Курсовая работа. Анализ работы с входящей документацией
 Скачать 66.31 Kb.
|
Курсовая работа
Пермь 2023 СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе - документооборот. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. По моему мнению, именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе я и буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие документы. Они важны, так как связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание. Актуальность курсовой работы заключается в том, что правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным. Степень изученности темы. В теоретическом плане вопросы общей организации документооборота освещены такими авторами как кандидат исторических наук, документовед, Иритикова В.С. и кандидат экономических наук Доронина Л.А.1, которые в учебнике «Документационное обеспечение управления» подробно описывают все этапы документирования процессов управления в организации. Данному вопросу также посвящён ряд исследований таких авторов, как кандидат исторических наук Кузнецов И.Н.2 Цель настоящей курсовой работы – анализ с входящей документацией организации МБОУ «Лицей № 15» и рассмотрение технологии обработки поступающих документов. Задачами курсовой работы в связи с поставленной целью являются: 1. понятие документооборота в системе документационного обеспечения управления, нормативно-правовая база; 2. рассмотреть этапы работы входящих документов; 3. проанализировать создание входящих документов; 4. рассмотреть регистрацию, технологический процесс и порядок исполнения на примере входящего письма. Объект исследования – входящие документы. Предметом исследования является технология работы с входящими документами. База исследования – МБОУ «Лицей № 15». Теоретической основой настоящей работы являются труды специалистов в области документоведения, таких как Андреевой В.И., Андреевой В.В., Басакова М.И., Ватолиной М.В., Барановского В.П., Кирсановой М.В., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Ларина М.В., Санкино Л.В., Вяловой Л.М., Шатиной Н.В. и др. При написании работы были использованы такие методы исследования как: анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); обобщение и синтез точек зрения. Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников и приложения. 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 1.1 Понятие документооборота в системе документационного обеспечения управления, нормативно-правовая база Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является - своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Следует отметить, что важность правильного ведения документооборота велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – ДОУ3. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения: кадровый; производственный; административно-хозяйственный; управленческий; бухгалтерский. Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. Для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта (обычная, авиа), фельдъегерская связь, курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова). Вся документация учреждения делится на три документопотока: - входящие (поступающие) документы; - исходящие (отправляемые) документы; - внутренние документы. Входящие документы движутся от момента поступления в организацию до исполнения и направления в дело. Исходящие документы - от момента их создания до отправки. Внутренние документы от момента создания до исполнения и направления в дело. Движение входящих документов включает: - первичную обработку; - правильность рассмотрения; - регистрацию документов в учетных формах; - рассмотрение документов руководителем и принятия управленческих решений (постановка резолюции); - передачу на исполнение; - исполнение документов; - контроль за исполнением; - направление исполненного документа в дело. Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Органами государственной власти РФ издаются нормативные акты и принимаются решения, которые обязательны к исполнению органами местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются рекомендации и инструкционные материалы, нужные и полезные для муниципальных властей. Нормативно-правовая база ДОУ - это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы [13]. Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив; работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее. Нормативно-правовая база ДОУ представлена в приложении 1 (таблица 1). Вся эта нормативно-правовая база рекомендуется для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Общегосударственные нормативные документы необходимо иметь каждой службе ДОУ как справочный материал4. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции её работников, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и другие. 1.2 Порядок прохождения входящих документов Сотрудника, в обязанности которого будет входить приём входящей корреспонденции и её первичная обработка, назначают приказом руководителя. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших - секретарь или делопроизводитель. Поговорим о движении входящих документов. В своей совокупности приём и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов [6]. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, приём и первичная обработка документов осуществляется экспедицией или специально выделенным сотрудником. В организации, не имеющей такого подразделения, приём и обработка документов осуществляется секретарём. Централизация приёма и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учёт затрат на обработку документов и учёт объёма документооборота. Как мы уже говорили, входящие документы могут поступать: - по почте, - телеграфу, - электронной почте, - через факсимильную связь, - через фельдъегерскую доставку. Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. Таковыми являются: а) способ доставки корреспонденции; б) содержание документа; в) автор документа; г) установленные сроки исполнения документа. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя. Приём входящей корреспонденции осуществляется по следующим правилам: - входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Её нужно направить по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично» также не вскрывают. После регистрации их надо передать в руки адресатам, - входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его подкалывают к документу, - если на документе стоит пометка «Срочное», на нём проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддаётся прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю, - заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись, - на небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передаётся руководителю, который расписывает её по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенных ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают её по исполнителям. Входящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 1/02-10 включает: - 1 - порядковый номер документа по журналу регистрации; - 02-10 - номер дела по номенклатуре. После регистрации и присвоения регистрационного номера на полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, на штампе проставляют входящий регистрационный номер и дату. Пример входящего письма представлена в приложение 2. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в регистрационном журнале. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с отметкой в журнале регистрации (в графе «Примечание»). Не все входящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т. п. Для регистрации входящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus), другими программными средствами. Наиболее простой вариант регистрации документов небольшой организации можно проводить в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы. Основной принцип, в соответствии с которым производится регистрация входящих документов - однократность. Все поступающие документы регистрируются в день поступления. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-20165, уникальный номер регистрации - часть реквизита № 27 “Отметка о поступлении документа”. Кроме регистрационного номера реквизит включает дату поступления. Место расположения реквизита № 27 нижний правый угол лицевой стороны первого листа документа. Таким образом, для того, чтобы обеспечение сохранности документов в архиве должны соблюдаться: - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов, - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Главная проблема, требующая решения – это низкий уровень подготовки специалистов. Для ее решения следует: отправлять сотрудников на подготовку и переподготовку по программам, направленным на обучение ведению электронного документооборота; проводить семинары и регулярно знакомить сотрудников с изменениями в законодательстве, касающемся информационных технологий в управлении. 2 Анализ работы с входящей документацией в организации 2.1 Проанализировать работу в МБОУ «Лицей № 15» В МБОУ «Лицей № 15» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной директора – секретарем, остальные виды работ рассредоточены по заместителям директора. Директор несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в МБОУ «Лицей № 15» возложена на секретаря и ответственных исполнителей. Документы, поступившие, в МБОУ «Лицей № 15» начинают свой путь к исполнению у секретаря. Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые [8]. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В МБОУ «Лицей № 15» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Секретарь производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установленные лица, которому должен быть направлен в тот или иной документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя МБОУ «Лицей № 15» либо другому исполнителю, например в бухгалтерию. Руководителю МБОУ «Лицей № 15» передаются документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации, а это от 85 до 90% и только 10-15% поступающих документов передаются непосредственно исполнителям. В связи с тем, что в МБОУ «Лицей № 15» поступает не значительное количество документов, то в организации используется журнальная система регистрации, а документы, поступившие по электронной почте, регистрируются на компьютере. Целью организации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству МБОУ «Лицей № 15» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации секретарем. Перечень утвержден руководителем МБОУ «Лицей № 15». На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату. Таким образом, даже для такой организации как МБОУ «Лицей № 15», которая является не большим учреждением, правильная организация работы с входящими документами – это обеспечение оптимальных условий для всего документооборота. Знание документа для учреждения трудно переоценить. Современное управление учреждением, в частности и МБОУ «Лицей № 15» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов, и эффективностью обеспечения руководства МБОУ «Лицей № 15» документированной информацией. 2.2 Анализ регистрации и контроля входящих документов Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе. Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него. На практике в настоящее время применяют три системы регистрации документов: - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем. Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. В процедуре регистрации можно выделить три цели: - учет документов, - контроль их исполнения, - справочная работа по документам. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Система контроля нужна для обеспечения качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, в установленные сроки, а также для поручения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей. В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительной дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов. Общие принципы организации контроля движения и использования документов установлены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-20196 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования”, утверждённым приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019). В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о производственных с документами операциях. Выделяется два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа. Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операции), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами, прежде, чем он будет направлен исполнителям. Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдаётся сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи в архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделения, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения. Традиционно сложившейся у нас системы ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами. Обязательному контролю подлежат: - все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжений, - все постановления и распоряжения Правительства РФ, - все служебные документы по линии руководства субъектов РФ, - подготовка проектов записок и иных документов на имя Президента РФ и председателя правительства РФ, - подготовка проектов приказов, докладов, предположений, заключений, разрабатываемые в соответствии с установленным порядком учёта и отчётности (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно), - исполнение всех указаний по входящим документам. Контроль исполнения документов (поручений) в любой организации обычно ведут руководитель организации, ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства. Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, так как для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учётные данные о документах, которые вводятся в систему (электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии. Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации [19]. Инструкция должна определять: а) кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях; б) какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов; в) типовые сроки исполнения документов; г) формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; д) отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках; е) ведение (основные этапы) контроля исполнения документов; ё) порядок работы исполнителя с документами; ж) обобщение и анализ данных о результатах контроль исполнения документов (поручений). От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы. Принципиальным вопросом в организации контроля является сроки исполнения документа. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: - внутренних (с даты подписания или утверждения документа), - поступивших из других организаций (с даты их поступления). Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Если документ имеет конкретного исполнения, указанного в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Типовой срок основной массы документов составляет десять-пятнадцать дней, если же срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать пятнадцать дней. Такие документы подлежат последующему контролю. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов, сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. При постановке документа на контроль устанавливаются определённые параметры: а) срок исполнения; б) исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи); в) излагается (формулируется) текст поручения. Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов). После того как документ был исполнен, он снимается с контроля руководителем или, по его поручению службой делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Технология организации контроля исполнения документов включает следующие этапы: 1. Постановка документов на контроль. 2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей. 3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения. 4. Снятие документа с контроля. 5. Направление исполненного документа в дело. 6. Учёт, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов. 7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов. Контроль исполнения документов может осуществляться посредством электронного журнала (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек (РКК7), составляющих контрольно-справочную картотеку. Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор документа, наименование вида, дата регистрационный номер (дата поступления) документа, заголовок к тексту, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ). Технология и техника контроля исполнения документов во многом определяются принятой системой регистрацией документов. Наиболее распространённым является карточный способ контроля. Начало контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступившей в учреждение корреспонденции. На контрольные документы заполняются дополнительные карты. Количество экземпляров карт определяется для каждой организации или предприятия индивидуально. На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп “Контроль” или буква “К”. После выполнения этой операции документы направляются исполнителям. Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа ставится отметка об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Для обобщения данных о контроле исполнения документов применяются различные формы справок, отчётов, в которых указываются общее количество документов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок документов, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов. После подписи руководителем службы ДОУ данные о контроле исполнения документов представляются руководству организации. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Подводя итог проделанной работе, можем сказать, что данная работа позволила нам не только в полной мере узнать весь механизм документооборота, но и осознать, что, даже не смотря на немалую развитость делопроизводства в нашей стране, существует некоторое количество проблем, которые необходимо решать для улучшения качества движения документов. На основе проведенного анализа работы с входящей документацией и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в МБОУ «Лицей № 15» позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом. Организация документооборота является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления. При изучении теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: принципы, этапы документооборота, место в документационном обеспечении управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой для реализации поставленных задач. Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности организации. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по-прежнему будут издаваться в бумажном виде. Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи [21] гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится ясно, что документооборот в государственных учреждениях в будущем будет в большей степени автоматизированным. Вопросы, рассмотренные в данной курсовой работе, помогли определить важность рационализации документооборота и делопроизводства в целом, были изучены важнейшие законодательные и нормативные акты по работе с документами, определены задачи, которые необходимо решить, чтобы добиться рациональной организации документационного обеспечения управления организации. В целом, изученный документооборот входящих документов позволило овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также некоторые другие стороны рассматриваемого объекта. Такие как изучение документооборота, в общем, его структуру и функционирование, приобрести знания по поводу истории возникновения, эволюции и развития делопроизводства в России и др. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ Нормативные акты 1. Гражданский кодекс РФ (части I,II,III). – М.: Проспект, 2002. – 125 с. 2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" М., Стандартинформ, 2017 – 32 с. 3. Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 № 51922). 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – введ. 1988-05-25. – М.: ВНИИДАД, 1991. – С.15. 5. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» (утв. и введён в действие Приказом Ростехрегулирования от 13.11.2008 № 310-ст). Литература 6. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение [текст]: учебник / В. И. Андреева. – М.: Издательство КНОРУС, 2017. – 256 с. 7. Андреева В.И. «Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). Бизнес-школа Интел-Синтез, Издание 2-е, перераб.и доп.-М.,2020г. 8. Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [текст]: Учебное пособие — 2-е изд., перераб. и доп. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ИНФРА-М, 2018. — 304 с. 9. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления: учебник / М. И. Басаков. – 3-изд. – Ростов н/Д : Феникс, 2019. – 250 с. 10. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Л.М. Вялова. – М.: ИНФРА – М, 2018. – 183 с. 11. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с. 12. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с. 13. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности [текст]: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА Издательский Дом, 2014 – 268 с. 14. Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство: учебное пособие». ИНФРА-М-М, 2020 15. Кугушева Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. – Ростов-н/Д : Феникс, 2018. – 196 с. 16. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудрев. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 592 с. Электронные интернет-ресурсы 17. Делопроизводство [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.top-personal.ru 18. СЭД «Дело» [электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ 19. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях 2018 г. / КонсультантПлюс. 20. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря [Электронный ресурс]: PLAM.RU онлайн-библиотека. – URL: // http://www.plam.ru/bislit /deloproizvodstvo_dlja_sekretarja/p3.php 21. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6.04.2011 № 63- ФЗ // Консультант Плюс [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru Приложение 1 Таблица 1 Нормативная база документационного обеспечения
Приложение 2 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Калинка» (ООО «Калинка») Директору МБОУ «Лицей № 15» Петровой Л.С. пр-т Ленина, д.66, г.Барнаул, 652425 ИНН/КПП 4203003935/425001001 30.01.2023 № 1/02-10 На №_______от_______ Об изменении банковских реквизитов Общество с ограниченной ответственностью «Калинка» настоящим письмом уведомляет Вас о том, что изменились наши банковские реквизиты. Просим с 01 февраля 2023года направлять все денежные средства по следующим банковским реквизитам: ПАО Сбербанк в г.Барнаул ИНН/КПП 4203003935/425001001 БИК 000000002 Корреспондентский счет № 000000000000000000002222222 в Отделение Банка России г.Барнаул Расчетный счет № 0000000000000111111 С уважением, Директор Васильев Васильев Г.Н. Иванова Галина Васильевна, специалист 8(3842)53-66-77 Вх. № 5/01-12 31.01.2023 1 Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для среднего профессионального образования / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 233 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05783-6. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/514733 (дата обращения: 04.02.2023) 2 Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для среднего профессионального образования. // Образовательная платформа ЮРАЙТ. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2021. – 462 с.– (Профессиональное образование). 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). // КонсультантПлюс: официальный сайт. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/. (дата обращения 04.02.2023) 4 Иванова Н.П. «Документационное обеспечение управления»: методическое пособие для студентов. М.: ФГБПОУ «Колледж МИД России». 2022. С.142. [Электронный ресурс]. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». [Электронный ресурс]: (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/?ysclid=ldra4w9s7a654108781(дата обращения 04.02.2023) 6 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст). // Справочная правовая система КонсультантПлюс. URL: www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_329486/.(дата обращения 04.02.2023) 7 Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для среднего профессионального образования – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва: Издательство Юрайт, 2022. С.96. [Электронный ресурс]. // ЭБС Юрайт. URL: https://urait.ru/book/dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-dokumentooborot-i-deloproizvodstvo-433861. (дата обращения 04.02.2023) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||