Задание_3.1_. Пункт предложения
 Скачать 127.27 Kb.
|
|
№ Пункт предложения Описание 1 Наименование предлагаемой системы электронного документооборота (СЭД) для архива, наименовании организации -поставщика 1C Документооборот Наименование организации поставщика «1:С Предприятие 8» 2 Ссылка на страницу сайта поставщика предлагаемой системы электронного документооборота с описанием предлагаемой СЭД https://v8.1c.ru/doc8/cena-1s-dokumentooborota-8 3 Характеристики системы (возможности) Возможности: • Централизовано и безопасно хранить документы; • Регистрировать входящие и исходящие документы; • Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки; • Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; • Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов; • Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины; • Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера; • Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников. 4 Повышение квалификации сотрудников по обучению в работе с системой (где и как сотрудники смогут обучиться работе с системой) В формате WEB-обучения или очно. Около 108 часов обучения. 5 Обоснование выбора данной системы электронного документооборота Преимущества внедрения 1С Документооборота: Можно выделить десять основных особенностей 1С Документооборота Корп и более лёгкой версии Проф, созданных для ускорения процессов работы организаций. Давайте рассмотрим их более подробно. 1. Облегчение согласования важных бумаг. В больших организациях с традиционным методом проведения документооборота затрачивается большое количество времени на составление и разработку, а также согласование документов. Также множество усилий и времени занимают различные правки. Предприятия, имеющие множество структурных филиалов и отделов, страдают от последствий в виде недополученной прибыли. 1С Документооборот даёт возможность создания задач, назначения дедлайна и запуска цепочки решений по заданному маршруту. Софт отчитывается самостоятельно, поэтому осуществление контроля не является необходимой мерой. 2. Оптимизация основных бизнес-процессов и их мониторинг. Интеграция 1С Документооборота предоставляет менеджеру возможность просматривать в системе продуктивность работников и своевременно контролировать график персонала. Софт показывает данные о задачах и их количестве у определённого отдела или специалиста, дедлайны (также те, которые были сорваны), создает аналитические отчёты, отправляет данные заинтересованному руководителю. 3. Работа с корреспонденцией. Для компаний является ежедневной рутиной проведение крупных многоуровневых переписок внутри организации с госорганами, отделениями и клиентами. 1С Документооборот Корп и другие версии позволяют систематизировать (расположить в списках) хранение, уменьшить время обработки, поиска и отправления ответов. 4. Регулирование прав пользователей. В 1С Документооборот Проф можно с легкостью ограничить доступ к конкретным файлам сотрудникам, которым не разрешается просматривать определённые документы. В программном продукте предусматривается функция блокирования доступа к файлам с помощью передачи прав администратору по инициативе руководства. Благодаря интеграции функционала значительно повышается безопасность важных данных компании. 5. Управление мероприятиями. Данная функция системы электронного документооборота будет особенно полезна для сотрудников, которые зачастую в рабочие часы находятся на совещаниях. Софт предоставляет информацию о всех корпоративных событиях (формате, планах, договорённостях, итогах и т. д.). Позволяет облегчить делегацию полномочий, распределения функций, в также контроль выполнения работы. 6. Отчет об исполнительской дисциплине. В любой компании главной проблемой можно назвать отсутствие порядка. 1С Документооборот предоставляет возможность полного контроля задач и сопутствующих файлов. Данная информация позволяет сформировать отчёты о качестве и сроках их решения. Мотивация и контроль значительно повышаются, так как у менеджера всегда есть достоверные отчёты. 7. Синхронизация 1С:ERP. Интеграция 1С Документооборота значительно упрощает утверждение любых разновидностей бумаг. В общей базе работа ПО происходит намного быстрее, что позволяет повысить продуктивность работников организации из-за правильного распределения рабочих часов. 8. Управление проектами. Подобная фишка 1С Документооборот Проф будет оценена компаниями, в которых работа проводится в системе управления проектами. В софте можно осуществлять планировку задач конкретных проектов, контроль их выполнения, вести статистику и формировать аналитику. Участники проекта, которые отвечают за контроль процессов, фиксация сроков и системы уведомлений – это то, что позволяет организовать управление проектами в системе 1С ДО. 9. ЭЦП. В 1С Документооборот Проф есть аналог цифровой подписи или печати – электронная подпись. Она выдается удостоверяющим центром и даёт гарантию на полную безопасность любой информации. Электронная подпись содержит зашифрованные данные, которые являются свидетельством оригинальности документов, имеющих юридическую силу оригинальных образцов. Те, кто пользуются электронной цифровой подписью, могут передавать документы, которые имеют полную юридическую силу в нераспечатанном виде. 10. Приложение для мобильных устройств. Программы цифрового документооборота дают возможность организовывать бизнес-процессы в удалённом порядке. Просматривать и работать с рабочими файлами можно из любой точки мира с помощью специального приложения. Выделяются такие функции: установка задач, рассмотрение корреспонденции, согласование/редактирование/утверждени е документов. Данные функции реализованы в версиях Корп и ДГУ. Резюме Практика использования программного продукта показывает, что еще не было случаев, когда компания отказалась бы от программного продукта и вернулась к оформлению документов вручную. Интеграцию 1С Документооборота можно назвать естественным процессом развития бизнеса, который выводит его на совершенно новый уровень. |