1 Пояснительная записка. Игорь, у нас есть к вам важное дело!
 Скачать 80.49 Kb.
|
|
«Универсальный банк» много лет работает на Дальнем Востоке России и имеет во Владивостоке головной офис. Офис расположен в историческом и деловом центре города, неподалеку, в отдельном здании находится финансовая служба, в третьем здании расположены серверные мощности банка. Несмотря на такое достаточно сложное географическое положение, все бизнес-процессы в банке отлажены и исполняются неукоснительно. Важную роль в этом сыграл аналитический отдел банка, руководитель которого Игорь успешно окончил курсы по управлению проектами и реализовал уже несколько проектов внедрения изменений внутри банка. И сегодня утром, 5 сентября, Игоря вызвал к себе руководитель Дальневосточного отделения банка Сергей: - Игорь, у нас есть к вам важное дело! - Всегда рад помочь, - вежливо ответил Игорь. - Принято решение о переезде головного офиса нашего банка в новые помещения, и вы будете руководителем этого проекта. Сейчас подразделения разбросаны по городу – ИТ-служба отдельно, офис работы с корпоративными клиентами - отдельно, бухгалтерия и руководство – в третьем месте. В декабре открывается новый бизнес-центр и наш офис переезжает на два этажа в нем… За время встречи Сергей рассказал Игорю следующее: с января следующего года головной офис банка переезжает в новые помещения в только что построенном офисном здании в центре. Под нужды банка запланировано выделение двух этажей. Объединение ключевых структур банка в одном месте должно привести к увеличению эффективности и скорости работы. Сроки переезда – не позднее 30 декабря (разговор состоялся 5 сентября). Нужно чтобы 4 января все работало как часы. Работа ИТ-службы не должна останавливаться ни на секунду. Переехать должны: головной офис, финансовая служба и бухгалтерия, ИТ-служба, отдел работы с корпоративными клиентами. Бюджет на переезд составит 200.000 рублей. Проектов такого масштаба Игорь еще не реализовывал, но ничего невыполнимого не видел – сроки вполне реальные, объем задач понятен. Также понятно с чего начинать – освежить в памяти шаблоны устава проекта и содержания проекта… 1 Содержание проекта «Переезд Универсального банка»Содержание проекта (внутренний документ) содержит следующие элементы: Назначение документа: Данный документ описывает содержание проекта по переезду головного офиса «Универсального банка» в новые помещения: цели, задачи, границы, ограничения и допущения, а так же ожидаемый итог – в целях ознакомления всех заинтересованных сторон (включая участников) и внесения предложений по улучшению параметров проекта (в случае необходимости). Бизнес-цель: Повышение эффективности взаимодействия и скорости работы всех подразделений «Универсального банка». Цель проекта: Осуществление переезда всех подразделений банка в выделенные помещения в новом бизнес-центре. Критерии успешности проекта: работа в штатном режиме всех подразделений банка: головной офис, финансовая служба и бухгалтерия, IT-служба, отдел работы с корпоративными клиентами – в новом офисе с 4 января; соблюдение бюджета в 200 000 руб.; недопущение остановок работы IT-службы на всем протяжении проекта по причинам, связанным с переездом. Основные задачи и основные результаты проекта представлены в таблице 1.1. Таблица 1.1 – Основные задачи и планируемый результат
Описание продукта проекта: Функционирующий обновленный офис «Универсального банка» (объединенный из всех подразделений) в новом помещении. Границы проекта (чего НЕ будет делать команда проекта в ходе реализации проекта) В реализацию проекта не входят: ремонтные работы в новом помещении; закупка материалов для переезда (предоставляются подрядчиком); докупка оснащения для нового офиса. Ограничения проекта сроки: до 30 декабря включительно; бюджет: 200 000 рублей; отсутствие остановок работы IT-службы; помещение: два этажа в новом бизнес-центре. Допущения проекта (внешние по отношению к команде проекта условия, повлиять на которые команда не может) возможность размещения в новом офисе всего имущества компании (достаточность площади); профессионализм команды подрядчиков. История изменений документа представлена в таблице 1.2. Таблица 1.2 – История изменений документа
2 Иерархическая структура работ по проектуНа основании определенного содержания проекта разработана иерархическая структура работ, которая представлена на рисунке 2.1.  Рисунок 2.1 – Иерархическая структура работ по проекту Как видно из рисунка 2.1, иерархическая структура работ по проект состоит из четырех основных видов работ: внутренняя подготовительная работа, работа с внешними подрядчиками, организация переезда и непосредственно отчетная работа. Внутренняя подготовительная работа заключается в инвентаризации имущества, на базе которой подготавливается план размещения в новом офисе и составляет план переезда. Также на данном этапе необходимо продублировать работы IT-служб. Работа с внешними подрядчиками заключается в поиске и выборе подрядчиков, согласовании деталей переезда и заключения договора с грузовой компанией, а также заключение договора с компанией по сборке-разборке мебели. Организация переезда состоит из следующих видов работ: работа компании по сборке-разборке мебели (сюда входит разборка и упаковка мебели, сборка и установки мебели в новом офисе), работа грузовой компании (сюда входит погрузка/разгрузка и перевозка имущества банка), возобновление функционирования офиса (сюда входит подключение техники, раскладывание документов, материалов и т.п.). На последнем этапе необходимо подготовить отчет по итогам проекта и сделать его презентацию. 3 Сетевой график реализации проектаВ приложении А представлен сетевой график реализации проекта. В таблице 3.1 представлен перечень работ и их очередность для реализации проекта. Таблица 3.1 – Перечень работ и их очередность для реализации проекта
Критический путь проекта составляет 76 дней. 4 Оценка стоимости и бюджет проектаНа бюджет данного проекта выделено 200 000 руб. Смета затрат по проекту представлена в таблице 4.1. Таблица 4.1 – Смета затрат по проекту
В таблице 4.2 представлен график платежей. Таблица 4.2 – График платежей
Таким образом, общая сумма затрат составит 170 000 рублей. Кроме того есть финансовый резерв на непредвиденные расходы в размере 30 000 руб. Потребность в дополнительном финансировании отсутствует. 5 Разработка процедуры и формы запроса по внесению изменений в проектНа сам переезд, который включает упаковку, погрузочно-разгрузочные работы, транспортировку, восстановление функционирования – оптимально нужно 3-4 дня (чтобы не нарушать функционирование банка, основную часть запланировать на выходные). Всего изначально на проект выделялось 117 дней (с 5 сентября по 30 декабря), из которых на все подготовительные работы можно было посвятить около 110 дней. Сокращение данного количества дней на 30 до 80 так же достаточно, чтобы: провести инвентаризацию; выбрать подрядчика; составить план переезда; самостоятельно упаковать технику и ценные вещи. Самый затратный по времени этап – инвентаризация – к 10 октября должен был бы уже быть закончен, а остальное можно сделать в весьма сжатые сроки (вплоть до 7-10 дней). Соответственно, в проект будут внесены изменения только относительно даты самого переезда, а так же перенесения сроков оставшихся к 10 октября работ (с около 50 днями запаса). Новые сроки нужно обязательно зафиксировать. Процедура внесения изменения в проект: Запрос на изменение; Согласование изменения со стороны руководства; Внесение изменений в сам проект + Приложение списка произведенных изменений и указание версии проекта. Форма запроса на изменение представлена на рисунке 5.1. ЗАПРОС НА ИЗМЕНЕНИЕ №
Рисунок 5.1 – Форма запроса на изменение проекта | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||