Учебник Осетровой_MS_Project2010. Руководство по основным приемам работы в Microsoft Project 2010 по дисциплине "Менеджмент в телекоммуникациях"
 Скачать 3.55 Mb.
|
|
2. MICROSOFT PROJECT 2010 2.1. Элементы интерфейса Microsoft Project 2010 Общий вид окна Microsoft Project 2010 представлен на Рис. 5. Рис. 5: Общий вид окна Microsoft Project 2010 Знакомство с лентой Все необходимые команды располагаются на ленте (Ribbon-интерфейс). Команды распределены по вкладкам Задача, Ресурс, Проект и Вид, а на вкладке упорядочены в логических группах, что помогает быстро находить требуемую кнопку для выполнения необходимого действия (см. Рис. 6). Рис. 6: Ribbon-интерфейс (Лента) Вкладка Задача содержит кнопки для добавления и форматирования задач, а также работы с ними. В группе Вставить собраны команды, позволяющие вставить задачу требуемого типа (задачу, веху, повторяющуюся или суммарную задачу). В группе Задачи можно выбирать (менять) способ планирования задачи (ручное или автоматическое). В группе Планирование можно отмечать процент выполнения задачи, связывать задачи между собой, деактивировать задачу. В 15 группе Свойства кнопкой Сведения можно открыть ОД Сведения о задаче, чтобы установить или изменить различные параметры для выделенной задачи. Кнопки на вкладке Ресурс позволяют справиться с непростой задачей управления ресурсами, используемыми в работе над проектом. На этой вкладке можно добавлять ресурсы, назначать их задачам и выравнивать загрузку ресурсов, для которых она превышает допустимый уровень. В группе Свойства кнопкой Сведения можно открыть ОД Сведения о ресурсе, чтобы установить или изменить различные атрибуты ресурса. Вкладка Проект используется для работы со сложными функциями управления проектами, включающими свойства проекта, планирование и отчетность. Например, команды на этой вкладке позволяют вставлять подпроекты, определять коды СДР, добавлять настраиваемые поля, создавать наглядные отчеты и т.п. На вкладке Вид можно выбирать различные представления, доступные в приложении Project 2010, а также настраивать текущее представление. С помощью команд этой вкладки данные в представлении можно сортировать, фильтровать, группировать. В группе Масштаб находятся команды настройки (в том числе быстрой настройки) шкалы времени. Команды в группе комбинированный режим позволяют добавлять или скрывать временную шкалу, а также показывать комбинированные представления. Здесь же находятся команды управления окнами проектов и создания макросов. Также есть контекстная вкладка Формат, которая включает дополнительные инструменты для открытого в данный момент представления. Кнопки, расположенные на ней, позволяют настраивать различные элементы для представлений всех типов — текст, столбцы, цвета и т.д. Каждому типу представления соответствует собственный набор групп и кнопок. Этот набор изменяется автоматически при изменении представления. Все вкладки и группы являются полностью настраиваемыми. Если в организации используются уникальные бизнес-средства, можно сгруппировать их на собственной вкладке ленты. Backstage Backstage™ – единая графическая оболочка для управления файлами проекта – новое представление Microsoft®, которое обеспечивает быстрый доступ к инструментам, шаблонам и параметрам Project (см. Рис. 7). 16 Чтобы открыть Backstage, надо щелкнуть кнопку Файл (см. Рис. 5). Backstage содержит основные команды, позволяющие открывать, сохранять и печатать файлы проекта. Пользователи Project Professional 2010 могут использовать Backstage для управления подключениями к серверу Project Server, а также для извлечения и публикации проектов. Здесь же находится команда Параметры. Эта команда позволяет открыть диалоговое окно Параметры Project, в котором можно вводить, просматривать и изменять настройки, управляющие работой и внешним видом Microsoft Project. Рис. 7: Представление Backstage Быстрый поиск команд При наведении указателя мыши на команду появляются подсказки. Наиболее часто используемые команды можно найти одним щелчком правой кнопки мыши (1ПКМ). Если щелкнуть 1ПКМ любой элемент представления, например панель, ячейку таблицы или диаграмму, отображается мини-панель инструментов с кратким набором наиболее часто используемых команд, что при работе с проектом позволяет сэкономить время (см. Рис. 8). 17 Рис. 8: Мини-панель инструментов и контекстное меню По умолчанию в левом верхнем углу над кнопкой Файл располагается Панель быстрого доступа (см. Рис. 5). Она является настраиваемой и содержит набор команд, который не зависит от отображаемой в данный момент вкладки ленты. Можно добавлять на Панель быстрого доступа кнопки, выполняющие часто используемые команды. Панель может располагаться в одном из двух возможных местоположений: над лентой или под лентой. Ползунок масштаба Project 2010 позволяет быстро масштабировать повременную часть представления с помощью ползунка масштаба (см. Рис. 9) в строке состояния (см. Рис. 5). Достаточно переместить ползунок вправо, чтобы увеличить масштаб расписания (показывать меньшие интервалы времени, такие как дни или часы), или влево, чтобы уменьшить его (для отображения больших интервалов времени, таких как недели или месяцы). Ползунок масштаба можно использовать в диаграмме Ганта, в сетевой диаграмме и в представлениях календаря, а также во всех представлениях графиков. Рис. 9: Ползунок масштаба 18 2.2 Представления Microsoft Project 2010 Основные понятия MS Project В MS Project работа с проектом ведется в терминах задачи, ресурсы и назначения. Задачи. Вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей Вашего проекта, разбивается на отдельные задачи. Например, покраска стен офиса и расстановка мебели – это задачи, которые сочетании с другими задачами приводят к завершению ремонта в офисе фирмы. Содержание проекта образуют все задачи и цели проекта. Сокращение содержания проекта, например, очень часто означает отказ от некоторых целей проекта и задач, которые необходимы для достижения целей проекта. Ресурсы. Под ресурсом обычно понимают сотрудника, однако термин ресурс также может обозначать оборудование, материалы или даже помещение – все, что может потребоваться для выполнения отдельных задач проекта. Количество ресурсов, которыми располагает менеджер проекта, может определять содержание проекта и (или) сроки его выполнения. Назначения. Назначения появляются, когда Вы выделяете ресурсы для выполнения задачи. Назначения напрямую определяют объем времени, требуемый для выполнения задач, и косвенно определяют полное время выполнения проекта. Представления MS Project Представления служат для ввода, отображения и анализа данных о проекте. Существует три типа представлений: 1. графические представления – диаграммы и графики; 2. табличные представления (Лист задач, Лист ресурсов и т.д.); 3. представления форм. Все доступные представления можно условно разделить на три группы: 1. представления задач (Диаграмма Ганта, Лист задач, Форма задач и др.); 2. представления ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов, Форма ресурсов и др.); 3. представления назначений (Использование ресурсов, Использование задач). Представления бывают обычными (одиночными) и комбинированными. Комбинированное (или подробное) представление – это разделение экрана по 19 горизонтали и возможность отображения дополнительных сведений о задаче или ресурсе в нижней его части (фактически это отображение одновременно двух представлений). Чтобы перейти в комбинированный режим на вкладке Вид в группе Комбинированный режим надо установит флажок Детали. Все представления можно открывать командами на вкладке Вид (см. Рис. 10). Рис. 10: Вкладка Вид – группы Представления задач и Представления ресурсов На вкладках Задача и Ресурс есть группа Вид, где расположена кнопка для доступа к представлениям задач и ресурсов соответственно. Удобно переключаться от одного представления к другому с помощью Панели представлений. Чтобы ее открыть, надо 1ПКМ слева экрана по названию представления, открытого в данный момент и выбрать Панель представлений. Откроется Панель представлений (см. Рис. 11). Рис. 11: Открытие Панели представлений Чтобы скрыть Панель представлений, надо в контекстном меню убрать флажок рядом с командой Панель представлений (см. Рис. 11). 2.3. Настройка Microsoft Project 2010 Перед началом создания проекта необходимо настроить (задать) параметры Microsoft Project, чтобы определить общие параметры работы, задать способ отображения содержимого проекта, параметры, относящиеся к планированию, календарям и т.д. 20 Для этого необходимо открыть окно диалога (ОД) Параметры Project (Файл > Параметры). Слева расположены названия вкладок. В процессе работы с моделью и по мере необходимости, мы еще будем возвращаться к настройкам. Но сейчас рассмотрим те параметры, которые необходимо настроить до начала создания проекта. Вкладка Отображение. На этой вкладке в разделе Параметры валюты для этого проектанеобходимо выбрать валюту и способ ее отображения в проекте (см. Рис. 12). В проекте все затраты будут считаться в этой валюте. Рис. 12 Выбор валюты на вкладке Отображение Вкладка Расписание. В разделе Параметры календаря для этого проекта вводим время начала (9:00) и окончания (18:00) рабочих дней нашего проекта, указываем количество рабочих часов в рабочем дне, количество рабочих дней в рабочей неделе и количество рабочих дней в месяце (см. Рис. 13). 21 Рис. 13: Настройка вкладки Расписание Вкладка Дополнительно. В разделе Общие (см. Рис. 14) обратите внимание на число в поле Уровни отмены (сколько последних действий можно будет отменить), а также на флажки Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов и Открывать последний файл при запуске. Рис. 14: Вкладка Дополнительно, группа Общие 22 В разделе Параметры отображения для этого проекта поставьте флажок Показать суммарную задачу проекта (см. Рис. 15). Рис. 15: Вкладка Общие, флажок Показать суммарную задачу проекта Примечание. На вкладке Дополнительно в разделе Параметры отображения для этого проекта указаны единицы времени, которые можно использовать при вводе длительностей. Минуты, часы, дни, недели, месяцы и годы — это рабочиеминуты, рабочиечасы, рабочиедни, рабочиенедели, рабочиемесяцы и рабочиегоды. Т.е. стандартно при пересчете Project будет считать, что 1 день = 8 часов, 1 неделя = 5 дней и т.д. Если необходимо указать длительность в астрономических единицах, то надо вводить длительность с приставкой а : амин, ач, ад, ан, амес, аг. Тогда Project будет пересчитывать: 1 адень = 24 ачас, 1 анед = 7 адень и т.д. 23 3. КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ После утверждения и открытия проекта его необходимо скомпоновать с помощью Microsoft Project 2010. Для этого в Microsoft Project 2010 необходимо выполнить следующие действия: создать (и сохранить) файл проекта; добавить задачи в график; создать структуру проекта (WBS) и связи между задачами; назначить необходимые ресурсы для выполнения задач. 3.1. Создание проекта в Microsoft Project 2010 По умолчанию новый проект создается автоматически при запуске Microsoft Project 2010. Проект в Microsoft Project 2010 – это файл типа mpp. Для того чтобы создать новый проект в Microsoft Project 2010 принудительно, необходимо кнопкой Файл открыть представление Backstage и выбрать Создать (см. Рис. 16). Рис. 16: Представление Backstage команда Создать Теперь можно выбрать способ создания нового проекта: выбрать Новый проект и нажать кнопку Создать: проект будет создан на основе шаблона Global.mpt (как и при запуске Microsoft Project 2010); создать новый проект из существующего документа – проекта, книги Excel или списка задач SharePoint; 24 создать на основе шаблона. Шаблон можно выбрать из имеющихся на компьютере или на сайте Office.com (при наличии подключения к интернету). После создания файла проекта рекомендуется сразу его сохранить. Сохранение проекта Для хранения файлов проектов MS Project по умолчанию использует файлы с расширением *.mpp. (Это можно проверить в ОД Параметры Project на вкладке Сохранение). Однако файл, сохраненный в версии Project 2010, не откроется в предыдущей версии Project 2007 и тем более в Project версий 2000-2003. Приложение Project 2010 совместимо с предыдущими версиями: файлы, созданные в версии 2007 или в более ранних версиях приложения, можно открывать и изменять в Project 2010 в режиме ограниченной функциональности. Кроме того, созданные в Project 2010 файлы можно преобразовывать в формат Project 2007 или Project 2000- 2003. Для этого необходимо открыть представление Backstage, выбрать команду Сохранить как и в ОД Сохранение документа выбрать соответствующий тип файла. Примечание Уникальные элементы Project 2010, такие как запланированные вручную задачи и созданные сверху вниз суммарные задачи, могут неправильно отображаться в предыдущих версиях Project. Сохранение плана в формате PDF или XPS. Project 2010 поддерживает экспорт (сохранение) файлов в формате PDF или XPS. Это позволяет сохранить план проекта и сделать его доступным для просмотра другим пользователям компьютеров, на которых не установлено приложение Project. Portable Document Format (PDF) — это электронный формат с постоянной разметкой, который сохраняет форматирование документа и допускает совместное использование файла. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить. Формат PDF также полезен при печати документов в типографии. XML Paper Specification (XPS). XPS является электронным форматом файла, сохраняющим форматирование документов и обеспечивающим совместную работу с файлом. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить. 25 3.2. Начальные настройки проекта Основные параметры проекта После того, как создан файл проекта, необходимо определить основные параметры проекта. Для этого на вкладке Проект в группе Свойства выберите команду Сведения о проекте (см. Рис. 17). Рис. 17: Вкладка Проект - группа Свойства В ОД Сведения о проекте укажите в поле Планирование от способ планирования проекта (см. Рис. 18). Рис. 18: Выбор способа планирования в ОД Сведения о проекте Чтобы спланировать проект от даты начала, в поле Планирование от выберите вариант даты начала проекта, а затем в поле Дата начала укажите дату начала проекта. Чтобы спланировать проект от даты окончания, в поле Планирование от выберите вариант даты окончания проекта, а затем в поле Дата окончания выберите дату окончания проекта Совет. Чтобы выяснить, насколько поздно можно начать проект, сначала можно запланировать проект от даты окончания, а после начала работ по 26 проекту изменить способ планирования и осуществлять планирование от даты начала. Примечание. Исходные сведения о проекте можно в любой момент изменить в ОД Сведения о проекте. Но если в проекте имеются фактические данные, например фактические даты начала или окончания задач, эти задачи не будут перепланированы на основе обновленных сведений о проекте. В некоторых случаях, если задачи связаны или на задачи наложены ограничения, изменение способа планирования может привести к конфликтам планирования, что потребует создавать проект заново. Поле Приоритет используется при работе с консолидированными проектами и влияет на автоматическое распределение ресурсов. Если Вы работаете только с одним проектом, то можете оставить это поле без изменений. О работе с консолидированными проектами будет рассказано в последующих разделах. Поле Календарь используется для того, чтобы задать календарь проекта. Ввод описания проекта После того, как новый проект создан, необходимо ввести его описание. Для этого используется окно Свойства. Чтобы открыть это ОД, в представлении Backstage надо выбрать вкладку Сведения, затем нажать кнопку Сведения о проекте и выбрать Дополнительные свойства (см. Рис. 19). Рис. 19: Открытие ОД Свойства для проекта Откроется ОД Свойства. Надо перейти на вкладку Документ (см. Рис. 20) и ввести описание проекта. 27 Рис. 20: Ввод описания проекта В поле Заметки можно указать цели проекта, ограничения, допущения и содержание проекта. Чтобы иметь возможность предварительного просмотра проекта при открытии, надо поставить флажок Создать рисунок для предварительного просмотра. Чтобы сохранить описание проекта, надо нажать кнопку OK. Информация, которая введена, может быть включена в отчет и напечатана. 3.3. Календари в Microsoft Project 2010 В MS Project календари используются для описания рабочего и нерабочего времени. MS Project использует три типа календарей: 1. календарь проекта определяет рабочее время по умолчанию для всего проекта (для всех ресурсов и задач проекта); 2. календари ресурсов используются для отдельных ресурсов или для групп ресурсов, которые имеют индивидуальный рабочий график; 3. календари задач используются для задач, которые могут выполняться во время отличное от стандартного календаря проекта, например, часть работ проекта может выполняться только в первую половину рабочего дня. Календарь проекта определяет рабочий график для всех ресурсов и задач, для которых не используется индивидуальный календарь. Изменения, вносимые в |