№
|
Вопросы
|
Ответы
|
1
|
Что такое номенклатура дел?
|
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
|
2
|
Какие виды номенклатуры дел бывают?
|
Типовая, примерная и индивидуальная
|
3
|
Что такое дело?
|
Это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.
|
4
|
Какие условия необходимо соблюдать при формировании дел?
|
1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.
2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.
3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.
4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.
5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.
6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.
8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.
|
5
|
Укажите контрольные сроки хранения документов.
|
Гарантийные письма (3 года)
Акты (5 лет)
Личные дела ( 75 лет)
Документы связанные с финансированием (постоянно)
|
6
|
Какие условия необходимо создать для текущего хранения документов?
|
Для хранения исполненных документов используются специальные папки. «Скоросшиватели» применяются для хранения документации с кратковременными сроками, так как в таких папках бумаги располагаются в обратной хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу).
|
7
|
Кто имеет доступ к документам текущего хранения?
|
Должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения.
|
8
|
Перечислите правила оформления документов при помещении их на текущее хранение.
|
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
|
9
|
В каком порядке размещают документы в деле?
|
В хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу).
|
10
|
Сколько хранятся дела текущего хранения?
|
Свыше 10 лет.
|
11
|
Кто решает дальнейшую «судьбу» документа с истекшим сроком хранения?
|
После окончания срока действия все бумаги, указанные в номенклатуре предприятия, передаются в архив. В зависимости от вида и назначения, определяется время их хранения, после чего проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения. При нормальной работе предприятия объемы бумаг собираются большие, поэтому рационально проводить чистку архива ежегодно.Самостоятельно в лице одного человека, пусть даже ответственного, провести эту процедуру нельзя. Если для непосредственного ведения, систематизации и контроля существует специальная должность — архивариус, то процедура списания и утверждения этого акта проводится комиссионно и утверждается гендиректором.
|
12
|
Укажите предельный срок хранения документов.
|
|
13
|
Какие действия осуществляет экспертная комиссия на основе письменного распоряжения руководства?
|
1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
|
14
|
Какие задачи ставятся перед работниками при оформлении дел постоянного и долговременного хранения?
|
максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например, для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;
— обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
— создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании
|
15
|
Сколько проколов делают в деле постоянного хранения при подшивке документов?
|
4 прокола.
|
16
|
Где проставляют номер страницы на листах в делах постоянного хранения? И чем?
|
Простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
|
17
|
В каких случаях оформляют внутренние описи документов?
|
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
|
18
|
Какие сведения должны быть указаны на обложке дел постоянного и долговременного хранения?
|
На обложках дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу указываются реквизиты, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
| |
Скачать 21.82 Kb.