Вычислительная техника и сети в отрасли. 7. Перечислите основные свойства информации. Как понимается свойство информации адекватность 1

• Название: 7. Перечислите основные свойства информации. Как понимается свойство информации адекватность 1
• Дата: 19.11.2018
• Размер: 56.59 Kb.
• Имя файла: Вычислительная техника и сети в отрасли.docx
• Тип: Документы; #56990
• страница: 3 из 4

73. Назовите основные функции и средства электронного офиса

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:

·              автоматизация обработки и передачи документов;

·              хранение документации в памяти систем;

·              интеграция всех процессов документооборота;

·              повышение информированности руководства;

·              уменьшение стоимости документального обеспечения;

·              сокращение времени поиска документов;

·              создание качественно новой информационной базы документации.

 В результате этого, электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

·              учет и анализ корреспонденции;

·              учет кадров и ведение бухгалтерии;

·              составление и отслеживание договоров;

·              обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

·              выполнение экспертиз и проведение консультаций;

·              анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

·              проведение баланса и оценок работы;

·              ревизия отчетности;

·              ведение электронных картотек.

 Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.

 Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.

 

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

·         использование текстового и графического редактора;

·         работа с электронными таблицами;

·         применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;

·         использование программ подготовки презентаций.

 Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями системы являются:

·              прием, регистрация и учет документов;

·              упорядочение и классификация документов;

·              обработка документов;

·              дописывание комментариев к документам;

·              поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;

·              создание личных библиотек документов;

·              изменение конфигурации документов;

·              контроль версий документов при их модификации;

·              предоставление возможности удаленного доступа к документам не зависимо от места их хранения;

·              управление информацией;

·              обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

·              пересылка и рассылка документов;

·              администрирование учета и архивирования данных.

 Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.