Тема 1 Документационное обеспечение коммерческого предприятия. 1 Документационное обеспечение коммерческого предприятия
 Скачать 23.14 Kb.
|
|
Тема 1 Документационное обеспечение коммерческого предприятия 1.1 Основные понятия документирования Любое предприятие можно рассматривать как организацию людей, объединенных общими целями. Каждое предприятие имеет определенную структуру, обуславливающую внутренние связи, которые обеспечивают взаимодействие между руководством и структурными подразделениями, и внешние связи с деловыми партнерами и органами власти. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02. 1995 №24-ФЗ «информация – сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Для оптимального управленческого решения информация должна удовлетворять таким критериям, как полнота, оперативность и достоверность. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения и отражать все стороны вопроса. Информация должна быть оперативной – такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Основным носителем информации является документ. Документ (с латинского поучительный пример, способ доказательства) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02. 1995 №24-ФЗ). Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранность, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и многократное обращение к ней по времени. Документы служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, являются средствами общения между предприятиями, гражданами. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме. 1.2 Классификация документов Для того, чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы иметоды работы с ними, производится их классификация по ряду признаков, т.е. деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, позволяет повысить оперативность обработки документов и ответственность исполнителей, ускоряет исполнение и контроль, облегчает работу архивных учреждений. Классификация документов может осуществляться по следующим признакам: 1) по способу фиксации информации – документы бывают письменные, графические (карты, рисунки, планы, чертежи, графики), фото- и кинодокументы, акустические (стенограммы, диктограммы), на электронных носителях; 2) по видам деятельности - организационно-распорядительные, финансово-расчетные, по личному составу, снабженческо-сбытовые и пр; 3) по наименованию – приказы, протоколы, акты, справки, инструкции, протоколы, отчеты, распоряжения, доверенности и др.; 4) по форме - типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются самим предприятиям для внутреннего использования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом (постоянная часть текста), а для переменной части информации оставляется свободное место; 5) по степени сложности - выделяют простые документы (содержат один вопрос) и сложные (содержат несколько вопросов) Простые документы легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять хранение и поиск; 6) по месту составления – внутренние и внешние. Внутренние документы не выходят за пределы организации, а внешние документы – это входящая и исходящая корреспонденция; 7) по срокам исполнения – срочные и несрочные. Срочными документами являются такие, срок исполнения которых устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и телефонограммы, документы с пометкой «срочно». Остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, их считают несрочными; 8) по степени гласности – обычные, для служебного пользования (ДСП), секретные. Подобное разделениесвидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа. Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб. Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя: техническая и технологическая: методы изготовления продукции, рецептуры, данные контроля качества и др. деловая: управленческие решения и методы их реализации, стоимостные показатели, результаты исследования рынка, ценовые стратегии, списки клиентов и т.д. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997г. №188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера». Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней ограничения доступа к документам. Первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально» и «Конфиденциальная информация», ДСП. Второй уровень, более редкий – грифы «Строго конфиденциально» и «Конфиденциально. Особый контроль». Гриф "Для служебного пользования", «Конфиденциально» с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы и титула документа. При регистрации подобных документов к номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности - №45к, № 86дсп 9) по юридической силе – выделяют подлинные и подложные документы. Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные другим путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинные документы бывают действительными и недействительными (т.е. утратившие юридическую силу по каким либо причинам). Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 10) по стадиям создания – подлинники и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизводство информации и реквизитов подлинника. Существует несколько видов копий: выписка из документа, дубликат и отпуск. Выписка из документа – это копия части документа, дубликат – второй экземпляр документа, выдаваемый в связи с утратой подлинника. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливается одновременно с подлинником и заверяется подписью; 11) по срокам хранения – постоянного срока хранения, временного срока хранения до 10 лет и свыше 10 лет; 12) по роду деятельности документы классифицируют на системы документации: организационно-распорядительные, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, конструкторская, технологическая, по материально-техническому снабжению и сбыту и т.д.; 13) по степени обязательности – директивные и информационные документы. 1.3 Стандартизация и унификация Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Первоначально этот термин использовался в устной речи (начиная с ХVII в.) и означал процесс решения (производства) дела - "дело производить" - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, для этого и создавали документ. Уже в XVI в. слово «дело» употребляется как собрание документов, относящихся к какому либо вопросу, делу. Современное делопроизводство включает: обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); организацию работы с документами (получение, регистрация, обработка) Параллельно с термином "делопроизводство" часто используется термин документационное обеспечение управления. Это связано с информатизацией процесса управления (применение программ, трафаретов документов). В настоящее время "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях, хранения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их использования или отправления. В условиях НТР произошло резкое увеличение объемов информации, в связи с чем возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». В документировании под стандартизацией понимается процесс установления и применения оптимальных правил, норм оформления документов, принятых в установленном порядке для использования. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа. Результатом работы по стандартизации являются как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.»), так и на элементы документов (ГОСТ 93-27.60 «Бумага потребительская. Форматы»). Также стандарты разрабатываются на унифицированные системы документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Данный стандарт принят и введен в действие 1 июля 2003г. Требования стандарта являются рекомендательными, но это не означает их несоблюдение, а допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавшего и отмененного стандарта ГОСТ Р 6.30-1997 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». На государственном уровне проводится работа по унификации и созданию унифицированных систем документации (УСД). Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация текстов служебных документов – это упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и создания на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства; способствует их оперативной обработке и исполнению; сокращает материальные и временные затраты на работу с документами; обеспечивает наиболее целесообразное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии; позволяет достичь максимальной универсализации представления документированной информации. В конечном счете, на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами на основе, представленной в их распоряжение документированной информации. В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно: 1) унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа; 2) унификация стилистических средств выражения текста служебного документа; 3) разработка предварительного варианта унифицированного текста; 4) разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания). В качестве основы для выполнения работы по унификации текстов служебных документов в настоящее время применяются следующие нормативно-методические документы: ГОСТы, ОСТы, а также внутренние стандарты предприятий (организаций) в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ, ОКСИ); унифицированные системы документации (УСД); ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной власти (федеральных, субъектов Федерации и местных); соответствующие разделы учредительных документов предприятий и организаций (уставов, положений); организационно-распорядительная документация предприятий по вопросам документационного обеспечения управления (например, инструкции по делопроизводству); табели форм документов, номенклатуры дел предприятий. Унифицированная система документации (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованием, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработчиками УСД являются министерства (ведомства), координирующие ту ли иную отрасль деятельности. Например, Минфин РФ отвечает за бух отчетность предприятий, Госкомстат РФ - за формы первичной учетной и статистической документации. Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации: унифицированная система организационно распорядительной документации (код 0200000); унифицированная система первичной учетной документации (код 030000); унифицированная система банковской документации (код 0400000); унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000); унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000); унифицированная система учетной и отчетной документации (код 0700000); унифицированная система документации по труду (код 0800000); унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000); унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000). При создании систем необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. В настоящее время любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям: 1) быть составленным по установленной форме, соответствовать действующим стандартам; 2) издаваться соответствующим компетентным органом, организацией, предприятием, которым это право предоставляется законом или соответствующими учредительными документами; 3) издаваться во исполнение норм права и не противоречить им. контрольные вопросы Дайте определение термина «информация». Каким основным критериям должна удовлетворять информация, используемая в процессе управления? Что такое документ, с какой целью он может создаваться? Каковы основные признаки классификации документов? Чем подлинник документа отличается от копии, какие виды копий вы знаете? Что такое типовые, примерные и индивидуальные документы? Дайте определение документообороту предприятия. В чем суть стандартизации документов? Какие разрабатываются стандарты? Что такое унификация документов? С какой целью проводится унификация документов? |