Практическая работа № 2
Тема: Комплектование архива организации документами
Цель работы: Закрепить теоретические знания в области проведения экспертизы ценности документов.
Нормативно-правовые акты по теме занятия:
1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
2. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. Примерное положение об экспертной комиссии организации от 11.04.2018 № 43.
4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 № 558.
Задание 1. Таблица 1
№ п/п
|
Термин
|
Определение
|
Источник
(наименование документа,
откуда взято определение)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
Особо ценный документ
|
документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
|
Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
|
2
|
Экспертиза ценности документов
|
Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
3
|
Перечень документов со сроками хранения
|
Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
4
|
Номенклатура дел
|
Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
5
|
Экспертиза ценности документов
|
Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
6
|
Документ постоянного срока хранения
|
Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
7
|
Документ временного срока хранения
|
Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
8
|
Документы по основной деятельности организации
|
это правовой акт, который издает руководитель организации для регулирования деятельности этой организации
|
|
9
|
Документы по личному составу
|
архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем
|
Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
|
10
|
Документы личного происхождения
|
документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
|
|
11
|
Выделение документов к уничтожению
|
Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
|
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
|
Цель создания ЭК в организации
|
Кем создается ЭК в организации, и на основании какого документа осуществляет свою деятельность
|
Кого включают в состав ЭК
|
Какими нормативными документами руководствуется ЭК в своей деятельности
|
Функции ЭК
|
Права ЭК
|
Организация работы ЭК
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Созд. в целях орг. и проведения методич. и практ. работы по ЭЦ док., образ. в деятельности организации
|
Созд. приказом орг.и и действует на осн. положения, разраб. на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.
|
Вкл: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопр. и архива, основных структ. подразделений орг., госуд. или муницип. архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).
|
В своей работе ЭК руковод. ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации
|
1. Орг.ежегод.отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хран. и уничтожения.
2. Рассм. и прин. решения о согласовании: описей дел постоянного хр. управленческой и иных видов документации;перечня проектов/объектов и др
3. . Обесп. совместно со структ. .подразделением орг., осущ. хранение, комплектование, учет и испо. архивных док. (далее - архив организации) представление на утверждение ЭПК
4. Обесп. совместно с архивом орг. представление на согл.ЭПК или госуд. (муниципального) архива, в случае наделения его соотв. полномочиями, согл. ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел орг.
5. Обеспеч. совместно с архивом организации представление на согл. ЭПК актов об утрате док., актов о неисправимых повреждениях архивных док..
6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой орг . для работников организации консультации по вопросам работы с док., оказывает им методич.помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
|
1.Давать рек. структ. подразделениям и отдельным работникам орг. по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, ЭЦ док., розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления док. для передачи в архив организации.
2. Запрашивать у руководителей структ. подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения док., предлож. и заключ., необходимые для определения сроков хранения док.
3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структ. подразделений о ходе подготовки док. к передаче на хранение в архив организации, об условиях хр. и обеспечения сохр.док., в том числе Архивного фонда РФ, о причинах утраты док
4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и эксп. представ. научных, общ. и иных организаций.
5. Не принимать к рассм. и возвращать на доработку док., подготовленные с нарушением правил организации хр., комплектов., учета и исп. док. Архивного фонда РФ и других архивных документов в гос. органах, органах МСУ и организациях.
6. Инф.руководство орг. по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
|
8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом. 9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются. 10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава. 11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса. 12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК
|
Задание 3
Форма 2
Октябрьский районный суд г. Красноярска
ПРОТОКОЛ № 1
заседания экспертной комиссии
от «20» декабря 2018 г.
Председатель Иванов Д.В
Секретарь Лукошко О.Л
Присутствовали:
Начальник отдела кадров Любимцев Е.Ю
Зав. сектором хранения документов Казанцев Д.Э
ПОВЕСТКА:
1. По вопросу рассмотрения номенклатуры дел на 2019 год.
1. СЛУШАЛИ:
Зав. сектором использования документов Харько В.Д
ВЫСТУПИЛИ:
Начальник отдела кадров Любимцев Е.Ю .Выступивший сообщил, что с внесением уточнений в номенклатуру дел на предстоящий год, в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений и предложил согласовать номенклатуру дел на 2019 год.
ПОСТАНОВИЛИ:
Согласовать номенклатуру дел на 2019 год.
Председатель _______________________ Иванов Д.В
подпись
Секретарь _______________________ Лукошко О.Л
подпись
|
Задание 4.
Октябрьский районный суд г. Красноярска
ПРОТОКОЛ №2
заседания экспертной комиссии
от «21» декабря 2018 г.
Председатель Иванов Д.В
Секретарь Лукошко О.Л
Присутствовали:
Начальник отдела кадров Любимцев Е.Ю
Зав. сектором хранения документов Казанцев Д.Э
ПОВЕСТКА:
1. По вопросу рассмотрения годовых разделов описей дел по личному составу за 2015-2016 годы.
1. СЛУШАЛИ:
Зав. сектором использования документов Харько В.Д
ВЫСТУПИЛИ:
Начальник отдела кадров Р.В. Николаев. Выступивший сообщил, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями в данную опись включены документы по личному составу, и предложил согласовать рассмотренную опись дел за 2015-2016 годы.
ПОСТАНОВИЛИ:
Согласовать опись дел по личному составу за 2015-2016 годы.
Председатель _______________________ Иванов Д.В
подпись
Секретарь _______________________ Лушко О.Л
подпись
|
Задание 5
Наименование документа
|
Срок хранения
|
1
|
2
|
табели (графики), журналы учета рабочего времени (ст.586)
|
5 л. (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
|
переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства (ст.194);
|
3 г.
|
журналы учета, расписания работы секций, групп, кружков (ст.970);
|
1 г.
|
документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения (ст.216);
|
5 л. ЭПК
|
- документы (заявления, справки, договоры, акты и др.) на приватизацию жилья (ст.937);
|
Пост.
|
- переписка о выплате заработной платы (ст.414);
|
5 л
|
- образцы подписей материально ответственных лиц (ст.458);
|
До минования надобности (1)
|
- документы (программы, планы, отчеты) об инновационной деятельности организации (ст.500);
|
Пост.
|
- концепции развития организации (Пост.);
|
Пост.
|
- журналы учета исполнения постановлений о штрафах (ст.642);
|
3 г. (1) (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнал
|
- графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов (ст.707);
|
Пост. До минования надобности
|
- переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества) (ст.771);
|
3 г
|
- переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях (ст.833);
|
5 л.
|
- индивидуальные планы работников (ст.291);
|
1 г
|
- переписка по вопросам правоохранительного характера (ст.190).
|
5 л. ЭПК
|
|
Скачать 76.5 Kb.