Делопроизводство. ДРС-23.11.-27.11.20. Тема Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение, пересылка, уничтожение секретных документов
 Скачать 17.34 Kb.
|
|
Делопроизводство и режим секретности (изучить и законспектировать лекцию) Тема: Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение, пересылка, уничтожение секретных документов Учет секретных документов – это регистрация и контроль за их сохранностью. В практической деятельности органов внутренних дел существует две формы учета секретных документов: журнальная и карточная. При журнальной системе учета информация о секретных документах хранится в специальных журналах. При карточной системе учета информация хранится на специальных карточках, отдельно для каждого секретного документа. При учете секретных документов присваиваются регистрационные номера и фиксируется следующая информация: -гриф; - количество листов; - количество экземпляров; - источник поступления; - краткое содержание; - дата поступления. Учету подлежат: - секретные документы; - рабочие тетради; - специальные блокноты; - отдельные листы бумаги. Хранение секретных документов – это установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности секретных документов на рабочих местах и в специальных хранилищах, а также порядок, предотвращающий порчу секретных документов, их утрату и несанкционированное копирование. В рабочее время секретные документы хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы секретные документы сдаются на хранение в режимно-секретные подразделения. При обращении с секретными документами следует соблюдать следующие правила: - секретные документы выдаются только под личную роспись; -работа с секретными документами осуществляется в специальных помещениях; -при работе с секретными документами на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы; -запрещается держать секретные документы вместе с несекретными; - запрещается хранить секретные документы в рабочих столах; -при приеме посетителей нельзя оставлять секретные документы в положении, удобном для обозрения; -необходимо убирать секретные документы в сейф при временном выходе из помещения; -запрещается выносить секретные документы за пределы охраняемой территории; -при окончании работы с секретными документами необходимо проверить наличие всех секретных документов; -секретные документы разрабатываются только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях; -степень секретности документа определяется в соответствии с перечнями; - количество экземпляров секретных документов определяется служебной необходимостью; -в секретных документах должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений; -запрещается снимать копии с секретных документов без разрешения; -запрещается самостоятельно уничтожать секретные документы. Порядок оформления секретных документов: Гриф; N экземпляра; Адрес; Текст; Приложения; Подпись; Порядок оформления последнего листа: Исполнители; Гриф; Количество листов и экземпляров; адреса экземпляров; Машинистка; Дата. Размножение секретных документов. Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел РСО. Сдаются только те листы секретных документов, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и за каждую копию. Не подлежат копированию секретные документы с грифом «особой важности». Секретные документы пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный секретный документ сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой секретный документ помещается в специальную упаковку, исключающую несанкционированное изъятие секретных документов. Пересылка секретных документов в другие города осуществляется подразделениями специальной связи Министерства Связи РФ и подразделениями фельдегерской связи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители. Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача секретных документов адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа. Уничтожение секретных документов. Секретные документы, потерявшие свою практическую и другую ценность, подлежат уничтожению. Для уничтожения секретных документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии: 1) оценка ценности секретных документов; 2) написание акта на уничтожение секретных документов; 3) проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета; 4) проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия; 5) уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе. |