|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус"
Практическое занятие 6
Выполнил:
Обучающийся Дуркина Алина Рустамовна
Преподаватель:
Хомякова Наталья Викторовна
Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)
Решите задачу.
Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
УТВЕРЖДАЮ
|
|
УТВЕРЖДАЮ
|
Руководитель организации, передающей документы
|
|
Руководитель организации, принимающей документы
|
Петров
|
|
А.Д. Петров
|
|
Попов
|
|
А.В. Попов
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата
|
13.03.2023
|
Печать
|
|
Дата
|
14.03.2023
|
Печать
|
АКТ
приема-передачи архивных документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «Гюрза»
(основание передачи)
Фонд ООО «Гюрза»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «Гюрза» сдал,
(название организации, передающей документы)
а
|
Государственное казенное учреждение «Государственный архив РФ»
|
принял
|
|
(название организации, принимающей документы)
|
|
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
N
п/п
|
Название, номер описи
|
Количество
экземпляров
описи
|
Количество
ед. хр.
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1
|
Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год
|
3
|
200
|
|
2
|
Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год
|
3
|
156
|
|
3
|
Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году
|
3
|
30
|
|
Итого принято
|
Триста восемьдесят шесть
|
ед. хр.
|
Передачу произвели:
|
|
Прием произвели:
|
Секретарь
|
|
Вишерская
|
|
К.А. Вишерская
|
|
Архивариус
|
|
Вахрамеева
|
|
А.Я. Вахрамеева
|
(должность)
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
|
(должность)
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата
|
13.03.2023
|
|
|
Дата
|
13.03.2023
|
Фонду присвоен №
2657-Гюрза
Изменения в учетные документы внесены.
Архивариус
|
|
Миранюк
|
|
А.И. Миранюк
|
(должность)
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
№ п/п
|
Наименование оборудования (материалов/предметов)
|
Примечание (количество, особенности и т.п.)
|
1
|
Обложка дела
|
Из качественного картона толщиной от 0,035 до 0,15 см.
|
2
|
Иглы
|
Оптимальный вариант - длинные, толстые изделия из металла высокого качества, 80 мм
|
3
|
Клей
|
Поливинилацетатный или другой синтетический клей (здесь важно качество выбранного состава)
|
4
|
Специальная струбцина
|
Для зажима пачки документов
|
5
|
Перфоратор
|
Им делаются отверстия внутри бумажных листов
|
6
|
Нить
|
Прочные качественные нити изо льна или хлопчатобумажной материи; Банковский шпагат, лавсановая лента, специальные прошивные нитки
|
7
|
Станок
|
Для прошивки документов
|
8
|
Маркеры, ручки, карандаши
|
Для подписи
|
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)
Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
№
|
Способ переплета
|
Для каких видов документов применяется
|
1
|
Архивный переплёт документов
|
Документы на бумажной основе, имеющие левое поле не менее 2,5 -3 см.
Самый простой способ переплёта. Поэтому используется чаще всего.
|
2
|
Составной переплёт
|
Используется для сшивки архивных документов, а также дел с долговременными и постоянными сроками хранения. Особенностью является прошивка на четыре прокола. Зачастую в такой вид переплета брошюруются бухгалтерские, первичные, а так же ценные документы.
Документы с шириной левого поля 1,5-2,5 см. Документы, выполненные на плотной бумаге, которые могут быть часто востребованы для копирования, например, личные карточки (форма № Т-2), лицевые счета (форма № Т-54).
|
3
|
Составной переплёт с цельнокройным покрытием обложки
|
Для дипломных работ выпускников ВУЗов, кандидатских и докторских диссертаций, такой переплет определен соответствующими ГОСТами. Иногда таким переплетом оформляют документы в представительских целях: научные и финансовые годовые отчеты, коллективные договоры, перспективные планы и программы и т.д.
|
4
|
Книжный переплёт
|
В практике архивного дела используются различного рода нормативные, справочные и методические издания в мягких обложках. Блоки листов в таких изданиях скреплены клеем и в процессе пользования часто разваливаются, страницы выпадают. Продлить срок жизни такого издания можно с помощью переплёта в твердую обложку.
|
5
|
Тетрадный переплёт
|
Наиболее сложным, как по технологии, так и по затратам времени, представляется переплёт документов, выполненных на бланках в форме тетрадей. Они имеют очень узкие поля, что не позволяет сшивать их напрямую, а только в районе сгиба тетрадей. (Так, как сшивают тетради в книгах с твёрдой обложкой). Этот же способ переплета используется и при изготовлении бланков книг учёта архивных фондов и документов. Это так же могут быть табели учёта рабочего времени (форма № Т-49), многообразные книги учёта наличия и движения документов, материалов, работ.
|
6
|
Подшивка документов (обычно на 3 прокола)
|
Когда нет возможности осуществить переплет.
|
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
Ответ: Уничтожено дело с индексом 01-03 «Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности», так как истёк срок его хранения. Отметка ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить.
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
№
|
Наименование электронного средства
|
Функции (для чего применяется)
|
1
|
Персональный компьютер
|
Для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания информационно- поисковой системы к документам архива, также подключенной к общим автоматизированным системам, имеющимся в организации.
К основным техническим устройствам типового персонального компьютера архивариуса (комплект минимальной конфигурации) относятся:
системный блок и его внутреннее устройство (это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа - система),
монитор и его разновидности (предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран),
клавиатура (автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер),
графический указатель «мышь» (предназначен для ввода графической информации в компьютер),
акустические системы (предназначены для преобразования аудиосигналов в звуковые сигналы, воспроизводимые звуковыми колонками).
|
2
|
Принтер
|
Для печати информации из компьютера на бумагу (на твердый носитель)
|
3
|
Сканер
|
Оцифровка документов
|
4
|
Копировальный аппарат (ксерокс)
|
Предназначен для копирования бумажных документов
|
5
|
Шредер
|
Для уничтожения документов
|
6
|
Множительный аппарат
|
Для создания фонда пользования копий к документам архива
|
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)
Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив. В этих целях оформите опись дел постоянного хранения.
№ 1. Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.
Министерство культуры Российской Федерации
(наименование организации)
Фонд №
|
165
|
|
УТВЕРЖДАЮ
|
|
|
ОПИСЬ №
|
1
|
|
Начальник управления культуры администрации
|
дел постоянного хранения
|
(наименование должности руководителя организации)
|
|
за
|
2003
|
год
|
Павлов
|
|
С.Н. Павлов
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
|
Дата
|
12.03.2006
|
|
Управления культуры администрации г. Москвы
|
№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Секретариат
|
|
01-01
|
Приказы управления культуры по основной деятельности
|
11.01 2003-23.12.2003
|
10
|
|
|
01-04
|
Приказы начальника культуры по основной деятельности
|
12.012003-29.12.2003
|
120
|
|
|
01-07
|
Уставы муниципальных учреждений управления культуры
|
2003
|
50
|
|
|
01-08
|
Утверждённое штатное расписание
|
2003
|
4
|
|
|
01-09
|
Смета расходов муниципальных учреждений культуры
|
2003
|
45
|
|
|
01-10
|
Положение об управлении культуры администрации города
|
2003
|
23
|
|
|
01-11
|
План работы управления культуры
|
2003
|
13
|
|
|
01-12
|
Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой)
|
2003
|
13
|
|
|
01-13
|
Список муниципальных учреждений культуры города
|
2003
|
10
|
|
|
01-14
|
Номенклатура дел, описи дел (утверждённые)
|
2003
|
42
|
|
В данный раздел описи внесено 10 (десять) ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с №
|
1
|
по №
|
10
|
, в том числе:
|
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет
Начальник управления культуры
|
Павлов
|
|
С. Н. Павлов
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Архивист управления
|
Прохорова
|
|
Т. Н. Прохорова
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата 12.03.2006
УТВЕРЖДЕНО
|
СОГЛАСОВАНО
|
|
|
Протокол ЭПК архивного учреждения
|
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
|
от
|
|
№
|
|
|
от
|
|
№
|
|
|
№ 2. После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.
Соотнесите таблицу, куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.
Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.
№ п/п
|
Информация с обложки дела
|
1
|
01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;
|
2
|
01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов
|
3
|
01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
|
4
|
01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
|
5
|
01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
|
6
|
01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
|
7
|
01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
|
8
|
01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
|
9
|
01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
|
В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___10 (десять)__ дел, по факту в наличии имеется ___9 (девять)__ дел. Дело под заголовком «Уставы муниципальных учреждений управления культуры » отсутствует.
Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.
Пермь - 2023
|
Скачать 2.08 Mb.