Не. русский язык делового общения (1). Русский язык делового общения
 Скачать 0.88 Mb.
|
|
Задание 21. Прочитайте текст докладной записки. Найдите ошибки, допущенные ее автором. Отредактируйте текст документа. Докладная записка Директору фирмы «Заря» тов. Краснову Г. Ф Сдача объекта в вашей фирме задерживается по вине правления. Окончание строительства автоматизированной линии по раздаче сы- рья срывается из-за отсутствия на месте нужного диаметра труб для водопровода. Обращаю ваше внимание на вашу личную заинтересованность за окончание строительства. И. о. гл. инженера стройуправления Мешков Н. И. Задание 22. Составьте докладную записку начальника отдела ру- ководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела че- тырьмя компьютерами. Остальные данные укажите самостоятельно. Задание 23. Прочитайте перечень ситуаций деловой коммуника- ции. Какие типы писем необходимы в каждой из этих ситуаций? 1. Какое письмо направит вам деловой партнер, если вы не под- твердили получение его письма? 2. Вашему предприятию необходимо получить каталог офисной оргтехники. Какое письмо следует направить в соответствующую тор- говую фирму? 3. В университете планируют провести научную конференцию на тему «Компьютерное моделирование». Какие письма рассылает оргко- митет? 4. Предприятие отправляет партию телевизоров. Какие письма обязательно прилагаются к ней? 5. На вашем предприятии сломался недавно приобретенный де- ревообрабатывающий станок. Какое письмо нужно направить на пред- приятие-изготовитель? 6. Вы получили письмо от вашего делового партнера. Какое письмо обязательно следует направить партнеру в соответствии с пра- вилами делового этикета? Задание 24. Определите тип приведенных ниже деловых писем. Ответ обоснуйте. 1. На Ваш запрос сообщаем, что все оборудование имеет серти- фикат качества. 2. Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 20 компьютеров. 3. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № … . 4. Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 324-16 от 16.07.2015 Вы должны завершить монтажные работы до 19.11.2015. 5. К сожалению, в данный момент мы не можем принять Ваше предложение. 6. В случае неисполнения возложенных обязательств мы будем вынуждены обратиться в суд. Задание 25. Прочитайте языковые обороты, взятые из деловой корреспонденции. Устно предложите более короткую (правильную) запись этих оборотов без потери информативности. Абсолютно новый документ; собранные вместе материалы; про- должающиеся далее инциденты; сотрудничать вместе с Вами; каждый в отдельности считает, что ...; приложенное при этом заявление; точно совпадающие данные; повторите снова Ваше предложение; все еще остается нерешенным; я прошу Вас. Задание 26. Прокомментируйте и исправьте допущенные ошибки. 1. Пишите Ваши инициалы полностью. 2. Сообщаем наши рекви- зиты: Москва, 123298. Ул. Народного Ополчения. 3. Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы. 4. Сим письмом извещаем Вас, что вышепоименованный до- кумент приобщаем к делу. 5. Мы просили бы Вас сообщить нам ре- зультаты эксперимента. 6. Убедительно прошу Вас для сохранения до- стигнутого уровня обучения в техническом лицее выделить ему ком- пьютерный класс. 7. Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить. 8. Ин- ститут просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемле- мом для экспонирования виде. 9. Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию. 10. Это про- изошло в то время, когда я был совершенно занят. Задание 27. Исправьте ошибки. До истечении пятидневного срока, по окончанию рабочего дня, обязательства по договору, подрядчики по обслуживанию жилищного фонда, договора по предоставлению услуг, базировать свои выводы расчетами, указать на недостатки в работе, выразить благодарность и наградить денежной премией коллектив банка, расчет по предвари- тельной мощности, налоговая инспекция по Ленинскому району, рас- поряжения по пенсиям, запрос на скидки. Задание 28. Закончите фразы деловых писем. На основании торгового соглашения …; В ответ на Ваш запрос напоминаем, что …; Просим подтвердить получение …; Ставим Вас в известность, что …; Ваше предложение отклонено …; Просим принять участие в …; Надеемся, что наша просьба …; На основании договора о намерениях …; Считаем необходимым еще раз напомнить Вам …; Мы можем предложить Вам …; Мы будем весьма признательны Вам за участие в …; Убедительно просим Вас… . Задание 29. Представьте, что Вам нужно подготовить деловые бумаги в следующих ситуациях. 1. Ваша фирма сотрудничает с организацией, поставляющей вам какие-либо товары. На последней встрече представителей фирм была достигнута договоренность о поставке новой партии товаров. Вам по- ручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достиг- нутую договоренность и запросить информацию об условиях этой по- ставки. Название товаров выберите сами. Напишите текст такого письма-запроса, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) указать основание написания письма; 3) выразить просьбу о поставке новой партии товаров с указанием условий, возможных льгот; 4) выразить дополнительную просьбу об указании веса, стоимо- сти упаковки, возможных сроках поставки, направлении технической спецификации; 5) закончить письмо соответствующей формулой речевого эти- кета, написать, что ожидаете ответа. 2. Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, которая сообщила вам о проведении международной выставки. Ваша фирма хочет участвовать в этой выставке. Для участия в ней вы подго- товили необходимые материалы (соответствующую заявку, список то- варов, которые будут экспонироваться на выставке, а также про- спекты, каталоги с подробными характеристиками этих товаров), обычно посылаемые с сопроводительным письмом. Напишите текст такого сопроводительного письма, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) описать содержание направляемых материалов; 3) закончить письмо формулой речевого этикета; 4) указать на наличие приложения и кратко описать его содержа- ние. 3. Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, которая сделала вам предложение на поставку партии товаров. Ваша фирма направила это предложение своему заказчику, но ответа от него пока не получила. Вам поручено написать об этом руководителю фирмы. Напишите такое письмо-ответ, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма и поблагодарить за него; 3) сообщить о невозможности дать окончательный ответ на предложение и объяснить причины этого; 4) указать сроки окончательного решения, условия, при которых ответ может быть положительным; 5) указать, что будет означать отсутствие вашего ответа после указанного срока; 6) закончить письмо соответствующей формулой речевого эти- кета. 4. Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, от которой получили предложение на поставку партии товаров. Ваша фирма вынуждена отказаться от этого предложения, так как ее не устраивают цены или условия поставок (либо этому мешают какие-то другие обстоятельства). Напишите текст письма-отказа от предложения, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма с деловым предложением и по- благодарить за него; 3) сообщить об отказе фирмы от полученного предложения, вы- разив при этом сожаление и объяснив причины отказа; 4) выразить надежду на более успешное сотрудничество в буду- щем. Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета. 5. Ваша фирма сотрудничает с организацией, от которой она только что получила партию товара. При вскрытии товара вы обнару- жили ряд дефектов. Вам поручено написать письмо-рекламацию. Напишите такое письмо, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение товара и сопроводительного документа к нему; 3) сообщить о фактах несоблюдения контракта (например, о недокомплектовании или о повреждении товара), высказать предполо- жение о причинах повреждения товара; 4) сообщить о направлении адресату соответствующего доку- мента об указанных фактах; 5) обратиться с просьбой ликвидировать повреждения, допоста- вить товар в полном объеме; 6) выразить надежду на то, что подобное в будущем не повто- рится. Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета. 6. Сотрудничающая с вами фирма известила вас о причинах за- держки выполнения контрактных обязательств доставки товаров (в частности, по вине завода-изготовителя, который, в свою очередь, ис- пытывает большие трудности с материалами, необходимыми для про- изводства этих товаров). В связи с этим фирма предполагает, что в те- кущем году ей удастся поставить определенное количество товарных единиц, и просит перенести срок поставки остального количества на следующий год. Вам поручено написать ответное письмо о согласии на перенос сроков поставки, однако в пределах текущего года. Напишите текст такого письма, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма, указать, что полученная ин- формация принята к сведению; 3) выразить надежду, что положение изменится; 4) сообщить, что просьба адресата принимается частично, пояс- нив, что принимается, а что нет; 5) напомнить адресату о необходимости соблюдать контрактные сроки; Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета. 7. Ваша фирма получила от сотрудничающей с вами организации письмо следующего содержания: «С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения на поставку запрашиваемых нами то- варов. Мы согласны с предложенными Вами количеством товара и сроками поставки. Однако хотелось бы при встрече обсудить вопрос о цене товара». Вам поручено подготовить ответное письмо с объяснением, на основании чего были определены соответствующие расценки, и пред- ложить пути урегулирования данного вопроса. Напишите текст такого письма, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие необ- ходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма и сообщить, на основании чего были предложены соответствующие расценки; 3) предложить встречу для решения вопроса о ценах; 4) запросить место и время такой встречи; Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета. Задание 30. Проанализируйте тексты писем, найдите ошибки, напишите исправленные и верно оформленные варианты. 1. Уважаемые господа! Мы ссылаемся на Вашу рекламу современных женских пальто в журнале «Акцент». Пожалуйста, пришлите Ваши каталоги и прейску- ранты цен на полный ассортимент пальто и сходных с ними головных уборов. К Вашему сведению, мы являемся одним из самых больших торговых центров в России и стремимся к расширению ассортимента путем предложения фасонов из других стран Европы. Если Ваши цены конкурентные, то Вы получите большой заказ. С уважением, Петров И. И. 2. Уважаемые господа! Во время моего пребывания в Вашем городе неделю назад я по- сетил выставку-ярмарку, где мне очень понравился товар, что демон- стрировался на Вашем стенде. Я прилагаю список наименований, ко- торые мне требуются, и был бы рад получить Ваше предложение как можно скорее. Моя фирма интересуется всеми типами товаров, и, если у Вас есть другие изделия, мы бы хотели получить детальную инфор- мацию о них. С уважением, Петров И. И. 3. Уважаемые господа! Так как мы являемся одним из ведущих производителей копиро- вальной техники, машин, нам требуется большое количество соответ- ствующих деталей. Не могли бы Вы сделать нам предложение на та- кую продукцию? Пожалуйста, назначьте цены в расчете на ежегодный заказ на 500 000 рублей. Ждем Вашего реального предложения. С уважением, Петров И. И. 4. Господа! Вы заинтересуетесь, услышав о нашем последнем товаре, кото- рый мы только что представили на рынок. Наши инженеры-исследова- тели наконец-то решили ряд серьезных проблем. Настоящий товар прошел испытание за испытанием, проводимые нашими инженерами. Мы уверены в том, что Ваш главный инженер захочет осмотреть этот товар в работе. Спецификация и прейскурант цен прилагаются. С уважением, Петров И. И. 5. Уважаемые господа! Так как сезон приближается, мы должны иметь летние товары точно к концу мая. Что касается платежа, то вышеуказанные цены нас не устраивают, поэтому предлагаем Вам представить нам трехмесяч- ный кредит. Вы вправе обратиться к фирме «Ост» для получения лю- бой информации относительно нашей репутации. Просим подтвердить получение данного письма. С уважением, Петров И. И. 6. Уважаемые господа! После визита нашего представителя Иванова А. М., который он нанес Вам и в подтверждение к нашему телефонному разговору, когда ему была показана Ваша коллекция весенних моделей, мы решили сде- лать на них подробный заказ. Соответственно, мы настоящим размещаем заказ. Все подробности, касающиеся моделей, расцветок и размеров, да- ются в прилагаемом бланке заказа № 576. С уважением, Петров И. И. Приложения Приложение 1 Материалы по деловому письму Личные документы. Заявление, объяснительная записка, доверенность, расписка, автобиография, резюме Заявление Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Текст заявления имеет следующую структуру: 1. Если заявление адресуется должностному лицу, то его долж- ность и фамилия помещаются в правом верхнем углу и ставятся в да- тельном падеже, инициалы даются перед фамилией: Управляющему банком «Прогресс» М. В. Иванову. 2. Фамилия заявителя пишется в родительном падеже без пред- лога и помещается под наименованием адресата. В некоторых случаях указывается и адрес заявителя (при обращении в милицию, прокура- туру, суд, в администрацию любого уровня): П. Р. Семенова, прожи- вающего по адресу: г. Уфа, 450059, ул. Зорге, д. 11, кв. 75. 3. Если заявление пишется в организацию, то её название ста- вится в винительном падеже: В отдел аспирантуры… 4. В центре страницы помещается слово заявление. 5. Далее следует собственно текст, который пишется с красной строки и включает просьбу и её аргументацию. Просьба выражается конструкцией прошу + инфинитив с указанием конкретных чисел и дат, которые употребляются с предлогами с и по. Например: Прошу предоставить отпуск за свой счёт сроком на три дня с 12.03.2015 по 14.03.2015. Причинно-аргументирующие отношения выражаются предлогами (в связи с, ввиду, вследствие, в результате), союзами (так как, в связи с тем что, ввиду того что, вследствие того что, в результате того что). 6. Дата помещается слева внизу и оформляется так: 3 марта 2015 г. или 03.03.2015. 7. Подпись ставится справа внизу, при этом расшифровка под- писи не даётся. Слово заявление – это заголовок документа. Правила оформления заголовка таковы: 1. Если текст заявления набран на компьютере или написан на за- готовленном бланке, заголовок может быть написан прописными бук- вами: ЗАЯВЛЕНИЕ. После заголовка в этом случае точка не ставится. 2. В рукописных заявлениях обычно только первая буква заго- ловка прописная: Заявление. Точка в этом случае не ставится. 3. Слово заявление может быть написано со строчной буквы, в этом случае в конце ставится точка. Образец заявления: Декану факультета АТС УГАТУ проф. Ю. В. Поликарпову студента группы ЛП-265 А. С. Иванова Заявление Прошу разрешить мне досрочную сдачу весенней сессии в связи с участием во Всероссийской студенческой спартакиаде по плаванию. 14.05.2015 Подпись Обратите внимание! 1. При выражении просьбы в личных документах перед глаголом прошу не ставятся слова очень и убедительно. 2. Не соответствуют стилистическим нормам оформления дело- вых бумаг следующие выражения: потому что (из-за того что) мне надо уехать, потому что у меня болит голова. 3. Нарушением нормы официально-делового стиля также счита- ется употребление в заявлении предложений и сочетаний типа: Госпо- дин декан; Уважаемому декану; В просьбе прошу не отказать; Зара- нее благодарю; С уважением. |