Автоматизация обработки документов. Автоматизация обработки документов
 Скачать 21.81 Kb.
|
|
Реферат на тему «Автоматизация обработки документов» Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Обработка – воздействие на объект с целью придать ему новые свойства. Переработка – преобразования чего-либо во что-либо иное. Обработка документов – процесс создания и преобразования документов. Основными операциями обработки документов являются: классификация, сортировка, преобразование, размещение в базе данных и поиск. Обработка информации - любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам. Обработка данных – процесс выполнения последовательности операций над данными. Обработка данных может осуществляться в интерактивном и фоновом режимах. Процесс обработки информации состоит в получении одних «информационных объектов» из других «информационных объектов» путем выполнения некоторых алгоритмов и является одной из основных операций, осуществляемых над информацией. Типичная информационная система выполняет набор функций, который обычно включает в себя следующие: 1. Ввод документов (с бумаги или в электронном виде). 2. Хранение этих документов. 3. Поиск по запросам (как предопределенным, так и незапланированным). 4. Редактирование операторами. 5. Создание выходных документов (на бумаге или в электронном виде). На самом верхнем уровне можно выделить числовую и нечисловую обработку. В указанные виды обработки вкладывается различная трактовка содержания понятия «данные». При числовой обработке используются такие объекты, как переменные, векторы, матрицы, многомерные массивы, константы и т.д. При нечисловой обработке объектами могут быть файлы, записи, поля, иерархии, сети, отношения и т.д. Другое отличие заключается в том, что при числовой обработке содержание данных не имеет большого значения, в то время как при нечисловой обработке нас интересуют непосредственные сведения об объектах, а не их совокупность в целом. Обработка данных представляет собой последовательность операций, производимых над данными. Процедуры обработки данных могут различаться в зависимости от форм и видов представления данных С точки зрения реализации на основе современных достижений вычислительной техники выделяют следующие виды обработки информации: последовательная обработка, применяемая в традиционной фоннеймановской архитектуре ЭВМ, располагающей одним процессором; параллельная обработка, применяемая при наличии нескольких процессоров в ЭВМ; конвейерная обработка, связанная с использованием в архитектуре ЭВМ одних и тех же ресурсов для решения разных задач, причем если эти задачи тождественны, то это последовательный конвейер, если задачи одинаковые - векторный конвейер. Основные процедуры обработки данных: Создание данных, как процесс обработки, предусматривает их образование в результате выполнения некоторого алгоритма и дальнейшее использование для преобразований на более высоком уровне. Модификация данных связана с отображением изменений в реальной предметной области, осуществляемых путем включения новых данных и удаления ненужных. Контроль, безопасность и целостность направлены на адекватное отображение реального состояния предметной области в информационной модели и обеспечивают защиту информации от несанкционированного доступа (безопасность) и от сбоев и повреждений технических и программных средств. Поиск информации, хранимой в памяти компьютера, осуществляется как самостоятельное действие при выполнении ответов на различные запросы и как вспомогательная операция при обработке информации. Поддержка принятия решения является наиболее важным действием, выполняемым при обработке информации. Широкая альтернатива принимаемых решений приводит к необходимости использования разнообразных математических моделей. Создание документов, сводок, отчетов заключается в преобразовании информации в формы, пригодные для восприятия как человеком, так и компьютером. С этим действием связаны и такие операции, как обработка, считывание, сканирование и сортировка документов. При преобразовании информации осуществляется ее перевод из одной формы представления или существования в другую, что определяется потребностями, возникающими в процессе реализации информационных технологий. Реализация всех действий, выполняемых в процессе обработки информации, осуществляется с помощью разнообразных программных средств. В любой предметной области в технологическом процессе обработки информации можно выделить три основных этапа.\ Первый этап (докомпьютерная обработка) начинается со сбора первичных документов из различных источников и подготовки их к автоматизированной обработке. На этом этапе производятся анализ представленных для обработки документов, систематизация имеющейся информации, составление и уточнение контрольных сведений, которые в дальнейшем будут использованы для проверки корректности введенных данных. Второй этап (компьютерная обработка) является основным и включает ввод, обработку информации по заданному алгоритму, а также вывод результатных документов. На этом этапе осуществляется ручной или автоматизированный ввод информации с первичных документов, контроль корректности и полноты результатов ввода. Информация с первичных документов переносится в информационную базу либо в электронную форму документа и таким образом преобразуется в данные. Далее следует обработка данных на основании алгоритма решения поставленной задачи, их преобразование в выходные данные, формирование и печать результатных документов. На заключительном третьем этапе (послекомпьютерная обработка) технологического процесса обработки информации производится контроль качества и полноты результатных документов, их тиражирование и передача заинтересованным лицам по различным каналам связи в электронном виде или на бумажных носителях. ABBYY FineReader — система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY. Программа позволяет извлекать текстовые данные из цифровых изображений (фотографий, результатов сканирования, PDF-файлов). Полученное в результате распознавания может быть сохранено в различных форматах файлов: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Rich Text Format, HTML, PDF/A, searchable PDF, CSV и текстовые (plain text) файлы. Начиная с 11 версии файлы можно сохранять в формате djvu. Версия 12 поддерживает распознавание текста на 190 языках и имеет встроенную проверку орфографии для 48 из них. Из особенностей можно отметить Сделанную на высоком уровне процедуру добавки неизвестного слова в словарь программы: предлагаются несколько возможных начальных форм слова, и на основе этого строится возможная система его склонения (можно подкорректировать неверные формы). Таким образом, сразу добавляется не одно слово, а все его формы. Обучение программы человеком для распознавания рукописных или нестандартных шрифтов, с помощью механизма эталонов. Существует платная онлайн-версия FineReader с возможностью бесплатно распознать несколько страниц в месяц. Правовой аспект обработки персональных данных. В соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника Организации о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных. - Работник Организации предоставляет работнику отдела кадров Организации достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. - В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор Организации (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования: - Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. - При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. - При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. - Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом. - Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. - Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен. |