Раздел 4. Компьютерные информационные технологии в документацион. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления Содержание понятия информационная технология
 Скачать 51.1 Kb.
|
|
Этап исследования определяет осуществление разработки или покупки автоматизированной системы и сопровождается следующими основными проблемами: – расплывчатость формулировок, несогласованность, а порой и противоречивость многочисленных требований пользователей к создаваемой автоматизированной системе; – отсутствие профессиональных знаний разработчиков о предметной области автоматизируемой деятельности пользователей; – априорная, принципиально неустранимая неопределенность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управляемого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации; – значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствования программно-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы. Основные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления Следует отметить, что к внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных АСДОУ нужно оценивать следующее: ➢ учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии; ➢ поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме; ➢ обладает ли достаточной функциональной полнотой; ➢ имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики. Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АСДОУ, а также оценивать ожидаемый экономический эффект от автоматизации документационного обеспечения управления. Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика системы: ➢ давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области; ➢ сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов; ➢ достаточно ли развиты каналы сопровождения системы ("горячая линия", консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т.д.); ➢ имеются ли у фирмы учебные центры; ➢ каковы перспективы развития программного продукта. Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым в организации. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по информационным технологиям организации, выбирающей АСДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям. Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АСДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления. К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АСДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами, наша система управления просто не соответствует зарубежным нормам и методам управления. Традиционная для России организация работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководство, служба документационного обеспечения, исполнители. Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов, принимают меры по улучшению исполнительской дисциплины. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения. Исполнители (структурные подразделения) получают документы для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают в службу документационного обеспечения для дальнейшего продвижения. Они получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения, сообщают в службу документационного обеспечения о состоянии исполнения документа. Служба документационного обеспечения осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации с фиксацией поручений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполнения документов (поручений), выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления, т.е. за реализацию принятых правил работы с документами в организациях, которые закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях но делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и дело производственный персонал других структурных подразделений организации. Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. Доклад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение – письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохождения и обработки документа. При нейтральном поручении документ направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа – резолюции, для которой действуют все описанные ранее процедуры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему решение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде документа или сообщения/справки. Сообщение определяет действие адресата в процессе исполнения резолюции, например, просьбу о переносе срока. После исполнения группа связанных документов и сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направлении. Для управления движением и исполнением документов персонал службы документационного обеспечения ведет специальные журналы и (или) картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей. Краеугольным камнем этого процесса является регистрационная карточка документа, где ведется его досье, благодаря которому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регламентируются внутренними стандартами учреждения, а организацию работы с документами определяет ряд ГОСТов. Традиционно в России предполагается, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба документационного обеспечения) отслеживают их действия с помощью системы журналов и картотек. Исходя из этого, российская организация документационного обеспечения имеет следующие особенности: ➢ наличие специализированных служб документационного обеспечения для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов; ➢ осуществление централизованного контроля за всем комплексом работы с документами в пределах организации; ➢ вертикальный характер движения документов (руководитель, исполнитель, руководитель) внутри организации; ➢ преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях; в журналах и (или) картотеках регистрируются сведения об их перемещениях, поручениях руководителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.; ➢ единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек. Указанная "традиционная" система документационного обеспечения управления имеет следующие основные недостатки: ➢ получение информации о работе с документами в организации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений; ➢ картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов в связи с тем, что они отделены от исполнителей; ➢ размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к значительным объемам трудозатрат. Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга. Автоматизированные системы, реализующие российские принципы организации документационного обеспечения, ориентированы на обеспечение сопровождения бумажного документооборота, уменьшение трудоемкости рутинных операций по осуществлению контроля и обработки документов службами ДОУ. Основу современных АСДОУ в нашей стране составили автоматизированные системы контроля исполнения документов (ЛСКИД), которые к началу 1980-х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти. В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб ДОУ, централизованных средств контроля исполнения документов, технологии документационного обеспечения, ориентированные на работу с электронными документами, существенно отличаются от российских. Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регистрации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных инструкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на такой порядок работы с документами, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, минимален или отсутствует вообще. Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы – традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных информационных технологий. По-видимому, еще довольно долго в технологиях обработки электронных документов сохранится необходимость их перевода в бумажную форму, поскольку многие работники и, прежде всего, руководители организаций зачастую предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Это объясняется следующими достоинствами документов на бумажных носителях: ➢ простота восприятия, удобство просмотра и утверждения, что объясняется особенностями органов зрения человека, биологически нс приспособленных к эффективному восприятию изображения на экране видеомонитора; ➢ длительная сохранность информации (определяется периодом старения и разрушения бумаги и качеством средств нанесения данных); ➢ возможность обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа только организационными мерами; ➢ более низкий уровень утомляемости при работе с документами. Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Технологии документационного обеспечения, использующие электронные документы, имеют несколько явных преимуществ: ➢ удельная стоимость их распространения и хранения значительно меньше, чем у документов на бумажных носителях; ➢ время распространения и воспроизведения электронного документа в другом месте измеряется существенно меньшим значением (на несколько порядков) но сравнению с бумажным документом; ➢ принципиально новым качеством является способность производить содержательный (контекстный) поиск документа; ➢ взаимодействие как между сотрудниками одной организации, так и между различными организациями осуществляется на качественно новом уровне, обусловленном возможностями современных телекоммуникационных технологий. В то же время работа с электронными документами требует учета того, что время активного использования конкретных программно-технических средств и время полезного использования носителей информации может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись данных па другой носитель и обновлять средства ее аутентификации. Кроме того, для хранения электронных документов, возможно, надо сохранять также соответствующие (зачастую морально устаревшие) технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии. Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автоматизированной системы документационного обеспечения управления обязательно надо обратить внимание на то, какие "традиционные" технологии обработки документов можно будет перевести целиком в электронно-цифровую форму, а какие нет. Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо. АСДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций документационного обеспечения: ➢ регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ➢ передача документов вместе с поручениями по ним исполнителям; ➢ контроль за ходом исполнения поручений; ➢ подготовка проектов документов и поручений и выполнение процедур их согласования и утверждения; ➢ помещение документов в дело; ➢ формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива; ➢ рассылка исходящих документов; ➢ поиск документов по любому сочетанию параметров запроса и выдача разнообразных сводок и отчетов. Состав функций и их реализация в каждой конкретной АСДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная полнота – основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспечения управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи работы с документами организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации. Современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления проектируются в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных систем управления базами данных (СУБД) или с использованием технологий Lotus Notes, поддерживающих протоколы Intemet/Intranet. Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности па базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возможностей информационной системы за счет приложений, приобретаемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологическую и информационную совместимость па базе российских и международных стандартов и рекомендаций. В 1997 г. международной организацией по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization) создается подкомитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач: ➢ унификация описания отдельной системы; ➢ определение интерфейса для обмена информацией между системами; ➢ унификация обмена данными между различными информационными системами; ➢ устранение технических препятствий для связи систем. В результате была разработана эталонная модель взаимосвязи открытых систем (Open System Interconnection – OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимостью, стало развитие методологии и принципов открытых систем. Открытая система – это система, реализующая открытые спецификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточные для того, чтобы обеспечить: ➢ функциональную расширяемость; ➢ интероперабельность; ➢ мобильность. В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе "О техническом регулировании", международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия автоматизированных систем документационного обеспечения управления в августе 2002 г. "Гильдией Управляющих Документацией", Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВПИИДАД), ГНПП "Гранит-Центр", компаниями "АйТи", "Интер- Траст", НТЦ ИРМ, "Электронные Офисные Системы" и "Информационные бизнес-системы" сформирована, в соответствии с соглашением, рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы стало издание "Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления". Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления. В рамках федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002– 2010)" Министерством по информационным технологиям и связи проводилась работа по выработке стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти. |