делопроизводство. I. процесс принятия решения основные понятия теории принятия решений Теория принятия решений
 Скачать 204.96 Kb.
|
|
1 I. ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ 1.1. Основные понятия теории принятия решений Теория принятия решений – дисциплина, изучающая процес- сы принятия решений и методы, которые используют менеджеры, чтобы делать оптимальный выбор в ситуациях с высоким уровнем неопределенности и риска. Она занимается, с одной стороны, описа- нием того, как на практике решаются проблемные ситуации, а с дру- гой – разработкой стратегий, использование которых обеспечит при- нятие наилучших решений в будущем. Впервые модели принятия решений были использованы в ис- следованиях государственного управления в 1947 г., когда в журнале "Public Administration Review" появилась статья Герберта Саймона. Саймон утверждал, что принятие решений – это суть процесса управ- ления и что прогресс в области менеджмента можно обеспечить, обу- чая руководителей методам принятия рациональных решений, а не пытаясь изобрести какие-то идеальные организационные структуры. Теория принятия решений вышла на первый план в 1960-х гг., благодаря развитию менеджмента, исследований операций, вычисли- тельной техники и системного анализа. Именно эта дисциплина, изу- чающая создание математических моделей реальности, оказала ос- новное влияние на развитие компьютерного моделирования социаль- ных процессов. Данная теория используется менеджерами и аналитиками для того, чтобы структурировать описание проблем и оценивать возмож- ные варианты их решения. Так, теория игр, одно из ответвлений этой дисциплины, широко используется экспертами из госдепартамента США при прогнозировании возможного развития событий на между- народной арене. Другая дочерняя область – оценка риска – нашла применение в практике регулирующих учреждений, таких, как Агентство по защите окружающей среды, определяющее стандарты экологической безопасности. Управленческие решения (УР) принимаются людьми, которые управляют или принимают участие в управлении организацией. По- следствия этих решений затрагивают интересы и влияют на жизнь как больших коллективов, так и общества в целом. Поэтому ошибки в принятии решений могут привести к большим моральным и матери- альным издержкам. 2 Авторы работ по менеджменту в определение понятия "управ- ленческое решение" включают различные аспекты и определяют его как: продукт управленческого труда, организационная реакция на возникшую проблему; выбор определенного курса действий из возможных вариан- тов; обдуманный вывод о необходимости осуществлять какие-то действия, прямо или косвенно связанные с достижением целей; результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономи- ческого обоснования и выбора альтернативы; общее имя для результатов управленческих функций. Процесс разработки управленческих решений связывает основ- ные функции управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Организация – обеспечивающая функция управления, направ- ленная на создание необходимых условий для достижения целей. Ос- новная задача организации: формирование структуры предприятия, (фирмы, учреждения и т.п.), и обеспечение его деятельности финан- сами, оборудованием, сырьем, материалами, информационными и трудовыми ресурсами. Планирование – важнейший этап процесса управления, опре- деляющий цели, наиболее эффективные методы и средства, необхо- димые для достижения этих целей, и систему показателей, опреде- ляющих ход работ по достижению поставленных задач. Мотивация – комплекс мероприятий по стимулированию дея- тельности человека или коллектива, направленной на достижение ин- дивидуальных или общих целей организации. Теория и практика мо- тивации весьма непросты, так как истинные побуждения, которые за- ставляют человека отдавать работе максимум усилий, весьма неопре- деленны и сложны. К сфере мотивации относятся широко известный метод "кнута и пряника", обеспечение материальной и моральной за- интересованности и др. Процесс управления протекает в условиях постоянно изме- няющейся внешней среды и характеризуется различной степенью не- определенности. Поэтому необходим контроль, который осуществ- ляется в системе управления с помощью обратных связей (необходи- мых для корректировки принимаемых решений) и обеспечивает ко- 3 личественную и качественную оценку труда и учет результатов дея- тельности организации. Процесс принятия решений играет ключевую роль в руково- дстве и управлении организациями. Для того чтобы принять рацио- нальное решение в какой-либо области, необходимо учесть всю ин- формацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Ана- лиз и обобщение этой информации часто превосходит компетенцию и интеллектуальные возможности отдельного человека. Ни интуиция, ни здравый смысл, ни врожденные способности не гарантируют пра- вильного выбора из множества возможных альтернативных решений, относящихся к политике, экономике или культуре. Для того чтобы принимать рациональные решения, необходимо все шире использо- вать научное знание. Задача принятия решения направлена на определение наилуч- шего (оптимального) способа действий для достижения поставлен- ных целей. Она может быть поставлена и решена при выполнении трех условий: 1. Наличие целей. Под целью понимается идеальное представ- ление желаемого состояния или результата деятельности. Если фак- тическое состояние не соответствует желаемому, имеет место про- блема. Проблема всегда связана с определенными условиями, кото- рые в совокупности с самой проблемой образуют проблемную ситуа- цию. Выявление и описание проблемной ситуации дает исходную информацию для постановки задачи принятия решений. 2. Наличие альтернативных линий поведения. Решение – это всегда выбор. Решения принимаются в условиях, когда существу- ет более одного способа (альтернативы) достижения цели. Если су- ществует лишь одна линия поведения, то выбора нет, и, следователь- но, решение принимать не требуется. 3. Наличие ограничений. Ограничения – это факторы, су- жающие возможность выбора способов действий. К наиболее типич- ным ограничениям относятся: экономические (ресурсные) – ограниченность денежных средств, трудовых ресурсов, производственных возможностей, вре- мени и т.д.; технические, связанные с требованиями к техническим ха- рактеристикам объектов (габариты, вес, прочность, надежность и т.д.); 4 социально-правовые, выражающие требования социальной целесообразности осуществления той или иной альтернативы, а также этики, морали и существующего законодательства. Субъект любого решения – лицо, принимающее решение (ЛПР), которое несет ответственность за принятое решение (напри- мер, это лицо, подписывающее приказ). Понятие ЛПР – собиратель- ное, так как решение может принимать один человек или группа лю- дей (коллегиально). Процесс принятия решения представляет собой последователь- ность этапов и процедур, направленных на разрешение проблемной ситуации. Альтернативные решения характеризуют различные по эффек- тивности взаимоисключающие варианты разрешения проблемной си- туации. Допустимое решение представляет собой элемент множества альтернативных решений, удовлетворяющий принятым в задаче ог- раничениям. Оптимальное (эффективное, наилучшее) решение – это допус- тимое решение, обеспечивающее экстремальное (оптимальное, эф- фективное) значение принятого критерия выбора. Правило выбора решения дает возможность ЛПР сделать одно- значный выбор из множества альтернативных решений. Для помощи ЛПР в сборе и анализе информации и формирова- нии решений могут привлекаться эксперты – специалисты по ре- шаемой проблеме. Эксперты могут уточнять проблемную ситуацию, формулировать цели и ограничения, предлагать варианты решений, давать оценку их последствий на основе своих предпочтений, кото- рые в общем случае могут не совпадать с предпочтениями ЛПР. Сегодня любые предприятия и фирмы используют вычисли- тельные машины для проведения бухгалтерского учета, контроля вы- полнения заказов и договоров, подготовки деловых документов. По- мимо рутинных форм обработки информации, компьютер может ока- зать существенную помощь для анализа, планирования и синтеза оп- тимальных решений при исследовании сложных систем. Наиболее существенный и сложный этап такого исследования – экономический анализ, который связан: с исследованием экономических процессов; с научным обоснованием бизнес-планов, с объективной оценкой их выполнения; 5 с выявлением количественных и качественных факторов, влияющих на экономические показатели деятельности; с раскрытием тенденций и пропорций хозяйственного разви- тия, с определением неиспользованных внутрихозяйственных резер- вов: с обобщением передового опыта, с принятием оптимальных управленческих решений. В ходе экономического анализа производственных или ком- мерческих процессов изучаются их взаимосвязи и взаимозависимо- сти. Данный анализ позволяет не только раскрыть и понять основные причины, выявить влияющие факторы, но и оценить степень их влия- ния. 1.2. Классификация управленческих решений В настоящее время используется классификация управленче- ских решений, основанная на разнообразных признаках. Рассмотрим некоторые из них: По наличию информации, имеющейся в распоряжении ЛПР, решения подразделяются на детерминированные –принимаемые в условиях определенности, при наличии полной информации; веро- ятностные - принимаемые в условиях вероятностной определенно- сти (риска); неопределенные – решения, принимаемые в условиях неопределенности, т.е. при отсутствии необходимой информации по проблеме. По методам разработки различают количественные реше- ния, включающие методы математического программирования, ста- тистические методы, а также эвристические решения, основанные на использовании логики, интуиции, опыта и знаний ЛПР. Использова- ние методов математического программирования позволяет находить оптимальное решение по заранее заданным параметрам. По целевой направленности управленческие решения можно классифицировать как одно- и многоцелевые. По степени полноты информации выделяют хорошо струк- турированные и слабо структурированные задачи принятия реше- ний. Для хорошо структурированных задач характерны преоблада- ние количественных факторов, простота их формализации, наличие полного и четкого описания целей, альтернатив, критериев принятия 6 решения (например, выбор наиболее эффективного инвестиционного проекта из нескольких проектов, имеющих различную прибыльность, срок окупаемости и т.д.). Для слабоструктурированных задач характерны преобладание качественных факторов, неопределенность зависимостей между ними и как следствие – сложность формализации; нечеткость описания це- лей, альтернатив, критериев принятия решения (пример – задача по- вышения эффективности системы мотивации персонала). 1.3. Этапы процесса принятия решения В каждой организации имеются особенности принятия управ- ленческих решений, определяемые характером и спецификой ее дея- тельности, организационной структурой и т.д. Тем не менее, процесс разработки управленческого решения имеет нечто общее для любой организации и представляет собой последовательность определенных этапов: 1. Определение и анализ проблемы На этом этапе, часто называемом этапом постановки задачи, определяются основные параметры проблемной ситуации: содержание проблемной ситуации; время, в течение которого необходимо исключить проблем- ную ситуацию; ресурсы, требуемые для устранения проблемной ситуации. 2. Определение целей, ограничений и критериев выбора Процесс разработки и реализации управленческого решения должен быть ориентирован на достижение намеченной цели. Опреде- ление целей должно осуществляться при непосредственном участии лица принимающего решение. Для этого строят дерево целей, прово- дя декомпозицию главной цели. Далее необходимо сформулировать критерии оптимальности, согласно которым будет выбираться наилучшее решение. Наконец, необходимо сформулировать в количественной или качественной форме ограничения – условия, отражающие влияние внешних и внутренних факторов, которые нужно учитывать при при- нятии решения. 7 3. Выявление и оценка альтернативных вариантов реше- ний Для принятия решения ЛПР или менеджер должен иметь вы- бор. В идеале желательно выявить все возможные альтернативы, из которых можно выбрать наилучшую. 4. Принятие решения Это процесс принятия и утверждения оптимального решения, которое может быть связано с согласованием и утверждением реше- ния с вышестоящим руководством, документальным оформлением (приказ, распоряжение) и постановкой его на контроль. 5. Реализация решения Этап реализации решения предполагает доведение решения до исполнителей, наделение исполнителей ресурсами, делегирование полномочий и координацию действий исполнителей на всех участках реализации решения. 6. Контроль решения (обратная связь) Основной задачей контроля является своевременная фиксация отклонений от оптимального развития процесса, запланированного промежуточного или конечного результата. По результатам контроля производится корректировка плана, управляющих воздействий с це- лью более полного достижения поставленной управленческой цели. |