Как составить письмо-приглашение на конференцию. Как составить письмоприглашение на конференцию
 Скачать 14.91 Kb.
|
|
Как составить письмо-приглашение на конференцию Организаторам конференции важно продумать текст официального приглашения на мероприятие. Он должен содержать не только информацию о теме, месте и времени проведения конференции, но и предложения по возможным форматам участия: ●как основной докладчик; ●как слушатель и участник дискуссий; ●в качестве рядового докладчика; ●как стендист, который представит от лица компании образцы ее продукции. Основным докладчикам приглашение составляют в индивидуальном порядке. Такие люди, как правило, планируют свою деятельность и, соответственно, предупредить их следует заранее. Они будут и открывать конференцию, и вести пленарные заседания в качестве экспертов. Рассылаемое в адрес остальных участников письмо-приглашение на конференцию не должно быть пространным и многословным, но при этом должно содержать максимум полезной информации. В идеале, после того, как его прочтет респондент, никаких дополнительных вопросов у него возникнуть не должно. Письмо-приглашение в любом случае должно содержать: ●фразу «приглашаем Вас...»; ●наименование конференции; ●время и место проведения; ●программу мероприятия или ссылку на ресурс, где ее можно посмотреть; ●основные вопросы; ●условия участи и дополнительную информацию. Текст официального приглашения на мероприятие лучше разбить на несколько тематических блоков-абзацев. Если направляете письмо конкретному человеку, начать его следует с личного обращения по имени-отчеству, например: «Уважаемый Иван Иванович!». В случае, когда для участия приглашаете предприятие, в лице его представителя или представителей личные данные которых неизвестны, уместно будет обратиться: «Уважаемые господа!». Во втором абзаце следует написать: «Приглашаем Вас принять участие в конференции», указать ее тему или перечислить вопросы, которые будут на ней обсуждать, после чего указать дату и место, где она будет проходить. Если на этой деловой встрече будет много приглашенных и планируется проведение заседаний по секциям, есть смысл дать в приглашении ссылку, по которой можно будет ознакомиться с подробной программой заседаний. Обратите внимание Если приглашение не содержит личного обращения и начинается со слов «Уважаемые господа!», в следующем абзаце слово «вас» следует писать с маленькой буквы. В третьем абзаце приглашения нужно будет перечислить наиболее авторитетных участников, чье присутствие запланировано и согласовано, а также указать крупные компании, которые также будут принимать участие. В четвертом абзаце оговорить стоимость участия и форматы присутствия. Как правило, участники, которые будут выступать с докладами, могут получить скидки по оплате, что и нужно будет указать. Также необходимо оговорить когда и в каком виде необходимо направить в адрес организаторов тезисы докладов. В приглашении также нужно будет привести требования к оформлению стендов. При необходимости, участников можно попросить заполнить анкеты и выслать их. Письмо-приглашение на конференцию: образец Образец письма-приглашения на конференцию можно скачать из интернета, но все-таки будет лучше, если вы составите его самостоятельно. Тем более, что нет необходимости составлять текст такого письма для каждого участника в индивидуальном порядке. Если речь идет о рядовых участниках, то и конкретных лиц, и организации можно пригласить по одному и тому же шаблону. Шаблон приглашения на конференцию, составленный один раз, можно будет использовать и в дальнейшем, надо будет только вносить в него актуальные корректировки. Задание: Отправить коллегам по электронной почте письмо-приглашение на научную конференцию |