Учебник Осетровой_MS_Project2010. Руководство по основным приемам работы в Microsoft Project 2010 по дисциплине "Менеджмент в телекоммуникациях"
 Скачать 3.55 Mb.
|
|
Начало, то MS Project назначит для этой задачи ограничение Начало не ранее, а эта дата будет введена в поле Дата ограничения; если ввести дату в поле Окончание, то назначит ограничение Окончание не позднее с этой датой в качестве даты ограничения. Ограничения по дате усложняют календарный план и снижают гибкость параметров планирования. Поэтому использовать ограничение по дате рекомендуется только в случае, если начало и окончание задачи в определенное время важно для завершения задачи или выполнения проекта. При задании крайних сроков не создаются сообщения об ошибках планирования. Поэтому Крайний срок применяется к тем задачам, для которых необходимо отслеживать сроки выполнения, но не нужно, чтобы эти даты влияли на планирование. В случае если дата завершения задачи окажется позднее даты крайнего срока, то появится индикатор . Но крайние сроки могут влиять на вычисление общего резерва времени. 38 Крайний срок устанавливается в ОД Сведения о задаче на вкладке Дополнительно в поле Крайний срок (см. Рис. 24). 3.5. Иерархическая структура проекта Создание иерархической структуры проекта позволяет произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, точнее определить и состав и характеристики работ, которые предстоит выполнить. Именно умение структурировать и увязывать задачи в рамках планирования и ведения проекта отличает талантливого менеджера от просто хорошего. Что такое структура работ? «Древовидный иерархический список работ по достижению результатов проекта». Не смотря на то, что принципы ее построения рассказываются в любой бизнес-школе и на любых курсах менеджеров, почти каждая WBS (Work Breakdown Structure) содержит грубые нарушения этих принципов. Один из основных принципов построения WBS – это ПРИНЦИП ПОЛНОТЫ (the 100% rule). Все работы и результаты проекта, включая промежуточные и управленческие, должны присутствовать в WBS. Обратное тоже верно – работы вне проекта (то есть нужные для успешного выполнения другого проекта/процесса), не должны быть включены. Естественно, принципом полноты подразумевается и то, что трудоемкость любой «материнской» задачи (группы задач) равна сумме трудоемкостей конечных задач-детей. То есть, если ваша WBS отражает только работы и результаты, необходимые для успешной реализации вашего проекта и, наоборот, все работы и результаты, требуемые для успеха проекта, есть в вашем плане (и при этом сумма работ- детей не отличается от трудоемкости работ-родителей) – вы на верном пути к успеху! Для моделирования этапов в MS Project 2010 используются фазы (суммарные задачи). В нисходящем методе планирования проекта сначала определяются основные этапы, которые затем разбиваются на отдельные задачи. При создании нисходящих суммарных задач в Project 2010 необходимо помнить, что когда суммарная задача планируется вручную, она не будет автоматически накапливать длительности отдельных задач (иногда называемых подзадачами). 39 В MS Project 2010 можно не создавать частные задачи (подзадачи), а затем сводить их в суммарные задачи: можно сразу создавать суммарную задачу, а затем вводить входящие в нее подзадачи. Создание суммарной задачи (или этапа) 1. В представлении Диаграмма Ганта на вкладке Задача в группе Вставить нажмите кнопку Суммарная задача (см. Рис. 25). Рис. 25: Кнопка Суммарная задача 2. В проекте появится суммарная задача с подзадачей. Введите название этапа (вместо <Новая суммарная задача>) и название подзадачи (вместо <Новая задача>) (см. Рис. 26). Рис. 26: Ввод суммарной задачи 3. Если необходимо, можно еще добавить задачи в этот этап. Создавать структуру проекта можно с помощью команд Повысить уровень задачи и Понизить уровень задачи (вкладка Задача > группа Планирование) (см. Рис 27). Рис. 27: Команды для создания структуры проекта Для этого выполните следующие действия: 1. Введите новую задачу. Эта задача будет суммарной задачей для данного этапа проекта; 2. Введите задачи под суммарной задачей, созданной на первом шаге; 3. Выберите все задачи ниже суммарной задачи и понизьте их уровень. 40 Настройка нисходящего календарного плана Когда суммарные задачи и их подзадачи созданы, их неизбежно придется настраивать. К счастью, настройка календарного плана или этапа с помощью нисходящего метода достаточно проста, так как сводится к перетаскиванию задач до тех пор, пока они не будут соответствовать исходному плану или бюджету этапа. Некоторые возможные действия по корректировке календарного плана приведены в Таблице 2. Таблица 2: Советы по корректировке нисходящего календарного плана Действие Выполнение действия Планирование по дате окончания Укажите только дату окончания для суммарной задачи. Project попытается подобрать задачи с пониженным уровнем или связанные задачи в соответствии с датой окончания суммарной задачи. Планирование по дате начала Укажите только дату начала для суммарной задачи. Project попытается подобрать задачи с пониженным уровнем или связанные задачи в соответствии с датой начала суммарной задачи. Перемещение задачи, запланированной за пределами суммарной задачи Если какие-либо задачи запланированы за пределами суммарной задачи, под отрезком суммарной задачи появится красный отрезок, указывающий на то, что этап превышает бюджет. Для разрешения проблемы задачу, превышающую бюджет, можно перетащить в точку, предшествующую началу суммарной задачи. Настройка суммарной задачи Если задачи выходят за рамки исходного бюджета суммарной задачи, перетащите правый край суммарной задачи. Увеличение бюджета Если суммарная задача используется для задания простого бюджета этапа, можно мышью переместить дату начала или длительность. Другие проблемы планирования Project подчеркивает красной линией все проблемы планирования. Чтобы узнать дополнительные сведения о проблеме планирования, наведите указатель на любую подчеркнутую задачу. Настройка цвета отрезков На вкладке Формат в группе Стиль диаграммы Ганта выберите стиль. Критический путь проекта Microsoft Project 2010 определяет критический путь, как совокупность задач, влияющих на длительность проекта. Слово «критический» в этом контексте не имеет ничего общего с тем, насколько важны эти задачи для всего проекта. Оно относится только к тому, как их расписание будет влиять на дату окончания проекта. 41 Ключ к пониманию критического пути – это понятие «резерв времени». Существует два типа резерва времени: свободный и общий. Свободный резерв времени – это время, на которое может быть отложена задача, до того, как она сдвинет другую задачу. Общий резерв времени – это время, на которое может быть отложена задача до того как она сдвинет завершение проекта в целом. Некритические задачи имеют резерв времени. Это означает, что они могут начинаться или оканчиваться раньше или позже в рамках своего резерва, не влияя на дату завершения всего проекта. Все задачи, лежащие на критическом пути, не имеют резерва времени и поэтому любое изменение в их датах начала, окончания, а также длительности отразится на длительности всего проекта. Точнее, задача является критической (находится на критическом пути), если ее общий резерв времени меньше заданного значения. По умолчанию это 0 дней. Но если проект очень важен, а риск срыва его сроков велик, можно изменить это значение. Например, считать критическими те задачи, резерв времени которых равен двум дням. Для этого нужно нажать Файл > Параметры, и в ОД Параметры Project на вкладке Дополнительно в разделе Параметры расчета для этого проекта: в поле Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ввести число «2». В течение жизни проекта критический путь время от времени меняется, поскольку задачи могут завершаться раньше или позже планируемого срока. Изменения связей между задачами или длительностей задач также могут изменять критический путь. После того как задача на критическом пути будет завершена, она больше не является критической, поскольку не оказывает влияния на дату окончания проекта. Отображение критических задач. В представлении диаграммы Ганта на вкладке Формат в группе Стили отрезков установите флажок Критические задачи. Отображение резерва времени на плане. Резерв времени представлен на плане проекта черной линией в конце отрезка задачи. Он показывает, на какое время можно отложить выполнение отдельной задачи, не задерживая выполнение плана в целом. В представлении диаграммы Ганта на вкладке Формат в группе Стили отрезков установите флажок Временной резерв. 42 4. РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ Ресурсы – это исполнители, оборудование, материалы, т.е. все, что необходимо и используется для выполнения задач в проекте. Планирование ресурсов означает определение того, какие ресурсы и в каком количестве будут использованы на работах проекта. MS Project 2010 помогает обеспечить полный учёт и прозрачность проекта в части использования и загрузки всех ресурсов. 4.1. Типы ресурсов Microsoft Project 2010 поддерживает три типа ресурсов: 1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машин и оборудования, которые могут быть повторно использованы на задачах проекта; 2. Материальные ресурсы – это невозобновляемые материалы (сырьё, энергоносители и финансовые средства), которые на задачах проекта расходуются и вновь использованы быть не могут; 3. Финансовые ресурсы необходимы для моделирования затрат связанных с той или иной задачей. Ресурсы можно вводить в проект, например, в представлении Лист ресурсов (см. Рис. 28). Для удобства будущей отчетности и анализа проекта в разрезе ресурсов, каждый ресурс рекомендуется сопоставить с группой. Имя группы создает пользователь. Рис. 28: Представление Лист ресурсов с ресурсами проекта 43 Каждый ресурс (любого типа) в проекте может быть: Универсальным. Данные ресурсы (прототипы ресурсов) используются для определения требований к персоналу для проекта, например к плотникам и разработчикам. После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами. Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Microsoft Project Server 2010, так как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам. Бюджетным. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и других материальных ресурсов. На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только суммарной задаче проекта. Предложенным или выделенным: o Выделенный ресурс – ресурс, формально выделенный для любого назначения задач, имеющегося в проекте. Этот тип ресурсов используется по умолчанию. Выбор данного типа резервирования влияет на доступность и загрузку ресурса; o Предложенный ресурс - ресурс, ожидающий выделения ресурсов для еще не утвержденного назначения задачи. Такое назначение ресурса не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. Не смотря на то, что можно вводить и просматривать все ресурсы в одном представлении, атрибуты у разных типов ресурсов существенно отличаются. Трудовые ресурсы Трудовые ресурсы могут работать на разных задачах проекта и в нескольких проектах, поэтому их главными характеристиками являются доступность и стоимость. Доступность ресурса показывает, когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько работы он может выполнить. Доступность трудового ресурса характеризуется максимальным количеством единиц ресурса (Макс. единиц), доступным для одновременного использования в проекте. Под количеством единиц ресурса понимается количество рабочего времени ресурса. Например, если в проекте будет задействован один программист, то для соответствующего ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 100%, в случае с двумя программистами максимальное количество единиц ресурса будет равняться 200% и т.п. Если же будет задействован только один программист, 44 который сможет уделить проекту только половину своего рабочего времени, то для такого ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 50%. Полная информация о доступности ресурса находится в ОД Сведения о ресурсе на вкладке Общие (см. Рис. 29). Рис. 29: ОД Сведения о ресурсе вкладка Общие Здесь же можно указать и другие атрибуты ресурса: группу, тип резервирования, адрес эл. почты и т.д. Если трудовой ресурс, имеет рабочее время отличное от общепринятого в проекте, нужно нажать на кнопку Изменить рабочее время… и в появившемся окне Изменение рабочего времени ввести его личные исключения и график работы. Стоимость ресурса характеризует сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса. Полная информация, связанная со стоимостью ресурса, содержится в ОД Сведения о ресурсе на вкладке Затраты (см. Рис. 30). 45 Рис. 30: ОД Сведения о ресурсе - вкладка Затраты В таблицу норм затрат вводятся Стандартная ставка, Ставка сверхурочных и Затраты на использование. Если необходимо в проекте предусмотреть изменение стандартной ставки во времени, в первом столбце следующей строки таблицы норм затрат надо ввести дату начала действия новой ставки и указать ее новые значения. MS Project будет считать стоимость ресурса в зависимости от даты выполнения назначений. Для каждого ресурса можно указать до пяти Таблиц норм затрат (A, B, C, D и E). Для планирования трудовых ресурсов наиболее удобна повременная система начисления затрат. Это позволяет избежать сложных торгов со специалистами, работающими по подряду, относительно стоимости работ. Достаточно один раз согласовать стоимость человеко-часа, далее вопрос заключается только в обсуждении трудоемкости. Рекомендуется использовать не почасовые, а подневные ставки для ресурсов. Это позволяет избежать ошибок в округлениях. Кроме того, в Microsoft Project предусматривает три способа начисления плановых затрат на ресурс и отнесения фактических затрат на проект: В начале (затраты начисляются на дату начала задачи); По окончании (затраты начисляются на дату начала окончания задачи); Пропорционально (затраты распределяются пропорционально в процессе выполнения задачи). Любые причины изменения, например, в размере заработной платы, рекомендуется фиксироваться в ОД Сведения о ресурсе на вкладке Заметки. 46 Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник отдела кадров компании, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Он же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса. Перечень механизмов и их стоимости за час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика. Информация о человеческих ресурсах также может храниться: 1. в Active Directory (вкладка Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory); 2. в Адресной книге Microsoft Outlook (Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…); 3. в Пуле ресурсов (Ресурс – Пул ресурсов – Доступ к ресурсам…). Материальные ресурсы Формирование перечня материальных ресурсов (материалов) даст возможность, назначив материалы на задачи, определить потребность в материалах, распределенную во времени, а также узнать необходимость стоимость каждого материала и стоимость всех материалов. Перечень материальных ресурсов также формируется в представлении Лист ресурсов. Для материальных ресурсов выбирается тип Материальный. При использовании материальных ресурсов в проекте затрачивается не рабочее время ресурса, а сам ресурс. Материальные ресурсы характеризуются единицей измерения количества ресурса (Единицы измерения материалов), например, шт., м 3 и т.п. Для материального ресурса нельзя указать его максимальное количество. Источником информации для наполнения перечня материалов может служить как отдел нормирования (подразделение, определяющее потребность в материалах для того или иного проекта) так и отдел снабжения (подразделение, ответственное за поставки материалов и оборудования в компании). Отдел снабжения обязан также поставлять информацию для обновления информации о материалах, если изменяются цены или появляются новые материалы. Примечание: Для того чтобы быстро материальным ресурсам присвоить тип Материальный, нужно первому в списке материалу присвоить тип Материальный, выделить трудовые типы материалов, щёлкнуть правой кнопки мыши на типе первого материала и в меню выбрать Заполнить вниз (см. Рис. 31). 47 Рис. 31: Функция Заполнение вниз для формирования материальных ресурсов Планирование затрат и затратных ресурсов В Microsoft Project под затратным ресурсом понимаются независимые затраты, т.е. затраты, которые не зависят от длительности задачи/проекта (например, стоимость авиабилета). Перечень затратных ресурсов формируется в представлении Лист ресурсов. Для затратных ресурсов выбирается тип |