МЕНЕДЖМЕНТ СЕМЕНАР 5. менеджмент семинар 4-5. 1 Внутренняя среда организации как объект исследования
 Скачать 126 Kb.
|
1 2   1 Внутренняя среда организации как объект исследованияОрганизация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (группы целей). Любая организация находится и функционирует в рыночной среде. Совокупность факторов или ситуационных переменных, влияющих на организацию, называют организационной средой. Она состоит из внутренней и внешней среды. Внутренняя среда организации – это совокупность внутренних ситуационных факторов внутри организации. Они тесно взаимосвязаны и в большинстве случаев контролируются и регулируются. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. Основными факторами внутренней среды организации являются: структура, цели, задачи, технология, персонал, ресурсы, культура. Цели – это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться организация. Формирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между собой специализированными группами при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом. Структура организации – это логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных областей, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Задача – это предписанная работа, серия работ или ее часть, которая должна быть выполнена установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи можно классифицировать как: работу с предметами (машины, оборудование); работу с людьми; работу с информацией. Задачи нужно делать как можно больше специализированными. Технология – это внутренний фактор организации, который имеет широкое значение и определяется как средство преобразования ресурсов – будь то люди, информация или физические материалы – в конечный продукты и услуги, по своей сути она представляет способ, который позволяет осуществить такое преобразование. Сфера контроля является важнейшим аспектом структуры. Если объем управления широк и при этом имеется несколько уровней управления, структуру называют плоской, многоуровневые структуры имеют несколько уровней управления и узкие сферы контроля. Важным звеном внутренней среды являются ресурсы. Все виды ресурсов поступают из внешней среды (их вход в систему для последующего преобразования в продукцию и услуги, ради производства и реализации которых создано предприятие). Каждая организация решает задачу по определению оптимальной потребности ресурсов по видам и их совокупности и обеспечению их эффективного использования. Одним из важных факторов внутренней среды является организационная культура предприятия. Организационная культура – это система ценностей, норм и правил, разделяемых всеми сотрудниками организации. Все организации разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. На практике этой системе уделяют внимание не все организации. Культуру предприятия рассматривают как систему коллективных ценностей, убеждений, традиций и норм поведения. Они учитываются каждым работником коллектива и всем персоналом организации и таким образом это сказывается на процессе и результатах совместной работы. Люди (персонал или кадры) – это основные составляющие элементы организации: руководители и подчиненные. Руководители занимаются вопросами поведения людей, как отдельных личностей, так и групп людей, выступающих в качестве лидеров. Отдельные личности обладают индивидуальными способностями, предрасположенностью и одаренностью, потребностями, ожиданиями, восприятием, отношением, ценностями. Именно эти аспекты индивидуального поведения имеют наибольшее значение для руководителя. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду, способствующей достижению целей организации. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них, в определенной степени, влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, технологии, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях. Для того, чтобы определить стратегию поведения организации и привести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей, и при их достижении. Цель, структура, задачи, технология и люди в организации Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Внутренние переменные организации, требующие внимания руководства: цели, структура, задачи, технология и люди. Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям коллективно то, чего они не смогли бы выполнить индивидуально. Цели – есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. У организаций могут быть различные цели, особенно это касается организаций различных типов. Например: организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены на создании товар и услуг. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Структура – логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Задачи – предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что если задача выполняется в такие сроки, таким способом, как это предписано, организация будет действовать успешно. Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Задачи и технологии тесно связаны между собой. Выполнение задач включает использование конкретной технологии как средство преобразования материала на входе в форму, получаемую на выходе. Классификация технологий по Джоан Вудворд: (для промышленности) 1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство 2. Массовое или крупносерийное производство (автомобиль) 3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, электростанции). Классификация технологий по Томпсону: (др. области) 1. Многозвенные технологий характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно (сборка автомобиля). 2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми (телефонные компании, банки). 3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале поступающем в производство (монтаж фильма). В результате, промышленные предприятия лучше всего описаны категориями Вудворд, а категории Томпсона, как представляется, лучше всего подходят для технологий, относящихся к другим областям. Люди- необходимо помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные ничто иное как группы людей. Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: -поведение отдельных людей; -поведение людей в группах; -характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности: Способности. К ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные. Но обычно эти способности, в основном, приобретаются с опытом. Организации всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, в какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Одаренность, предрасположенность - это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Является результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта. Влияние одаренности чаще всего очевидно в таких областях как музыка и спорт. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую. Потребности. Потребность есть внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Многие люди имеют потребность к власти и влиянию, но это может долго не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек будет бессознательно стремиться к их удовлетворению. Организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации. Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидание относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают насколько вероятно или нереально совершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. Достижение цели или удовлетворение личных потребностей ведет к определенному поведению. Восприятие. Восприятие сильно влияет на ожидания и на все остальные аспекты поведения. Для практических целей восприятие определяется нами как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению целей организации, оно не может ограничиваться созданием условий, поощряющих работников к этому. Руководство должно также сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей. До тех пор, пока работники не воспримут этого и не поверят руководству они будут вести себя соответствующим образом. Отношение. Точка зрения. Еще один аспект различий между людьми - это их отношение к чему-либо или социальные установки. Отношения формируют наше восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Например: расовые или иные предрассудки. Установки усваиваются под влиянием людей, с которыми мы чаще всего взаимодействуем. Отношение к работе является важным фактором, определяющим как люди будут реагировать на изменение условий и продолжительности работы, а также стимулирования труда. Ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни. Ценность как и многие другие индивидуальные качества приобретается посредством обучения в школах, религиозных заведениях. Их воспитывают в детях родители. Влияние среды на личность и поведение. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде. Руководители должны совершенствовать свою способности направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, использую людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду которая способствовала бы поддержанию этих черт. Рабочая среда - это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребности организации. Группы. Группы могут оказывать влияние на поведение конкретных людей. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами. Лидерство. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных. Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Они в основном являются результатом управленческих решений. 1. Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям коллективно то, чего они не смогли бы выполнить индивидуально. Цели – есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. У органинизаций могут быть различные цели, особенно это касается организаций различных типов. Например: организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены на создании товар и услуг. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Целью гос. органов является предоставление конкретных услуг в рамках отдельных бюджетные организаций. 2. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. 2 концепции: специализированное разделение труда и сфера контроля Специализированное разделение труда - закрепление работы за специалистами. Практически во всех организациях имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Лицо на высшей ступени управления имеет в своем подчинении несколько руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми определяет производительность организации в сравнении с ее конкурентами. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет собой сферу контроля - важный аспект организационной структуры. Когда одному руководителю подчиняется большое число людей, то это широкая сфера контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, руководителю подчиняется мало людей, то это многоуровневая структура (высокая). В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того ни сфера контроля, ни относительная высота структуры организации не являются функцией размера организации. 3. Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая д.б. выполнена заранее установленным способом, в заранее оговоренные сроки. 3адачи предписываются не работнику, а должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение дели организации. Считается, что если задача выполняется в такие сроки, таким способом, как это предписано, организация будет действовать успешно. Внешняя среда организации. Внешняя среда включает все силы и организации, с которыми фирма сталкивается в своей повседневной и стратегической деятельности. Руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация является открытой системой, зависящей от обмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром. Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия; все другие – к среде косвенного воздействия. Все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Под сложностью внешнего окружения понимаются число и разнообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать. Подвижность среды характеризуется скоростью, с которой в среде происходит изменения. Неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности этой информации. Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала, законы и органы государственного регулирования, потребители и конкуренты. Поставщики. С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов – это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков – один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Законы и органы государственного регулирования. Взаимодействие между покупателями и продавцами подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, и это определяет, как она может вести свои дела и какие налоги должна платить. Потребители. Само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Конкуренты. Если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случая не потребители, а конкуренты определяют, какого рода продукцию нужно продать и какую цену можно запросить. Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее необходимо учитывать их. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технология, состояние экономики, политическая обстановка и социокультурные факторы. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, на то, какого рода услуги и продукты ожидают потребители организации. Состояние экономики. Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на состоянии дел организации общие изменения состояния экономики. Социокультурные факторы. Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде, поэтому установки, жизненные ценности и традиции влияют на организацию. Политическая обстановка. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководства особый интерес. Один из них – настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Другой – группы особых интересов и лоббисты. Также большое значение имеет фактор политической стабильности. Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей. Для исследования внутренней и внешней среды организации можно провести SWOT-анализ, разработав управленческую матрицу выбора стратегических альтернатив (рис. 1.2.). При заполнении матрицы необходимо придерживаться следующих рекомендаций: Четко распределить все факторы. При делении факторов на внутренние и внешние необходимо задать вопрос, можем ли мы повлиять на него. Если можем – фактор внутренний, нет – внешний. Фактор может быть как силой, так и слабостью Формулировки в ячейках должны быть в виде приказа: «внедрить», «разработать» и т.д. Количество факторов по блокам не имеет значения. Надо выбирать действительно влияющие факторы.
Рис. 1.2. Матрица выбора стратегических альтернатив Методом исследования внутреннего состояния организации и конкурентного окружения служит управленческий STEP-анализ (рис. 1.3). Рис. 1.3. Управленческая STEP-матрица В матрице должны быть представлены только реально существующие на данный момент факторы. Недопустимы никакие прогнозные предложения. Так как STEP-факторы являются факторами внешнего окружения, то их формулировка должна быть такой, чтобы было ясно, что фирма сама не может повлиять на этот фактор. Как правило, повышенную сложность представляет блок «Т», в нем надо отразить передовые направления развития аналогичных производств в мире. Организацию можно рассматривать как совокупность ее параметров, которые меняются под воздействием управленческих решений и внешней (окружающей) среды. Внешняя среда — совокупность факторов (условий и организаций), оказывающих воздействие на деятельность фирмы. Внешняя среда разделяется на факторы косвенного (макросреда) и прямого (микросреда) воздействия. Макросреда — факторы косвенного воздействия оказывают влияние в целом на все организации, действующие в той или иной отрасли. К ним относят факторы, характеризующие развитие национальной экономики в целом: 1 2 |