практическая. Междисциплинарному курсу – мдк. 02. 02 «Государственные, муницип. Анкудинова Анна Николаевна
 Скачать 59.5 Kb.
|
Практическое задание
дисциплине
Пермь 2023 Задание 1. Оформить акт приема-передачи документов при передаче на архивное хранение. На основании договора о сотрудничестве от 18.12.2016 № 26 между МБУ «Архив города Н-ска» (МБУ «Архив города Н-ска») и ПАО «Ромашка» 14.06.2022 впервые состоялась передача документов ПАО «Ромашка» на постоянное хранение. Было передано 126 дел за 2012–2013 гг. по описи № 1 дел постоянного хранения. Описи переданы в 3-х экземплярах. Прием-передачу осуществляли заведующий архивом ПАО «Ромашка» Василькова О.А. и специалист отдела учета МБУ «Архив города Н-ска» Коробкина М.А., Директор ПАО «Ромашка» Пионов Сергей Сергеевич, директор МБУ «Архив города Перми» Картов Д.Д., главный хранитель – Дубова О.Н. Решение. 1. Для выполнения данного задания находим Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526. 2. В Правилах находим приложение № 20 «Акт приема-передачи архивных документов на хранение» и сохраняем себе форму акта в формате MS-Word. 3. Открываем акт и начинаем заполнять его в соответствии с представленным заданием. 4. Начинаем заполнение с грифов утверждения. Слева заполняем гриф утверждения организации, передающей документы, т.е. ПАО «Ромашка». Директор ПАО «Ромашка» - Пионов Сергей Сергеевич. Поскольку передача документов осуществляется 14.02.2022, то в грифе указываем эту дату, таким образом, гриф утверждения будет оформлен следующим образом:
5.Аналогичным образом заполняем гриф утверждения, расположенный справа, т.е. принимающей организации. Указываем сокращенное наименование организации МБУ «Архив города Н-ска» Коробкина М.А.. Таким образом, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:
6. Далее указываем дату и номер акта, дата – 14.06.2022, т.к. все акты должны иметь дату события. Передача документов осуществляется впервые, поэтому номер акта будет №1. 7.Заполняем необходимые сведения по порядку: основание передачи – договор о сотрудничестве от 18.12.2016 № 26; название передаваемого фонда – ПАО «Ромашка»; название организации, передающей документы – ПАО «Ромашка»; название организации, принимающей документы – МБУ «Архив города Пермь» 8. Далее заполняем таблицу в соответствии с заданием: Итак, таблица будет выглядеть следующим образом:
9. После заполнения таблицы заполняем строку «Итого принято» следующим образом:
10.Затем заполняем в соответствии с заданием сведения о должностных лицах, осуществивших прием-передачу. Передачу производила заведующий архивом ПАО «Ромашка» Василькова О.А., а прием специалист отдела учета МБУ «Архив города Н-ска» Коробкина М.А. Итак, данные реквизиты должны быть оформлены следующим образом:
11. Далее условно (т.е. номер надо придумать) указываем номер, который был присвоен фонду в архивном учреждении, например 78. 12. И в конце заполняем данные о внесении изменений в учетные документы. Т.к. в задании указан главный хранитель МБУ «Архив города Перми» Дубова О.Н., то указываем, что именно она внесла изменения в учетные документы, т.к. это основная обязанность главного хранителя. Дата внесения изменений – 14.06.2022. Таким образом, последний раздел будет оформлен так: Изменения в учетные документы внесены.
АКТ
приема-передачи архивных документов на хранение договора о сотрудничестве от 18.12.2016 № 26 (основание передачи) ПАО «Ромашка» (название передаваемого фонда) ПАО «Ромашка» сдал, (название организации, передающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Фонду присвоен№78 Изменения в учетные документы внесены.
Задание 2. Оформить акт при смене ответственного за работу архива организации. На основании приказа Директора ПАО «Ромашка» Пионова С.С. от 25.06.2022 № 234 о/д второй раз была создана комиссия по передаче документов и дел ПАО «Ромашка» от Васильковой О.А. – Ромашкиной Е.В., в связи с увольнением Васильковой. Передача состоялась 28.06.2022. В состав комиссии вошли: заместитель директора Розова М.М. – председатель комиссии, бухгалтер Незабудкина М.Я., архивариус Гераненко В.В. В результате приема-передачи по описи № 1 дел постоянного хранения было передано 189 ед. хр. За 2012–2017 гг. По описи № 2 дел по личному составу 264 ед. хр. За 2013–2017 гг. ОЦД, страхового фонда нет. НСА – нет. Дело фонда оформлено. Описи переданы в 4-х экземплярах. Документы расположены на 5-х комбинированных стеллажах в помещении архива, площадь которого составляет 25 кв. м., помещение светлое, влажное. Также в помещении имеются письменный стол для работы заведующего архивом, 2 стула, 4 огнетушителя порошковых и лестница-стремянка. ПАО «Ромашка» находится по адресу: ул. Пермская, д. 25, г. Пермь. Решение. Для выполнения этого задания необходимо воспользоваться Основными правиламиработы архивов организаций, которые были одобрены решением Коллегии Росархиваот 06.02.2002. Данные правила не действуют после утверждения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, 2015 г., но Правила 2002 г. могут использоваться в работе архивов организаций, особенно при заполнении различных актов, формы которых не вошли в Правила 2015. Открываем Правила 2002 и находим приложение № 48 «Акт приема-передачи при смене руководителя архива», сохраняем себе форму акта в MS-Excel и начинаем заполнять в соответствии с заданием. Сначала заполняем графу «Наименование организации», т.е. ПАО «Ромашка». Далее заполняем сведения о дате и номера акта. Дата – 28.06.2022, т.е. день фактической передачи документов, № 2, т.к. передача документов осуществлялась второй раз. Место составления акта – г. Пермь, это можно понять, изучив местонахождение организации. Далее заполняем гриф утверждения, в котором указываем должность руководителя – Директор, условно ставим подпись – Пионов, даем расшифровку подписи – Пионов С.С. Дата утверждения – 25.06.2022. Таким образом, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:
Далее заполняем констатирующую часть акта. В соответствии с приказом от 25.06.2022N 234/ о/д Василькова О.А.передал(а) Ромашкина Е.В. (ф.и.о. передающего) (ф.и.о. принимающего) принял(а) в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя РозоваМ.М _и членов Незабудкиной М.Я.,ГераненкоВ. документы (ф.и.о.) (ф.и.о.) архива, страховые копии документов за _2012-2017 годы и справочный аппарат к ним. Далее заполняем таблицу. Таким образом, таблица будет заполнена следующим образом:
Далее заполняем следующие сведения: Итого принято453 (четыреста пятьдесят три)дел. Следующие строчки не заполняем т.к. в организации нет ОЦД и страхового фонда. 2 (две)описей в8 (восемь)экземплярах. (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) Затем заполняем последний раздел акта в соответствии с данными задания: Состояние документов, страхового фонда и описей: Документы упорядочены, описи утверждены (общая характеристика состояния) Одновременно передаютсяДело фонда (виды НСА и его объемы, состояние) Состояние помещения архива: помещение площадью25 кв.м., светлое , влажное (общая характеристика состояния) Наличие и состояние оборудования и инвентаря: письменный стол, 2 стула, 4 огнетушителя порошковых и лестница–стремянка_
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||