Учебник Осетровой_MS_Project2010. Руководство по основным приемам работы в Microsoft Project 2010 по дисциплине "Менеджмент в телекоммуникациях"
 Скачать 3.55 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ САНКТ - ПЕТЕРБУРГСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ И.С. Осетрова УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ в Microsoft Project 2010 Учебное пособие Санкт - Петербург 2013 2 УДК 004.655, 004.657, 004.62 И.С. Осетрова Управление проектами в Microsoft Project 2010- СПб: НИУ ИТМО, 2013. – 69 с. В пособии представлено руководство по основным приемам работы в Microsoft Project 2010 по дисциплине “Менеджмент в телекоммуникациях”. Предназначено для студентов, обучающихся по всем профилям подготовки бакалавров направления: 210700 Инфокоммуникационные технологии и системы связи. Рекомендовано к печати Ученым советом факультета инфокоммуникационных технологий, протокол №4 от 13 декабря 2011г. В 2009 году Университет стал победителем многоэтапного конкурса, в результате которого определены 12 ведущих университетов России, которым присвоена категория «Национальный исследовательский университет». Министерством образования и науки Российской Федерации была утверждена программа его развития на 2009–2018 годы. В 2011 году Университет получил наименование «Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики» Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики, 2013 И.С. Осетрова, 2013. 3 Оглавление 1. ВВЕДЕНИЕ В ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ............................ 6 1.1 Техника планирования ...................................................................................... 7 1.2 Проектный треугольник ...................................................................................10 1.3. Microsoft Project и существующая система управления проектами ...........11 2. MICROSOFT PROJECT 2010 ............................................................................14 2.1. Элементы интерфейса Microsoft Project 2010 ...............................................14 2.2 Представления Microsoft Project 2010 ...........................................................18 2.3. Настройка Microsoft Project 2010 ................................................................19 3. КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ .............................................................23 3.1. Создание проекта в Microsoft Project 2010 ...............................................23 3.2. Начальные настройки проекта .......................................................................25 3.3. Календари в Microsoft Project 2010 ............................................................27 3.4. Планирование задач .......................................................................................30 3.5. Иерархическая структура проекта .................................................................38 4. РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ...................................................................42 4.1. Типы ресурсов ..................................................................................................42 4.2. Назначение ресурсов ......................................................................................47 5. АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЕКТА......................................................50 5.1. Анализ расписания проекта ............................................................................50 5.2. Анализ стоимости проекта .............................................................................52 5.3. Анализ загрузки и использования ресурсов .................................................53 6. ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПРОЕКТА ........................................................................57 6.1. Подготовка к отслеживанию проекта ............................................................57 6.2. Отслеживание проекта ....................................................................................59 4 7. ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА .............................................................................. 62 7.1. Сохранение проекта как шаблона .............................................................. 62 Литература ................................................................................................................ 63 5 Введение Курс предназначен для студентов, обучающихся по всем профилям подготовки бакалавров направления: 210700 Инфокоммуникационные технологии и системы связи. В результате курса, проводимого под руководством преподавателя, студенты смогут: понять основные принципы управления проектами; освоить интерфейс MS Project 2010; создавать проекты в MS Project 2010: вводить задачи, настраивать их свойства; связывать задачи, определять критический путь проекта; вводить и задавать свойства ресурсов; назначать ресурсы на задачи; анализировать проекты в MS Project 2010: анализировать критический путь проекта; анализировать бюджет проекта; анализировать и выравнивать загрузку ресурсов в проекте; анализировать и выравнивать загрузку ресурсов в портфеле проектов; научиться форматировать проекты для анализа, печати и предоставления информации другим участникам проектов; использовать другие возможности MS Project 2010: вывод информации в другие приложения MS Office 2010 и пр. Для прохождения данного курса студенты должны уметь: запускать программы, установленные на компьютере; изменять состояния окон с помощью кнопок управления окном программы; упорядочивать окна открытых программ на рабочем столе; использовать буфер обмена при копировании или переносе информации; использовать справочную систему при поиске необходимой информации; работать с файлами и папками в программе Проводник; изменять способ отображения содержимого в окне программы Проводник для более наглядного просмотра файлов и папок; выполнять поиск ранее созданных и сохраненных документов на компьютере; создавать и размещать ярлыки в различных областях компьютера: на рабочем столе, в главном меню или в отдельных папках. С целью более глубокого изучения вопросов управления проектами читатель может обратиться к использованной при составлении данного пособия литературе [1 - 9]. 6 1. ВВЕДЕНИЕ В ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг (PMBOK, 2008). Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые, можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам: Временность — любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам). В случае если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго. Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством. Последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе инициации проекта. Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством характеристик: выполняется людьми; ограничен доступностью ресурсов; планируется, исполняется и управляется. Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется стандартный подход к проектному управлению (см. Рис. 1) 7 Рис. 1: Жизненный цикл проекта Под определение проекта не попадает операционная деятельность. Но даже операционную деятельность можно рассматривать как проект (в том числе в Microsoft Project 2010), например, квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к. результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ. 1.1 Техника планирования Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета, графика потребности в материалах, машинах и механизмах и т. д. Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы и последовательность (см. Рис. 2): 1) Определение цели проекта и ее описание. Довольно часто проекты начинаются без четких и измеримых целей. 2) Определение технологических стадий (этапов работ). Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития 8 проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу. 3) Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их последовательность и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов). 4) Необходимо согласовать вопрос о выделяемых ресурсах для проекта. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах. Для решения данной проблемы все проекты в компании должны иметь приоритеты. 5) График работ в таких системах, как Microsoft Project, получается автоматически, если определены задачи и ресурсы. 6) Если определить расценки на человеческие ресурсы, машины, механизмы и материалы, то бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет не сверяют с графиком работ. 7) В небольших проектах обязательным условием начала работ по проекту является наличие утвержденного письменного задание, бюджета и графика работ, которые образуют формальный документ «План проекта». Довольно часто перед началом проекта некоторые из указанных документов отсутствуют, последствия этого мы рассмотрим ниже. В больших проектах, необходимо также разработка планов управления рисками, качеством, документооборотом, персоналом и др. Также необходимо отметить, что процесс планирования является итеративным. План проекта (сроки, список задач, бюджет) должен изменяться как по результатам исполнения проекта, так и по результатам изменения среды проекта. 9 Рис. 2: Процесс планирования 10 1.2 Проектный треугольник Проект – это мероприятие, направленное на достижение уникального результата в заданные сроки и в рамках указанного бюджета. Поэтому большинство проектов ограничены по времени, бюджету и объему работ (иначе – области охвата). Эта комбинация элементов называется проектным треугольником (см. Рис. 3). С помощью проектного треугольника можно представить основные положения управления проектами. Изменение любой стороны треугольника затрагивает две другие его стороны. Изменения плана могут повлиять на треугольник по-разному, в зависимости от особых обстоятельств и природы проекта. Например, в некоторых случаях сокращение сроков может привести к увеличению расходов, а в других – к их сокращению. Понимание проектного треугольника поможет в принятии оптимальных решений, когда необходим поиск компромисса. В большинстве проектов, по меньшей мере, одна сторона треугольника фиксирована, то есть ее нельзя изменить. В некоторых проектах это бюджет: независимо ни от чего на проект не будет выделено дополнительных средств. В других проектах нельзя менять календарный план либо конечные результаты. Необходимо найти неизменные стороны проектного треугольника. Зная, какую сторону треугольника нельзя изменить, легко определить, что можно скорректировать в случае возникновения проблем. Сначала решите, который из трех элементов фиксирован. Как правило, это элемент, который наиболее важен для успеха проекта (своевременное окончание, бюджет или согласованный объем работ). Затем определите, какую сторону затрагивает текущая проблема. После этого станет ясно, на какие элементы необходимо обратить внимание, чтобы скорректировать проект. Помните, что изменение только одной стороны – времени, средств или объема работ – может влиять на две остальные стороны. Это влияние может быть положительным или отрицательным, в зависимости от проекта. Поэтому, скорректировав план проекта, проверьте снова два других элемента, чтобы убедиться, что все работает. Например, если план скорректирован для Рис. 3: Проектный треугольник 11 сокращения расходов, проверьте, осталась ли приемлемой дата окончания проекта. Соотношение качества и проектного треугольника Качество является центром проектного треугольника (см. Рис. 4). Оно влияет на все стороны треугольника, и изменения любой стороны треугольника могут повлиять на качество. Качество не является фактором треугольника. Это результат действий со временем, средствами и областью проекта. Например, если оказалось, что в календарном плане есть дополнительное время, можно увеличить объем работ, добавив задачи. Таким образом можно добиться более высокого качества проекта и его конечных результатов. Если необходимо сократить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, потребуется удалить задачи или уменьшить их длительность. Таким образом, причиной снижения уровня качества может быть потребность в сокращении расходов. 1.3. Microsoft Project и существующая система управления проектами Система управления проектами — это интегрированный набор процессов, методов и средств, которые применяются для планирования и отслеживания проектов. Microsoft Project 2010 является одним из таких средств в составе более крупной системы управления проектами. Проекты, которые также называются планами проектов, в MS Project 2010 сохраняются как отдельные файлы, и их можно группировать в рамках более крупных операций, например, таких как портфели проектов (портфель проектов – это список проектов в рамках организации, которые могут иметь общее управление, область охвата, бюджет или ресурсы). Microsoft Project 2010 — программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft — была создана, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объемов работ. Рис. 4: Проектный треугольник с качеством 12 Моделирование проектов в Microsoft Project 2010 позволяет: 1. составить план производства работ, включающий в себя: a. сроки исполнения работ; b. потребность в ресурсах (людях, механизмах, материалах); c. необходимые затраты денежных средств; 2. рассчитать бюджет проекта и распределение запланированных затрат во времени; 3. рассчитать распределение во времени потребностей проекта в основных материалах и оборудовании; 4. определить оптимальный состав ресурсов (людей и механизмов) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава; 5. разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования; 6. проанализировать риски и определить необходимые резервы для надежной реализации проекта; 7. обеспечить информационную и аналитическую поддержку для эффективного взаимодействия подразделений организации и других участников проекта; 8. эффективно контролировать исполнение составленного плана; 9. получать необходимую отчетность по проекту; 10. анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременно и обоснованно корректировать плановые показатели; 11. моделировать любые решения, например, о замене одних механизмов на другие, изменение схемы финансирования, изменение схемы поставок ключевого оборудования и др., а также анализировать их последствия для проекта на модели и принимать обоснованные управленческие решения; 12. вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах; 13. и многое другое. Под маркой Microsoft Project 2010 доступны сразу несколько продуктов и решений для разных подходов к управлению проектами. 1. Индивидуальное планирование реализуется на версии Microsoft Project Standard 2010. Это версия для небольших проектов и/или небольшой компании. 2. Для корпоративного управления проектами Microsoft предлагает специальную платформу, включающую в себя: 13 a. корпоративную версию Microsoft Project Professional 2010, которая сочетает в себе возможности версии Standard, а также такие дополнения, как средства, ускоряющие управление ресурсами, и инструменты для совместной работы (Microsoft Project Server 2010 и Microsoft SharePoint Foundation / Server 2010) b. собственно Microsoft Project Server 2010; c. технологию Microsoft Project Web Access — Web-интерфейс для удобства реализации совместной работы, например, отчетности исполнителей о выполнении задач, просмотра портфелей проектов и т.д. В данных методических материалах рассмотрены не все вопросы курса, а только основные, принципиально важные аспекты индивидуального планирования, связанные с созданием, анализом и отслеживанием проектов в Microsoft Project 2010. Также сделан акцент на новых, удобных возможностях Microsoft Project, которые появились только в версии 2010. В курсе рассматриваются и другие вопросы управления проектами, такие как работа с пулом ресурсов, индивидуальная настройка Microsoft Project 2010, работа с надстройками и др. Вопросы работы с Microsoft Project Server 2010 выходят за рамки данного учебного пособия. 14 |