юд зачет с оценкой. зачет с оценкой. 1. Нормативнометодическая база делопроизводства
 Скачать 44.54 Kb.
|
|
1.Нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: - правила оформления документов; - правила работы с документами; - обеспечение сохранности документов; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); - внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются: - конституция; - федеральное законодательство; -указы, распоряжения президента и правительства; -правовые акты федеральных органов государственной власти; -правовые акты органов законодательства, исполнительной власти; -локальные акты юридических лиц. 2. Документ. Свойства документа. Классификация документов. Документ-это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Свойства документа: Юридическая сила; Атрибутивность ; Функциональность- предназначенность для передачи информации в пространстве и времени; Структурность документа- тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Классификация: •вид деятельности (назначение): организационно-распорядительные, финансово-расчетные, по снабжению и быту; •по происхождению: официальные, личные; •по месту составления: внутренние, внешние; •по содержанию: простые, сложные; •по форме: индивидуальные, трафаретные, типовые; •по срокам исполнения: срочные, несрочные; •по средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы; •по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты; •по срокам хранения: временного, постоянного хранения; •по юридической силе: подлинные (действующие, недействующие), подложные. 3. Характеристика документов на различных носителях. 4. Виды документов: текстовый, письменный, рукописный, машинописный документ. Документ на машинном носителе, «беловой» и «черновой» документ. Текстовый документ — это текст, который создан с помощью компьютера и специального программного обеспечения, а также включенные в него нетекстовые материалы (графику, звуковые фрагменты или видеоклипы). Письменный документ- документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами. Документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ. «Беловой» документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. «Черновой» документ- изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой 5. Официальный, служебный документ, юридическая сила документа. Подлинник документа, дубликат, копия документа. Официальные документы – это документы, принятые органами государственной власти РФ, другими государственными органами РФ, органами государственной власти субъектов РФ и опубликованные ими или от их имени. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. Юридическаясиладокумента - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Подлинник- первый или единственный экземпляр документа. Дубликат — повторный экземпляр подлинника. Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. 6. Делопроизводство и архивное дело: общие положения. Делопроизводство- деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Архивное дело- деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. 7. Документирование, правила документирования, система документации, в том 21 числе УСД. Документирование- это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Правила документирования: •документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме •при создании документа на 2 и более стр. вторую и последующие нумеруют •допускается создание на документов на лицевой и оборотной стороне листа • необходимо использовать свободно распространяемые шрифты •абзацный отступ •интервал между словами •текст документа выравнивается по ширине •НА организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «Заголовок к тексту» или «подпись» •можно оформлять с титульным листом Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них. Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов. 8. Реквизит как обязательный элемент оформления официального документа. Части реквизита. Реквизит- совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Составные частиреквизита также пишутся в строго определенной последовательности. По своей структуре документ может быть разделен как бы на три части: 1) заголовочную, содержащую реквизиты, располагаемые до текста; 2) основную — это реквизиты «текст» и «приложения»; 3) оформляющую, в которой расположены реквизиты после текста и приложений. 9. Общие правила оформления и составления документов. 10. «Подпись» документа как его реквизит. Электронная подпись. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. На распечатанном документе и на экране компьютера электронная подпись может быть не видна либо выглядеть как штамп или набор символов. 1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись). 3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая: 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. 4. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом. 11. «Гриф» документа как реквизит. Виды грифов: ограничения доступа, согласования, утверждения. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "Согласовано" (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Быстрый ответ Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 12. Организация работы с документами и документооборот. Объем документооборота. Входящий, исходящий, внутренний документ. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот- деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию, исполнительные органы государственной власти, и созданных ими за определенный период времени (месяц, квартал, год). Входящие документы — это акты, накладные, счета, договоры и другие документы от контрагентов вашего предприятия. Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Внутренние документы организации - официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. 13. Правовое регулирование процесса документооборота. Формы правового регулирования. 14. Регистрация и индексирование документа. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Индексирование документов - это задача присвоения им неких метаданных, позволяющих быстро классифицировать, сортировать и искать информацию в архиве без просмотра самого документа. 15. Контроль и срок (индивидуальный, типовой) исполнения документа. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документов на контроль, проверку сроков их исполнения (полнота и точность), снятие исполненных документов с контроля. Индивидуальный срок исполнения документа– это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Срок по умолчанию (типовой) обычно составляет 30 дней. Документ, поступающий в организацию, доводится до исполнителей в день поступления либо на следующий день. На документах могут ставится пометки. Если на документе есть пометки «Срочно», «Незамедлительно», то срок документа составляет 3 дня. Если на документе стоит пометка «Оперативно», то 10 дней. Если стоит срок «в течение… дней», то день проставления этой резолюции считается первым днем срока. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа, а также проставлением знака в установленном месте в карточке при подготовке документа 16. Дело как совокупность документов, его формирование, оформление, заголовок, номенклатура, индекс. Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем. Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации). При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел; 2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел; 3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; 4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях; 5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; 6) по объему дело не должно превышать 250 листов. Полное оформление дела предусматривает: 1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; 2) нумерацию страниц в деле; 3) составление заверительной надписи дела; 4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела; 5) подшивку или переплет дела; 6) внесение необходимых изменений в обложку дела. На обложке дела указываются реквизиты: 1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации); 2) наименование структурного подразделения; 3) номер (индекс) дела; 4) заголовок дела; 5) дата дела (тома, части); 6) количество листов в деле; 7) срок хранения дела; 8) архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: 1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; 2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации); 3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; 4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел; 5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве. 17. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Состав, особенности системы. Характеристики организационно-распорядительного документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее — УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. ОРД включает в себя следующие виды документов; - организационные- к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодатели и порядок его работы (положение, инструкции, регламент, нормативы) -распределительные- регулирующие вопросы текущей деятельности , осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами. 18. Организационные документы: положения, уставы, инструкции, правила и др. Составление, оформление. Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания учреждения и его работы, организующие коллективную деятельность в рамках учреждения. Составление и оформление организационных документов Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д. Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст устава состоит из разделов: - общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации); - организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи); - регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц); - финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями); - отчетная и ревизионная деятельность; - порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти. Уставы общественных организаций по делам организации. Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства). Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации. Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях. Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. Все инструкции можно разделить на две основные группы: - инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения); - должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов). Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа. Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее. Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником. Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность. Разделы инструкции могут иметь и другие названия. Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта. Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта. Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме. Если инструкция предусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени). Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности. Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений. Положения бывают: - индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием; - типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях. Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик. Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия. Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата. Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик. Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений. Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы. Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия. Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности. Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия. Все изменения вносят приказом директора. 19. Распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Составление, оформление. Этап № 1. Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям. Этап № 2. Разработка проекта документа. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования распорядительного документа — самый трудоемкий и ответственный. Целесообразно для выполнения этой задачи создание рабочей группы с привлечением необходимых специалистов из других отделов компании, а также ученых, политиков, практикующих политологов и социологов Этап № 3. Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта. Если документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимают на принципах единоначалия, то проект утверждает тот человек, который будет его подписывать. Этап № 4. Иногда проект после утверждения требует внутреннего или внешнего согласования, который формально выражается в получении все необходимых согласующих виз (вышестоящих инстанций, организаций-партнеров или руководителей тех структурных подразделений, чьи интересы он затрагивает). После всех необходимых процедур распорядительный документ подписывают, доводят до сведения заинтересованных сторон. После этого он вступает в силу. Составление и оформление распорядительных документов Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы. Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Схема подготовки распорядительных документов: - всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа; - согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ); - обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение). Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой. Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон. Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказ – это основной распорядительный документ (прил.1) Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д. Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. Подготовка проекта приказ включает следующие стадии: - изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем); - подготовка текста документа; согласование текста; - подписание приказа; - доведение до сведения исполнителей. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты. Распорядительные пункты строго последовательно по схеме: - исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация); - действие; - срок. Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо. Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения организации, должностные лица, которых касается приказ. Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителем структурного подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями. Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя. Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования. Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа – ПРИКАЗ. Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации. Выписка из приказа – копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть). Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д. Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п. Распоряжение оформляют на бланках А4. Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе. Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. Указание – распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.). В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…» Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: -исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения. В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или на листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа. Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти. Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами. Комиссии, не обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления рекомендательного характера («ПРЕДЛОЖИТЬ», «РЕКОМЕНДОВАТЬ»). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы. Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт. Постановление печатают на бланках формата А4. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами. Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего орган, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке. Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста. Решение оформляют на бланках формата А4. 20. Особенности оформления документов в деятельности коллегиальных органов. Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах, которые оформляются в соответствии с определенными правилами. 21. Оформление унифицированной документации по личному составу. Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. 22. Формы документов, их типизация, научные концепции межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных. 23. Использование новых технологий в документировании. 24. Документ в электронной форме. Особенности согласования подписания электронных документов. 25. Особенности создания, оформления документов на ПК: использование БД, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности, орфографии. Современное программное обеспечение. 26. Понятие договора: договор-сделка, договор-правоотношение, договордокумент. Способы заключения договора. 27. Существенные условия договора. Последствия несогласования существенных условий договора. 28. Форма договора. Последствия несоблюдения письменной формы договора. 29. Исковое заявление: общие требования к форме и содержанию. 30. Информационно-справочные документы: акты, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы. Составление, оформление. |