ч. 7), ст. 6399; 2014, N 26 (ч. 2), ст. 3518, ст. 3520; 2015, N 10, ст. 1506, N 29 (ч. 2), ст. 4477). 287 оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) сотрудника, которые подписываются лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, и заверяются печатью кадрового подразделения. Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность. Личные дела сотрудников федеральной противопожарной службы хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу кадрового подразделения. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность. Учет и хранение личных дел сотрудников федеральной противопожарной службы ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров. Учет личных дел ведется в центральном аппарате МЧС России Департаментом кадровой политики МЧС России в отношении сотрудников, проходящих службу в центральном аппарате МЧС России, в кадровых подразделениях территориальных органов МЧС России в отношении сотрудников, проходящих службу в соответствующих территориальных органах МЧС России, в кадровых подразделениях учреждений и организаций МЧС России в отношении сотрудников, проходящих службу в соответствующих учреждениях и организациях МЧС России. В кадровых подразделениях, где на хранении находится свыше 500 личных дел, могут вестись алфавитные карточки личных дел (приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе). Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт. Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело по контрольной карточке личного дела, находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела. Выдача (пересылка) личных дел в федеральные органы исполнительной власти других ведомств не производится, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В них при необходимости (по запросу) направляются выписки (иные официальные подтверждающие документы). 288 При откомандировании сотрудника федеральной противопожарной службы к новому месту службы его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело. Передача в архив и хранение личных дел сотрудников, уволенных со службы, осуществляется в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России, учреждениях и организациях МЧС России в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных законодательством Российской Федерации запрещается. При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись). Изъятие документов из личного дела производится в следующем порядке: Личное дело расшивается, изымаются необходимые документы, на их место подшиваются копии, заверенные подписью руководителя кадрового подразделения и печатью. В личное дело также подшиваются копии документов, на основании которых производилось изъятие (запрос или иной документ, на основании которого производилось изъятие, акт об изъятии). В случае направления изъятого документа почтой (заказным письмом) составляется письмо, копия которого подшивается в личное дело вместе с корешком об уведомлении о вручении заказного письма. Производится перенумерация листов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Вносятся исправления во внутреннюю опись соответствующей части личного дела. Переформированные документы в личном деле прошиваются. При возвращении ранее изъятых из личного дела документов они вновь помещаются в личное дело, из которого изымаются их копии, акт об изъятии и иные документы, на основании которых производилось изъятие, и прошиваются. Документы, на основании которых производилось изъятие документов, подшиваются в дело согласно номенклатуре. При изъятии личного дела по решению судебного органа составляется акт изъятия. Кроме того, с послужного списка, находящегося в личном деле, снимается копия, которая заверяется руководителем кадрового подразделения. Подготовка и выдача заверенных копий документов, оригиналы которых не являются исходящими документами территориального органа МЧС России, учреждений и организаций МЧС России, запрещена. Сведения, находящиеся в личных делах, представляются в виде справок 289 (выписок из приказов и иных подтверждающих документов), заверенных подписью руководителя кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России и гербовой печатью. Ответственность за организацию и состояние учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы возлагается на должностных лиц кадровых подразделений. Ответственность за работу по учету персональных данных в кадровых подразделениях несет сотрудник, непосредственно осуществляющий обработку персональных данных, назначаемое распорядительным документом, подписанным уполномоченным руководителем или его заместителем. За нарушение порядка учета, хранения и ведения персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы все должностные лица кадрового подразделения несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В случае отсутствия сотрудника кадрового подразделения, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, хранение, ведение, прием-передачу персональных данных, а также других необходимых документов, вычислительной техники (с помощью которой осуществляется обработка персональных данных), ключей от помещений и сейфов (металлических шкафов) производится по акту приема-передачи. 290 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 230 x 330 мм (Для служебного пользования) МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ЛИЧНОЕ ДЕЛО N __________ ___________________________________________________________________________ (фамилия) ___________________________________________________________________________ (имя, отчество (последнее - при наличии) (Титульная сторона обложки) Место для фотографии 9 x 12 см 291 (Оборотная сторона обложки) Содержание личного дела Часть I - послужной список; - заключение о стаже службы для назначения процентной надбавки за выслугу лет. Часть II - заявление о приеме на службу; - заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу; - документы о прохождении испытательного срока; - контракт о службе в федеральной противопожарной службе; - представления к присвоению специальных званий; - наградные листы; - аттестации; - служебные характеристики; - выписки из приказов о назначении, откомандировании и увольнении; - копии документов о прохождении стажировок; - иные документы, связанные с прохождением службы. Часть III - заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в федеральную противопожарную службу; - анкета, автобиография (написанная от руки и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу; - заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе; - результаты психофизиологического обследования; - обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей; - бланк с текстом присяги; - копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговый орган; 292 - копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; - копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; - копии документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации; - согласие на обработку персональных данных. Часть IV - архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел); - копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего службу по контракту; - копия паспорта; - копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу; - копии документов медицинских организаций, подтверждающих сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей; - копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника. Часть V - план проведения проверки по учетам и месту жительства; - материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства; - заключение проверки (дополнительной проверки) кандидата по учетам органов внутренних дела и месту жительства. Часть VI - подлинники справок о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера. 293 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 210 x 297 Личное дело N СЛУЖЕБНАЯ КАРТОЧКА Личный номер N Фамилия, Имя, Отчество (последнее - при наличии) 1. Число, месяц и год рождения ФОТО 2. Место рождения 3. Отметка о прохождении дактилоскопи ческой регистрации 4. Сведения о включении в кадровый резерв 5. Образование (Наименовани е учебного заведения, год окончания, номер диплома, специальност ь по образованию, средний балл) 6. Воинское (специаль ное) звание Дата прис воен ия Чей прика з N при каз а Дата 7. СНИЛС 8. ИНН 9. Ученая степень 294 10. Повышение квалификации , переподготов ка 11. Спортивный разряд (звание) 12. Присвоение классной квалификации сотрудника 13. Результаты аттестации 14. Знание иностранн ого языка 16. Стаж службы (выслуга лет) по состоянию на ________________ лет __ мес. __ дн. __ В льготном исчислении лет __ мес. __ дн. __ 15. Степень владения (Оборотная сторона) 17. Награды и иные поощрения 21. Трудовая деятельность Трудовая книжка N ___________ выдана _________ Дата (число, месяц, год) Должность, место работы принят уволен 295 18. Дисциплинарные взыскания 19. Семейное положение 20. Адрес места жительства и телефон 22. Сведения о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и Внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, МЧС России, Федеральной службе охраны Российской Федерации и иной государственной службы: Дата (число, месяц, год) Должность, территориальный орган, учреждение, организация, часть, соединение, армия, группа войск, округ, флот, флотилия Наименован ие подразделе ния, издавшего приказ о назначении или освобожден ии Реквизит ы приказа С каког о време ни По какое время 296 23. Выполнение служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях, а также другой службы, подлежащей зачету в выслугу лет на льготных условиях С какого времени (число, месяц, год) По какое время (число, месяц, год) Сведения о выполнении служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях, нахождение в составе группы войск Кем издан прика з (дата и номер ) Основание для зачета периода службы в выслугу лет на льготных условиях 24. Сведения о воинском учете Категория запаса Воинское звание Состав (профиль) Полное кодовое обозначение ВУС Категория годности к военной службе Наименование военного комиссариата по месту жительства Состоит на воинском учете: а) общем б) специальном Отметка о снятии с воинского учета 297 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец СПРАВКА-ОБЪЕКТИВКА ___________________________________________________________________________ (Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) Личный номер СНИЛС Представляе тся Место для фото (3 x 4) Дата рождения (полных лет) Место рождения Образование Окончил (когда, что) (повышение квалификации, переподготовка, средний балл) Специальност ь по образованию Состоит (не состоит) в кадровом резерве Классная квалификация Ученая степень Имеет ли государственные награды (какие) Был ли за границей (когда, где) Специальное (воинское) звание Контракт 298 Семейное положение Участие в гуманитарных и спасательных операциях Работа в прошлом Руководитель кадрового подразделения (уполномоченный руководитель) воинское (специальное) звание Подпись Ф.И.Отчество 299 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец ШТАТНО-ДОЛЖНОСТНАЯ КНИГА ___________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России и организации МЧС России) 300 N п. п. Наименование должности, предельное звание по должности, должностной оклад (т.р.), ВУС по штату Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), дата рождения, личный номер Специальное (воинское) звание, дата и номер Указа (приказа) о присвоении Образование, наименование образовательно го учреждения, квалификация, дата окончания, ученая степень Выслуга лет (на 1 января текущего года) Дата и номер приказа о назначении на должность, дата проведения последней аттестации Государс твенные награды, дата награжде ния Неснятые взыскания (дата и номер приказа) Контрак т заключе н до (дата заключе ния, срок и номер приказа ) Срок службы продлен до Результ аты присвое ния классно й квалифи кации 301 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 230 x 330 мм ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ N п/п Наименование документа Номера листов Дата Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) (подпись) 302 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 140 x 90 мм Контрольная карточка личного дела N Фамилия Имя Отчество (при наличии) Дата выдачи или номер и дата исх. письма Кому выдано или выслано Телефон Подпись получате ля Дата возвращ ения Подпись лица, принявшего на хранение (оборотная сторона контрольной карточки) Дата выдачи или номер и дата исх. письма Кому выдано или выслано Телефон Подпись получате ля Дата возвращ ения Подпись лица, принявшего на хранение 303 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 230 x 330 мм (допустим формат A4) МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ___________________________________________________________________________ ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК личный N ___________ ___________________________________________________________________________ фамилия, имя, ___________________________________________________________________________ отчество (при наличии) Специальное (воинское) звание Приказ (кем издан, дата и номер) Специальное (воинское) звание Приказ (кем издан, дата и номер) Сведения о получении жетона с личным номером: Дата получения Личная подпись сотрудника, получившего жетон Дата, отметка о сдаче жетона Роспись сотрудника, принявшего жетон Сведения о включении в кадровый резерв: Вид кадрового резерва Дата включения в кадровый резерв Дата исключения из кадрового резерва 304 1. Число, месяц и год рождения 2. Место рождения (в соответствии с данными, указанными в паспорте гражданина Российской Федерации) 3. Образование (основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное) 4. Какое образовательное учреждение и когда окончил, специальность по образованию (указывается полное наименование образовательной организации и год ее окончания; полученная специальность) 5. Какими иностранными языками и в какой степени владеет (читает и переводит со словарем, читает и может объясняться, владеет свободно) 6. Повышение квалификации, стажировка (дополнительное профессиональное образование) (где и когда проходил) 7. Ученая степень и ученое звание (когда и кем присвоены) 8. Отметка о прохождении дактилоскопической регистрации (прошел (не прошел) дактилоскопическую регистрацию, дата проведения, наименование органа внутренних дел, где была проведена дактилоскопическая регистрация) 9. Сведения о трудовой деятельности (исключая службу в органах 305 внутренних дел, Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также аналогичных государственных структурах Российской Федерации, СССР и стран СНГ): С какого времени (число, месяц, год) По какое время (число, месяц, год) Место работы (наименование предприятия, организации, учреждения и где находится) Должност ь 10. Сведения о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и Внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, МЧС России, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации и иной государственной службы: С какого времени (число, месяц, год) По какое время (число, месяц, год) Должность, территориальный орган, учреждение, организация, часть, соединение, армия, группа войск, округ, флот, флотилия Приказ (кем издан, дата и номер) 11. Результаты аттестации: Дата проведения Основание для проведения аттестации Результаты, выводы и рекомендации, высказанные аттестационной комиссией 306 12. Сведения о присвоении квалификационных званий: Дата проведения Приказ (кем издан, дата и номер) Присвоенное квалификационное звание 13. Сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях: Дата присвоения спортивного разряда (звания) Наименование спортивного разряда (звания) Номер и дата выдачи удостоверен ия 14. Выполнение служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях, нахождение в составе группы войск, подлежащих зачету в выслугу лет на льготных условиях: С какого времени (число, месяц, год) По какое время (число , месяц, год) Сведения о выполнении служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях, нахождение в составе группы войск Основание для зачета периода службы в выслугу лет на льготных условиях 15. Сведения о ранениях (травмах), полученных в ходе исполнения служебных обязанностей: Характер ранения (травм) и обстоятельства их получения Год 307 16. Поощрения (указываются сведения о государственных наградах и ведомственных знаках отличия, присвоении почетных званий и иных поощрений): Чем награжден (поощрен) и за что Основание (наименование документа, кем издан, дата и номер) 17. Дисциплинарные взыскания: Вид взыскания и за что наложено Основание (наименование документа, кем издан, дата и номер) Взыскание снято (наименование документа, кем издан, дата и номер) 18. Пребывание за границей в служебной командировке: Место и цель пребывания С какого времени (число, месяц, год) По какое время (число, месяц, год) 19. Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) отца, матери (опекунов), их место жительства: Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) отца и матери (опекунов) Место жительства 20. Семейное положение (холост, не замужем, женат, замужем, разведен(а), вдовец, вдова): Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) жены (мужа), детей Степен ь родств а Число, месяц, год и место рождения Наименование документа, подтверждающег о родство (номер, дата) 308 21. Домашний адрес и телефон: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Послужной список составлен "__" _______________ 20__ г. ___________________________________________________________________________ (должность, наименование органа, инициалы и фамилия лица, составившего послужной список) ___________________________________________________________________________ (руководитель территориального органа, учреждения и организации МЧС России, должность, инициалы и фамилия) Место печати Расписка в подтверждении правильности записанных сведений: Дата "__" _________________________ 20__ г. _______________________________ Дата "__" _________________________ 20__ г. _______________________________ Дата "__" _________________________ 20__ г. _______________________________ Дата "__" _________________________ 20__ г. _______________________________ 309 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 190 x 235 мм ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В КОНВЕРТЕ N п/ п Наименование документа Количест во листов Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) (подпись) 310 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 230 x 330 мм СПЕЦИАЛЬНЫЙ БЛАНК N п/п Документы, прилагаемые к личному делу Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) (подпись) 311 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 200 x 290 мм ЖУРНАЛ УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ___________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России) Начат "__" ____________ ____ г. Окончен "__" __________ ____ г. N п/п N личного дела Фамилия, имя, отчество (последн ее - при наличии) Дата поступл ения на учет Наименова ние организац ии, куда направляе тся личное дело Реквизиты сопроводительн ого письма Сведени я о снятии с учета О запрос е личног о дела Об отправк е личного дела 312 Приложение к Методическим рекомендациям по кадровой работе Рекомендуемый образец Формат 140 x 90 мм Алфавитная карточка личного дела N _________________ 1. Фамилия ___________________________________________________________ 2. Имя ___________________________________________________________ 3. Отчество (при наличии) ___________________________________________________________ 4. Год рождения ___________________________________________________________ 5. Место рождения __________________________________________________________ 6. Место службы ________________________________________________________ ________________________________ (подпись лица, заполнившего карточку) "__" ____________ ____ г. (оборотная сторона алфавитной карточки) Отметка о снятии с учета личного дела Личное дело выслано в _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ (наименование органа и организации) Дата отправки личного дела "__" _________________ ____ г. ___________________ (подпись) |