руководство. 2010 с версии PowerPoint 2003
 Скачать 0.87 Mb.
|
|
Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Содержимое данного руководства Внешний вид приложения Microsoft PowerPoint 2010 существенно отличается от PowerPoint 2003, и это руководство призвано ускорить знакомство с новой версией программы. Прочитайте данное руководство, чтобы ознакомиться с описанием основных частей нового интерфейса и узнать, где найти бесплатные учебные материалы по PowerPoint 2010, как вызвать определенные функции, например режим предварительного просмотра или диалоговое окно «Параметры», как предоставить доступ к файлам презентаций пользователям, не имеющим приложения PowerPoint 2010, и как работать с макросами и другими дополнительными возможностями. © 2010 by Microsoft Corporation. Все права защищены. Скрытие ленты Если нужно освободить место на экране, щелкните этот значок или нажмите сочетание клавиш CTRL+F1. С их помощью можно скрыть или отобразить ленту. Кнопки запуска диалоговых окон Если рядом с подписью какой-либо группы на ленте отображается значок запуска диалогового окна ( ), щелкните его, чтобы открыть диалоговое окно с дополнительными параметрами для этой группы. Переключение режимов С помощью этих кнопок можно отобразить текущую презентацию в одном из следующих режимов: Обычный, Сортировщик слайдов, Режим чтения и Режим показа слайдов. Вкладка «Слайды» Чтобы перейти к любому слайду презентации, щелкните его эскиз. Представление Backstage Откройте вкладку Файл, чтобы перейти в представление Backstage, в котором можно открывать, сохранять, выводить на печать файлы PowerPoint и управлять ими. Чтобы выйти из представления Backstage, откройте любую вкладку на ленте. Группы на ленте Каждая вкладка содержит несколько групп, а каждая группа — набор родственных команд. Например, группа Абзац содержит команды для создания маркированных и нумерованных списков и выравнивания текста по центру. Вкладки на ленте Чтобы увидеть кнопки и команды, содержащиеся на одной из вкладок ленты, щелкните ее. Область заметок В этой области можно вводить заметки и примечания к текущему слайду, чтобы воспользоваться ими в ходе презентации. Панель быстрого доступа Команды на этой панели видны всегда. Пользователи могут добавлять на панель быстрого доступа часто используемые команды. Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Начало работы с PowerPoint 2010 У пользователей, долгое время работавших с программой Microsoft PowerPoint 2003, наверняка возникнет вопрос: как найти команды и кнопки панелей инструментов PowerPoint 2003 в приложении PowerPoint 2010? Имеется множество бесплатных ресурсов, которые помогут познакомиться с PowerPoint 2010, в том числе учебные курсы и руководства по переходу от меню к интерфейсу в виде ленты. Чтобы найти эти ресурсы, откройте вкладку Файл в главном окне программы и выберите команду Справка. Затем в разделе Поддержка щелкните элемент Приступая к работе. Что произошло с меню и панелями инструментов? Вдоль верхней границы главного окна PowerPoint 2010 расположена широкая полоса. Это лента, которой заменены старые меню и панели инструментов. На каждой вкладке ленты расположены различные кнопки и команды, упорядоченные в группы. Когда пользователь открывает приложение PowerPoint 2010, на ленте отображается вкладка Главная. Она содержит многие из часто используемых команд приложения PowerPoint. Например, слева на этой вкладке отображается группа Буфер обмена с командами Вставить, Вырезать, Копировать и Формат по образцу. Рядом с ней расположена группа Слайды с командами для вставки нового слайда (Создать слайд) и выбора макета (Макет). В группе Шрифт имеются команды для выделения текста (Полужирный и Курсив). Подсказка. Некоторые вкладки появляются на ленте только тогда, когда они нужны для работы. Например, при вставке или выделении рисунка появляется вкладка Работа с рисунками с дополнительной вкладкой Формат. На открывшейся веб-странице щелкните ссылку на нужный элемент. Рекомендуем ознакомиться с интерактивным руководством по переходу от меню к интерфейсу в виде ленты, которое поможет сэкономить много времени. В этом руководстве можно выбрать любую команду PowerPoint 2003 и увидеть, где именно она расположена в приложении PowerPoint 2010. Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Популярные задачи и команды В таблице ниже перечислены некоторые обычные и хорошо знакомые задачи и команды, которые могут потребоваться для их выполнения в приложении PowerPoint 2010. Этот список неполон, однако он облегчит начало работы с новой версией программы. Чтобы просмотреть полный список команд PowerPoint 2010, откройте вкладку Файл и выберите команду Справка, а затем — Приступая к работе. Задача Действие Расположение команд Открытие, сохранение, печать, защита, отправка и преобразование файлов Представление Backstage (ссылки в его левой части) Добавление слайдов, применение макета, изменение шрифтов, выравнивание текста и применение экспресс-стилей Группы Слайды, Шрифт, Абзац и Рисование Вставка таблиц, рисунков, графических элементов SmartArt, видео- и аудиороликов Группы Таблицы, Изображения, Иллюстрации и Мультимедиа Применение темы или настройка стиля фона Группы Темы и Фон Применение переходов или настройка времени перехода Группы Переход к этому слайду и Время показа слайдов Применение анимационных эффектов или настройка времени анимации Группы Анимация и Время показа слайдов Запуск и настройка показа слайдов Группы Начать показ слайдов и Настройка Проверка орфографии, добавление примечаний и сравнение презентаций Группы Правописание, Примечания и Сравнить Изменение режима просмотра или создание образца слайдов Группы Режимы просмотра презентации и Режимы образцов Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Режим предварительного просмотра В приложении PowerPoint 2010 при переходе в режим предварительного просмотра больше не открывается отдельное окно. Соответствующая команда, а также другие важные параметры печати доступны в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл и выберите команду Печать. В правой части окна откроется область предварительного просмотра, в которой можно увидеть, как будет выглядеть при печати текущая презентация. Что произошло с командой «Параметры» меню «Сервис»? С помощью параметров программы можно управлять различными функциями PowerPoint, такими как проверка и форматирование текста при вводе, сохранение презентации и настройки безопасности. Откройте вкладку Файл и выберите команду Параметры. В результате откроется диалоговое окно Параметры PowerPoint, в котором можно изменить параметры и настройки программы PowerPoint. В левой части окна можно точно настроить различные параметры, например, выбрать печать всех слайдов или только текущего, указать количество слайдов, выводимых на одной странице, задать параметры разборки слайдов по копиям, цветной, черно-белой печати либо печати в оттенках серого. Чтобы настроить дополнительные параметры печати, откройте вкладку Дизайн (при этом представление Backstage будет закрыто) и в группе Параметры страницы нажмите кнопку Параметры страницы. Некоторые параметры в диалоговом окне Параметры PowerPoint применимы только к приложению PowerPoint. Однако другие настройки (например, цветовая схема) влияют на все установленные программы пакета Microsoft Office 2010. Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Нужные команды всегда под рукой Панель быстрого доступа в верх- нем левом углу окна программы PowerPoint содержит значки для быстрого доступа к часто исполь- зуемым командам. Добавляя на нее кнопки, можно держать все необходимые команды под рукой независимо от того, какая вкладка открыта в конкретный момент. Чтобы включить или отключить те или иные команды из списка в контекстном меню, щелкните стрелку вниз справа от панели быстрого доступа. Если команда, которую требуется добавить, отсутствует в списке, откройте на ленте соответствующую вкладку и щелкните нужную кнопку правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа. Создание собственных групп и вкладок на ленте Набор команд на ленте можно настраивать, располагая кнопки в нужных группах и создавая на ленте собственные вкладки. Щелкните любую группу на ленте правой кнопкой мыши и выберите команду Настройка ленты. В диалоговом окне Параметры PowerPoint можно добавлять команды на собственные вкладки и в гру- ппы. Например, можно создать вкладку Часто используемые и добавить в группу на ней некоторые из часто используемых команд. Если допущена ошибка, волноваться не нужно. Чтобы восстановить пара- метры по умолчанию (т. е. «заводс- кие»), нажмите кнопку Сброс. На ленте отображаются не все команды, присутствовавшие в более ранних версиях приложения PowerPoint, но они по-прежнему доступны. Если какие-то из этих команд действительно необходимы, просто добавьте их на ленту или на панель быстрого доступа. В диалоговом окне Параметры PowerPoint в списке Выбрать команды: выберите пункт Команды не на ленте. Затем найдите нужную команду и добавьте ее на настраиваемую вкладку или в группу. Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Знакомство с подсказками клавиш В приложении PowerPoint 2010 для команд ленты доступны так называемые подсказки клавиш, с помощью которых можно быстро выполнять различные операции, не пользуясь мышью. Работают ли сочетания клавиш? В приложении PowerPoint 2010 по-прежнему доступны сочетания клавиш из PowerPoint 2003. Если нужное сочетание клавиш известно, просто наберите его. Например, с помощью сочетания клавиш CTRL+C по-прежнему можно скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена, а сочетание клавиш SHIFT+F10 служит для вызова контекстного меню во время презентации. Кроме того, по-прежнему доступны многие сочетания клавиш для меню. Например, последовательное нажатие клавиш ALT, Е и А открывает диалоговое окно Параметры PowerPoint (ранее его можно было вызвать из меню Сервис с помощью команды Параметры). Аналогично последовательность клавиш ALT, А, Р, К позволяет открыть область Картинка, которую раньше можно было вызвать из меню Вставка с помощью команды Рисунок, и т. д. При вводе сочетания клавиш с ALT может появиться следующее всплывающее окно: Если нужное сочетание клавиш известно, просто наберите его. В противном случае нажмите клавишу ESC для отмены и вос- пользуйтесь подсказками клавиш. Чтобы отобразить подсказки клавиш на ленте, нажмите клавишу ALT. Затем, чтобы с помощью клавиатуры открыть нужную вкладку на ленте, нажмите клавишу с буквой, которая отображается под этой вкладкой. Из показанного примера видно, что нужно нажать клавишу С, чтобы открыть вкладку Вставка, клавишу Й, чтобы перейти на вкладку Дизайн, клавишу Х для вкладки Переходы и т. д. Если таким образом открыть нужную вкладку, на экране появятся все подсказки клавиш, доступные для команд на ней. После этого можно завершить последовательность, нажав последнюю клавишу (или клавиши), чтобы вызвать соответствующую команду. Чтобы вернуться в последовательности на один уровень назад, нажмите клавишу ESC. Если сделать это несколько раз, режим подсказок клавиш будет отменен. Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Совместная работа с пользователями, у которых еще не установлено приложение PowerPoint 2010 В приложении PowerPoint 2010 (и PowerPoint 2007) файлы презентаций сохраняются в новом формате. Если ваши коллеги используют разные версии PowerPoint, волноваться не нужно: можно открывать в PowerPoint 2010 презентации, сохраненные в форматах более ранних версий, а также предоставлять доступ к своим файлам тем пользователям, у которых еще не установлено приложение PowerPoint 2010. Действие в PowerPoint 2010 Результат Инструкции Открытие презентации, созданной в приложении PowerPoint 2003 В заголовке окна программы PowerPoint 2010 рядом с именем файла отображается строка [Режим совместимости]. Это указывает на то, что хотя открыто приложение PowerPoint 2010, фактически пользователь работает с файлом более раннего формата, поэтому для получения доступа к таким возможностям PowerPoint 2010, как изменение стилей фигур и объектов WordArt, необходимо преобразовать файл в формат PowerPoint 2010. Чтобы выйти из режима совместимости и преобразовать файл в формате PowerPoint 2003 в новый формат PowerPoint 2010, откройте вкладку Файл, щелкните элемент Сведения и нажмите кнопку Преобразовать. Перед преобразованием файла необходимо уяснить, потребуется ли предоставлять доступ к нему пользователям, которые по-прежнему работают с PowerPoint 2003 (или еще более ранней версией этой программы). Если это так, имеет смысл продолжать работу в режиме совместимости, чтобы случайно не использовать в презентации новые возможности, которые не поддерживаются в старом формате файлов. Сохранение презентации в виде файла PowerPoint 2010 Если пользователь пытается открыть такую презентацию в программе PowerPoint 2003, появляется сообщение с предложением загрузить пакет обеспечения совместимости и соответствующей ссылкой (при условии, что уже установлены последние исправления и пакеты обновления). Пакет обеспечения совместимости необходим для того, чтобы в приложении PowerPoint 2003 можно было открывать презентации в формате PowerPoint 2010 и работать с ними. Если в презентации используются новые возможности или форматирование PowerPoint 2010, например стили фигур и объекты WordArt, в приложении PowerPoint 2003 могут появляться предупреждения о наличии неподдерживаемых функций, в файле презентации могут отсутствовать соответствующие возможности или форматирование либо объекты могут оказаться нередактируемыми. Если с презентацией в формате PowerPoint 2010 будут работать пользователи, у которых установлено приложение PowerPoint 2003, проверьте работу презентации в этой версии с помощью средства проверки совместимости. Чтобы проверить совместимость, откройте вкладку Файл, щелкните элемент Сведения, нажмите кнопку Поиск проблем и выберите команду Проверка совместимости. С помощью данного средства можно определить возможности PowerPoint 2010, которые не поддерживаются в более ранних версиях. После этого их можно удалить из презентации, чтобы избежать появления предупреждений в приложении PowerPoint 2003. Сохранение презентации в виде файла PowerPoint 2003 Такую презентацию можно без проблем открыть в программе PowerPoint 2003 (пакет обеспечения совместимости в данном случае не нужен). Если в презентации используются новые возможности или форматирование PowerPoint 2010, например стили фигур и объекты WordArt, в приложении PowerPoint 2003 могут появляться предупреждения о наличии неподдерживаемых функций, в файле презентации могут отсутствовать соответствующие возможности или форматирование либо объекты могут оказаться нередактируемыми. Никаких действий выполнять не нужно. При сохранении файла в формате PowerPoint 2003 средство проверки совместимости запускается автоматически и предупреждает обо всех неподдерживаемых возможностях. После этого можно внести в файл необходимые изменения. Переход на PowerPoint 2010 с версии PowerPoint 2003 Microsoft ® Добавление звука в презентацию Для записи и прослушивания звука компьютер должен быть оснащен звуковой картой, микрофоном и динамиками. На слайде, к которому добавлен звук, появляется соответствующий значок. Можно воспроизводить этот звук вручную (щелчком мыши по значку) либо настроить автоматическое воспроизведение звукового файла. Чтобы добавить звук к текущему слайду, откройте вкладку Вставка. В группе Мультимедиа щелкните стрелку под кнопкой Звук. Затем выполните одно из указанных ниже действий. Выберите пункт Звук из файла, перейдите к папке с нужным файлом и дважды щелкните его. Выберите пункт Звук из организатора клипов, найдите нужный аудиоклип в области задач Картинка, щелкните стрелку рядом со звуковым файлом и выберите команду Вставить. Чтобы прослушать аудиоклип, нажмите кнопку Воспроизведение/ пауза под значком звука на слайде. Расширенные возможности Если планируется часто создавать макросы или решения на языке Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) с помощью программы PowerPoint, на ленту можно добавить вкладку Разработчик. На ленте откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры. В диалоговом окне Параметры PowerPoint выберите категорию Настройка ленты и в списке справа установите флажок Разработчик. Чтобы закрыть диалоговое окно Параметры PowerPoint, нажмите кнопку ОК. Теперь справа от вкладки Вид отображается вкладка Разработчик. Совет. Для записи макросов в приложении PowerPoint 2010 вкладка Разработчик не нужна. Просто откройте вкладку Вид и найдите справа группу Макросы. Для получения сведений о записи и добавлении речевого сопровождения и времени показа слайдов в презентацию PowerPoint 2010, нажмите клавишу F1 и в открывшемся окне справки выполните поиск по запросу «Запись и добавление речевого сопровождения и времени показа слайдов». |