Раздел 4. Компьютерные информационные технологии в документацион. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления Содержание понятия информационная технология
 Скачать 51.1 Kb.
|
|
Результаты проделанных исследований в настоящее время официально не опубликованы. Необходимо отметить, что существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения информационных технологий. Это, прежде всего, интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный подход и модульность. Основные идеи графического интерфейса пользователя включают следующие элементы: ➢ управление окнами; ➢ использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов; ➢ стиль взаимодействия, называемый непосредственным манипулированием; ➢ объектно-ориентированный стиль программирования. Модульный принцип построения программ обеспечивает поэтапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию. Состав этих модулей должен меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при обеспечении глубокой информационной интеграции между ними. Система должна обеспечивать минимальные усилия и затраты для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат. Эксплуатационные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы: ➢ простота ввода в действие; ➢ масштабируемость; ➢ разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы; ➢ важность протоколирования работы; ➢ наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности. Ввод системы в действие. При выборе системы необходимо учесть данные по срокам се ввода в эксплуатацию у других потребителей и определить состав необходимых мероприятий по ее внедрению. Одним из таких мероприятий является обучение работников – пользователей системы, которое обычно совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому необходимо, чтобы АСДОУ помимо работы с настоящей базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для обучения и тренировки всех заинтересованных сотрудников. Разумеется, современная автоматизированная система документационного обеспечения управления должна иметь дружелюбный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее распространенных офисных приложений. Следует обратить внимание на принципы нумерации различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные этапы процесса обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, необходимо, чтобы система, хотя бы первоначально, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов. Масштабируемость – обеспечение функционирования системы при изменении (как правило, в сторону увеличения) количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования. Со временем, по мере расширения сферы автоматизации обработки документов, количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделений. Поэтому выбираемая АСДОУ должна обеспечивать возможность безболезненного наращивания необходимого количества рабочих мест. 2.6 Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы АСДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам процесса обработки и использования документов, включая формирование и фиксирование поручений руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и ир.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов). В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования. Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет зафиксировать всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей. Адаптируемость. В силу разных причин в организации могут изменяться номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее. Администрирование и обеспечение надежной работы. Средства администрирования АСДОУ, позволяющие назначать и модифицировать полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны обеспечивать ее настройку в соответствии с возможными изменениями организационной структуры. Необходимо, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без средств, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам. Важнейшими характеристиками устойчивости АСДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: ➢ независимость функционирования рабочих мест друг от друга; ➢ время восстановления сеанса работы после его аварийного завершения; ➢ наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования. Информационные технологии в архивном деле Развитие информационных технологий и внедрение компьютерной техники в управленческую деятельность становятся неотъемлемой частью современного общества. Сегодня уже невозможно представить организацию без современной компьютерной техники. Результатом использования новых технологий становится появление новых видов документов — электронных. Еще в конце 1980-х гг., с момента появления персональных компьютеров и оснащения ими архивов страны, появилась заинтересованность во внедрении новых технологий и в регулировании процессов их внедрения. Изначально высказывались мнения о необходимости проведения единой политики в области информатизации архивного дела с целью оптимизации и унификации внедряемых технологий. Идея заключалась в создании единого программного обеспечения для автоматизации архивного учета документов, комплектования, создания научно-справочного аппарата и внедрения новых информационных технологий в работу архивных учреждений. Для реализации единой централизованной политики имелись определенные предпосылки: — управленческие: возможность планомерного и повсеместного внедрения процессов автоматизации архивного дела; — технологические: единство применяемых технических и программных средств, позволяющее ускорить процессы автоматизации архивного дела; — высокая степень стандартизации и унификации архивного дела: использование единых правил работы государственных и ведомственных архивов, общеотраслевых стандартов и нормативов. Кроме законодательных актов, в 1995 г. принимается Концепция автоматизации архивного дела в России — первый документ о принципах и направлениях информатизации на уровне всей отрасли. Утверждение Концепции стало важным шагом в плане ликвидации стихийности в процессах автоматизации архивного дела в стране и послужило основой для разработки Программы информатизации архивного дела в России на 1997— 2000 гг. Главная цель Концепции — преодоление существующих различий во внедрении автоматизированных архивных технологий в различных архивах (как в теоретических подходах, так и в конкретных технологических решениях) и осуществление реальной интеграции информационных ресурсов на межархивном уровне. Особо необходимо отметить, что в Концепции впервые были сформулированы принципы информатизации архивного дела: — преемственность автоматизированных архивных технологий по отношению к традиционным; — системность в реализации принципов автоматизации (на уровне архива и межархивном уровне); — внутриотраслевая унификация автоматизированных архивных технологий; — сопряженность информационных систем вне рамок отрасли (государственных архивов и ведомственных архивов учреждений — источников комплектования, учреждений — потребителей информации, других информационных систем — национальных и международных). В последующем эти вопросы были сформулированы в Программе информатизации архивного дела (1997—2000), которая была нацелена на решение следующих задач: 1) организацию и проведение научных и методических разработок по проблемам информатизации отрасли; 2) подготовку компетентных кадров, владеющих современными технологиями; 3) организационные и практические работы. Разработка и реализация на практике положений этих документов позволили начать массовое внедрение автоматизированных технологий в деятельность архивов страны, сформировать основные направления и пути автоматизации работы архивов. Главной целью проводимых мероприятий стало создание и функционирование системы архивного обслуживания, способной обеспечить гражданам максимально быстрый, свободный и качественный доступ к архивным документам и необходимой архивной информации, а также сохранение национального культурного наследия. Для достижения целей информатизации необходимо было решить следующие тактические задачи: 1) внедрение информационных технологий в деятельность архивов страны, в том числе автоматизация таких направлений работы, как архивный учет, научно-справочный аппарат, поиск и пр.; 2) создание единой архивной сети, разработка интернет-сайтов федеральных и региональных архивов и развитие портала «Архивы России», в том числе и перевод его на английский язык; 3) создание полнотекстовых баз данных по архивным документам. Вплотную к вопросам внедрения новых информационных технологий в деятельность архивов подошли в 1990-е гг., т. к. уже сложились определенные предпосылки к этому, в частности развитие автоматизированных систем управления на предприятиях и появление машиночитаемых документов, которые необходимо было сдавать на архивное хранение, а также быстрое распространение персональных компьютеров. Основными направлениями внедрения автоматизированных технологий стало комплектование архивов, проведение экспертизы ценности документов, учет архивных документов, создание научно- справочного аппарата. Так, например, для проведения экспертизы ценности документов начали разрабатывать электронные справочники по срокам хранения документов, для комплектования — базы данных об организациях — источниках комплектования федеральных, региональных и иных архивов, и т. д. Однако основным достижением автоматизации архивов была разработка единого программного обеспечения для комплексной автоматизации всех направлений деятельности архивных учреждений. Так, стали создаваться единые базы данных для проведения комплектования архивными документами и экспертизы ценности документов; по учету документов (как внутриархивные, так и межархивные); научно-справочные аппараты в электронном виде (электронный НСА); базы данных в области учета использования архивных документов и базы данных в области управления архивами. В середине 1990-х гг. во ВНИИДАДе был разработан программный комплекс «Архивный фонд», предназначенный для автоматизации процесса учета архивных документов. Кроме того, для реализации задач ведения централизованного государственного учета, научно-справочного аппарата и контроля за обеспечением сохранности архивных документов был разработан ПК «Фондовый каталог». Преимущества автоматизированной системы «Архивный фонд» заключались в многофункциональности, комплексном подходе к автоматизации архивных операций и выполнении таких задач, как: 1) учет документов; 2) контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел; 3) контроль за состоянием научно-справочного аппарата; 4) поиск документов (на уровне фонда, описи, дела, документа, документной информации); 5) ведение автоматизированного научно-справочного аппарата (список фондов, путеводитель, описи, каталоги). За последнее десятилетие программа претерпела существенные изменения, и на сегодняшний день она представляет собой программный комплекс, который может работать в нескольких режимах (обслуживать пользователей различных типов), решать несколько задач одновременно и выполнять основные операции по работе с архивными документами в сетевом режиме. Происходит постоянное наращивание количества выполняемых системой функций. Так, например, по сравнению с первоначальной версией, сегодня программа позволяет вести не только учет документов на бумажном носителе, но и кино-, видео-, аудиоматериалов на электронных носителях. Кроме того, программа позволяет работать с документами в электронном виде и в случае необходимости распечатывать, заверять их, переводить на бумажный носитель. ПК «Архивный фонд» — программное обеспечение, которое создавалось централизованно, в настоящее время является типовым для архивов страны. Этот ПК внедрен во всех 14 федеральных архивах страны, многих региональных и муниципальных архивах. Одновременно с разработкой и внедрением АИС «Архивный фонд» велись работы над программным комплексом «Фондовый каталог» — системой, позволяющей выбирать конкретный архив, нужный пользователю, и в дальнейшем переходить к работе непосредственно с ним. Система «Архивный фонд» интегрирована в программу «Фондовый каталог»: экспорт данных проводится достаточно быстро и не требует дополнительных усилий. Кроме того, был разработан программный комплекс «Центральный фондовый каталог», предоставляющий пользователям информацию об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Тестовый вариант программы был запущен в конце 2011 г. и доступен всем желающим. Важным направлением автоматизации архивов стала разработка научносправочного аппарата (НСА) к архивным документам на бумажных и электронных носителях. Следует отметить, что под научно-справочным аппаратом понимается совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Проблема, с которой пришлось столкнуться в процессе разработки системы, была связана с унификацией архивного описания, т. к. каждая самостоятельно созданная архивами база данных учитывала свои требования к описанию документов. Разработка ПК по НСА архива подтолкнула процессы по унификации и стандартизации описания и способствовала созданию единообразного научно-справочного аппарата. Другим значимым направлением автоматизации стало создание единой информационно-поисковой архивной системы России. Такая система включает два уровня: межархивные и внутриархивные базы данных. Межархивные БД — это научно-справочный аппарат по документам различных архивов, объединенных одной тематикой. Например, еще в 1980-е гг. были разработаны такие проекты, как Автоматизированная информационно-поисковая система «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти» («Документы Великого Октября»), «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов». Они стали первым опытом межархивных систем, в настоящее время эти работы приобретают особый размах. Внутриархивный научно-справочный аппарат формируется из электронных каталогов, электронных путеводителей, электронных обзоров (тематических, фондовых), электронных описей, электронных каталогов, электронных картотек. Преимущество таких баз данных заключается в том, что они не только упрощают поиск необходимых документов, но и становятся основой для создания аналоговых документов. К сожалению, они доступны чаще всего для посетителей читальных залов самих архивов. Новым направлением в автоматизации стало создание полнотекстовых баз, в которых, кроме карточек на тот или иной фонд или документ, представлены оцифрованные копии документов, снабженные пояснительной запиской и поисковыми данными. С начала 2000-х гг. информатизация архивной отрасли была нацелена на расширение и упрощение доступности архивных документов для удаленных пользователей. С решением этой задачи связано создание интернет-сайтов федеральных, региональных и муниципальных архивов страны. На 2017-й г. в сети Интернет представлены следующие сайты: Интернетпортал «Архивы России», содержащий информацию о Росархиве и его текущей деятельности, 14 непосредственно подчиняющихся ему федеральных архивах (в них сконцентрирована наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации). Автоматизация архивного дела в России 231 перманентно обновляемую контактную информацию обо всех органах управления архивным делом и о государственных архивах (более чем 200 организаций) в 83 субъектах РФ, подробную информацию об архивных учреждениях 10 субъектов РФ, в том числе архивах г. Москвы; тексты законодательных и нормативно-правовых актов, информацию о составе и содержании фондов архивохранилищ музеев и библиотек, перечни всех доступных электронных версий научносправочного аппарата (НСА), размещенных на различных архивных сайтах; информацию о прошедших и планирующихся архивных выставках (включая иллюстрированные каталоги и электронные версии буклетов) и научных конференциях, указатели содержания и избранные материалы (включая документальные публикации) отраслевых периодических изданий; каталог архивных ссылок и многое другое. На сегодняшний день в Интернете представлено около 250 справочников архивных документов. К недостаткам этих ресурсов стоит отнести отсутствие описей по фондам, размещенным в открытом доступе. В лучшем случае с имеющимися оцифрованными описями можно работать непосредственно в читальном зале самого архива. Разделы или страницы на сторонних сайтах, размещающих информацию о самих архивах или об их фондах. В основном эта группа интернет-ресурсов представляет собой страницы со справочной информацией об архиве или архивах, органах управления архивом и контактными данными. Особая задача информатизации архивов связана с созданием полнотекстовых баз данных по архивным документам. Формирование таких БД включает в себя не только оцифровку архивных документов, но и снабжение их поисковой карточкой, ключевыми словами для проведения поиска. Главная трудность в создании полнотекстовых ресурсов состоит в проведении оцифровки архивных документов, переводе их с бумажного носителя на электронный. Для качественного сканирования необходимо дорогостоящее оборудование с высокой скоростью работы, в противном случае возрастает угроза повреждения архивных документов. Еще одна проблема заключается в выборе формата для оцифрованных документов (tiff, jpg, pdf). На сегодняшний день наиболее распространённым остается формат pdf, поскольку он позволяет не только уменьшать объемы файлов с документами, но и проводить поиск по тексту документа, обладает более удобной навигацией по страницам. Эти вышеперечисленные трудности обусловливают низкие темпы создания полнотекстовых БД по архивным документам, их пока немного, еще меньше имеется в открытом доступе. Среди официальных интернет-сайтов архивов страны лишь немногие полностью отвечают современным требованиям, таким как наличие расширенного научно-справочного аппарата, позволяющего осуществлять поиск документа (документов) сразу на сайте и получать доступ к сведениям о его местонахождении, оцифрованному изображению; наличие расширенных возможностей по выполнению запросов граждан (организация обратной связи). Кроме того, не стоит забывать и о такой проблеме, как недостаток квалифицированного персонала в архивах. К сожалению, основные кадры — это люди, которые не имеют необходимых знаний и навыков работы с автоматизированными системами. Немаловажное значение имеет и уровень технического оснащения архивных учреждений: для современных технологий он остается неудовлетворительным. В большинстве архивов компьютерная техника давно не обновлялась, даже количество имеющейся техники не соответствует современным требованиям. Изменения, которые происходят в архивных технологиях с 2010 г., вселяют надежду на ускорение процессов автоматизации и, самое главное, на внедрение системы архивного обслуживания, способной обеспечить гражданам максимально быстрый, свободный и качественный доступ к архивным документам. |