Конспект лекций по информатике. Конспект лекций по информатике учебное пособие

• Название: Конспект лекций по информатике учебное пособие
• Анкор: Конспект лекций по информатике.doc
• Дата: 28.04.2018
• Размер: 0.97 Mb.
• Имя файла: Конспект лекций по информатике.doc
• Тип: Конспект лекций; #18610
• страница: 17 из 37

4. Операции текстовой обработки

При создании электронного документа на компьютере наряду с выбором шрифта выполняется целый ряд операций, которые формируют компьютерный текст. Операции текстовой обработки делятся на простую обработку и форматирование или внешнее оформление текста.

К простой обработке относятся:

• 
  набор текста с клавиатуры;
  
• 
  просмотр текста;
  
• 
  редактирование строк;
  
• 
  копирование и перенос блоков текста;
  
• 
  поиск и замена слов;
  
• 
  автоматический поиск ошибок;
  
• 
  распечатка текста или его части.
  

Операции простой обработки выполняются любым текстовым редактором. Внешнее оформление или форматирование включает более сложные операции:

• 
  использование различных шрифтов;
  
• 
  выбор межстрочных интервалов;
  
• 
  автоматический перенос слов;
  
• 
  автоматическую нумерацию страниц;
  
• 
  обработку и нумерацию строк;
  
• 
  использование колонтитулов;
  
• 
  выравнивание краев абзаца;
  
• 
  набор текста в несколько столбцов;
  
• 
  создание таблиц;
  
• 
  построение диаграмм;
  
• 
  проверку правописания.
  

Операции форматирования выполняются с помощью более совершенных редакторов, которые также называют текстовыми процессорами.

5. Бумажные и электронные документы

С помощью компьютера бумажный документ можно преобразовать в электронную форму. У электронных документов имеются очевидные преимущества перед бумажными, например, снижение затрат при создании или расширенные возможности преобразования и пересылки. Несмотря на бесспорные преимущества, электронный документ не вытесняет полностью бумажный, поэтому на практике используют и различают различные виды документооборота:

• 
  бумажный документооборот – все этапы документ проходит в бумажной форме;
  
• 
  бумажный документооборот с использованием автономных компьютеров – стадия создания документов переносится на компьютер, а остальные операции с документами выполняются в бумажной форме;
  
• 
  смешанный документооборот – подготовка, передача и хранение документов осуществляется на компьютерах, объединенных в сеть, но юридическую силу документ получает только в бумажном виде;
  
• 
  безбумажный документооборот – все операции с документами, включая электронно-цифровую подпись, производятся в электронном виде.
  

На предприятии и в организациях можно встретить все виды документооборота, но преобладающим является смешанный оборот документами, который использует все преимущества компьютерной техники за исключением возможности электронно-цифровой подписи.

Дальнейшее развитие и переход на более полный безбумажный документооборот сдерживается по нескольким причинам.

1. 
   Бумажные документы с оттиском печати и подписью все еще необходимы для соблюдения требований налогового, банковского, судебного и другого законодательства.
   
2. 
   Электронно-цифровая подпись утверждена на законодательном уровне, но медленно внедряется в практическую деятельность.
   
3. 
   Безбумажный документооборот связан с необходимостью введения дополнительных мер обеспечения компьютерной безопасности.
   

Несмотря на существующие ограничения, электронный документ все шире внедряется в практическую деятельность. При этом предприятия и организации сталкиваются с необходимостью рассылки и обмена большим количеством электронных документов, как в рамках предприятия, так и при внешнем обмене. На небольшом предприятии документооборот организуют обычно с помощью электронной почты. На большом предприятии для работы с электронными документами используются системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (САДД).

Автоматизированные системы обеспечивают:

• 
  автоматическое определение маршрута документа в зависимости от его категории;
  
• 
  рассылку и быстрое прохождение документа в сети;
  
• 
  единую адресную книгу для всех пользователей;
  
• 
  единую базу нормативов, словарей и классификаторов;
  
• 
  потоковое сканирование и копирование документов.
  

Компьютерные программы, обеспечивающие автоматизированный документооборот и делопроизводство, относятся к САДД-продуктам. На рынке представлен достаточно широкий выбор этих программных продуктов, разработанных как российскими, так и западными компаниями.

Среди предлагаемых программ каждое предприятие может выбрать подходящий вариант, например, для организации смешанного или полностью электронного документооборота. Возможна также «заточка» программы под конкретные запросы заказчика.