|
|
Документ. пп Вопросы Ответы
№ п/п
|
Вопросы
|
Ответы
|
1.
|
Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?
|
Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя.
Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.
|
2.
|
В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.
|
На каждого сотрудника в офисном помещении, не считая оборудованного компьютером рабочего места, должна выделяться площадь в 4 кв.м.
Для работников конструкторского бюро работодатель обязан выделять более 6 кв.м. в офисном помещении.
При наличии у сотрудника инвалидности ему полагается от 5,65 кв.м. Если работник пользуется коляской, то указанный показатель повышается до 7,65 кв.м.
|
3.
|
На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?
|
При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.
|
4.
|
Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.
|
Обеспечивает работнику физиологически удобную позу и позволяет изменять ее в течение рабочего времени;
поверхность сиденья — не менее 400 мм по ширине и глубине, с закругленным передним краем;
сиденье регулируется от 440 до 550 мм по высоте и от –5 до 15 градусов по наклону вперед;
поверхность спинки — 300 мм в высоту и 380 мм в ширину, наклон и расстояние от сиденья регулируются;
подлокотники должны иметь длину не менее 250 мм и ширину 50–70 мм, высота подлокотников над сиденьем — в пределах 230 мм, а расстояние между ними— в пределах 350–500 мм;
поверхность сиденья, спинки, подлокотников должна быть полумягкой, не скользкой, не электризоваться и хорошо очищаться.
|
5.
|
Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.
|
Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.
|
6.
|
Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении.
|
В связи с этим законодательно установлены оптимальные значения температуры и допустимый максимум в жаркий период года. Для офисных работников они составляют 23-25°С.
В холодный период года внутри помещений должно быть соблюдено комфортное значение температуры – 22-24°С. Допустимы колебания нормы до 1-2°С.
|
7.
|
Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.
|
Влажность воздуха должна соответствовать общепринятым нормам, и они едины для всех помещений – не ниже 30% зимой и не ниже 40% летом. Оптимальной считается влажность 50-60%, при таком содержании воды в воздухе работать комфортно и слизистые не сохнут, что особенно важно для глаз офисных сотрудников.
|
8.
|
Перечислите зоны рабочего места секретаря.
|
Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
|
9.
|
Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.
|
На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними — настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками
|
10.
|
Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.
|
Информация на стенде для сотрудников предприятия включает:
новостной блок: с событиями, принятыми решениями и достижениями;
ознакомительный: с правилами, свежими вакансиями.
Там же размещают сведения для клиентов:
деятельность компании и ее направления;
правила обслуживания;
данные о вышестоящих контролирующих организациях. Доски для объявлений выполняют основную задачу – своевременное информирование об произошедших и запланированных изменениях. На основных носителях вывешивается:
документация о государственной регистрации;
лицензии и иные бумаги – при необходимости подтверждения аккредитации;
сведения о местонахождении организации и ее контактные данные;
книга жалоб и предложений.
|
11.
|
Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.
|
По нормативам свет должен быть достаточно ярким, иметь белый или жёлтый цвет (наиболее близкий к естественному). При необходимости организуется зональное освещение. Норма освещённости рабочего места в офисе:
Не менее 300Лк для общего освещения кабинета
500-600Лк на рабочих местах, с локальной подсветкой
|
Задание 2
№ п/п
|
Виды и состав организационно-распорядительных документов
|
Пример организационно-распорядительных документов
|
1.
|
Информационно-справочные
|
Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки.
|
2.
|
Организационные
|
Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
|
3.
|
Распорядительные
|
Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр.
|
Задание 3
В данной ситуации секретарь действует не верно. Услышав, что нужного человека на месте нет, и, постеснявшись спросить, когда он будет, абонент обязательно будет звонить каждые полчаса, а то и чаще. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок, как бы он вас ни раздражал. Оптимальный ответ выглядит примерно так: «Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать? или Его сейчас нет на месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется. Перезвоните попозже или скажите, что ему передать.
|
|
|
Скачать 15.55 Kb.