документирование управленческой леятельности. Какие службы занимаются обработкой документации на предприятии
 Скачать 168.5 Kb.
|
|
Содержание Введение………………………………………………………………………..3 . Основная часть. Какие службы занимаются обработкой документации на предприятии…...4 Привести конкретный алгоритм обработки входящей, исходящей и внутренней документации в виде блок-схемы………………………………………..4 Описать порядок и формы регистрации документов………………………..9 Представить технологию контроля исполнения документов на Вашем предприятии……………………………………………………………………………..13 Какие документы подлежат регистрации на Вашем предприятии (по инструкции по делопроизводству)…………………………………………………..17 Рассмотреть правила индексации документов (структура регистрационного номера документа)…………………………………………………………………19 Описать, как осуществляется подготовка и передача дел в архив в Вашей организации (есть ли архив)………………………………………………………22 1.8. Привести конкретный пример документов ( один на выбор) на примере Вашей организации………………………………………………………………………29 Заключение………………………………………………………………………30 Список литературы……………………………………………………………...31 Введение Объектом исследования является ООО ТД «Агрегат» ООО ТД Торговый Дом «Агрегат» специализируется на поставках промышленных тракторов и запчастей к ним, как для отечественного, так и для иностранного производства. Кроме того, фирма производит производство и капитальный ремонт строительной техники, отечественного и иностранного производства. За счет активного использования современных информационных технологий и, как следствие, малого штата сотрудников нам удается сохранять низкие цены при предоставлении высокопрофессиональных услуг на всех этапах выполнения вашего заказа. Отлаженная работа транспортного отдела позволяет оперативно доставлять заказы любым удобным для клиента способом. Опыт работы позволяет предложить: - Полноту комплектации по заявкам на запасные части и специальную технику. - Конкурентно-способные цены и оперативную информацию по заказам и запросам. Организационно-правовая форма хозяйствующего субъекта -- Общество с ограниченной ответственностью (общепринятое сокращение-- ООО) -- учрежденное одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей или акций в уставном капитале общества. 1.1. Какие службы занимаются обработкой документации на предприятии. Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: - поступающие (входящие) документы; - внутренние документы; - отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. 1.2. Привести конкретный алгоритм обработки входящей, исходящей и внутренней документации в виде блок-схемы.  Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение). Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть: - образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения; - номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра; - правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов); - сроки хранения документов и файлов; - порядок регистрации документов; - сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов; - правила формирования и оформления дел; - методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Поступившие документы проходят следующие этапы: - первичную обработку; - предварительное рассмотрение, разметку; - регистрацию; - рассмотрение документов руководством; - направление на исполнение; - контроль исполнения; - исполнение документов. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - составление проекта документом исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); - регистрация документа; - отправка документа адресату. Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату. Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа специалистом; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях); - регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов). На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: - передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); - контроль исполнения документа; - исполнение документа; - проставление отметки об исполнении. Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. 1.3. Описать порядок и формы регистрации документов. Регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (бумажный журнал, карточка, электронный журнал). Система регистрации закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Главный принцип регистрации документов в любой системе — документ регистрируется один раз. Регистрация может вестись централизованно в службе делопроизводства или секретарем, т.е. все документы организации регистрируются в одном месте, или децентрализовано — в каждом отделе. Система первого типа подходит для маленьких и средних организаций. На предприятиях с большим объемом документооборота удобнее регистрировать документы, создаваемые отделом, делопроизводителем этого же отдела. В реальности преобладает смешанная система, где в службе делопроизводства регистрируют входящие документы, распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы, а исходящие документы, служебные, докладные записки в — отделах. Способы регистрации документа — это бумажные журналы, электронные журналы, карточки, регистрация в системе электронного документооборота. Об этом подробно мы говорили в статье «Журналы регистрации документов». Какой путь проходит документ? Документ поступает в организацию или создается в ней. Служба делопроизводства, делопроизводитель отдела или секретарь присваивает ему номер, заносит в нужный журнал регистрации сведения о документе. С этого момента документ получает юридическую силу, начинает течь его срок исполнения. К документу прикрепляется карточка либо штамп с номером и датой проставляется на самом документе. Документ отправляется на рассмотрение руководству организации. Служба делопроизводства согласно резолюции фиксирует в журнале контрольный срок исполнения и передает документ в отдел-исполнитель. Главные правила регистрации документов: Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной. Какие документы не регистрируются? Приглашения Рекламные письма Периодические издания — книги, журналы, газеты Поздравительные открытки Телеграммы Письма с пометкой «Лично» Бухгалтерские документы Анонимная корреспонденция Пропишите полный перечень документов, не подлежащих регистрации, в Инструкции по делопроизводству, т. к. законодательно это нигде не закреплено. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер(индекс)документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: Ø журнальная; Ø карточная; Ø автоматизированная. Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например, паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Исключая выше сказанное, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — ϶то невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная система регистрации позволяет преодолеть данные недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма. При этом наиболее рациональной на сегодняшний день будет автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Стоит заметить, что она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на базе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Работа с исходящими документами. Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения в другую организацию. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Исходящий документ регистрируется секретарем в журнале «исходящей корреспонденции». Журнал содержит следующие графы: Ø название подразделения, подготовившего документ, Ø исходящий номер документа; Ø дата документа; Ø адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ; Ø краткое содержание документа; Ø фамилия исполнителя, подготовившего документ; Ø контрольная дата ожидаемого ответа; Ø ссылка на входящий документ, если документ будет ответом; Ø номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу). При регистрации исходящих документов используется валовая документация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года. После регистрации необходимо проставить номер и дату рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Первый экземпляр исходящего документа отправляется адресату, второй – подшивается в дело с исходящей перепиской. Представить технологию контроля исполнения документов на Вашем предприятии. Основными задачами контроля исполнения являются: - Обеспечение выполнения поручений Директора ООО ТД «Агрегат» и данных по поступившим заявкам; - Организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений, поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах предприятия; - Обеспечение руководства предприятия оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы; - Обеспечение соблюдения установленного порядка работы; Все служащие обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данных участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур. Структурные подразделения предприятия в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений. Организация контроля исполнения возлагается на руководителя и руководителей структурных подразделений. Непосредственный контроль исполнения возлагается группу контроля по приемке работ. Контроль исполнения документов включает в себя: -Постановку документов на контроль; -Доведение документа (поручения) до исполнителя; -Проверку хода исполнения; -Учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины. Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения. После рассмотрения руководителем документ передается в группу контроля по приемке выполненных работ. Работники службы исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы. Группа контроля по приемке выполненных работ ежедневно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины, при необходимости вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля. Документы и поручения считаются исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и представления сотруднику, осуществляющему контроль, материалов, подтверждающих исполнение. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным. Отчет об исполнении должен содержать следующую информацию: -Кому направлен ответ, дата и номер документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое содержание; - Если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа. - Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении с учетом информации подразделений-соисполнителей. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах. После исполнения документ направляется в дело в соответствие с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение. Документы, подлежащие постановке на контроль. Обязательному контролю исполнения подлежат: -поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов; -запросы и обращения граждан и представителей организаций по качественному оказанию услуг (заявки от граждан); -предложения, заявления и жалобы граждан; -решения ООО ТД «Агрегат» -приказы, распоряжения, нормативные акты; -поручения руководителей; - распорядительные документы; Постановке на контроль подлежат также поручения с формулировками "доложить", "представить", "внести предложения", "подготовить проект ответа (документа)" и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени. Сроки исполнения документов. Необходимость постановки документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа Сроки исполнения могут указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя. Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении. Какие документы подлежат регистрации на Вашем предприятии (по инструкции по делопроизводству. Регистрация документов не просто полезна, она необходима. Большой документооборот без регистрации существенно увеличивает шанс того, что что-то важное будет утеряно или выполнено не вовремя. Искать незарегистрированный документ по кабинетам – это как пытаться найти иголку в стоге сена: дело увлекательное, но не всегда продуктивное. Именно поэтому, как только документ поступил в руки делопроизводителя, он обязан его зарегистрировать. Также регистрация позволяет: обеспечить доказательство того, что документы были созданы или получены, включены в систему исполнения или управления документами, получить информацию о поступлении или отправке документов, иметь представление о количественных данных для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов, изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации. Если каждый документ будет проходить обязательную регистрацию, то можно будет создать понятную базу данных и достаточно простую информационно-поисковую систему. Кроме того, некоторые документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Так, например, исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их создания и отправки. Регистрацией входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование или исполнение заключенной в документах информации. Получается, что регистрация документов носит не только рекомендательный, но и обязательный характер. При этом важно отметить, что документы подлежат регистрации не зависимо от способа их получения или отправки. Простая или электронная почта, факсимильная связь или курьерская доставка – в любом случае документ должен быть зарегистрирован. На самом деле, не лишним будет регистрировать все документы, которые имеют даже минимальное значение. Неважная, на первый взгляд, справка может понадобиться при служебном расследовании, а одно из заявлений станет основанием для поощрения или увольнения сотрудника. Но существует определенный перечень документов, которые регистрировать обязательно. К ним относятся: документы, поступающие из органов государственной власти и управления, вышестоящих организаций или документы, направляемые в их адрес; важные внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы и т.п.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы; обращения граждан или сотрудников (регистрируются отдельно). Рассмотреть правила индексации документов (структура регистрационного номера документа). Индексация документов заключается в присвоении им условных цифровых (иногда буквенно-цифровых) обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время регистрации и свидетельствуют о место составления, время исполнения и хранения документов. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах документопотока, что регистрируется, как правило, за год. В соответствии с задачами поиска порядковый номер может дополняться индексом по номенклатуре дел, а также другими классификационными отметками (индексами структурных подразделений, должностных лиц, корреспондентов, вопросов деятельности, видов документов и т.п.). Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 356/01,134/02/03-10. Чаще всего с регистрационного порядкового номера документов прилагается номенклатурный индекс, поскольку основной схемой классификации документов в делопроизводстве является номенклатура дел. Базой для индексации номенклатур дел является перечень или список структурных подразделений с закрепленными за ними индексами или условными отметками. В индекса структурного подразделения добавляется номер дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения, например: 05-15, где 05 - индекс структурного подразделения (обычно он совпадает с порядковым номером структурного подразделения по штатному расписанию), 15 - номер дела по номенклатуре. Целесообразность нумерации дел в пределах одного структурного подразделения объясняется тем, что таким образом достигается наибольшая стабильность номеров. Появление новых дел или уменьшение количества дел в одном структурном подразделении, создание или ликвидация структурных подразделений (а следовательно, и дел) не влияет на индексацию дел других структурных подразделений. Одной из составляющих системы регистрации является классификаторы, которые разрабатываются с учетом потребности учреждения по поиску документов. В случае отсутствия номенклатуры дел во время присвоения регистрационного индекса используют классификатор структурных подразделений, за которым, как правило, установлена последовательность структурных подразделений согласно штатному расписанию. Например: служба делопроизводства - 01; планово-финансовый отдел - 02; отдел маркетинга и рекламы - 03; отдел продаж - 04; отдел персонала - 05; юридический отдел - 06; бухгалтерия - 07; административно-хозяйственный отдел - 08. Нередко в учреждениях разрабатывают цифровые классификаторы должностных лиц, как правило - руководителя и его заместителей, например: генеральный директор - 01; финансовый директор - 02; коммерческий директор - 03; заместитель генерального директора по административно-хозяйственным вопросам - 04. Благодаря такой структуре индексации за регистрационным индексом можно определить, кто рассматривал документ и в какое структурное подразделение его направлено на исполнение. Например: 346/02/07, где 346 - порядковый номер входящего письма, 02 - индекс финансового директора, 07 - индекс бухгалтерии. Использование во время регистрации индексов должностных лиц целесообразно в случае формирования дел (прежде всего переписка за подписью руководства) в структурных подразделениях. Расположение регистрационного номера документа как составной части его индекса может меняться в зависимости от того, какой документ регистрируется - инициативный входной или инициативный выходной. Регистрация инициативных исходящих документов отличается от регистрации инициативных входных лишь двумя моментами: элементы регистрационного индекса записываются в обратной последовательности, а индексом должностного лица является индекс лица, подписавшего документ. Итак, при регистрации инициативного исходящего документа сначала проставляется регистрационный номер с группой инициативных входящих документов (например, 1034), затем индекс должностного лица - автора резолюции (например, 02), далее - индекс структурного подразделения, куда направлен документ на исполнение (например, 06), а после исполнения документа - вторая часть индекса - индекс дела по номенклатуре (например, 14). Полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 1034/02/06-14. Во время регистрации инициативного исходящего документа на документе проставляется сначала индекс дела по номенклатуре (например, 05-12), затем индекс должностного лица, подписавшего документ (например, 01), и регистрационный номер за группой инициативных исходящих документов (например, 960). В этом случае полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 05-12/01/960. Распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), а также некоторые внутренние документы (протоколы, акты) имеют только порядковый номер в пределах года (с января по декабрь). Только в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. В некоторых случаях могут применяться буквенные индексы. При регистрации обращений граждан порядковый номер дополняется первой буквой фамилии заявителя. На пример: Д-23. С-12. Регистрация документов с ограниченным доступом предусматривает добавление к регистрационному индексу соответствующей отметки, например: 235/01-05ДСК. С целью различения групп приказов по личному составу каждому виду может присваиваться буквенный индекс. Система индексов разрабатывается кадровыми службами с учетом специфики регистрации и формирования приказов в данном учреждении. Для приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, совместительстве работников учреждения, о материальной помощи, о поощрении работников), номера, как правило, добавляется буква "К" (кадры) или "ОС" (личный состав), на пример: № 145-К, № 68-ОС. Если приказы о поощрении ведутся отдельно, то добавляется буква "С" (поощрения), на пример: № 47-3. Приказы о предоставлении отпусков могут иметь такой буквенный индекс: № 83-От., приказы о командировке - № 54-В, приказы о взыскании - № 5-С. На документах, авторами которых являются несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов (слева направо). Например, регистрационный индекс совместного приказа трех учреждений будет таким: 356/501/231. Описать, как осуществляется подготовка и передача дел в архив в Вашей организации (есть ли архив). Перед передачей в архив ООО ТД «Агрегат» дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях). С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел. Для разработки номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других отделов. Номенклатура дел ООО ТД «Агрегат» состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений и должностям руководителей и специалистов. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс. Составляется номенклатура дел на общем бланке ООО ТД «Агрегат» по установленной форме, которая приведена в Основных правилах работы архивов организации. В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. 1. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций. 2. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д. 3. В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.). Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс (номер) конкретного дела состоит из: § условного обозначения (индекса) структурного подразделения; § порядкового номера дела в пределах отдела или организации. Например: 04-07, где 04 - индекс отдела, 07 - порядковый номер дела в номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел. По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: § название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.); § автор документа (название структурного подразделения); § корреспондент (название организации, от которой получены документы); § вопрос или краткое содержание документов дела; § указание на копийность документов. Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. На предприятии ООО «КИНЕФ» используются такие перечни как: § «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения»; § «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В таком случае, если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия. Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство. При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) соответствующего архива организации. Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например, «Постоянно, ст. 6». Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно сделать отметки: § о заведении дел; § о переходящих делах на следующий год; § если есть копии дел, то в каких отделах они хранятся. Эта работа проводится сотрудниками архива, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива ООО «КИНЕФ» в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем государственного архива. Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ: 1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела. 2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист-заверитель дела . Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов. 3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо: § наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним; § уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома; § указать количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно; § указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2016. Датами личного дела являются даты подписания приказов об увольнении должностного лица, на которое оно заведено. 5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 6. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в делах длительного и постоянного срока хранения. Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа. Опись - это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описательная статья содержит: § порядковые номера дел по описи; § индекс дела по номенклатуре; § заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела; § дату или крайние даты дела; § количество листов в деле; § примечания. Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве. Предприятие ООО ТД «Агрегат» не сдает документы на государственное хранение и поэтому оно готовит 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении предприятия. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются: § качество формирования и оформления дел; § соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. При просмотре дел проверяются: § соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; § качество подшивки или переплета дел; § правильность нумерации листов дела; § наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи; § правильность оформления обложки дела; § наличие и правильность листа-заверителя дела. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи. При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. Опись дел структурного подразделения: § подписывается составителем с указанием его должности; § рассматривается и одобряется ЭК; § утверждается руководителем. В ведомственный архив передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. По истечении срока их хранения готовится акт об уничтожении. В этой части подробно рассмотрена процедура подготовки и передачи дел в архив ООО ТД «Агрегат», но кратко рассказывается об экспертизе ценности документов и экспертной комиссии. Рассмотрим это в следующей части. Привести конкретный пример следующих документов (ОДИН НА ВЫБОР) на примере Вашей организации: Общество с ограниченной ответственностью ТД «Агрегат» ИНН/КПП 5281603721/528001000 ПРИКАЗ № ____ г. ________________ «____» ___________________ 200__ г. О вступлении в должность директора ООО ТД «Агрегат» 1. В соответствии с Протоколом № ___ от «___» ____________200__ г. Общего собрания участников (или Решением единственного участника) Общества с ограниченной ответственностью «____________» вступаю в должность генерального директора Общества с «___»___________200__ г. 2. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Генеральный директор ООО ТД «Агрегат» _______________ / ____________ / Заключение Таким образом, в результате проделанной работы мы можем сделать следующие выводы. В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы. Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Проведя анализ организации документооборота ООО ТД «Агрегат» можно прийти к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в ООО ТД «Агрегат» рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к без- документным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО ТД «Агрегат» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство. Список литературы: 1. Аникеев С. Методика разработки плана маркетинга: практическое руководство. - М.: Фолиум, 2009. - 100с. 2. Афанасьев М.П. Маркетинг. Стратегия и практика фирмы. М.: Финстатинформ. 2005. - 120с. 3. Балабанова Л.В. Оптовая торговля: маркетинг и коммерция. - М.: Экономика. 2009. - 454с. 4. Ковалев А.И. Маркетинговый анализ. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2008. - 167 с. 5. Ноздрева Р.Б., Цыличко Л.И. Маркетинг: как побеждать на рынке. М.: Финансы и статистика, 2008. - 303с. 6. Титова Н.Е., Кожаев Ю.П. Маркетинг: Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. - М.: Гуманит. изд. Центр ВЛАДОС, 2005. - 352с |