БЖД в ЧС. Инструкция секретаря руководителя общие положения Секретарь руководителя относится к категории специалистов
Скачать 27.36 Kb.
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИя СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ 1. Общие положения 1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов. 1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее: 1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование; 1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании. 1.3. Секретарь руководителя должен знать: 1) специфику основной деятельности организации; 2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации; 3) руководящий состав организации и ее подразделений; 4) функции самоменеджмента; 5) принципы и правила планирования рабочего времени; 6) постановку целей; 7) правила проведения деловых переговоров; 8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях); 9) основы управления временем; 10) телефонные контакты руководителя; 11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали; 12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации; 13) правила поддержания и развития межличностных отношений; 14) правила защиты конфиденциальной информации; 15) порядок подготовки и проведения командировок; 16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя; 17) деловой протокол; 18) этику делового общения; 19) правила организации приема посетителей; 20) правила речевого этикета; 21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений; 22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами; 23) правила сервировки чайного (кофейного) стола; 24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним; 25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных; 26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия; 27) составление сметы расходов; 28) основы написания речей и докладов руководителя; 29) правила делового общения, делового этикета; 30) этикет и основы международного протокола; 31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения; 32) принципы, способы информирования сотрудников; 33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности; 34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур; 35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты; 36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности; 37) основы эргономики офиса и флористики; 38) стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений; 39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней; 40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права); 41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления; 42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности; 43) правила документационного обеспечения деятельности организации; 44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами; 45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов); 46) виды документов, их назначение; 47) основы документной лингвистики; 48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего); 49) правила подписания и утверждения документов; 50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем; 51) грамматические правила русского языка; 52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления; 53) современные информационные технологии работы с документами; 54) порядок работы с документами, схемы документооборота; 55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; 56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов; 57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов; 58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации; 59) системы электронного документооборота; 60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления; 61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел; 62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа; 63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел; 64) правила подготовки и передачи дел в архив организации; 65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков; 66) состав внешних информационных потоков; 67) состав внутренних информационных потоков; 68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб; 69) особенности формирования баз данных в организации; 70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков; 71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники; 72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации; 73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц; 74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации; 75) формы предоставления управленческой информации; 76) источники управленческой информации; 77) методика отбора источников информации; 78) требования, предъявляемые к управленческой информации; 79) ……… (другие документы, материалы и т.д.) 1.4. Секретарь руководителя должен уметь: 1) устанавливать цели, определять иерархию целей; 2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время; 3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени; 4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях; 5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации; 6) выбирать и оформлять планировщик; 7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе; 8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное; 9) выбирать оптимальный ритм работы; 10) анализировать причины невыполнения задач; 11) применять информационно-коммуникационные технологии; 12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя; 13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации; 14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя; 15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения; 16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи; 17) соблюдать служебный этикет; 18) оформлять авансовые отчеты руководителя; 19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной; 20) оформлять командировочные документы; 21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя; 22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя; 23) применять способы делового общения; 24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки; 25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя; 26) управлять конфликтами; 27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения; 28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации; 29) создавать положительный имидж организации; 30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций; 31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне; 32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы; 33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия; 34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия; 35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания); 36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз; 37) соблюдать правила делового этикета и протокола; 38) поддерживать имидж организации; 39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации; 40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде; 41) обеспечивать безопасность деятельности организации; 42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения; 43) вести сроковую картотеку; 44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов; 45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя; 46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации; 47) оценивать результаты в рамках поставленных задач; 48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками; 49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя; 50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности; 51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием; 52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой; 53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера; 54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания; 55) составлять и оформлять организационные и методические документы; 56) редактировать тексты служебных документов; 57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации; 58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных; 59) использовать справочные правовые системы; 60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером; 61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы); 62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой; 63) пользоваться электронной почтой; 64) пользоваться системами электронного документооборота; 65) пользоваться унифицированными формами документов; 66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов; 67) печатать служебные документы; 68) работать с компьютером, сканером; 69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией; 70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами; 71) составлять и оформлять нормативные акты; 72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов; 73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел; 74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации; 75) обеспечивать сохранность документов организации; 76) производить подготовку дел для передачи в архив; 77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации; 78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме; 79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы; 80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы; 81) вводить новые данные в справочно-информационные системы; 82) вводить в память компьютера электронные образы документов; 83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков; 84) использовать современные технологии сбора и передачи информации; 85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя; 86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных; 87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации; 88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате; 89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные; 90) обеспечивать оперативность информационных потоков; 91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы); 92) ……… (другие навыки и умения) 1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется: 1) ……… (наименование учредительного документа) 2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения) 3) настоящей должностной инструкцией; 4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности) 1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя) 1.7. ……… (другие общие положения) 2. Трудовые функции 2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации: 1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени; 2) планирование рабочего дня секретаря; 3) организация телефонных переговоров руководителя; 4) организация командировок руководителя; 5) организация работы с посетителями в приемной руководителя; 6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий; 7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя; 8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя; 9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря; 10) составление и оформление управленческой документации; 11) организация работы с документами в приемной руководителя; 12) организация хранения документов в приемной руководителя; 13) обеспечение руководителя информацией; 14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации. 2.2. ……… (другие функции) 3. Должностные обязанности 3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности: 3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени: 1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя; 2) производит внесение информации в планировщик (органайзер); 3) производит согласование с руководителем временных планов; 4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; 5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; 6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий; 7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций; 3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря: 1) осуществляет выбор и оформление планировщика; 2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе); 3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя; 4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу); 5) производит перенесение невыполненных запланированных задач; 6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел; 3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя: 1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя; 2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами; 3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя; 4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков; 5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам; 6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; 7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров; 8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций; 3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя: 1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя; 2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке; 3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости; 4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта; 5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя; 6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий; 7) производит подготовку документов к поездке руководителя; 8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки; 9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта; 10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке; 3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя: 1) производит организацию личного приема посетителей руководителем; 2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей; 3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием; 4) производит регистрацию посетителей; 5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации; 6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе; 7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе; 8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе; 9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя; 3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий: 1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия; 2) производит оформление списка участников мероприятия; 3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия; 4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия; 5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов; 6) проводит рассылку приглашений подтвердившим участие в мероприятии; 7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков; 8) выполняет рассылку информационных материалов участникам конферентного мероприятия; 9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия; 10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз; 11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия; 12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов; 13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников; 14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия; 15) выполняет ведение протокола мероприятия; 16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз; 17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения; 3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя: 1) производит документальное оформление решений руководителя; 2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; 3) производит докоординацию деятельности по исполнению решений руководителя; 4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля; 5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок; 6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; 7) производит фиксацию исполнения поручений; 8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя; 3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя: 1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; 2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда; 3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя; 4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой; 5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами; 6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой; 7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания; 3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря: 1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря; 2) осуществляет разработку положения о секретариате; 3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству; 3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации: 1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); 2) осуществляет печать служебных документов и других материалов; 3) выполняет размножение служебных документов; 4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа); 3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя: 1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов; 2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем; 3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя; 4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям; 5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя; 6) выполняет ведение информационно-справочной работы; 7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя; 3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя: 1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации; 2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; 3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации; 3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией: 1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений; 2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации; 3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате; 4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных; 5) производит формирование и использование баз данных в организации; 3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации: 1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя; 2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации; 3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях; 4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством; 5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам; 3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя. 3.1.16. ……… (другие обязанности) 3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях) 4. Права Секретарь руководителя имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. 4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. 4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 4.7. ……… (другие права) 5. Ответственность 5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности: - за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; - за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации; - за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. ……… (другие положения об ответственности) 6. Заключительные положения 6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года N 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации) 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом) 6.3. ……… (другие заключительные положения). |