4л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета
 Скачать 22.9 Kb.
|
|
4л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета. Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: - учет основных средств, - учет материальных ценностей, - учет труда и заработной платы, - учет готовой продукции, - учет финансово-расчетных операций, - учет затрат на производство, - сводный учет и составление отчетности. Ориентация на выделение комплексов задач как содержащих информацию о качественно однородных ресурсах предприятия сложилась традиционно еще при ручном ведении учета, а затем нашла применение при централизованной обработке учетной информации в вычислительном центре. Таким образом, бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС: · информационной базы объекта управления; · программного обеспечения; · вычислительной системы; · пользователей. Основу БИС составляет информация - совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. К задачам БИС относятся [4]: 1. обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита; 2. получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений; 3. интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации; 4. получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений; 5. автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета. Любой экономический объект, под которым будем понимать предприятие, организацию, фирму, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, является сложной, динамичной и управляемой системой. Экономический объект, как управляемая система включает объект и субъект управления. Объектом управленияэкономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управленияэкономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения. Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления. В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям и задачам анализа и регулирования. На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета, позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и используется бухгалтерским учетом. Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратнуюсвязь в системе управления. Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления и она на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь). В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процессуправления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности. Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса. Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическаяинформационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система1. Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы. В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без непосредственного вмешательства человека. Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту. Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В автоматизированных ИС часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека. Это не означает, что ИС может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную и контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же до сих пор слабо автоматизирована процедура сбора первичной информации, поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИС. Важнейшей частью технических средств преобразования информации являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных, оперативно направляя его в нужное ему русло. Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления и, наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалист-управленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур обработки данных, выступая и в роли постановщика задачи и программиста. Отметим, что в современном понятии термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) – это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для решения задач управленческого и финансового учета. По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием. АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты: информацию как предмет и продукт труда; средства, методы и способы переработки информации; персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации. Информация, с которой работает данная системой, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности. Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение. Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия. АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ. Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия – его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность – финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты. Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же время информация о фактических затратах на производство в целом, поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо отметить, что задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы. Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ. Эксплуатация и сопровождение автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета При использовании АИС БУ бухгалтером выполняется определенная последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решений внутренними и внешними пользователями. Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере – это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности. В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделяются четыре основные этапа: формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных; обобщение учетных данных; получение выходной информации – справок, учетных регистров и отчетности; завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду. В настоящее время правовые базы данных общего назначения различной степени полноты поставляются несколькими производителями, в том числе и фирмами, специализирующимися на разработке программных продуктов для экономических расчетов. |