Оглавление

Введение
1. Анализ предметной области
1.1 Описание предметной области и функции решаемых задач
1.2 Перечень входных (первичных) документов
1.3 Ограничения предметной области по индивидуальной задаче
2. Постановка задачи
2.1 Организационно-экономическая сущность комплекса решаемых задач
2.2 Описание выходной информации
2.3 Описание входной информации
3. Разработка информационного обеспечения
3.1 Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов
3.2 Определение логической структуры базы данных
3.3 Разработка физической структуры базы данных
3.4 Контрольный пример
4. Создание базы данных
4.1 Структура таблиц
4.2 Схема данных
4.3 Пользовательские формы
5. Создание алгоритма и запросов
6. Создание отчётов
6.1 Получение отчёта с помощью Мастера отчётов
6.2 Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов
Заключение
Список литературы

Введение

В настоящее время на многих производственных предприятиях используются информационные технологии для управления производственным процессом. Стоит отметить, что в первую очередь автоматизируются вспомогательные процессы, такие как управление персоналом, управление расчетами и заработной платой, управление учетом запасов готовой продукции.
При управлении складской деятельностью предприятию приходится выполнять ежедневную обработку больших объемов информации. И несвоевременное получение (передача) данных, наличие ошибок при обработке, утеря информации может привести к ошибкам, а значит – к снижению эффективности данного процесса. В настоящее время на некоторых предприятиях по-прежнему используется ручная обработка информации. Это существенно замедляет процесс обработки информации, тем самым снижая эффективность всего процесса управления складской деятельностью.
Цель настоящей курсовой работы – создание информационной системы для хранения, анализа и обработки информации применяемой в деятельности магазина. 
На основе цели были выделены следующие задачи:
- анализ предметной области. 
- построение информационно-логической модели.
- разработка таблиц базы данных.
- разработка форм, запросов и отчетов базы данных.

1. Анализ предметной области

1.1 Описание предметной области и функции решаемых задач

В результате обследования предметной области выявлено, что предприятие выпускает изделия широкого потребления. Производство предприятия представлено тремя цехами. Цех 1 выпускает изделия 01, 02; Цех 2 - изделия 01, 02, 10; Цех 3 - изделия 30, 31. Изделия 01 и 02, пользующиеся повышенным спросом, выпускаются цехами 1 и 2. 
Готовые изделия поступают на склады. За складом 1 закреплены изделия 01 и 02; за складом 2 - изделие 10, за складом 3 - изделия 30,31.

Рисунок 1 – Схема производства предприятия

Система управления предприятием включает подсистемы: планирования, технической подготовки производства (конструирование изделия, технологическая проработка), материально-технического обеспечения производства, бухгалтерского учёта, маркетинга и другие. 
Отделы управления предприятием реализуют закреплённые за ними подсистемы управления с выделенными в них комплексами задач. Например, плановый отдел - подсистема планирования, бухгалтерия - бухгалтерский учёт и так далее. На небольших фирмах несколько подсистем управления и их комплексы задач могут быть закреплены за конкретным специалистом.
Рассмотрим в качестве предметной области деятельность отдела сбыта и реализации предприятия. Экономисты этого отдела выполняют функции учёта и контроля, реализуют функции анализа при решении следующих комплексов задач: 
– анализ выполнения плана выпуска изделий, 
– анализ выполнения плана отгрузки изделий заказчикам, 
– анализ выполнения финансового плана, 
– анализ движения изделий на складах, 
– анализ обеспеченности плана отгрузки фактически сданными на склад изделиями, и другие 
При решении задач анализа выявляются отклонения фактических нных от плановых. Если план выполнен, отклонение равно нулю – норма. Если фактические данные превышают плановые, имеет место превышение плана – излишки. Если фактические данные меньше плановых данных, план не выполнен – дефицит. По результатам анализа делается выборка (дефицит или излишки). 
Экономисты отдела сбыта устанавливают причины отклонений от плана и принимают решения для устранения этих причин. При обследовании отдела сбыта и реализации исследованы основные процессы, связанные с формированием всех показателей, необходимых для решения комплексов задач подсистемы сбыта и реализации. Плановый отдел до начала планируемого года создаёт: 
−	планы выпуска изделий всеми цехами предприятия на следующий год с разбивкой по месяцам, 
−	план отгрузки изделий заказчикам или список договоров на следующий год с разбивкой по месяцам. 
Цеха сдают готовые изделия на склад. Процесс фактического выпуска продукции и сдачи её на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных указывается дата сдачи изделий на склад. В зависимости от вида выпускаемой продукции сдача на склад осуществляется несколько раз в день или несколько раз в месяц. Для анализа выполнения плана выпуска изделий фактические данные группируются по месяцам. 

1.2 Перечень входных (первичных) документов

Для решения комплекса задач необходимы первичные документы: 
- список выпускаемых изделий; 
- список складов; 
- список цеховых накладных; 
- список товарно-транспортных накладных. 
Поставка готовых изделий на склад оформляется цеховыми накладными. Заказчик может получать заказанные изделия частями. Каждая отгрузка изделий оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты. Информационно-технологическая схема процесса представлена на рисунке 2.

Рисунок 1 – Информационно-технологическая схема

1.3 Ограничения предметной области по индивидуальной задаче

При решении задачи необходимо помнить об ограничениях, характерных для предметной области:
−	На предприятии имеется несколько цехов, несколько складов. 
−	Предприятие выпускает несколько видов изделий, использует несколько единиц измерения. 
−	У изделия только одна единица измерения. 
−	У разных изделий может быть одинаковая единица измерения. 
−	Готовое изделие закреплено за одним складом и может выпускаться несколькими цехами.
−	Один цех может выпускать несколько наименований изделий. 
−	Каждое изделие хранится на одном складе. 
−	На одном складе может храниться несколько наименований готовых изделий.
−	Номера цехов и складов не изменяются. 
−	Номер цеховой накладной может повторяться в каждом цехе.
−	Цеховая накладная отправляется на один склад и может включать несколько наименований изделий. 

2. Постановка задачи

2.1 Организационно-экономическая сущность комплекса решаемых задач

Цехи сдают готовые изделия на склад. Процесс фактического выпуска продукции и сдачи её на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных указывается дата сдачи изделий на склад. В зависимости от вида выпускаемой продукции сдача на склад осуществляется несколько раз в день или несколько раз в месяц. Для анализа выполнения плана выпуска изделий фактические данные группируются по месяцам.
Примерный перечень комплекса задач: 
1. Получить количество заданного изделия, поступившего на склад, по кварталам из документов “Цеховая накладная”.
2. Получить количество заданного изделия, отгруженного со склада, по кварталам из документов “Товарно-транспортная накладная”. 
3.Остаток подсчитывается как разность между результатами, полученными в п.п. 1 и 2. Подсчитать остаток в стоимостном выражении. 
4. Подсчет в строке “Итого ” выполнить в отчете.

2.2 Описание выходной информации

Результатом работы системы должно стать получение определенных конечных документов.

Таблица 1 – Анализ выполнения плана отгрузки изделий по месяцам

По запросу пользователя формирутся документ, содержащий информацию по конкретному изделию по кварталам (рисунок 2).

Рисунок 2 – Форма выходного отчета

2.3 Описание входной информации

В результате обследования предметной области выявлены первичные (справочные и оперативные) документы, необходимые для решения задач. Приведём структуру документов и поясним назначение содержащихся в этих документах показателей.

Таблица 2 – Список выпускаемых изделий

В таблице даётся перечень изделий, которые намечены к выпуску в планируемом году. Таблица одержит следующие поля: 
1. Код изделия - уникальное короткое обозначение изделия. Для кодирования используются цифры, буквы. Например, если номенклатура выпускаемых изделий небольшая, (50 штук) можно использовать для кодирования последовательность от 01 до 99 с учётом появления новых видов изделий. 
2. Нормативный запас – количество изделий, хранящихся на складе на случай непредвиденных ситуаций. 
3. Номер склада – указан номер склада, за которым закреплено конкретное изделие.

Таблица 3 – Справочник единиц измерения

Изделия могут измеряться поштучно, в килограммах, тоннах, метрах и так далее. Поэтому для кодов единиц измерения достаточно взять одноразрядные текстовые коды от 1 до 9. Наименование единицы измерения – шт., кг., м., и так далее.

Таблица 4 – Справочник выпускающих цехов

В списке ограничений указано, что выпускающих цехов на предприятии от 2 до 3, поэтому номер выпускающего цеха целесообразно задать одной цифрой или символом.

Таблица 5 – Список складов

Предполагается, что каждый цех имеет свой склад, поэтому количество складов так же от 2 до 3. 
Также для решения задачи используются оперативные документы.

Рисунок 3 – Форма документа «Цеховая накладная»

Рисунок 4 – Форма документа «Товарно-транспортная накладная»

3. Разработка информационного обеспечения 

3.1 Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов

Целью информационного моделирования является определение сущностей, или объектов, которые составляют предметную область, а также определение связей между этими сущностями. Объекты информационной модели описываются через их имена и имена их атрибутов. Под атрибутом сущности понимается любое свойство, которое позволяет уточнить, идентифицировать состояние сущности.
Основными объектами предметной области, о которых должна храниться информация, будут: Журнал договоров, Спецификация договора, Справочник продукции, Цеха, Склады, Поставщики, Покупатели, Журнал Цеховых накладных, Спецификация ЦН, Единицы измерения.
Следующим шагом проектирования является определение связей между объектами. Связь устанавливается между двумя информационными объектами. Наличие связи, как правило, определяется природой реальных объектов, процессов и явлений, отображаемых этими информационными объектами. Связь между объектами существует, если логически взаимосвязаны экземпляры этих информационных объектов.
Для определения связей и функциональных зависимостей между информационными объектами различают несколько видов связей: один к одному -1:1, один ко многим - 1:М, многие ко многим М: М. 
Пример информационной модели данных уровня сущностей «анализ результатов финансовой деятельности» показан на рисунке 5.

Рисунок 5 – Информационно-логическая модель

3.2 Определение логической структуры базы данных

На основе представленной модели была разработана информационно-логиеская модель уровня атрибутов, в которой представлены не только сущности, но и атрибуты, входящие в них. В каждой сущности выделен ключевой атрибут. Первичный ключ служит для однозначной идентификации экземпляра сущности, а также для связи сущности с другими сущностями в схеме. Логическая структура базы данных представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Логическая структур базы данных

3.3 Разработка физической структуры базы данных

На основе представленных выше моделей формируется физическая модель базы данных с учетом особенностей целевой СУБД (в нашем случае – MS Access). 

Рисунок 7 – Физическая модель базы данных

Эти модели стали основой для создания базы данных.

3.4 Контрольный пример

Данные контрольного примера приведены в таблице 6:

Таблица 6

4. Создание базы данных

4.1 Структура таблиц

При разработке таблиц были продуманы поля, их типы, ограничения. Были использованы такие ограничения, как значение по умолчанию, формат даты, маска ввода, поле подстановки. Все эти ограничения облегчают работу пользователя с базой данных.
Таблица Цеха

Рисунок 8. Структура таблицы Цеха

Таблица Склады

Рисунок 9. Структура таблицы Склады

Таблица Сотрудники. В этой таблицы для поля Телефон использована маска ввода.

Рисунок 10. Структура таблицы Сотрудники

Таблица Справочник продукции.

Рисунок 11. Структура таблицы Справочник продукции

Таблица Спецификация ЦН (цеховых накладных). В этой таблице для номера накладной и кода продукции создано поле подстановки. Это значит, что при заполнении полей пользователь сможет выбрать значения из других таблиц. Причем, при заполнении будет виден не только код продукции, но и ее название.

Рисунок 12. Структура таблицы Спецификация ЦН

Таблица Справочник Журнал ЦН. Здесь используются поля подстановки для полей кладовщик цеха и кладовщик склада. 

Рисунок 13. Структура таблицы Журнал ЦН

Таблица Покупатели. Используется маска ввода.

Рисунок 14. Структура таблицы Покупатели

Таблица Поставщики. Может быть получена копированием структуры таблицы Покупатели.

Рисунок 15. Структура таблицы Поставщики

Таблица Журнал договоров. Используется подстановка по полям код покупателя и код поставщика.

Рисунок 16. Структура таблицы Журнал договоров

Таблица Спецификация договоров.

Рисунок 17. Структура таблицы Спецификация договоров

Таблица Журнал ТТН.

Рисунок 18. Структура таблицы Журнал ТТН

Таблица Спецификация ТТН. Здесь для поля единица измерения задано значение по умолчанию. 

Рисунок 19. Структура таблицы Спецификация ТТН

4.2 Схема данных

На основе информационно-технологической схемы, а также представленных в задании схем данных, нами была разработана схема данных, используемая для разработки базы данных, решающей поставленную задачу (рисунок 20).

Рисунок 20 – Схема базы данных

4.3 Пользовательские формы 

Для ввода данных в таблицы были разработаны формы. Часть форм основана только на одной таблице. Например, формы Сотрудники, Поставщики, Покупатели.

Рисунок 21. Форма Сотрудники

Рисунок 22. Форма Поставщики

Рисунок 23. Форма Покупатели

Рисунок 24. Форма Справочник продукции

Для создания других форм понадобилось использование нескольких таблиц и даже запросов. Например, для форм Журнал цеховых накладных, Спецификация к накладной.

Рисунок 25. Форма Журнал цеховых накладных

Рисунок 26. Форма Спецификация к накладной

Рисунок 27. Форма Журнал ТТН

Рисунок 28. Форма Спецификация к ТТН

5. Создание алгоритма и запросов

Организационно можно выделить комплекс задач для решения анализа выполнения выпуска изделий цехами по месяцам: 
1. Получить количество заданного изделия, поступившего на склад, по кварталам из документов “Цеховая накладная”.
2. Получить количество заданного изделия, отгруженного со склада, по кварталам из документов “Товарно-транспортная накладная”. 
3. Остаток подсчитывается как разность между результатами, полученными в п.п. 1 и 2. Подсчитать остаток в стоимостном выражении. 
4. Подсчет в строке “Итого ” выполнить в отчете.
Разработаем запрос Отклонения, отражающий количество изделий, поступивших на склады, количество изделий, переданным по ТТН и остаток (отклонения). Для создания использовался конструктор (рисунок 29). При создании запроса использовалась группировка.

Рисунок 29 – Создание запроса в конструкторе

Результат выполнения будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 30 – Результат выполнения запроса

Разработаем запрос, отражающий отклонения до конца заданного квартала по месяцам. Для этого создадим запрос в конструкторе (рис. 31). 

Рисунок 31 – Создание запроса в конструкторе

Для определения номера квартала по месяцу использовалась формула, созданная в Построителе выражений (рисунок 32).

Рисунок 32 – Построитель выражений

При запуске запроса появляется диалоговое окно запроса наименования изделия (рисунок 33).

Рисунок 33 – Диалоговые окна

Результат выполнения будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 34 – Результат выполнения запроса

Данные запросы позволяют получить необходимую информацию.

6. Создание отчётов

6.1 Получение отчёта с помощью Мастера отчётов

Разработаем отчет Отклонение отгрузки изделий на основе соответствующего запроса. Для этого используем мастер отчетов. В мастере отчетов выберем запрос Отклонения по месяцам и все его поля. В результате получится отчет (рисунок 35).

Рисунок 35 – Отчет

6.2 Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов

Чтобы изменить структуру отчета и задать итоговую операцию, используем конструктор отчетов (рисунок 36).

Рисунок 36 – Редактирование отчета

В результате получится необходимый отчет (рисунок 37).

Рисунок 39 – Внешний вид отчета

Внешний вид отчета соответствует требованиям задания.
информация алгоритм логический запрос

Заключение

В ходе работы над курсовым проектом была разработана база данных. Одним из преимуществ этой базы является высокая экономическая эффективность, которая позволит организации значительно снизить затраты на реализацию процесса учета запасов на складе. Это достигается за счет значительного снижения времени на выполнение трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше внимания уделять своим задачам.
В курсовом проекте были решены следующие задачи: проанализирована предметная область, построены модели базы данных, созданы таблицы, запросы, формы и отчет. Также были проверены значения контрольного примера.
В результате внедрения базы данных удастся достичь уменьшения времени на обработку информации; сокращения времени загрузки данных; организации быстрых расчетов и отсутствия ошибок.

Список литературы

1. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие/ Под ред. Ю.Ю. Романова – М.: ЭКСМО, 2015.-544 с. – (Высшее экономическое образование).
2. Бугорский В.Н., Соколов Р.Е. Экономика и проектирование информационных систем. – СПб.: Питер, 2016.-340 с. 
3. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 2016. – 239 с. 
4. Вейскас Джон. Access 7.0 для Windows. – СПб.: Питер, 2013. – 850 с. 
5. Винтер Рик. Microsoft Access 97: Справочник. – СПб.: Питер, 2014. – 411 с. 
6. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2014. – 368 с. 
7. Джонс Эдвард, Джонс Джарел. Access 97 Книга ответов. – СПб.: Питер, 2013. – 390 с. 
8. Зегжда Д.П., Ивашко А.М. Как построить защищенную систему. – СПб.: НПО “Мир и семья”, 2015. - 290 с. 
9. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2014. – 415 с. 
10. Мельников В. Защита информации в компьютерных системах. – М.: Финансы и статистика, 2014. – Москва «Финансы и статистика» 1997. – 364с. 
11. Морозов В.П., Тихомиров В.П., Хрусталев Е.Ю. Гипертексты в экономике. Информационная технология моделирования. – М.: Финансы и статистика, 2017. – 253 с.
Размещено на Allbest.ru