Руководство по проектному менеджменту guidance on project management iso 21500 2012 Guidance on project management
 Скачать 0.77 Mb.
|
|
4.3.5. Контроль проектной деятельности Целью контроля проектной деятельности является обеспечение интегрированного выполнения работ проекта в соответствии с планами. Контроль проектной деятельности, осуществляемый на протяжении всего проекта, включает измерение производительности, оценку полученных результатов и определение тенденций, которые могут повлиять на реализацию проекта, а также активизирование изменений, направленных на повышение производительности. Постоянный контроль обеспечивает заинтересованных лиц, в том числе куратора, руководителя проекта, команду менеджмента проекта и команду проекта, точной и актуальной информацией о достигнутых результатах проекта. Основные входные и выходные данные процесса контроля проектной деятельности представлены в таблице 5. Таблица 5 Контроль проектной деятельности: входные и выходные данные
4.3.6. Контроль изменений Целью контроля изменений является обеспечение контроля над всеми изменениями в проекте и в его результатах, а также формальное утверждение или отклонение изменений до их фактического осуществления. В процессе реализации проекта необходимо регистрировать запросы на осуществление изменения в журнале, оценивать изменения с точки зрения потенциальных выгод, содержания, необходимых ресурсов, сроков и затрат, а также влияния на качество и риски, определять последствия и выгоды и утверждать изменения перед их реализацией. Предлагаемые изменения по результатам анализа последствий также могут изменяться или отклоняться. После утверждения изменения решение должно быть доведено до соответствующих участников проекта, которые будут его воплощать, внося при необходимости изменения в проектную документацию. Контроль над изменением результатов проекта осуществляют в рамках управления конфигурацией. Основные входные и выходные данные процесса контроля изменений проекта представлены в таблице 6. Таблица 6 Контроль изменений проекта: входные и выходные данные
4.3.7. Завершение проекта или фазы Целью завершения проекта или фазы является подтверждение того, что все процессы и работы проекта или фазы завершены с тем, чтобы закрыть проект или фазу проекта. Необходимо проверять все процессы и работы с тем, чтобы гарантировать, что были получены все ожидаемые результаты фазы или проекта, а все заданные процессы проектного менеджмента были соответствующим образом завершены или официально остановлены до завершения. Необходимо собрать и передать в архив все проектные документы в соответствии с принятыми стандартами качества; весь персонал проекта и привлеченные ресурсы должны быть высвобождены. Если заказчик больше не нуждается в результатах проекта или становится понятно, что некоторые (или все) цели и задачи проекта не могут быть выполнены, может возникнуть необходимость досрочного прекращения проекта. При отсутствии особых условий при досрочном прекращении проекта выполняется тот же набор процедур, что и в случае завершения проекта, даже если не получены какие-либо результаты, передаваемые заказчику. Все документы прекращенного проекта должны быть подшиты и храниться в соответствии с имеющимися требованиями. Основные входные и выходные данные процесса завершения проекта или фазы представлены в таблице 7. Таблица 7 Завершение проекта или фазы: входные и выходные данные
4.3.8. Сохранение накопленного опыта Целью сохранения накопленного опыта является оценка проекта и сбор накопленной информации (опыта) для совершенствования реализации текущих и будущих проектов. В ходе реализации проекта проектная команда и ключевые заинтересованные стороны накапливают опыт относительно технических, управленческих решений и реализации процессов проекта. Этот опыт следует фиксировать, обобщать, хранить, распространять и использовать при реализации проектов. На определенном уровне полученный опыт может представлять собой результаты любого процесса проектного менеджмента и приводить к корректировке планов. Основные входные и выходные данные процесса сохранения практического опыта представлены в таблице 8. Таблица 8 Сохранение накопленного опыта: входные и выходные данные
4.3.9. Определение состава заинтересованных лиц Целью определения состава заинтересованных лиц является выявление физических лиц, групп или организаций, которые влияют на проект или подвержены его влиянию, и документальное оформление данных об их заинтересованности и степени вовлеченности. Эти лица могут активно участвовать в проекте, быть внутренними или внешними по отношению к проекту и иметь различные уровни полномочий. Дополнительные сведения приведены в подразделе 3.8. Основные входные и выходные данные процесса представлены в таблице 9. Таблица 9 Определение состава заинтересованных лиц: входные и выходные данные
4.3.10. Руководство заинтересованными лицами проекта Целью руководства заинтересованными лицами проекта является правильно понять потребности и ожидания заинтересованных сторон и уделить им необходимое внимание. Этот процесс включает такие работы, как идентификация важных для заинтересованных сторон вопросов и их разрешение. Дипломатичность и такт имеют существенное значение при ведении переговоров с заинтересованными лицами. Если руководитель проекта не имеет полномочий разрешить проблему, связанную с заинтересованным лицом, может потребоваться довести проблему до руководства более высокого ранга в соответствии с организационной структурой проекта или прибегнуть к помощи третьих лиц. Для того чтобы руководитель проекта смог максимизировать пользу, приносимую положительно настроенными заинтересованными лицами, и в случае необходимости минимизировать вредное воздействие, необходимо провести подробный анализ заинтересованных лиц и их влияния на проект. В результате этого процесса могут быть разработаны планы управления заинтересованными сторонами с учетом приоритетности заинтересованных сторон. Основные входные и выходные данные процесса представлены в таблице 10. Таблица 10 Организация деятельности участников проекта: входные и выходные данные
4.3.11. Определение содержания Целью определения содержания является достижение ясности в представлении содержания проекта, в том числе целей, результатов работ, требований и границ проекта, путем определения конечного состояния и условий завершения проекта. Определение содержания проекта позволяет прояснить вклад проекта в достижение стратегических целей организации. Описание содержания проекта должно использоваться как основа для принятия дальнейших проектных решений, разъяснения важности проекта и выгод, которые могут быть получены в случае его успешной реализации. Основные входные и выходные данные процесса определения содержания представлены в таблице 11. Таблица 11 Определение содержания: входные и выходные данные
4.3.12. Определение структуры декомпозиции работ (СДР, WBS) Целью определения структуры декомпозиции работ является разработка иерархической структуры декомпозиции, используемой для представления деятельности, необходимой для достижения целей проекта. Структура декомпозиции работ служит основой для последовательного разбиения работ по проекту на более мелкие и, следовательно, более управляемые работы. СДР может быть структурирована, в частности на основе выделения фаз проекта, основных результатов, видов работ или мест выполнения работ. Каждый более низкий уровень WBS служит для представления более детального описания работ проекта. Могут быть разработаны и другие виды структур декомпозиции проекта, например по структуре продукта и результатов проекта, по организационной структуре участников проекта, по структуре затрат или рисков. Основные входные и выходные данные процесса определения СДР представлены в таблице 12. Таблица 12 Определение структуры декомпозиции работ: входные и выходные данные
4.3.13. Определение работ Целью определения работ проекта является выявление, описание и документирование конкретных работ, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта. Определение работ должно включать процессы, которые необходимы для выявления, описания и документирования работ нижнего уровня детализации структуры декомпозиции работ. Деятельность в рамках проекта описывается при помощи работ/операций - мелких элементов деятельности, которые являются основой для задач по планированию, реализации, контролю и завершению проекта. Основные входные и выходные данные процесса определения состава работ представлены в таблице 13. Таблица 13 Определение работ/операций: входные и выходные данные
4.3.14. Управление содержанием проекта Целью управления содержанием проекта является максимизация положительного и минимизация отрицательного влияния изменений содержания проекта. Управление содержанием должно включать определение текущего состояния содержания проекта, сравнение текущего состояния с утвержденными целевыми показателями для выявления любых отклонений, прогноз содержания проекта по его завершении и формировании запросов на изменения, которые направлены на устранение отрицательных последствий для содержания проекта. Процесс управления содержанием проекта также связан с воздействием на факторы, которые вызывают изменения проекта, и контролем влияния этих изменений на цели проекта. Применение процесса должно обеспечить обработку всех запросов на изменения при помощи процесса контроля изменений, описанного в 4.3.6. Управление содержанием проекта применяется для управления реализуемыми изменениями и осуществляется в связке с другими процессами контроля. Бесконтрольные изменения часто называются "сползанием содержания проекта". Основные входные и выходные данные процесса управления содержанием представлены в таблице 14. Таблица 14 Управление содержанием: входные и выходные данные
4.3.15. Формирование команды проекта Целью формирования команды проекта является обеспечение проекта человеческими ресурсами. Руководитель проекта должен определить, как и когда члены команды проекта будут вовлечены в работу и/или освобождены от нее. При отсутствии достаточного объема человеческих ресурсов в организации необходимо рассмотреть возможность найма дополнительных сотрудников или передачи части работ на субподряд другой организации. Кроме того, должны быть определены места выполнения работ, обязательства работников, роли и ответственность, а также требования к отчетности и организации взаимодействия. Руководитель проекта может контролировать отбор членов команды проекта полностью или частично, но в любом случае он должен принимать участие в отборе. При наличии возможности руководитель при формировании команды проекта должен учитывать такие факторы, как знания и опыт кандидатов, их личные особенности, а также динамику поведения в группах. Поскольку внешняя среда проекта обычно подвержена изменениям, процесс формирования команды может осуществляться на протяжении всего проекта. Основные входные и выходные данные процесса формирования команды перечислены в таблице 15. Таблица 15 Формирование команды проекта: входные и выходные данные
4.3.16. Оценка ресурсов проекта Целью оценки ресурсов проекта является определение того, какие ресурсы необходимы для каждой работы из списка работ. Ресурсы могут включать человеческие ресурсы, производственные мощности, оборудование, материалы, инфраструктуру и инструменты. Результаты оценки должны содержать данные об объеме ресурсов, их характеристиках, источниках, а также даты начала и завершения работы на проекте. Основные входные и выходные данные процесса оценки ресурсов проекта представлены в таблице 16. Таблица 16 Оценка ресурсов проекта: входные и выходные данные
4.3.17. Определение организационной структуры проекта Целью определения организационной структуры проекта является получение всех необходимых обязательств от всех сторон, задействованных в проекте. Роли, ответственность и полномочия, относящиеся к проекту, должны определяться в соответствии с типом и сложностью проекта, а также с учетом политики организации, выполняющей проект. Определение организационной структуры проекта включает выявление всех членов команды проекта, а также других лиц, непосредственно участвующих в проекте. В процессе формирования организационной структуры проекта происходит распределение ответственности и полномочий. Ответственность и полномочия могут быть определены на соответствующем уровне структуры декомпозиции работ. При этом указываются обязанности по выполнению утвержденных работ, по управлению реализацией проекта и управлению выделенными для осуществления проекта ресурсами. Основные входные и выходные данные представлены в таблице 17. Таблица 17 Определение организационной структуры проекта: входные и выходные данные
4.3.18. Развитие команды проекта (проектной команды) Целью развития команды проекта является непрерывный рост профессионализма и улучшение взаимодействия между членами команды, направленные на повышение уровня мотивации и результативности совместной работы. Мероприятия по развитию команды зависят от существующего уровня компетентности команды проекта (см. 4.3.15). Для минимизации возможности возникновения недопонимания и конфликтов еще на ранних стадиях проекта должны быть установлены базовые правила, касающиеся приемлемого поведения. Основные входные и выходные данные процесса представлены в таблице 18. Таблица 18 Развитие команды проекта: входные и выходные данные
4.3.19. Управление ресурсами проекта Целью управления ресурсами проекта является обеспечение доступности ресурсов, необходимых для осуществления проекта, а также распределение ресурсов, позволяющее удовлетворить потребности проекта. Конфликты, связанные с доступностью ресурсов, могут возникать вследствие неизбежных обстоятельств, например поломки оборудования, погоды, недовольства персонала или технических проблем. В таких случаях может потребоваться изменение графика работ, которое приведет к изменению потребностей в ресурсах, связанных с текущими и будущими работами. Необходимо сформировать процедуры, направленные на упреждающее выявление подобных ситуаций дефицита и обеспечение перераспределения ресурсов. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 19. Таблица 19 Управление ресурсами проекта: входные и выходные данные
4.3.20. Управление командой проекта Целью управления командой проекта является оптимизация деятельности команды, обеспечение обратной связи, разрешение проблем, содействие налаживанию коммуникаций и координация работ по осуществлению изменений в интересах успешного завершения проекта. В результате управления командой могут быть пересмотрены потребности проекта в ресурсах; подняты проблемы, которые требуют решения, а также получены данные для оценки эффективности работы персонала и извлечения соответствующих уроков из проектной деятельности. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 20. Таблица 20 Управление командой проекта: входные и выходные данные
4.3.21. Определение последовательности работ Целью определения последовательности работ является выявление и документирование зависимостей между работами проекта. Должны быть определены зависимости между всеми работами проекта, чтобы построить сетевую диаграмму и определить критический путь. Работы должны быть выстроены в логическом порядке, с соответствующими предшествующими работами, опережениями, задержками, ограничениями, взаимозависимостями и внешними зависимостями, для обеспечения разработки реалистичного и осуществимого расписания проекта. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 21. Таблица 21 Определение последовательности работ: входные и выходные данные
4.3.22. Оценка длительности работ Целью оценки длительности работ является определение времени, которое требуется для завершения каждой работы по проекту. Длительность работы зависит от таких факторов, как количество и тип доступных ресурсов, зависимость между работами, производительность, используемые при планировании календари, "кривые" обучения (приобретение опыта) и административные процедуры. Административные процедуры могут повлиять на длительность таких работ, как циклы согласования. Изначально работы, входящие в планируемые пакеты, могут быть представлены в укрупненном виде, а их детализация происходит по мере реализации проекта и получения дополнительных данных. Чаще всего длительность работы представляет собой компромисс между существующими ограничениями по времени и доступностью ресурсов. В рамках процесса оценки длительности производится ее регулярная переоценка, что приводит к формированию новых прогнозов, сравниваемых с базовым планом проекта. После формирования графика работ и определения критического пути может потребоваться повторная оценка длительности работ. Если по результатам анализа критического пути выявлена дата окончания проекта, которая находится позже требуемого срока, то может потребоваться изменение длительности работ. Основные входные и выходные данные процесса оценки длительности работ приведены в таблице 22. Таблица 22 Оценка длительности работ: входные и выходные данные
4.3.23. Разработка расписания Целью разработки расписания является расчет дат начала и окончания работ по проекту и формирование базового плана проекта. Работы включаются в расписание в виде логической последовательности, определяющей длительности работ, вехи (ключевые события) и взаимозависимости, формирующие сетевой график. Детализация до уровня работ обеспечивает осуществление управленческого контроля на всех стадиях жизненного цикла проекта. Расписание служит инструментом для сравнения фактического исполнения во времени с заранее заданной базой объективной оценки результатов. Расписание формируют на уровне работ, что создает основу для назначения ресурсов и формирования бюджета проекта, распределенного во времени. Разработка расписания должна продолжаться на протяжении всего проекта по мере выполнения работ, изменения планов проекта, возникновения или исчезновения рисковых событий и идентификации новых рисков. При необходимости следует пересматривать оценки длительности и потребностей в ресурсах, используемые для формирования утвержденного расписания, которое применяется в качестве базового плана проекта. Основные входные и выходные данные процесса разработки расписания приведены в таблице 23. Таблица 23 Разработка расписания проекта: входные и выходные данные
4.3.24. Контроль расписания Назначение контроля расписания состоит в отслеживании отклонений от расписания и осуществлении надлежащих корректирующих действий. Процесс состоит в определении текущего состояния расписания проекта, соотнесении его с утвержденным базовым планом для выявления отклонений, формировании прогнозов, касающихся сроков завершения проекта и при необходимости принятии соответствующих мер, направленных на предотвращение негативных воздействий на расписание. Все изменения базового плана проекта должны осуществляться в соответствии с процессом контроля изменений, описанным в пункте 4.3.6. Прогнозирование сроков завершения проекта должно проводиться регулярно по мере выполнения проекта и должно учитывать выявленные тенденции и полученные знания. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 24. Таблица 24 Контроль расписания: входные и выходные данные
4.3.25. Оценка затрат Целью оценки затрат является получение приблизительной оценки затрат, необходимых для завершения каждой работы проекта и проекта в целом. Оценки затрат могут быть выражены в таких единицах измерения, как человеко-часы или машино-часы работы оборудования, а также денежные единицы. В последнем случае для продолжительных проектов могут применяться коэффициенты, учитывающие изменение стоимости во времени. При наличии в проекте большого количества последовательно повторяющихся работ могут применяться "кривые" обучения. В мультивалютных проектах при оценке стоимости выполнения работ проекта необходимо указывать используемые обменные курсы. Для борьбы с рисками и неопределенностью в проекте используются резервные фонды, объем которых должен быть четко определен и включен в оценки затрат проекта. Основные входные и выходные данные процесса оценки затрат приведены в таблице 25. Таблица 25 Оценка затрат: входные и выходные данные
4.3.26. Составление бюджета Целью составления бюджета проекта является распределение бюджета проекта между отдельными работами или пакетами работ в соответствии с уровнями структуры декомпозиции работ. Распределение бюджета по запланированным фрагментам деятельности позволяет сформировать распределение бюджета по временным периодам, относительно которых впоследствии можно оценивать фактическое выполнение. Для любой организации, реализующей проекты, одна из важнейших задач состоит в формировании реалистичных бюджетов, непосредственно связанных с определенным содержанием проектов. Распределение бюджета обычно происходит аналогично процессу оценки затрат. Эти два процесса тесно связаны между собой. Оценка затрат позволяет определить общую стоимость проекта, а при составлении бюджета определяется место и время осуществления затрат и формируются средства для управления эффективностью исполнения проекта. В процессе составления бюджета должны быть четко сформулированы показатели оценки эффективности затрат. Подобные показатели позволяют четко и однозначно оценивать выполненные работы. Определение перечня показателей до начала осуществления затрат призвано обеспечить прозрачность и объективность оценок выполнения проекта и избежать отклонений. Для решения задач, связанных с управлением проектом, или минимизации выявленных рисков могут формироваться и использоваться резервные фонды, не привязанные к конкретным работам или элементам проекта. Необходимо четко определять данные фонды и связанные с ними риски. Основные входные и выходные данные процесса составления бюджета приведены в таблице 26. Таблица 26 Составление бюджета проекта: входные и выходные данные
4.3.27. Контроль затрат Назначение процесса контроля затрат состоит в отслеживании отклонений затрат проекта и осуществлении соответствующих действий. Процесс контроля затрат должен быть направлен на определение текущего состояния затрат проекта, выявление отклонений путем сравнения с целевыми показателями затрат, формирование прогноза стоимости проекта по завершении, а также реализацию соответствующих превентивных и корректирующих действий, направленных на избежание неблагоприятных последствий отклонений. Все изменения целевых показателей затрат должны осуществляться в соответствии с процессом контроля изменений, описанным в 4.3.6. После начала работ происходит накопление данных, в том числе информации о плановых и фактических затратах и оценках стоимости проекта по завершении. Для проведения анализа необходимо собирать данные о расписании, в том числе о выполнении запланированных работ и прогнозных сроках окончания выполняемых и будущих работ. Возникновение отклонений может являться следствием некачественного планирования, непредвиденных изменений содержания проекта, возникновения технических проблем, отказов оборудования или воздействия внешних факторов, например проблем с поставками. Независимо от причины возникновения отклонений осуществление корректирующих действий может потребовать внесения изменений в базовый план осуществления затрат проекта или разработки краткосрочного плана ликвидации последствий. Основные входные и выходные данные процесса контроля затрат приведены в таблице 27. Таблица 27 Контроль затрат: входные и выходные данные
4.3.28. Идентификация рисков Целью идентификации рисков является выявление возможных рисковых событий и их характеристик, которые в случае возникновения могут оказать положительное или отрицательное влияние на достижение целей проекта. Идентификация рисков - это повторяющийся процесс, поскольку по мере реализации жизненного цикла проекта могут быть обнаружены новые риски или изменены существующие. Риски с потенциально отрицательными последствиями для проекта называются "угрозы", а с потенциально положительными - "возможности". Каждый идентифицированный риск должен быть проработан в соответствии с процессом планирования реагирования на риски (см. 4.3.30). В идентификации рисков должно участвовать множество сторон, чаще всего это заказчик проекта, куратор, руководитель и участники команды менеджмента проекта, участники команды проекта, высшее руководство, пользователи, эксперты в области управления рисками, а также другие члены руководящего комитета проекта и эксперты в предметных областях. Основные входные и выходные данные процесса идентификации рисков приведены в таблице 28. Таблица 28 Идентификация рисков: входные и выходные данные
4.3.29. Оценка рисков Назначение оценки рисков состоит в том, чтобы измерить идентифицированные риски и ранжировать их по значимости для осуществления дальнейших действий, в частности для подготовки плана реагирования на риски. Оценка включает определение вероятности возникновения каждого из выявленных рисков, а также влияния рисков (при их возникновении) на цели проекта. По результатам анализа риски ранжируются с учетом выполненных оценок и ряда дополнительных факторов, таких как потенциальный период возникновения риска и приемлемость риска для ключевых заинтересованных сторон проекта. Оценка рисков - это непрерывный процесс, осуществляемый на протяжении всего проекта средствами контроля рисков (см. 4.3.31). Необходимость предпринимать дополнительные меры по управлению рисками определяется динамикой развития событий во время реализации проекта. Основные входные и выходные данные процесса оценки рисков приведены в таблице 29. Таблица 29 Анализ рисков: входные и выходные данные
4.3.30. Реагирование на риски Реагирование на риски представляет собой процесс анализа вариантов и разработки действий по максимизации возможностей и минимизации угроз с точки зрения целей проекта. Риски рассматривают в порядке их приоритетности; при необходимости в бюджет и расписание проекта вводят дополнительные ресурсы и работы. Мероприятия по реагированию на риски должны соответствовать масштабу рисков, быть экономически эффективными и своевременными, а также реалистичными в контексте проекта. Предпринимаемые меры должны быть понятны всем вовлеченным сторонам; должны быть назначены лица, ответственные за их реализацию. Реагирование на риски включает разработку мер по предотвращению (избежанию) рисков, минимизации рисков и их отклонению (передача и принятие) рисков, а также формирование планов действий на случай наступления опасных ситуаций. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 30. Таблица 30 Реагирование на риски: входные и выходные данные
4.3.31. Управление рисками Процесс управления рисками предназначен для минимизации неблагоприятных последствий наступления рисков путем контроля реализации мер реагирования на риски и оценки эффективности этих мер. Процесс реализуют через отслеживание идентифицированных рисков, выявление и анализ вновь возникающих рисков, принятие решений по реализации планов действий в непредвиденных ситуациях, а также оценку реализации мер по реагированию на риски и определение их эффективности. Необходимо периодически проводить оценку рисков проекта на протяжении его жизненного цикла при идентификации новых рисков, а также по мере достижения ключевых вех. Основные входные и выходные данные процесса управления рисками приведены в таблице 31. Таблица 31 Управление рисками: входные и выходные данные
4.3.32. Планирование качества Цель планирования качества состоит в определении требований и стандартов качества, которые будут применяться по отношению к проекту и результату (или результатам) проекта, а также способа обеспечения соответствия этим требованиям и стандартам исходя из целей проекта. Процесс планирования качества включает: - определение и согласование с куратором проекта и другими заинтересованными лицами целей проекта и стандартов, соответствие требованиям которых необходимо обеспечить; - определение инструментов, процедур, методов и ресурсов, необходимых для обеспечения соответствия вышеописанным стандартам; - определение методологии, методов и ресурсов, необходимых для реализации систематических процедур обеспечения качества; - разработку плана обеспечения качества, который определяет виды обследований, области ответственности и состав участников, а также календарный план мероприятий в рамках расписания проекта; - консолидацию всей информации, связанной с обеспечением качества, в плане по качеству. В силу того, что проекты носят временный характер, в большинстве проектов отсутствует возможность разрабатывать стандарты качества. Разработка и внедрение в организации стандартов качества и параметров качества продукции обычно осуществляется за рамками проекта. Используемые стандарты и параметры, как правило, являются предметом ответственности организации-исполнителя и служат исходными данными для планирования качества. Термин "план обеспечения качества" относится к набору документов, свидетельствующих о том, что в компании внедрены процедуры и системы контроля качества продукции и проектов, и что установленные для проекта стандарты качества будут соблюдаться. План по качеству должен включать политику обеспечения качества, утвержденную высшим руководством организации. Основные входные и выходные данные процесса планирования качества приведены в таблице 32. Таблица 32 Планирование качества: входные и выходные данные
4.3.33. Обеспечение качества Обеспечение качества представляет собой процесс проверки соблюдения требований к качеству результатов и проекта. Этот процесс включает все инструменты, процедуры, методы и ресурсы, необходимые для обеспечения соответствия этим требованиям. Процесс обеспечения качества включает: - проверку того, что основные цели проекта и стандарты качества, требования которых должны быть соблюдены, доведены до сведения соответствующих сотрудников, правильно поняты, приняты ими к исполнению и неукоснительно соблюдаются; - выполнение плана по качеству в ходе реализации проекта; - обеспечение того, чтобы выбранные инструменты, процедуры, методы и ресурсы фактически применялись. Проверка мероприятий по обеспечению качества зачастую проводится подразделениями организации-исполнителя, не участвующими в проекте. Реализация мероприятий по обеспечению качества позволяет убедиться в том, что качество получаемого продукта и процессов реализации проекта соответствует требованиям используемых стандартов. Мероприятия по проверке (аудиту) качества определяют результативность и эффективность процессов обеспечения и контроля качества, а также необходимость осуществления изменений или корректирующих действий. Основные входные и выходные данные процесса обеспечения качества приведены в таблице 33. Таблица 33 Обеспечение качества: входные и выходные данные
4.3.34. Контроль качества Назначение процесса контроля качества состоит в определении того, достигнуты ли результаты проекта, соблюдены ли требования в области качества и обеспечено ли соответствие стандартам. Кроме того, в рамках процесса осуществляется выявление случаев несоответствия требованиям и разработка методов устранения выявленных несоответствий. Контроль качества следует осуществлять на протяжении всего жизненного цикла проекта. В рамках процесса проводят: - мониторинг обеспечения качества конкретных результатов проекта и процессов и выявление дефектов с использованием установленных инструментов, процедур и методов; - выявление возможных причин возникновения дефектов; - определение необходимых действий по предотвращению возникновения дефектов и формирование требований изменений; - доведение информации о корректирующих действиях и требованиях изменений до соответствующих членов организационной структуры проекта. Контроль качества зачастую проводят подразделениями организации-исполнителя, не участвующими в проекте, или представителями заказчика. Мероприятия по контролю качества позволяют выявлять причины низкого качества процессов или продукта и в случае необходимости их устранения могут привести к формированию перечня рекомендуемых действий или запросов на изменения. Основные входные и выходные данные процесса контроля качества приведены в таблице 34. Таблица 34 Контроль качества: входные и выходные данные
4.3.35. Планирование закупок Целью планирования закупок является обеспечение планирования и документирования стратегии и общей процедуры осуществления закупок до момента начала закупочной деятельности. Процесс планирования закупок призван упростить принятие решений, определить перечень используемых подходов к осуществлению закупок и привести к формированию перечня закупок и требований, предъявляемых к процессу. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 35. Таблица 35 Планирование закупок: входные и выходные данные
4.3.36. Выбор поставщиков Процесс выбора поставщиков включает сбор информации от потенциальных поставщиков для проведения всесторонней оценки предложений в сравнении с заявленными требованиями, рассмотрение и анализ полученной информации, а также выбор поставщика или поставщиков. Запросы на предоставление информации, предложения или цены, тендерного предложения, каждый из которых имеет свое предназначение, должны быть сформулированы таким образом, чтобы обеспечить соответствие получаемой информации потребностям заказчика, а также требованиям законодательных актов и иных регламентирующих документов. Запрос должен содержать полный перечень предоставляемых документов, включая описание их содержания, формата, количества и качества предоставляемых документов, их назначения и срока представления. При запросе предложений объем информации, содержащийся в предоставляемой документации, должен быть достаточным для выбора поставщика. Оценка предложений потенциальных поставщиков должна проводиться в соответствии с выбранными критериями оценки. Окончательный выбор должен быть сделан в пользу наиболее приемлемого и выгодного предложения, определенного в соответствии с критериями. Между выбором предпочтительного поставщика и определением окончательных условий договора может потребоваться проведение переговоров. Основные входные и выходные данные для выбора поставщика приведены в таблице 36. Таблица 36 Выбор поставщиков: входные и выходные данные
4.3.37. Управление контрактами Управление контрактами - это процесс управления взаимодействием покупателя с поставщиками. Процесс включает отслеживание и контроль исполнения обязательств поставщиками, получение регулярных отчетов о состоянии поставок, а также принятие необходимых мер для обеспечения соответствия всем требованиям, существующим в проекте относительно типа контракта, качества, исполнения, сроков и безопасности. Процесс управления контрактом начинается с момента заключения согласованного договора и завершается при его закрытии. Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 37. Таблица 37 Управление контрактами: входные и выходные данные
4.3.38. Планирование коммуникаций Планирование коммуникаций - это процесс выявления информационных и коммуникационных потребностей заинтересованных лиц проекта. Хотя необходимость обмена информацией существует во всех проектах, конкретные потребности в информации и методы ее распространения могут существенно различаться. Важными факторами успеха проекта являются определение информационных потребностей заинтересованных сторон, в частности предоставление информации в соответствии с требованиями государства или контролирующих органов, и определение методов удовлетворения данных потребностей. На требования, предъявляемые к системе коммуникаций проекта, могут также влиять такие факторы, как географическое распределение персонала, его принадлежность к различным культурам и особенности отдельных организаций (см. 3.5.1). Планирование коммуникаций следует осуществлять на ранних этапах планирования проекта непосредственно после выявления и анализа заинтересованных лиц. Процесс следует регулярно повторять и по необходимости пересматривать, для того чтобы обеспечить высокую эффективность коммуникаций на протяжении всего проекта. Создаваемый план коммуникаций фиксирует согласованные информационные ожидания сторон и должен быть доступен соответствующим участникам на протяжении всего проекта. Основные входные и выходные данные процесса планирования коммуникаций приведены в таблице 38. Таблица 38 Планирование коммуникаций: входные и выходные данные
4.3.39. Распространение информации Распространение информации - это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным лицам в соответствии с планом коммуникаций, а также при реагировании на неожиданно возникающие запросы информации. В результате реализации процесса могут быть изменены, дополнены или сформированы разделы организационной политики, отдельные процедуры и другие документы. Основные входные и выходные данные процесса распространения информации приведены в таблице 39. Таблица 39 Распространение информации: входные и выходные данные
4.3.40. Управление коммуникациями Целью процесса управления коммуникациями является удовлетворение информационных потребностей заинтересованных лиц проекта, а также разрешение вопросов, касающихся информационного взаимодействия в рамках проекта, в случае их возникновения. Успех или неудача проекта может зависеть от того, насколько хорошо налажены коммуникации участников команды и других заинтересованных сторон проекта. Процесс управления коммуникациями направлен на: - улучшение понимания между различными участниками проекта путем налаживания эффективных коммуникативных связей; - предоставление своевременной, достоверной и объективной информации; - разрешение вопросов, касающихся информационного взаимодействия, с целью предотвращения неблагоприятных воздействий на проект, возникших вследствие неразрешенных коммуникационных проблем или недопонимания. Основные входные и выходные данные процесса управления коммуникациями приведены в таблице 40. Таблица 40 Управление коммуникациями: входные и выходные данные
Приложение А (справочное) ВЗАИМОСВЯЗЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ПРЕДМЕТНЫХ ГРУПП ПРОЦЕССОВ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА На рисунках А.1 - А.5 приведено взаимодействие отдельных процессов, соответствующих процессным группам, определенным в 4.2.2 и связанным с ними предметными группами, определенными в 4.2.3. На рисунках А.1 - А.5 представлены не все возможные варианты взаимодействий; для наглядности приведена только одна логическая связь (обозначается линией). Стрелки (указатели) представляют собой только одну логическую последовательность процессов. Решение о выборе конкретного процесса и конечной логической цепочки остается за организацией, руководителем проекта, командой менеджмента проекта или проектной командой. Каждый процесс может быть использован повторно. |