ппппп. Информационные технологии управления в деятельности современных организаций
 Скачать 1.88 Mb.
|
|
Глава 3. Разработка комплекса мероприятий по совершенствованию ИТ Минпромторгинвеста РД 3.1 Рекомендации по повышению эффективности использования ИТ в деятельности Минпромторгинвеста РД При помощи инструментария графического моделирования ErWin нами была построена модель по разработке комплекса мероприятий по совершенствованию ИТ Минпромторгинвеста РД.  Рис. 1. Результат декомпозиции блока «Разработка корпоративной ИТ-архитектуры» 3.2 Анализ качественных факторов воздействия предложенных мероприятий на структуру и деятельность Минпромторгинвеста РД Полезность применения ИТ не состоит в постановке новых задач и приобретении современных дорогостоящих средств. Рациональное использование ИТ должно исходить из условий востребованности, эффективности для предприятия, а оцениваться не только из того, насколько данные Ит способствуют улучшению текущей ситуации. В результате внедрения предложенных ИТ, Минпромторгинвест РД получит следующие эффекты: Стратегический эффект: обеспечение прозрачности и измеряемости достижения стратегических целей, т.е. коэффициент попадания по стратегическим целям возрастает; снижение вероятности проявления рисков в сфере информационных технологий, так как все проекты собираются в общую базу знаний, которая в дальнейшем используется как источник лучших практик компании в управлении проектами и рисками; повышение рентабельности IT-услуг за счет снижения сроков проведения проекта, снижения издержек поддержки и т.д.; повышение инвестиционной привлекательности IT-проектов, что очень актуально для внутренних отделов сопровождения, так как в бизнес-подразделениях больших компаний IT-отделы часто ассоциируются как отделы бесполезной нагрузки, которые что-то делают, а оно никогда нормально не работает; повышение доверия бизнеса к IT за счет качественно обработанных запросов IT-отделами от бизнеса. Тактический эффект: уменьшение сроков и снижение стоимости обработки новых запросов, т.е. обработки новых требований, новых потребностей бизнеса и снижение себестоимости исправления дефектов; улучшение качества IT-услуг – это вовремя выполненные работы с заранее определенным качеством; увеличение эффективности используемых ресурсов – хорошо организованный и формализованный процесс позволяет четко определить роли и ответственности каждого участника этого процесса; более четкое и реалистичное планирование, т.е. исключение формирования планов на основе «умножить на 2» и создание реальных плановых сроков, которым следуют все; значительное уменьшение времени на принятие решения. Доступ ко всей проектной информации, статистике и проектной документации обеспечивает возможность оперативно принимать решения, необходимые для реализации возникших проблем или новых запросов; снижение влияния человеческого фактора. Автоматизация часто повторяемых операций позволит участникам проекта сосредоточиться на решении более важных задач и обеспечит качественное и безошибочное выполнение этих операций. 3. Разработка мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота 3.1 Совершенствование нормативной документации Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования Компании к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация. Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документ, позволяющий директору закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция должна быть согласована с другими нормативно-методическими документами филиала и Общества. Содержание обязанностей ведущего специалиста по делопроизводству определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах, а также по результатам проведенного анализа. Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо функций, закрепленных в его должностной инструкции, он выполняет следующие виды работ по документационному обеспечению управления и бездокументному обслуживанию: принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов; принимает документы и личные заявления на подпись директора; подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора; следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование; ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам; выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения); обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Следовательно, следует включить эти виды выполняемых работ в раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции, который содержит перечисление конкретных задач, возложенных на ведущего специалиста по делопроизводству, указание формы его участия в управленческом процессе. Также в ходе анализа было выяснено, что в инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», определяющий круг должностных лиц, с которыми ведущий специалист по делопроизводству вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указывается срок получения и предоставления информации. Для внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ директора, который доводится до работника под расписку. Должностная инструкция в обязательном порядке утверждается директором филиала и согласовывается с заместителем директора филиала по защите информации и экономических ресурсов и начальником юридического отдела. Должностная инструкция доводится до ведущего специалиста по делопроизводству под расписку [9]. 3.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота В ходе анализа были выявлены следующие недостатки в организации работы с документами и программном обеспечении: в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации документов; документы регистрируются дважды, в результате чего снижается контроль исполнения документов и затрудняется их поиск; большое количество рабочего времени сотрудников тратится на регистрацию, согласование и передачу документов, что снижает эффективность работы сотрудников филиала. Решить эти проблемы можно, внедрив систему автоматизированного документооборота, прежде выбрав платформу для нее. 3.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Documentum, Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow. Система автоматизированного документооборота - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами - регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.). По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело, CompanyMedia и Documentum. Важными характеристиками системы являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, Documentum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота [11]. Проведя анализ рынка систем автоматизированного документооборота, в соответствии с рисунком 11, можно сделать вывод, что наиболее оптимальным решением для АФ ОАО «СОГАЗ» является Documentum. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации, а так же обеспечивает высокую степень безопасности. 3.2.2 Обоснование выбора Для успешного построения единой корпоративной информационной среды предприятию требуется надежная, масштабируемая и защищенная платформа, которая будет способна стандартизировать работу всех приложений, работающих с неструктурированным содержанием. Documentum отвечает всем современным требованиям благодаря своей проверенной архитектуре, а также поддержке открытых стандартов, позволяющих прозрачно интегрировать платформу в информационную инфраструктуру предприятия. Основными преимуществами использования платформы Documentum в качестве базиса для автоматизации управления потоками документов и процессами распределенных организаций представляются следующие: ѕ распределенная web-инфраструктура, позволяющая интегрировать существующие системы и обеспечивать масштабируемые хранилища данных. Поддержка более 2000 рабочих мест, более 100 000 000 объектов данных, высокая масштабируемость системы, и производительность, более 44 000 одновременно решаемых задач; параллельная трехуровневая архитектура, обеспечивающая максимальную устойчивость к сбоям аппаратного обеспечения и высокую надежность хранения данных; возможность автоматизации на единой платформе полного спектра задач, связанных с управлением неструктурированными документами на предприятии; простота и гибкость настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе Documentum с помощью специальных интерфейсов «без программирования»; открытость системы -- возможность интеграции с ERP, CRM, CAD/CAM-системами, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office; возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Microsoft SQL, Oracle, DB2, Sybase); безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи российской разработки; наличие типовых решений по управлению знаниями, документами и бизнес-процессами для крупных российских предприятий с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований заказчика; широкий набор средств разработки приложений и поддержка мировых стандартов [6]. 3.2.3 Характеристики системы На основе платформы выбрана система управления организационно-распорядительной документацией Documentum. Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью: повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени, трудозатрат на подготовку, поиск необходимых документов, повышения качества документов; повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения; повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД; повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений. Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение. Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы: руководители структурных подразделений и организации в целом - рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения; сотрудники, ответственные за делопроизводство подразделений - учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации; специалисты подразделений - подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства. Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности: работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД; делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело; работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. [26]. 3.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum Внедрение автоматизированной системы документооборота в организацию сопровождается разработкой распорядительных и методических документов. В соответствии с требованиями необходимо создать приказ о внедрении системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ». Проект приказа о внедрении автоматизированной системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с Приложением Д. В проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству соответственно вносится пункт, в котором на него возлагаются работы по внедрению автоматизированной системы ОРД Documentum. Также изменения вносятся в Инструкцию по делопроизводству приказом Генерального директора Общества. Для пользования любой программой необходимо ее изучить. Для изучения используют методическую литературу, справочную систему. Имея под рукой подобный материал можно оперативно справиться с любой поставленной задачей. Основным документом, определяющим порядок эксплуатации внедряемой системы документооборота, является «Руководство пользователя системы ОРД «Documentum» в соответствии с Приложением Ж [2]. 3.2.5 Принципы работы системы ОРД «Documentum» Вход в систему осуществляется посредством ввода следующей информации: URL-адрес для входа в Webtop, установленного в организации; имя хранилища, в которое Вы входите; регистрационное имя пользователя и пароль для входа в хранилище. В левой области экрана, называемой «Панель навигации», отображается список папок и ящиков хранилища документов, необходимых для работы пользователей системы. После отправки по процессу документ перемещается из папки «Личный ящик» в одну из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы» в соответствии с видом документа. В папку Личный ящик можно скопировать документ или создать связь с документами из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы». Для повышения удобства в работе система обеспечивает формирование и автоматическую рассылку уведомлений пользователям на всех этапах жизненного цикла документа, от его создания до помещения в архив. «Задачи/Уведомления» - папка, в которой содержится список задач и уведомлений по документам и поручениям. Представление содержит название задачи, дату получения, от кого получено уведомление о задаче, краткое содержание документа и колонку «Статус», по которой можно определить, что происходит с документом в данный момент. «Входящие документы»- ящик хранилища, содержащий документы, поступающие извне - от других организаций в адрес предприятия и его структурных подразделений, охватываемых системой. После размещения входящего документа в систему и создания регистрационной карточки входящему документу присваивается регистрационный номер, и документ помещается в папку «Входящие документы». |