имущество. имущество мед. учреждение. Цель данной работы заключается в анализе системы бухгалтерского учета в медицинском учреждении Основной задачей
 Скачать 256.5 Kb.
|
|
2. Документальное оформление движения медицинского инвентаря и медикаментов Бухгалтерия ОКЦ осуществляет расчет заработной платы, бухгалтерский учет, учет товарно-материальных ценностей, учет основных средств и финансовый анализ деятельности кардиологического центра. ОКЦ оказывает медуслуги на основе оплаты затрат по сводным счетам или за наличный расчет. Оплата медуслуг осуществляется следующим образом. Схема бухгалтерского документооборота представлена на рис. 2.3.  Рис.3. Схема бухгалтерского документооборота Бухгалтерский учет в ОКЦ осуществляется по Плану счетов, утвержденному Министерством финансов Российской Федерации (Инструкция № 107н). Бухгалтерский учет ведется бухгалтерией в составе десяти человек. Распределение служебных обязанностей в бухгалтерии производится по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников закрепляется определенный участок. Структура аппарата бухгалтерии приведена на рисунке 4. Главный бухгалтер  Зам. главного бухгалтера     Расчетная группа Материальная группа Кассир Рис. 4. Структура бухгалтерии ОКЦ. В обязанности расчетной группы входит точный учет личного состава работников, отработанного времени и объема выполняемых работ, правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее, учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом РФ, контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, фонда оплаты и правильное отнесение начислений оплаты труда и отчислений на социальные нужды на счета издержек производства и обращения, и на счета целевых источников. Должностные обязанности бухгалтера-кассира заключаются в точном, полном и своевременном учете денежных средств в кассе и на счетах в банке и операций по их движению. Бухгалтер-кассир осуществляет контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием, контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, выявлением более рационального использования денежных средств. Материальная группа отвечает за учет приобретения материальных ценностей, их поступление и расходование, ведет контроль за сохранностью ценностей, выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов, своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации, получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения. В этой же группе ведется учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов, осуществляется правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступление основных средств, их внутреннее перемещение и выбытие, определяются результаты от реализации и прочего выбытия основных средств, контролируется сохранность основных средств. В обязанности заместителя главного бухгалтера входит учет расчетов с поставщиками, покупателями и заказчиками, ведение книги продаж и покупок, своевременное выявление просроченной задолженности по расчетам, учет расчетов с подотчетными лицами. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский учет в учреждении осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях Особенностью существующей мемориально-ордерной системы является формирование мемориальных ордеров по ограниченному перечню счетов. Для определения оборотов по счетам, не входящим в этот перечень, необходимо вести по ним дополнительный аналитический учет, что увеличивает общую трудоемкость учета. Еще одна особенность данной формы учета - одновременное отражение в мемориальных ордерах и дебетовых, и кредитовых оборотов счетов. Положительной стороной такого построения мемориального ордера можно считать то , все хозяйственные операции по одному участку учета группируются в одной ведомости, а недостатком- отсутствие едино образности и четкого правила разноски мемориальных ордеров в итоговую накопительную ведомость- книгу "Журнал-Главная". К недостаткам также необходимо отнести значительные структурные различия мемориальных ордеров. В ОКЦ на счетах материальных запасов учитываются продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, топливо горючее и смазочные материалы, прочие материалы, запасные части к машинам и оборудованию. Материальные запасы отражаются в учете и отчетности по фактической стоимости материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение. На субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, растворы, сыворотки, спирт, вакцины, кровь и перевязочные средства и т.д. Учет медикаментов и перевязочных средств ведется учреждением в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации. Под медикаментами понимаются: медикаменты – лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и т.п.; перевязочные средства – марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и т.п.; вспомогательные материалы – бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и т.п.; тара – склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутыли, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно. В аптеке ОКЦ ведется предметно-количественный учет лекарственных средств в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов ф. 8-МЗ, страницы которой должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера ОКЦ. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, открывается отдельная страница. Основанием для ежедневной записи поступивших в аптеку лекарственных средств служат счета поставщиков, а выданных - накладные (требования), акты или другие документы. На основании накладных (требований) на отпущенные лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, составляется ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, ф.1-МЗ, записи в которой ведутся по каждому наименованию в отдельности. Ведомость подписывается заведующим аптекой или его заместителем. Общее количество отпущенных за день указанных материальных ценностей, согласно выборке за день, переносится в книгу ф. 8-МЗ. При поступлении в аптеку лекарственных средств заведующий аптекой или лицо, на то уполномоченное, проверяет соответствие количества и качества их с данными, указанными в документах, правильность цен на единицу указанных материальных ценностей, после чего делает на счете поставщика надпись следующего содержания: \"Цены проверены, материальные ценности мною приняты (подпись)\". При обнаружении недостачи, излишков, порчи и боя материальных ценностей комиссия, созданная по поручению руководителя учреждения, осуществляет приемку поступивших материальных ценностей в соответствии с инструкциями о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству в установленном порядке. Полученные и проверенные счета поставщиков заведующий аптекой записывает в книгу регистрации счетов, поступивших в аптеку, ф.6-МЗ, после чего передает их в бухгалтерию учреждения для оплаты. При заполнении книги ф.6-МЗ в графе 6 указывается стоимость весовых медикаментов, т.е. стоимость сухих и жидких медикаментов, требующих перед их отпуском в отделения (кабинеты) учреждения определенной обработки в аптеке (смешивания, фасовки и т.п.). Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений (кабинетов) производится заведующим аптекой илиего заместителем по накладным (требованиям) ф.434, утвержденным руководителем учреждения или лицом, на то уполномоченным. Материально ответственные лица отделений (кабинетов) расписываются в накладной (требовании) в получении лекарственных средств из аптеки, а заведующий аптекой или его заместитель - в их выдаче. Накладные (требования) выписываются в двух экземплярах чернилами или шариковой ручкой. Первый экземпляр накладной (требования) остается в аптеке, а второй возвращается материально ответственному лицу отделения (кабинета) при отпуске ему лекарственных средств. В накладных (требованиях) обязательно указывается полное наименование лекарственных средств, их размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество, необходимое для определения их розничной цены и стоимости. В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой обязан при выполнении заказа дописать в обоих экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления. Исправление количества, фасовки и дозировки лекарственных средств в сторону увеличения категорически запрещается. Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются из аптеки ОКЦ на отдельных накладных (требованиях) со штампом, печатью учреждения и утверждаются руководителем учреждения, в них должны указываться номера историй болезни, фамилии, имена и отчества больных, для которых выписаны лекарственные средства. Лекарственные средства отпускаются аптекой отделениям (кабинетам) в размере текущей потребности в них: ядовитые лекарственные средства - 5-дневной, наркотические лекарственные средства - 3-дневной , все остальные -10-дневной. Каждая накладная (требование) на выдачу лекарственных средств в отделения (кабинеты) таксируется заведующим аптекой или лицом, на то уполномоченным, для определения стоимости отпущенных материальных ценностей. Таксировка ценностей производится по розничным ценам по каждой лекарственной форме по правилам применения прейскуранта розничных цен на медикаменты и аптекарские товары N 0-25, а также выводится сумма в целом по накладной (требованию). Стоимость каждого наименования лекарственных средств и их общая сумма указывается в экземпляре накладной (требования) аптеки. Протаксированные накладные (требования) ежедневно записываются по порядку номеров в книгу учета протаксированных накладных (требований) ф.7-МЗ, страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера, при этом номера накладных (требований) на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, подчеркиваются. По окончании месяца в книге ф.7-МЗ подсчитывается итоговая сумма по каждой группе отпущенных материальных ценностей, и общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью. В случае необходимости, на каждое отделение (кабинет) в книге ф.7-МЗ отводится отдельная страница, где записываются протаксированные накладные (требования) на лекарственные средства, выданные аптекой по данному отделению (кабинету). Итоговые суммы из книги указанной формы по каждой группе лекарственных средств, отпущенных аптекой, за месяц, включаются в отчет аптеки о приходе и расходе медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в денежном (суммовом) выражении ф.11-МЗ. Работник бухгалтерии ОКЦ, на которого должностной инструкцией возложены обязанности ведения бухгалтерского учета лекарственных средств, не реже одного раза в квартал осуществляет выборочные проверки правильности ведения книги ф. 8-МЗ, ведомости ф. 1-МЗ и книги ф.7-МЗ и подсчета итогов в накладных (требованиях), что подтверждается в проверенных документах подписью проверяющего. Заведующий аптекой несет ответственность за правильное применение розничных цен, подсчет стоимости лекарственных средств в накладных (требованиях), расходных документах и инвентаризационных описях. Первые экземпляры исполненных аптекой накладных (требований), пронумеровываются с начала года, вместе с книгой ф.7-МЗ остаются у заведующего аптекой и хранятся в течение одного календарного года (не считая текущего) в сброшюрованном виде по месяцам. Накладные (требования) на отпуск лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, хранятся у заведующего аптекой в течение трех лет. По истечении указанных сроков хранения накладные (требования) могут быть уничтожены при условии, если контролирующей или вышестоящей организацией была проведена документальная ревизия учреждения, в ходе которой были проверены вопросы правильности оформления накладных (требований) на отпуск лекарственных средств, их таксировки и записей в книгу учета протаксированных накладных (требований) ф.7-МЗ и предметно-количественного учета аптекарских запасов ф. 8-МЗ. Об уничтожении накладных (требований) составляется акт, который утверждается в установленном порядке. Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку. Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств списывается с подотчета заведующего аптекой в расход. Обменная (возвратная) тара по мере сдачи ее поставщику или тарособирающей организации включается в отчет заведующего аптекой, а возвращенные учреждению за нее денежные средства относятся на восстановление кассовых расходов. Лечебная минеральная вода отпускается в отделения (кабинеты) учреждения в обменной посуде-таре, а в накладных (требованиях) стоимость минеральной воды указывается без стоимости посуды-тары. При установлении потерь от порчи лекарственных средств составляется акт на списание ценностей, хранящихся в аптеке и пришедших в негодность ф.9-МЗ. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем учреждения с участием главного бухгалтера учреждения, заведующего аптекой и представителя общественности, при этом выясняются причины порчи ценностей, а также устанавливаются виновные в этом лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию учреждения, второй - остается в аптеке. По недостачам и потерям от порчи лекарственных средств, явившимся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск. Пришедшие в негодность лекарственные средства в присутствии комиссии, составившей акт, уничтожаются с соблюдением установленных для этого правил. При этом на акте делается надпись с указанием даты и способы уничтожения за подписями всех членов комиссии. В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении ф.11-МЗ с выделением в отчете групп лекарственных средств, перечисленных в п.1 инструкции. В отчет включается также сумма разницы, образующейся между стоимостью ингредиентов, оцененных по розничным ценам, и стоимостью изготовленной аптекой при лабораторных работах продукции, исчисленной в тех же ценах. Для учета этих работ в аптеке ведется книга учета лабораторных работ ф.10-МЗ, страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера. В тех случаях, когда аптека получает и отпускает лекарственные средства, предназначенные для клинических испытаний, исследований и научных (специальных) целей, стоимость таких материальных ценностей указывается в отчете ф.11-МЗ как по приходу, так и по расходу отдельно в дополнительно вводимых для этого графах. Составление отчета ф.11-МЗ начинается с указания остатка стоимости лекарственных средств по каждой их группе на начало отчетного месяца. Эти остатки переносятся из утвержденного отчета ф.11-МЗ за предыдущий месяц. В приход записывается стоимость лекарственных средств, поступивших в аптеку за месяц согласно счетов поставщиков, зарегистрированных в книге ф.6-МЗ. В расход записывается стоимость отпущенных аптекой лекарственных средств отделениям (кабинетам) по накладным (требованиям), записанным в книгу ф.7-МЗ. На основании актов и других документов, служащих основанием для списания, в расход записывается также стоимость испорченных лекарственных средств, возвращенной (реализованной) обменной тарой и суммарные разницы от лабораторно-фасовочных работ. В конце отчета показывается остаток стоимости лекарственных средств и прилагаются подлинные документы, кроме протаксированных накладных (требований), остающихся на хранение в аптеке. Отчет аптеки составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета подписывается заведующим аптекой и представляется в бухгалтерию учреждения не позднее 5-го числа следующего за отчетным месяца, в условиях механизации учета в сроки, утвержденные графиком документооборота; второй экземпляр остается у заведующего аптекой. После проверки отчета бухгалтерией и утверждении его руководителем учреждения, отчет аптеки служит основанием для списания бухгалтерией учреждения израсходованных лекарственных средств. Все лекарственные средства и другие материальные ценности, находящиеся в аптеке, подлежат ежегодной инвентаризации. Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, инвентаризуются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам не менее одного раза в год, но не ранее 1 октября отчетного года. В инвентаризационных описях лекарственные средства, учитываемые в денежном выражении, выделяются по группам. Суммы недостач, выявленные при инвентаризации по одной группе, не могут перекрываться излишками, образовавшимися по другой группе ценностей. Выявленные при инвентаризации недостачи лекарственных средств в пределах установленных норм естественной убыли списываются на основании распоряжения руководителя учреждения на уменьшение финансирования. Нормы естественной убыли к готовым лекарствам заводского изготовления не применяются. Для определения стоимости расхода весовых медикаментов за инвентаризуемый период следует подсчитать общую сумму поступивших весовых медикаментов за этот период, показанную в графе 6 книги ф. 6-МЗ, прибавить к ней сумму остатка этих ценностей на начало инвентаризуемого периода и из полученного итога вычесть стоимость остатка весовых медикаментов, выявленного последней инвентаризацией. Сегодня затраты на медикаменты и расходные материалы составляют не менее 30-40% расходного бюджета ОКЦ. Разумное и умелое планирование использования медикаментов часто позволяет ОКЦ обеспечить приемлемый уровень медикаментозного лечения при приемлемых затратах. Первым этапом в определении структуры и объемов лекарственных закупок на предстоящие периоды является получение сводной информации о реальном использовании лекарств в ОКЦ. Далее необходимо знать как минимум: 1) годовой бюджет на лекарственные закупки; 2) процентное соотношение бюджета на лекарственные закупки и общего годового бюджета больницы; 3) общее количество используемыхОКЦй лекарственных средств (помесячный расход, остатки в объемных и стоимостных показателях); 4) стоимость за предыдущий год списанных лекарственных средств в связи с истечением их срока годности и др. причинами; 5) список зафиксированных побочных эффектов и данные о смертности в результате использованных лекарств (чтобы принять решение о целесообразности их включения в формуляр следующего года); 6) список используемых вОКЦ лекарств, запрещенных к применению в стране-производителе; 7) примеры дублирования закупленных лекарств, когда закупаются различные по наименованию, но аналогичные по действию препараты; 8) данные о неплановых закупках и дефицитных ситуациях прошлого года. Анализ полученной информации позволяет сделать любую корректировку структуры и объемов лекарственных закупок в рамках всего ОКЦ. |