2 Диадок на пальцах. Что такое Диадок

Название	Что такое Диадок
Дата	29.04.2022
Размер	89.5 Kb.
Формат файла
Имя файла	2 Диадок на пальцах.doc
Тип	Документы #504750

Что такое Диадок?

Для директора: Диадок – система для обмена электронными документами между компаниями. Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы. Документы доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу (то есть полностью заменяют бумажный документ). Переход на электронные документы позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.
Для бухгалтера: Диадок – система для обмена с контрагентами электронными первичными документами и счетами-фактурами. Можно передавать друг другу счета-фактуры, накладные, закрывающие документы. Документы доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу. Они не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки. Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
Для IT-руководителя: Диадок – это веб-сервис, для обмена внешними электронными документами с клиентами и поставщиками. Электронные документы в Диадоке подписываются ЭЦП и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Собственный API и коннекторы позволяют интегрировать Диадок практически с любыми информационными системами (1С, SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics). Помимо этого можно использовать защищенный e-mail-транспорт и EDI (AS2).

Зачем Диадок крупной компании?

Использование Диадока позволяет увеличить денежный поток за счет:
Увеличения скорости возмещения НДС и снижения налоговых рисков. Суть очень простая: отсутствие в бухгалтерии первичных документов приводит, прежде всего, к доначислению налога на прибыль и НДС по результатам проверок, а также к задержкам в возмещении НДС. Статистика по налоговым проверкам и судам хорошо показывает, что это действительно большая проблема для бизнеса. Диадок позволяет моментально получать документы от контрагентов. Кроме того, документы не теряются при передаче и хранении.
Сокращения затрат на рутинные операции. Т.е. просто сокращает количество времени (а в результате и денег), которое тратится на поиск документа в бумажном «архиве»; сокращает количество людей, занятых при передаче документа из одной бухгалтерии в другую; сокращает количество людей, занятых перебиванием данных с бумажки в компьютер.

Экономии денег на содержании архива. Хранение бумаг требует места, за это место нужно платить. Хранение электронных документов места не требует и обходится компании значительно дешевле. Кроме того, хранение документов в цифровом архиве (на серверах оператора) намного безопаснее.
Ускорения оплаты по сделкам. Некоторые покупатели платят поставщику только после получения счета-фактуры и накладной или подписанного договора. Особенно часто это происходит, если поставщик товара/услуги – небольшая компания без многолетней репутации на рынке. С Диадоком получить подписанный юридически значимый документ (а значит и оплату на основе такого документа) можно мгновенно. Как следствие сокращается риск кассовых разрывов и не нужно привлекать дорогие заемные средства.
Сокращения издержек на расходные материалы (принтеры, тонеры, бумагу), а также на пересылку документов.

Подключены ли мои контрагенты к Диадоку?

Скорее всего, да. Разработчиком Диадока является компания СКБ Контур, продуктами (веб-сервисами) которой пользуются более 1 млн предприятий. Все эти компании технически уже имеют доступ к Диадоку. Наверняка, среди них есть ваши контрагенты.
Для того чтобы узнать, есть ли среди пользователей Диадока нужные вам контрагенты, можно воспользоваться инструментом для поиска компаний в демоверсии Диадока по адресу https://diadoc.kontur.ru/Demo/Login.
Если у вас очень много контрагентов, с которыми необходимо обмениваться электронными документами, обратитесь к нам за персональной консультацией, и мы обсудим, как Диадок может помочь вам подключить практически неограниченное количество контрагентов по всей стране в кратчайшие сроки. Для этого у компании СКБ Контур создана вся инфраструктура – более 850 представительств по всей стране.

Можно ли использовать только электронные документы? Нужна обязательно еще бумажная копия таких документов?

Компании могут использовать только электронные документы. Не дублируя их на бумаге. Это позволяет делать Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи». Это закон приравнивает электронную подпись к собственноручной подписи гражданина на бумаге.
Документ будет иметь юридическую силу, если он подписан электронной подписью лица, действующего на законных основаниях от имени организации.

Существует судебная практика, когда электронные документы использовались как подтверждающие документы в судебных спорах и были признаны равнозначными бумажным документам. Судебная практика продолжает расширяться. И по мере проникновения всё большего количества электронных документов в экономику, они будут для нас все более привычными.
С 2003 года российские предприятия имеют возможность сдавать отчетность в контролирующие органы (налоговая служба, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат) в электронном виде. Документы отправляются через Интернет с использованием ЭЦП. Сейчас 62% компаний в стране сдают отчетность в электронном виде, то есть уже работают с электронными документами. Принцип обмена электронными первичными документами между компаниями очень напоминает по технологии передачу электронных отчетов государству.

Какие документы имеет смысл передавать через Диадок?

Вообще, через Диадок вы можете отправить любой документ в любом формате своим клиентам и партнерам. Однако особенно удобен Диадок, если у вас есть какой-то объемный поток любых входящих или исходящих документов с регулярными партнерами по бизнесу. И если при этом вам важна юридическая сила таких документов. Или если ваши контрагенты/подразделения находятся в других регионах.
Диадок позволяет работать со всеми видами документов:

Первичными и учетными бухгалтерскими документами (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры (пока – в тестовом режиме)).
Организационно-распорядительными и оправдательными документами (приходные ордера, приказы, распоряжения).
Любыми другими типами документов

(рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т. д.).
Рекомендуем обратить внимание в первую очередь на электронные счета-фактуры (ЭСФ). Это документ, который используется практически в каждой сделке. Процесс обмена ЭСФ регламентирован Минфином. К порядку выставления и получения счетов-фактур сформулированы особые требования, которые полностью выполняются в системе Диадок. В результате переданные через Диадок счета-фактуры будут иметь юридическую силу.
Также через систему Диадок можно заключить договор с предполагаемым контрагентом, отправить закрывающие документы и пр. Вам не понадобится печатать документ, подписывать его и ставить печать, отправлять почтой или с курьером. Не нужно ждать, пока вернется ваш экземпляр. Можно сразу начинать работать, после того как обе стороны подписали соответствующий документ (например, в формате Word) своими электронными подписями. В Диадоке это занимает считаные минуты.
Вообще, вы можете отправить любой документ в любом формате своим клиентам и партнерам, подписав его электронной подписью. Диадок очень удобен, если у вас есть какой-то объемный поток любых входящих или исходящих документов с регулярными партнерами по бизнесу. Или если ваши контрагенты находятся в других регионах.

Как предоставлять электронные документы в налоговую, суд и другие органы?

Существующее законодательство юридически признает электронный документ наряду с бумажным. Причем не в качестве его «цифрового дубликата», а в качестве оригинала. Это происходит в случае выполнения определенных требований, также прописанных в федеральных законах (в частности, при соблюдении требований к электронной подписи, которой подписывается цифровой документ). Если возникла необходимость предоставить куда-либо электронный имеющий юридическую силу документ, вы сможете выгрузить из Диадока файл документа и связанные с ним файлы подписей и предоставить их на дискете, USB-носителе, отправить по e-mail или любым другим образом.
Если получателем документа является судебное ведомство, то вам следует знать, что суды часто сталкиваются с электронными документами и в принципе знают, что с ними делать. В ином случае суд может пригласить экспертов или назначить экспертизу, и эксперт объяснит суду статус документа (зачастую в качестве эксперта привлекают представителей компании-оператора электронного документооборота).
Также электронный документ можно распечатать на бумаге, поставить синюю печать организации, подпись уполномоченного лица и написать «Копия верна». Такие документы тоже принимаются.
При взаимодействии с налоговыми органами все еще проще. Налоговые работают с электронными документами компаний уже более 10 лет (в частности, принимают отчетность) – в результате практика работы с документами организаций, подписанными ЭЦП, в налоговых накоплена огромная. Как с технической стороны, так и в области урегулирования споров в отношении таких документов.

Чем Диадок отличается от обычной и от электронной почты?

По обычной почте документы могут идти неделями, а Диадок доставляет их моментально – через Интернет. Скорость прохождения документов по обычной почте непредсказуема, (особенно на дальние расстояния), а Диадок всегда работает моментально вне зависимости от местонахождения вашего клиента или партнера. Обычная почта иногда теряет документы, а Диадок – нет.
Обычная почта работает с бумагой, которую дорого печатать, передавать, принимать, обрабатывать и хранить, а Диадок – с электронными документами, которые не требуют затрат на расходные материалы (принтеры, тонеры, печать) и в разы дешевле при пересылке.
Бумажные документы, передаваемые по почте, может прочитать только человек или дорогостоящее ПО, а электронные – как человек, так и компьютер. Передаваемые через Диадок документы можно поручить разбирать и анализировать компьютеру, тогда как бумажные – только человеку. Это значительно сказывается на стоимости обработки бумажных документов – она существенно выше.
Что касается электронной почты, то сам процесс передачи (транспорта) практически ничем не отличается от Диадока. Разница лишь в юридической силе таких документов. Переданные по электронной почте документы не имеют никакой юридической силы, если вы не подписали с другой стороной специально соглашение об обмене электронными документами и признании электронных подписей друг друга. Подключаясь к Диадоку, вы подписываете соглашение только с оператором документооборота (единократно), и, как результат, можете обмениваться документами со всеми организациями, работающими в Диадоке. Подписывать соглашения со всеми другими участниками уже не нужно.
Еще один важный момент – отношение налоговых органов. В случае, если документы были переданы через аккредитованного оператора электронного документооборота, вопросов к юридической силе таких документов уже не возникнет. Потому что в момент аккредитации компании в качестве оператора электронного документооборота налоговая как бы дает согласие с тем, что оператор на 100% выполняет требования госведомств в области выдачи и проверки электронной подписи, защиты передаваемой информации, требований процедур обмена электронными документами (в частности, электронных счетов-фактур).

Почему электронные документы выгоднее бумажных?

Рассмотрим расходы на бумажные документы и затем сравним их с расходами на электронные. Сначала отметим, что никто уже очень давно не создаёт документы на бумаге – они возникают в Microsoft Word, в 1С или в другой программе в электронном виде, а затем (по необходимости) печатаются на бумаге. То есть изначально все документы – электронные. Вы уже работаете с электронными документами очень давно.
Затем изначально ничего не стоящий электронный документ (пусть это будет, например, счет-фактура) печатается на дорогом принтере чернилами, которые стоят денег, на стоящей денег бумаге. Принтер обслуживается стоящим денег системным администратором и занимает один-два квадратных метра офисной площади, которые тоже стоят известных денег.
Затем уже бумажный документ упаковывается в стоящий денег конверт силами специалиста, который тоже стоит денег. Далее конверт ждёт передачи в службу доставки или на почту, а время, которое стоит денег, идёт. Также когда-то в этот момент наклеивается стоящая денег почтовая марка – только она одна, как правило, стоит дороже, чем полный цикл пересылки электронного документа через Диадок!
На следующем этапе почтовая служба за деньги доставляет документ получателю. Доставка занимает какое-то время, которое, как известно, тоже стоит денег. При этом порой документ теряется, и всё начинается сначала с дополнительными затратами времени. Время доставки непредсказуемо, потери денег от простоя бизнеса – тоже.
И вот документ доставляется компании-получателю. На входе письма сортируются специальным сотрудником, который стоит денег. Далее конверты маршрутизируются внутри организации в нужный отдел, и это занимает время. Будем думать, что через несколько пересылок внутри компании наш счет-фактура достиг бухгалтерии.
Далее бухгалтер берет бумажный документ и ставит в электронном журнале учета входящих счетов-фактур отметку о получении нашего многострадального документа. Иногда при этом документ бумажный сканируется и помещается в электронный архив. Это всё тоже стоит денег.
По правилам бухучета большинство документов должно храниться в архиве от трех до пяти и даже более лет. Для этого у компании есть архив (который занимает от одной комнаты или несколько этажей). Чем больше компания – тем больше денег тратится на хранение и извлечение бумажных документов из этого архива по различным нуждам. И, безусловно, содержание помещений под архив – это отдельные затраты (все мы помним про стоимость офисных площадей).
Если вы используете электронные документы, то большинство вышеперечисленных затрат просто отсутствует. Изначально электронный документ надо подписать электронной подписью и передать в систему Диадок. Через несколько секунд он окажется в электронном ящике получателя. Архив тоже электронный и для его организации в обычном сценарии делать ничего не нужно – документ можно извлечь в любое время.
Бумажные документы во много раз дороже электронных, как мы только что с вами вместе убедились.

Как обеспечивается безопасность передачи и хранения документов?

Доступ к Диадоку осуществляется по сертификату электронной цифровой подписи (ЭЦП), что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
Сертификаты выдаются собственным Удостоверяющим центром компании СКБ Контур (крупнейшим коммерческим центром в стране). Удостоверяющий центр имеет все необходимые лицензии для работы в области защиты информации и аттестат соответствия классу защищенности 1Г.
Работа с сертификатами электронной подписи осуществляется с использованием сертифицированных ФСБ криптосредств – «Крипто Про».
Защита от потери или повреждения данных обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разнесенных серверах.
При этом серверы находятся в одном из лучших дата-центров (Stack.М1), который обеспечивает

- отказоустойчивое электроснабжение,

- благоприятный климатический режим,

- доступ к магистральным каналам связи,

- комплексную безопасность (видеонаблюдение, пропускной режим по индивидуальным магнитным картам, круглосуточный мониторинг). Список лиц, имеющих доступ к серверному оборудованию, строго ограничен.
Система хранения данных является собственной разработкой компании СКБ Контур и успешно используется несколько лет в системе передачи налоговой отчетности.

Как отправить партнеру/клиенту электронный документ?

Рассмотрим вариант, когда для обмена документами используется наш простой веб-интерфейс абонента. Для сложных сценариев интеграции процесс будет похожий.
Во-первых, ваш контрагент должен быть пользователем системы Диадок и иметь электронную подпись, выданную в СКБ Контур. Таких компаний в России – сотни тысяч. В будущем мы ориентируемся на то, что можно будет посылать документы пользователям других операторов электронного документооборота.
Если ваш партнер/клиент еще не является пользователем Диадока, он легко может им стать в течение часа в любом из сотен городов России, где можно подключиться к Диадоку и получить электронную подпись. Это недорого.
Во-вторых, используя основные реквизиты контрагента, вам нужно будет найти его в каталоге пользователей Диадока и сформировать для него сообщение. Процесс этот очень напоминает работу с веб-почтой вроде Gmail или Mail.ru. Отличия в том, что интерфейс адаптирован под процессы, актуальные именно для документооборота, а также позволяет подписывать документы электронной подписью.
В-третьих, необходимо собственно подписать документ (-ы) перед отправкой своей электронной подписью и нажать кнопку «Отправить». После этого сообщение будет помещено в ящик получателя, а также ему будет отправлено уведомление о поступлении новых документов.