мдк45455. Дз по мдк тема 8 Задание 2 Основные задачи экспертизы ценности документов
 Скачать 1.29 Mb.
|
|
ДЗ по МДК Тема 8 Задание 2 Основные задачи экспертизы ценности документов Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; Способ реализации: при проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; Способ реализации: Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Способ реализации: Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей). ("Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)) (не применяется) Задание 3 Группы критериев экспертизы ценности документов Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: · роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; · значение физического лица в жизни общества; · время и место образования документа. К критериям содержания: · значимость события (явления), отраженного в документе; · значение имеющейся в документе информации; · повторение информации документа в других документах; · вид документа; · подлинность документа. А к критериям внешних особенностей документов: · форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа; · физическое состояние документа; · подлинность документа. Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов. Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения. На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе. На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников. На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы: · документы, отражающие основные направления деятельности организации, · с постоянным сроком хранения; · документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; · документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК. Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах. В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону). В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось - авто-графичность. Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Критерии из группы внешних особенностей на первых двух этапах в полной мере не реализуются, так как документы современных учреждений, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, особенности передачи текста и т.д. В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: 1) критерии ценности фондов личного происхождения; 2) критерии ценности документов личного происхождения. К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся следующие критерии: - значение творческой и общественной деятельности фондообразователя; - история фонда и его состав; - взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их). К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся: · значение творческой и общественной деятельности автора документа; · время и место создания документа; · значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность; · внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.); · взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации). Задание 4   Задание 5 Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. Экспертиза ценности документов личного происхождения проводится в 2 этапа: - на стадии предварительной работы с потенциальным источником комплектования, составления сдаточной описи; - на стадии формирования единиц хранения, научного описания документов, составления описи дел, документов постоянного хранения. Целью экспертизы ценности является отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Отнесение документов личного происхождения к составу Архивного фонда Российской Федерации должно осуществляться в соответствии с общими принципами историзма, системности и целостности и с комплексным применением критериев экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов личного происхождения объединены в три группы: происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев: - происхождения документов (значимость фондообразователя с учетом его особой роли или, напротив, типового характера, время и место создания документа); - содержания документов (значимость информации (ее уникальность, типичность или повторяемость), вид документа, его подлинность); - внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, физическое состояние документов). Общие критерии экспертизы ценности документов могут применяться для всех видов документов фондообразователя. ("Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах" (утв. Росархивом))Задание 6 Проблемы экспертизы ценности электронных документов и пути их решения В. И. Тихонов выделяет несколько сложностей в экспертизе ценности электронных документов. Во-первых, это сложности формирования списка источников комплектования специализированных архивов электронной документации. Определить состав электронных документов, создаваемых в органах власти и организациях сложно, так как из функций большинства структур совершенно не следует, что их выполнение должно документироваться в электронном виде, с образованием ценных электронных документов. Во-вторых, существуют сложности в определении фондовой принадлежности электронных ресурсов. Например, зачастую организации делегируют часть своих функций (по сбору и обработке данных, аналитике и.т.д.) сторонним или подведомственным организациям. В этом случае именно последние являются авторами электронных информационных ресурсов. В-третьих, особенные трудности вызывает экспертиза баз данных, являющихся особой формой организации электронной информации. Базы данных с одной стороны можно рассматривать как хранилища, которые сами по себе не имеют большой ценности, с другой как вполне самостоятельные и целостные электронные документы (по аналогии с такими "традиционными" документами, как метрические, учетные и регистрационные книги, регистры, реестры и т.п.). В-четвертых, спорным является критерий подлинности электронных документов. Это обстоятельство является главным препятствием на пути электронных документов в архивный фонд. У архивистов сложилось четкое убеждение, что в силу неопределенности методик подтверждения подлинности электронных документов, они никак не могут быть отнесены к категории ценных документов. Согласно рекомендациям ВНИИДАД 2013 г. проводить экспертизу ценности электронных документов нужно в соответствии с требованиями, установленными для документов на бумажном носителе с учетом дополнительных признаков. Особенными для электронных информационных ресурсов являются следующие критерии: 1. подлинность электронного документа, наличие электронной подписи; 2. возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; 3. возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций. На электронные документы тоже составляется опись документов постоянного и временного хранения. На электронные документы сроки хранения, которых истекли, составляется акт уничтожения. Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе. Электронные документы могут быть уничтожены физически или удалены с помощью программно-технических средств. Правительство предпринимает шаги по преодолению нашей отсталости в области управления электронными документами и по созданию условий для обеспечения сохранности электронного наследия нашей страны. Но вопросы теории и практики экспертизы ценности электронных документов еще требуют тщательной проработки. Задание 7 Два вида повторяемости информации Есть два вида повторяемости информации: формальный – происходит полное или частичное воспроизведение документальной информации (дублирование, цитирование) и аналитико-синтетический – когда происходит преобразование информации (поглощенность, отраженность). Дублетными документами называют несколько экземпляров одного и того же документа и обычно образуются в деятельности разных структурных подразделений одного учреждения, в деятельности однородных учреждений одного уровня, учреждений одной или разных систем. Поглощенность выражается в суммировании, или обобщении информации нескольких документов с сохранением или изменением прежней группировки данных, а также изложение (реферирования) содержания одного или нескольких документов в другом. В этих случаях налицо уплотнение информации. Существует еще один вид повторяемости информации – вариантность. В практике нередки случаи составления двух и более текстов одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не изменяющими смыслового значения содержания документа. Но может быть и другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст изменения существенно повлияют на его содержание, и будут фиксировать различные пути решения, одного и того же вопроса. В этом случае вое варианты можно рассматривать разными редакциями одного документа. Отбор на долгосрочное хранение документов с повторяющейся информацией – один из наиболее трудных вопросов в теории экспертизы ценности. При разрешении его необходимо, во-первых, установить, круг учреждений в которых могут создаваться документы с повторяющейся информацией, во-вторых, выявить категории документов, информация которых повторяется, в-третьих, определить вид и форму повторяемости. Задание 8 Организация объединённых наций (ООН) Устав ООН Уставы, положения, договоры (соглашения) об учреждении международных организаций (объединений), участником которых является организация. Копии хранятся до ликвидации организации. Подлинники хранятся в международных организациях, организациях-учредителях Всеобщая декларация прав человека Документы (протоколы, меморандумы, решения, постановления, резолюции, декларации, рекомендации) международных организаций, участником которых является организация: относящиеся к деятельности, хранятся постоянно. резолюции и решения Генеральной Ассамблеи, Срок хранения: постоянно доклады Генерального секретаря, ежегодные доклады Специального комитета 24, доклады Председателя ЭКОСОС, доклад Докладчика Специального комитета 24 по Пуэрто-Рико Документы (протоколы, отчеты, доклады, справки, сведения, записи бесед) о проведении встреч (переговоров) с представителями международных и иностранных организаций, храняться 10 лет ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) федерального государственного архива (далее - Архив) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.) На основании Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)…? Задание 10 Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. НПА: Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100 (ред. от 11.07.2014) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"( ст. 39) ФЗ Об архивном деле в РФ (ст. 6) Подпункт 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации. Утв. Федеральным архивным агентством от 13 июня 2018 года N 61...? ⦁ Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ⦁ ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185ст). ⦁ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Задание 11 Определите сроки хранения документов, выдаваемых преподавателем, по Перечню архивных типовых управленческих документов, образующихся в деятельности, организация, с указанием сроков хранения Управленческие документы организации – это организационно-правовая документация, с которой и начинается жизнедеятельность компании. Они необходимы для создания организации, ее структуры, определения состава сотрудников и прочее. Управленческие документы также регламентируют режим работы, организацию труда и обязанности сотрудников и подразделений организации. Основные виды управленческих документов представляют собой: устав организации. Срок хранения: постоянно положение об организации. Например, Положение о дисциплине Срок хранения: (по месту утверждения) постоянно; (в других организациях) до замены новыми положение о структурном подразделении организации: (по месту утверждения) постоянно; (в структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации) до минования надобности положение о коллегиальных и совещательных органах организации: (по месту утверждения) постоянно; (в других организациях) 3 года. штатное расписание: (по месту утверждения) постоянно; (в других организациях) 3 года. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов - До ликвидации организации. правила внутреннего трудового распорядка: Срок хранения: 1 год. После замены новыми. Должностные инструкции работников: Срок хранения: 50/75 лет Задание 12 2. Типовые и ведомственные перечни Понятие «ведомственные перечни документов» нормативно не закреплено, но оно широко употребляется специалистами для обозначения перечней, которые разрабатываются федеральными государственными органами для установления видового состава и сроков хранения документов, образующихся в деятельности центральных аппаратов этих органов, их территориальных органов в субъектах Российской Федерации (если они имеются) и подведомственных организаций (при их наличии). 1) “Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования и науки Республики Татарстан и его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения” утвержден приказом Министерства образования и науки Республики Татарстан от 19.07.2019 № 1042/19. Согласовано ЭМПК (Экспертно-проверочная и методическая комиссия) Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу. Перечень содержит 14 разделов и 6 граф. Сроки хранения документов, указанные в Перечни, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. 2) Перечень является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования и науки Республики Татарстан и его подведомственных организаций, их отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение по истечении установленных сроков. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, а также в практике работы экспертных комиссий Министерства образования и науки Республики Татарстан и его подведомственных организаций. 3) Перечня состоит из указания по применению Перечня и непосредственно самого Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования и науки Республики Татарстан и его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения 4) 4.1.) Документы в разделах и подразделах Перечня расположенные по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин “документы”, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов. 4.2.) Перечень содержит 14 разделов: - раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления. Функции контроля, правовое обеспечение управления. Организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями, а также документы по автоматизированным системам управления; - раздел 2 содержит документы по планированию, ценообразованию; - раздел 3 включает документы по финансированию детальности; - раздел 4 включает бухгалтерский, статистический учёт и отчётность; - раздел 5 содержит документы о трудовых отношениях; - раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; - раздел 7 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научных, культурных, международных связей организации; - раздел 8 содержит документы, регламентирующие образовательную деятельность; - раздел 9 включает документы об информационном обслуживание организаций; - раздел 10 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности организаций; - раздел 11 содержит документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций; соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций; - раздел 12 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы; - раздел 13 включает документы о гражданской обороне; - раздел 14 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных организаций. 4.3.) Статьям в Перечни присвоена единая сквозная нумерация. 5) 5.1.) организация системы управления (ст. 1-100) Планирование (101-117) Финансирование (118-129) Учет и отчетность (130-192) Трудовые отношения (193-228) Кадровое обеспечение (229-287) Экономические, научные, культурные, международные связи (288-298) Документы, регламентирующее образовательную деятельность (299-429) Информационное обслуживание (430-449) Материально-техническое обеспечение деятельности (450-457) Административно-хозяйственные вопросы (458-506) Социально-бытовые вопросы (507-534) Деятельность первичных общественных организаций (объединений) (535-542) 5.2.) Категория документов различаются на основании того, в какой деятельности они учувствуют, поэтому следует выделить следующие подразделы Перечня: Организация системы управления: 1. Распорядительная деятельность 2. Организация управления 3. Контроль 4. Правовое обеспечение деятельности 5. документационное обеспечение управления и организация хранения документов (например, проекты приказов, распоряжений) Планирование: Прогнозирование Текущее планирование Ценообразование (например, реестры государственных, муниципальных контрактов, заключённых по итогам размещения заказов) Учёт и отчётность: Бухгалтерский учёт и отчетность Статистический учёт и отчетность (Например, индивидуальные отчёты работников) Трудовые отношения: Трудоустройство Организация труда Нормирование труда, тарификация, оплата труда Охрана труда (Например, документы о премирование работников) Кадровое обеспечение Прием, перемещение, увольнение работников Установление квалификации работников Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников Награждение (Например личные карточки работников, в том числе временных) Экономические, научные, культурные и международные связи: Организация и осуществление связей (Например, документы о подготовке контрактов, договоров, соглашений с зарубежными странами) Документы, регламентирующее образовательную деятельность: Вопросы педагогического образования Библиотека Медицинская документация (Например, федеральные государственные образовательные стандарты, присланные для сведения) Информационное обслуживание: Издательская детальность Рекламно-информационная деятельность (Например, договоры об информационном обслуживание) Административно-хозяйственные вопросы: Организация и осуществление административно-хозяйственной деятельности Эксплуатация зданий, сооружений, помещений Транспортное обслуживание, внутренняя связь Организация охраны (Например документы об организации общей и противопожарной охраны организации) Социально-бытовые вопросы: Социальное страхование Жилищно-бытовые вопросы Организация досуга. (Например документы о проведение культурно-массовых мероприятий в то числе и благотворительных) 5.3.) Отметка “ЭПК”, проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть, могут иметь историческое, научное или долговременное практическое значение. Данные документы в обязательном порядке изучаются ЭК Министерства образования и науки Республики Татарстан и его подведомтсвенных организаций в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению. Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, то этот вопрос в обязательном порядке согласуется с экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу. Срок хранения “До минования надобности” означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения может быть определен организацией, но он не может быть менее 1 года. Срок хранения “До замены новыми” означает, что документы должны храниться в течение срока до их замены новыми. Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носители. 5.4.) В графе 6 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения документов. 5.5.) Научно-справочный аппарат включает в себя опись дел, т.е. описательную часть, которая представлена в виде таблицы. Перечень имеет 6 граф (в виде таблицы): - в графе 1 указаны номера статей. - в графе 2 приведены виды документов. - в графах 3,4,5 указаны сроки хранения документов на бумажном и иных носителях. 5.6.) Таким образом, проанализировав вышеизложенную информацию, можно сделать заключение о том, что Перечень служит целям качественного пополнения АФ Республики Татарстан и рациональной организации документооборота, обеспечения сохранности документов. Задание 13. Проведите экспертизу научной и практической ценности документов архивного фонда. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела(а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа. Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является...? Задание 14 1. Приложение N 35 к Инструкции ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Судебный департамент УТВЕРЖДАЮ при Верховном Суде Генеральный директор Российской Федерации Судебного департамента при Верховном Суде АКТ Российской Федерации _____________ N ____________ Подпись инициалы, фамилия Дата Москва О выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению На основании __________________________________________________________ (названия и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
Итого ______________________ единиц хранения за ____________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы ЭПК Государственного архива Российской Федерации (протокол от __________ N _______). Наименование должности работника, ответственного за центральный архив подпись инициалы, фамилия СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Судебного департамента от ___________________ N __________ Документы в количестве _____________________ единиц хранения: на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение; (цифрами и прописью) на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________ __________________________________________________________________________. (способ уничтожения) Наименование должности работника, сдавшего документы подпись инициалы, фамилия Дата Изменения в учетные данные внесены. Наименование должности работника центрального архива, внесшего изменения в учетные документы подпись инициалы, фамилия Дата …?  Задание 15 Исаков, К. А. Разработка программного модуля для организации отчётности по публикационной активности / К. А. Исаков. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 20 (206). — С. 11-14. — URL: https://moluch.ru/archive/206/50398/ (дата обращения: 05.11.2022). Научная статья: Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения. Юмашева Юлия Юрьевна (Информационная система должна состоять из 3 элементов: 2 функциональных модулей (модуль подготовки электронных документов для передачи из СЭД в ПК АО —модуль «Номенклатура дел» и модуль подготовки электронных документов для передачи на постоянное хранение в государственный архив), а также собственно ПК АО.) Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: Учебно-методическое пособие / составители: О.В. Приставченко, А.И. Эгамов – Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2017. (Модульный принцип построения программ обеспечивает поэтапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию. Состав этих модулей должен меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при обеспечении глубокой информационной интеграции между ними.) Мокрый В.Ю. Системы электронного документооборота: учебное пособие. – СПб.: Инфо-да, 2018. – 48 с. (Группа бизнес-решений включают более 15 решений, наиболее востребованными из которых являются модули «Управление документами», «Управление процессами», «Канцелярия» и «Управление договорами».) УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ» СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВСЕРОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЮСТИЦИИ (РПА МИНЮСТА РОССИИ)» в г. МАХАЧКАЛЕ. Составитель: Исмаилова Нупайсат Пахрудиновна. Махачкала 2017. (Модуль контроля исполнения документов СЭД автоматически генерирует уведомления о приближении сроков исполнения работ и направляет их соответствующим исполнителям) …? Задание 16 Рецензия На статью Юмашевой Ю.Ю. “Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения” Научная статья Юмашевой Ю.Ю. посвящена актуальной проблеме архивного права. Особую значимость данной работе придает тот факт, что в настоящее время все больше организаций переходят на документы, хранящиеся на электронных носителях, у этого переходя есть как плюсы, так и минусы, но помимо этого, есть также определенные проблемы, которые требуют оперативного решения. Актуальность этой статьи, не вызывает сомнения, так как она написана, основываясь на проблеме, касающейся нашего времени. Представленная на рецензию статья носит научный характер. В ходе исследования основной акцент делается на хранение электронных документов в архиве. Материал статьи имеет четко выраженную авторскую линию, так как Юмашева Ю.Ю., не просто анализирует информация касающейся данной темы, но и выражает свою точку зрения по поводу этого. Статья хорошо структурирована, написана четким и понятным языком, выводы логичны, литература соответствует заявленной тематике. В статье Юмашева Ю.Ю. затрагивает основные аспекты архивного права, в том числе и процесс электронного документооборота в архивах, поэтому статья соответствует всем предъявленным к работам такого рода требованиям и может быть рекомендована к опубликованию...? Рецензент Н.А.Соловьёва |