культура речи. культ речи № 7. Электронная деловая переписка Практические задания
 Скачать 26 Kb.
|
|
Содержание Электронная деловая переписка……………………………………………3 Практические задания……………………………………………………….7 Список использованной литературы…………………………………………10 В информационный век новейшие технологии вытеснили некоторые привычные нам вещи. Так, электронная почта стала новым этапом эпистолярного жанра, сменив устаревшую переписку. Главным образом – по причине своей практичности, которая заключается в дешевизне и в большей степени – в быстроте. Сегодня ни одна компания не может позволить себе использовать в своей работе медленные способы коммуникаций, поэтому оперативная электронная почта прочно вошла в офисную жизнь. Даже появились неологизмы «сетикет» и «нетикет», обозначающие правила поведения в Интернете. Впрочем, эти правила больше касаются повседневного общения, нежели деловой переписки. По вашему письму адресат будет судить не только о вас, но и о компании, которую вы представляете. И от вашего профессионализма зависит, насколько сложившееся мнение будет положительным. Хорошим тоном является обязательное заполнение поля «Тема». Чем четче сформулирована тема, тем с большим вниманием отнесутся к письму. Послание же без темы рискует очутиться в корзине с электронным мусором – спамом, не будучи прочитанным. Некоторые почтовые службы позволяют рядом со своим адресом писать имя. Если эта возможность есть – воспользуйтесь ею, получать письма от конкретного человека всегда приятнее, нежели обезличенные. Опять же, интерес к такому письму проявится больший. Если в ходе переписки тема меняется, для удобства и лучшего понимания друг друга поле «Тема» стоит обновить. Если вам предстоит отправить письмо одинакового содержания многим адресатам, то лучше не пользоваться массовой рассылкой – мало кому покажется лестным, что его посчитали «одним из многих». Хоть это и занимает времени больше, желательно каждое письмо отправлять индивидуально, в крайнем случае – делать скрытые копии. Правда, не все мейлеры позволяют сделать это незаметно, да и спамфильтры периодически задерживают такие письма. Приветствовать человека нужно по имени или имениотчеству: адресат должен осознавать, что обращаются не столько к организации, сколько к нему лично, да и любому приятно, в конце концов. Некоторые пользователи Интернета не придают вежливости в сети такое значение, как в реальной жизни, совершая тем самым ошибку. Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным. Рекомендуется умещать послание на одной странице: длинные тексты сложны для восприятия. Предложения и абзацы лучше строить короткими, если абзацев несколько – удобнее, когда они разделены пробелами. Изображения, графики, фотографии следует прикреплять в аттаче, но не переусердствовать: «тяжелое» письмо может попросту не дойти до конечного пункта. Если же предстоит отравить такое послание, лучше поинтересоваться у получателя, позволяет ли объем электронного ящика принять письмо. Шрифт большой выбирать не стоит: это тяжело читается. И уж тем более не нужно писать слова, на которых хотите акцентировать внимание, заглавными буквами – это воспринимается как агрессия. Чтобы выделить фразу, лучше в словах вставить пробелы или точки между буквами. Восклицательные знаки лучше не использовать. Если хочется вставить цитату из предыдущего письма, этот отрывок необходимо выделить в общем тексте. Во многих почтовых службах цитируемые отрывки при копировании автоматически выделяются знаком «>». Опять же, цитаты должны быть краткими, емкими и по существу. Электронная почта позволяет передать в бездушном письме эмоции посредством смайликов. Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться. Юмор в письме – это неплохо, но только с хорошо знакомыми людьми. Остальные же могут не оценить шутки по достоинству или же сделать негативные выводы. И уж тем более непозволительно панибратство. Иногда возникают споры касательно сокращений в письме. В мире существуют принятые сокращения некоторых слов, но если вы плохо ими владеете, а письмо официальное, лучше ничего не сокращать. Недопустимы ошибки и опечатки. В лучшем случае вас примут за невнимательного человека, в худшем – за неграмотного и безответственного, сделав вывод о компании в целом. Завершаются письма кратким выражением уважения или пожеланием и обязательной подписью. Она должна содержать информацию о ваших контактных данных, телефон (мобильный и рабочий, электронный адрес, сайт компании, иногда и адрес офиса). Мера приветствуется и здесь, и рекомендуемое число строк в подписи – от четырех до семи. Вовсе необязательно каждому видеть, к примеру, банковские реквизиты компании. Порою возникают споры, уместно ли писать в подписи рекламный слоган компании или ее девиз. И чаще всего сторонники обеих точек зрения сходятся в одном – зависит от конкретного письма, от того, кому оно предназначается и с какой целью. Также существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а ктото может расценить запрос как сомнение в ответственности или даже попытку манипуляции. Хотя практика показывает, что почтовые службы в какието моменты могут работать не совсем корректно, и нужна уверенность, что важное письмо дошло до адресата, а не отправлено «в никуда». Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений. На все ли письма отвечать? Желательно, игнорируя лишь явный спам и назойливую рекламу. Причем, если нет возможности сразу дать ответ на требуемый вопрос, надо предупредить об этом собеседника. Также принято предупреждать тех, с кем контакты происходят чаще всего, о том, что вы по какимто причинам не сможете несколько дней выходить на связь. Нежелательно использовать в рабочих целях личную почту. Конечно, в силу различных обстоятельств делать это иногда приходится, но все же стоит различать работу и личную жизнь во избежание недоразумений. Деловые письма можно разделить на множество видов, в каждом из которых есть свои подвиды. Это информационное письмо, благодарственное, запрос, приглашение, служебное, поздравление, предложение, презентация, претензия, заявление и т. д. И в написании каждой категории имеются свои особенности, которые нужно учитывать. Понятно, что благодарственное письмо не может выглядеть как предложение, а запрос – как претензия. Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения: «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер, «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию, «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении. Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей: сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»). Как излагается деловое письмо: Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п. Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п. В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например: «С уважением,» «Искренне Ваш» «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на продолжение сотрудничества», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др. Практические задания Задание 2 Расставьте ударения в топонимах. Река (Анадырь, Селенга). Город (Росток, Кимры, Сидней). Столица Венесуэлы (Каракас). Столица Колумбии (Богота). Озеро (Сенеж, Ильмень). Остров (Кижи). Страна (Панама, Перу, Шри-Ланка). Решение Река – Ан’адырь, Селенг’а. Город – Р’осток, К’имры, С’идней. Столица Венесуэлы – Кар’акас. Столица Колумбии – Богот’а. Озеро – Сен’еж, ‘Ильмень. Остров – К’ижи. Страна – Пан’ама, Пер’у, Шри-Л’анка. Задание 7 Определите значение слов по толковому словарю. Аллопатия, антропогенез, баккара, брифинг, вернисаж, диссидент, имидж, импичмент, инсинуация, маргинальный, менеджер, менталитет, меркантилизм, мизантроп, оккультизм, панацея, плеоназм, прерогатива, сентенция, фанаберия. Решение Аллопатия – обычная система лечения, называемая так в противоположность гомеопатии. Антропогенез – учение о происхождении и развитии человека (в антропологии). Баккара – 1) один из лучших и наиболее ценных сортов хрустальных изделий; 2) род азартной карточной игры. Брифинг – краткое совещание представителей печати, телевидения, радио, на котором излагается позиция правительства по определенному вопросу, дается информация о ходе международных переговоров, взглядах сторон. Вернисаж – торжественное открытие художественной выставки. Диссидент – 1) человек, не придерживающийся господствующего вероисповедания; 2) инакомыслящий человек, не согласный с господствующей идеологией. Имидж – целенаправленный, сформированный образ выделяющий определенные ценностные характеристики, призванный оказать эмоционально-психологческое воздействие на кого-либо в целях популяризации, рекламы и т. д. Импичмент – процедура привлечения к суду парламента высших должностных лиц государства. Инсинуация – клеветническое измышлении, имеющее целью опрочить кого-либо. Маргинальный - 1)написанный на полях; находящийся на краю; 2) близкий к пределу, почти убыточный. Менеджер – 1) наемный профессиональный управляющий предприятия, член руководящего состава компании, банка, специалист в области управления; 2) предприниматель в профессиональном споре, организующий тренировки и выступления спортсменов. Менталитет – склад ума; мироощущение, мировосприятие; психология. Меркантилизм – экономическое учение и экономическая политика (16-18 вв), согласно которому прибыль создается в сфере обращения, богатство нации заключается в деньгах и накоплении денежного богатства может быть достигнуто с помощью государственной власти. Мизантроп - человек, который избегает общества людей, нелюдим, страдает или наоборот наслаждается человеконенавистничеством (мизантропией). Оккультизм - общее название учений и традиций, считающих, что существуют скрытые и неизвестные науке силы и явления в человеке и космосе, опыт которых доступен лишь людям с «особыми способностями» или «посвящённым». Панацея - мифологическое универсальное средство от всех болезней. Плеоназм - оборот речи, в котором происходит дублирование некоторого элемента смысла; наличие нескольких языковых форм, выражающих одно и то же значение, в пределах законченного отрезка речи или текста; а также само языковое выражение, в котором имеется подобное дублирование. Прерогатива – 1) преимущественное право, обязанность короны, которым она пользуется помимо парламента; 2) преимущественное право вообще; исключительное право осуществлять какую-либо деятельность, принадлежащее определённому государственному органу или должностному лицу; право кого-либо на какие-либо действия; преимущество, которым кто-либо обладает перед другими. Сентенция – 1) изречение нравоучительного характера; 2) приговор (устаревшее). Фанаберия – спесь, надменность, чванство. Задание 12 Образуйте форму единственного числа существительных Босоножки, ботинки, тапки, туфли, шлепанцы, залы, клипсы, гантели, рельсы, ласты, щупальца, погоны, идиомы, манжеты, пожарища, санатории. Решение Босоножек, ботинок, тапок, туфель, шлепанец, зал, клипса, гантель, рельса, ласт, щупальце, погон, идиома, манжет, пожарище, санаторий. Список использованной литературы Былкова С.В., Махницкая Е.Ю. Культура речи. Стилистика Флинта.-М.: Наука, 2009 . Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи.- М.: Феникс, 2011 . Зарецкая Е.Н. Деловое общение. Учеб.пособие. - М.: Дело - АНХ, 2008. Измайлова М.А. Деловое общение.- М.: Дашков и К, 2011. Лавриненко В. Н. - Психология и этика делового общения: учебник для студентов вузов / - 5-е изд., - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. |