ппппп. Информационные технологии управления в деятельности современных организаций
 Скачать 1.88 Mb.
|
|
«Внутренние документы» - ящик хранилища, содержащий официальные документы, созданные в организации и ее структурных подразделениях, используемых в текущей деятельности организации и не выходящих за пределы ее корпоративной структуры. После создания исполнителем внутреннего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание, документ помещается в папку «Внутренние документы». В этой папке документ будет находиться, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до снятия с контроля всех выданных по нему поручений, после чего система автоматически помещает документ в архив. «Исходящие документы» - ящик хранилища, содержащий документы, которые создаются внутри организационной структуры предприятия для последующей отправки их за пределы объектов, охватываемых системой, и организационной структуры предприятия После создания исполнителем исходящего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание документ помещается в папку «Исходящие документы». В этой папке документ будет находиться до тех пор, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до подписания документа, после чего система автоматически помещает документ в архив [24]. Полученные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные контрольные поручения по документам. Архив входящих - ящик хранилища, содержащий входящие документы, работа по которым полностью завершена. Папка содержит дополнительный узел, в котором отображается год архива и название подразделения. Аналогично наполняются папки «Архивы внутренних документов» и «Архивы исходящих документов». «Архив по номенклатуре дел» - электронный аналог «бумажного» архива - ящик хранилища, в котором документы систематизированы по номенклатуре дел. Данные в системе группируются в соответствии со справочниками: справочник организационной структуры; справочник номенклатуры дел; справочник внешних адресатов; справочник типов документов; справочник тематики документов; справочник шаблонов документов; справочник списков рассылки; справочник способов доставки документов. Регистрация документа в системе осуществляется посредством заполнения регистрационной карточки, в которой указываются основные данные о документе и фиксируется ход исполнения. Во всех случаях, когда в системе возникает событие, по результатам которого пользователь должен выполнить какое-либо действие, система формирует задачу. В задачах предусмотрены действия, которые необходимо выполнить по документу или по отчету, например: «Согласование», «На рассмотрение», «На исполнение», «Подготовьте отчет» и т.д. После выполнения задачи документ отправляется следующему по процессу исполнителю задачи. Так, например, для процесса Согласования после завершения согласования первым согласующим система автоматически отправляет документ следующему согласующему [23]. Система осуществляет следующие функции по работе с документом: просмотр регистрационной карточки; просмотр текста документа; редактирование и сохранение в системе; просмотр версий; информация о статусе документа; определение местонахождения документа; просмотр истории; поиск документов; экспорт документа из хранилища; работа с другими форматами документа (сканирование). Все отчеты формируются по запросу пользователя с указанием необходимых дополнительных параметров, выводятся на экран и печать в формате Microsoft Office Excel [26]. В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Непрерывной линией () на рисунке изображено движение документа до внедрения системы, а пунктирной линией движение входящего документа после внедрения автоматизированной системы документооборота. Таким образом, сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении. В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении. 3.3 Оценка экономической эффективности Экономия времени после проведения автоматизации одного документа составила 6,5 минуты. Количество входящих документов в декабре месяце 2008 года обрабатываемых на предприятии 90, всего экономии после автоматизации 588 минут (90*6,5) или 9,8 часа, что составляет примерно 2 дня (588/60/8). Так как проект осуществляется на основе существующей в филиале материальной базы, то принимаем сумму первоначальных вложений К=0 Расчет текущих затрат В затраты на эксплуатацию входят следующие элементы: заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды; стоимость потребляемых энергоресурсов; расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования. Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат. Для расчета заработной платы персонала воспользуемся формулой (1): ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1) где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.; О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.; Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.; К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн. Определим годовую заработную плату персонала, когда решение поставленной задачи требует месяца работы (Д = 22 дня) - базовый вариант: ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 13000 *22/22) = 211536 руб. Определим заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 20 дня) - проектируемый вариант: ЗП = 1,365 * 12 * 13000 * 20/22 = 192305 руб. Годовая экономия в заработной плате составит 19231 руб. Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2): Э = k * (A * B1 * Ч1 + H * B2 * Ч2), (2) где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.; k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч; А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт; Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт; В1 - число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.; В2 - число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.; Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах; Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час. Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 264 дня: Э = 1,89 * (0,4 * 264 * 8 + 0,04 *264* 4) = 878 руб. Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 264 дня работы, при этом работа непосредственно за компьютером составляет 240 дня: Э = 1,89 * (0,4 * 240 * 8 + 0,04 *240* 4) = 798 руб. Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 80 руб. 1 Амортизация в базисном варианте составит: САМ = = 1087 руб. 2 Амортизация в проектируемом варианте составит: САМ = = 988 руб. Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 99 руб. Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны: С1 = 211536+ 878+ 1087 = 213501 руб. Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят: С2 = 192305+ 798 + 988 = 194091 руб. Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна: С1 - С2 = 213501 - 194091 = 19410 руб. Поскольку планируется установка данного программного средства на 50 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять: ГЭ = 19410 * 50 = 970500 руб. Оценка экономической эффективности Данный проект экономически выгоден. Это выражается в следующем: уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты, связанные с эксплуатацией единицы компьютерной техники на 19410 руб. Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты. За счет автоматизации типовых рутинных операций (перевод документов из бумажного в электронный вид, регистрация, поиск и т.д.) происходит экономия время на всех этапах деятельности сотрудников, снижая издержки на работу с документами Проанализировав возможности системы ОРД «Documentum», можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи: фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам; создавать собственные виды движений; передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат; отслеживать историю движения документов; группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили; включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений; списывать документы, помещать в архивы; просматривать и редактировать журнал событий; просматривать оповещения по документам на произвольную дату; выполнять анализ документооборота по внешним связям с точностью до отдела и ответственного лица; оперативно определять, где находится документ на произвольную дату; вести календарь событий; работать одновременно нескольким пользователям в сети [26]. Таким образом, за счет автоматизации большого числа рутинных операций система ОРД «Documentum» существенно сокращает время на подготовку документации, отчетов, согласования и прочих типов коллективных и индивидуальных работ. документооборот электронный компьютерный техника Заключение В современных условиях развития рыночной экономики важной областью стало информационное и документационное обеспечение управления, которое состоит в сборе, обработке и анализе информации, используемой для принятия обоснованных управленческих решений. При этом принятие решения зависит от уровня теоретических знаний и умения применить их на практике. В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия [11]. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов [13]. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума; обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления с помощью информационных технологий, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений [17]. Технология информационной деятельности предполагает: создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ. На основании всего, сказанного выше можно сделать такой вывод: поставленная проблема, то есть обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем [15]. В данной работе были рассмотрены теоретические основы построения документооборота, влияние современных информационных технологий на качество принимаемых решений, исследована организация всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в АФ ОАО «СОГАЗ». В ходе анализа Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» были: изучены история, предмет и направления деятельности, организационная структура; изучены и проанализированы нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства в филиале; изучены процессы документирования деятельности; исследованы организация и технология работы с документами; проанализировано сетевое, техническое и программное обеспечение. В ходе изучения были выявлены следующие недостатки: должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует существующим должностным обязанностям; в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение; ослаблен контроль исполнительской дисциплины; не ведется учет объема документооборота; отсутствуют программы автоматизации работы с документами. Для устранения существующих недостатков и повышения эффективности управления филиалом был разработан комплекс мероприятий: разработка проекта должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству; разработка предложений по автоматизации делопроизводства и хранению документов на базе системы ОРД «Documentum»; разработка пакета сопроводительных документов. В результате была внесены предложения по формированию целесообразной системы информационного обеспечения, объективно отражающей сложившуюся экономическую ситуацию, что является залогом успеха и конкурентоспособности организации на рынке. После перехода на систему ОРД «Documentum» в АФ ОАО «СОГАЗ» документооборот стал очевидны преимущества. Для руководителей различных уровней: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий. Для сотрудников: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; отслеживание хода исполнения резолюций; удобный и быстрый поиск по любым реквизитам, как документов, так и проектов; журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; формирование отчетности. Автоматизация системы документооборота позволяет решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; протоколирование деятельности АФ ОАО «СОГАЗ» в целом; оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов; экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Гибкая, с широчайшим диапазоном возможностей, платформа Documentum, является основой для приложений по управлению содержанием и архивированию, предоставляя единые инструменты и сервисы для управления содержанием, процессами и хранилищами. Ключевые инновации Documentum включают: упрощение разработки и интеграции приложений благодаря сервисно-ориентированному подходу к управлению содержанием; ускорение разработки приложений благодаря новым средствам разработки, в которых применяется технология Eclipse; расширение возможностей настройки, позволяющих ускорить разработку и многократно использовать имеющиеся результаты; новые средства масштабирования, существенно повышающие производительность в распределенных конфигурациях [26]. На сегодняшний день EMC Documentum является единственной на рынке унифицированной ECM-платформой корпоративного класса. Documentum предоставляет лучшую инфраструктуру для любых приложений по управлению содержанием в корпоративном масштабе и предоставляет самый широкий набор сервисов по управлению содержанием, который позволяет заказчикам работать с максимальной продуктивностью за счет оптимального использования информационных активов. |