отчет практика. Законодательная и нормативнометодическая база архивного дела в нашей стране представлена большим количеством документов

• Название: Законодательная и нормативнометодическая база архивного дела в нашей стране представлена большим количеством документов
• Дата: 07.05.2023
• Размер: 230.22 Kb.
• Имя файла: отчет практика.docx
• Тип: Закон; #1113982

Тема 1. «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела»

1. 
   Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих работу архива организации
   

Законодательная и нормативно-методическая база архивного дела в нашей стране представлена большим количеством документов.

Они включают в себя законы и подзаконные нормативно-правовые и нормативно-методические акты. К законам, регламентирующим архивное дело в нашей стране, относятся: Конституция Российской Федерации, Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и др. В каждом субъекте РФ были приняты законы, регламентирующие организацию архивного хранения документов на территории конкретного субъекта РФ.

Законодательная основа работы архива – это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих организацию работы архива России.

К подзаконным нормативно-правовым актам, регламентирующим архивное дело, относят указы и постановления, утвержденные Президентом РФ, Правительством РФ, Министерствами и ведомствами. Например, Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 2935, Постановление Правительства РФ от 05.07.2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда» и др.

К нормативно-методическим документам, детально регламентирующих деятельность архивов, можно отнести «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»⁷, «Перечень типовых документов, образующихся в научно – технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»⁸, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и др.

Для определения сроков хранения используется Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).

Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Следующий нормативно-методический документ регламентирует основные правила работы архивов  «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., дополняют содержание ФЗ № 125, определяют обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов.

2. Дать определение «архив», «архивный фонд», «АФ РФ», «фондирование документов», «архивохранилище», «депозитарное хранение документов АФ РФ»

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»);

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»);

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения»);

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Фондирование документов - определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения»)

Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение организации, в котором хранятся, комплектуются, учитываются и используются архивные документы.

Необходимо отметить, что под термином архив принято понимать не только совокупность архивных документов, но также и различные архивные учреждения, структурные подразделения, предприятия и организации, которые обеспечивают прием и дальнейшее хранение архивных документов в интересах пользователей архивов.

Под термином архивное дело принято понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере, которая связана с осуществлением хранения, комплектования, учета, а также дальнейшего использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивов.

Тема 2. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

1. Составить схему классификации документов в пределах АФ

2. Дать характеристику федеральному (государственному, муниципальному) архиву.

Современное государственное бюджетное учреждение «Государственный исторический архив Сахалинской области» создано 29 марта 2011 года. Основные направления архива:

1. 
   Обеспечение сохранности и государственного учета документов из архивного фонда Сахалинской области;
   
2. 
   Заполнение объекта документами из архивного фонда Сахалинской области;
   
3. 
   Информационная поддержка на основе документов Сахалинского областного архивного фонда органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, общественных и общественных организаций, объединений;
   
4. 
   Использование и публикация архивных документов;
   
5. 
   Создание информационно-поисковых систем, информационных банков и баз данных для архивных документов;
   
6. 
   Проведение научно-исследовательских и методических работ в области архивоведения, документооборота, археографии, краеведения и истории Сахалинской области.
   

На сегодняшний день в архиве имеется шесть структурных подразделений с более чем пятидесяти сотрудниками. Более 611 000 единиц хранения (в том числе более 250 000 единиц хранения - бывший партийный архив Сахалинского обкома КПСС) представлены в фондах ГИАСО ГБУ, которые объединены в 2795 фондов. Из них более 8 тысяч единиц хранения для кинодокументов, более 24 тысяч фотодокументов. Научно-справочная библиотека насчитывает более 22 000 книг и других печатных изданий.

Архивные документы в основном относятся к периоду с 1925 по 2010 год. Документальных фрагментов дореволюционного периода очень мало. Это метрические книги (самая ранняя - «Метрическая книга Александровской церкви на Сахалине в 1869 году»), документы военного губернатора о. Сахалинский районный отдел милиции документы о. Сахалин. Также в архиве находятся документы времен губернатора Карафуто (Южный Сахалин) на японском языке.

Помимо документов организаций и компаний, в архиве содержатся документы жителей Сахалинской области, которые внесли значительный вклад в развитие региона, а также людей, которые проживали в других регионах, но значительную часть своей жизни изучают историю региона. посвятили. Историк А.И. Алексеева, А.Н. Рыжкова Н.И. Колесникова, партийно-хозяйственный работник Н.В. Арсеньев В.И. Белоносов, участник Великой Отечественной войны А.М. Садиленко, В.П. Холученко В.С. Акшинский - всего более ста личных средств.

Члены исторического архива занимаются исследованиями и публикациями. Среди наиболее важных работ, получивших чисто российское и международное признание произведений, можно выделить: «Быть может, пригодятся и мои цифры…». Материалы сахалинской переписи А.П. Чехова. 1890 год» (2005), фотоальбом «Последние залпы Великой войны. Сахалин и Курильские острова в августе 1945 года» (2010), «Благовест над островами (к 20-летию образования Южно-Сахалинской и Курильской епархии)» (2013), «Иван Ювачёв: Сахалинские дневники: в 2-х т. Т.1: 1890-1892 гг.; Т.2: 1893-1895 гг.» (2014), «По Земле Тысячи островов. Курильская экспедиция 1946 года» (2015), «Сахалинская каторга (вторая половина XIX – начало XX в.). Документы и материалы. В 2-х томах» (2015), «Аболтин В.Я. «Остров сокровищ: Северный Сахалин. Сборник документов и материалов» (2016)

Адрес сайта государственного исторического архива Сахалинской области – https://www.giaso.ru/.

Тема 3. Методика и практика архивоведения

1. Составить характеристику списка источников комплектования одного из государственных или муниципальных архивов Пермского края (другого субъекта Российской Федерации)

Для выполнения данного задания необходимо выбрать одно из архивных учреждений Российской Федерации. На сайте каждого архивного учреждения размещен список источников комплектования. Необходимо его проанализировать по следующим критериям:

- дата утверждения списка;

- количество источников комплектования;

- анализ формы приема документов;

- организации и учреждения, каких отраслей представлены в списке;

- дать рекомендации по включению список источников организаций и предприятий, документы которых имеют политическое, историческое, научное, культурное значение.

Государственного казенного учреждения Свердловской области

"Государственный архив Свердловской области".

На 30.01.2023 г. 290 источников комплектования, из них, по видам собственности, 220 – государственных и 70 – федеральных.

По формам приёма документов делится на три формы: полная, выборочная повидовая, выборочная групповая.

Из 220 государственных 198 – приняты по полной форме приёма документов, 22 по выборочной повидовой форме. Из 70 федеральных собственности из 68 были приняты пополной форме и из 2-х по выборочной повидовой форме.

В списке находятся следующие организации и учреждения:

Законодательные (представительные) органы государственной власти: Законодательное собрание Свердловской области.

Органы государственной власти Свердловской области и иные государственные органы Свердловской области:

Аппарат Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, Министерство финансов Свердловской области, Министерство образования и молодежной политики Свердловской области, Министерство промышленности и науки Свердловской области, Министерство по управлению государственным имуществом Свердловской области, Министерство социальной политики Свердловской области, Министерство экономики и территориального развития Свердловской области, Министерство агропромышленного комплекса и продовольственного рынка Свердловской области, Министерство международных и внешнеэкономических связей Свердловской области, Министерство здравоохранения Свердловской области, Министерство культуры Свердловской области, Министерство энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Свердловской области, Министерство природных ресурсов и экологии Свердловской области, Министерство транспорта и дорожного хозяйства Свердловской области, Министерство строительства и развития инфраструктуры Свердловской области, Министерство физической культуры и спорта Свердловской области, Министерство инвестиций и развития Свердловской области, Департамент ветеринарии Свердловской области, Министерство общественной безопасности Свердловской области, Департамент внутренней политики Свердловской области, Департамент государственных закупок Свердловской области, Департамент государственного жилищного и строительного надзора Свердловской области, Министерство цифрового развития и связи Свердловской области, Департамент информационной политики Свердловской области, Департамент по охране, контролю и регулированию использования животного мира Свердловской области, Департамент по труду и занятости населения Свердловской области и т. д.

Территориальные межотраслевые исполнительные органы государственной власти Свердловской области:

Администрация Южного управленческого округа Свердловской области;

Администрация Северного управленческого округа Свердловской области;

Администрация Западного управленческого округа Свердловской области;

Администрация Горнозаводского управленческого округа Свердловской области;

Администрация Восточного управленческого округа Свердловской области.

Территориальные отраслевые исполнительные органы государственной власти Свердловской области:

Территориальный отраслевой исполнительный орган государственной власти;

Свердловской области - Управление социальной политики № 23 по Орджоникидзевскому району города Екатеринбурга и городам Верхняя Пышма и Среднеуральск;

Территориальный отраслевой исполнительный орган государственной власти Свердловской области - Управление социальной политики № 24 по Кировскому району города Екатеринбурга и городу Березовский;

Территориальный отраслевой исполнительный орган государственной власти Свердловской области - Управление социальной политики Министерства социальной политики Свердловской области № 25 и т. п.

Избирательные комиссии:

Избирательная комиссия Свердловской области;

Верх-Исетская районная территориальная избирательная комиссия города Екатеринбурга;

Железнодорожная районная территориальная избирательная комиссия города Екатеринбурга;

Кировская районная территориальная избирательная комиссия города Екатеринбурга и т. д.

Государственные унитарные предприятия Свердловской области, государственные учреждения Свердловской области, организации:

Специализированное областное государственное унитарное предприятие "Областной государственный Центр технической инвентаризации и регистрации недвижимости" Свердловской области;

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг;

Государственное казенное учреждение Свердловской области "Алапаевское лесничество";

Государственное казенное учреждение Свердловской области "Центр экологического мониторинга и контроля";

Государственное казенное учреждение Свердловской области "Дирекция лесных парков";

Государственное автономное учреждение Свердловской области "Центр спортивной подготовки спортивных сборных команд Свердловской области " и т. п.

Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации:

Уральское главное региональное управление инкассации - филиал Объединения "РОСИНКАС";

Управление Федеральной налоговой службы России по Свердловской области;

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы России № 24 по Свердловской области;

Уральское главное управление Центрального банка Российской Федерации;

Уральская государственная инспекция пробирного надзора;

Федеральное бюджетное учреждение науки "Екатеринбургский медицинский научный центр профилактики и охраны здоровья рабочих промышленных предприятий" и т. д.

Негосударственные организации:

Богдановичское открытое акционерное общество по производству огнеупорных материалов;

Открытое акционерное общество "ВИЗ-Сталь";

Акционерное общество "ЕВРАЗ Качканарский горно-обогатительный комбинат";

Учреждение культуры "Музей истории Уралмашзавода";

Акционерное общество "Первоуральский новотрубный завод";

Закрытое акционерное общество "Пищепромпроект";

Свердловская железная дорога- филиал открытого акционерного общества "Российские железные дороги";

Акционерное общество "Северский трубный завод" и т. д.

Методические рекомендации по включению список источников организаций и предприятий, документы которых имеют политическое, историческое, научное, культурное значение состоят: из общих положений, четырёх разделов, последовательно раскрывающих процесс определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов, составление, рассмотрение, утверждение списков организаций источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Трех приложений, содержащих: список источников, форму списка организаций – источников комплектования государственного, муниципального архива, примерную классификационную схему его построения.

2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»

Для выполнения данного задания необходимо указать в правильной последовательности этапы упорядочения документов для передачи на архивное хранение и указать основные требования при проведении каждого этапа.

Объяснить указанные термины, а в Приложении представить формы описей дел и акта о выделении дел к уничтожению.

В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» содержится определение следующих понятий:

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Под описанием документов понимается:

- процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;

- собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т. п.

Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.

Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы совершить оптимальный отбор ценных документов и определить государственное, социально-культурное, а также иное значение документов для того, чтобы отобрать их для дальнейшего хранения или установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов, начиная с текущего делопроизводства организации и заканчивая архивом.

На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.

На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.

На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

На основании экспертизы ценности документов проводится отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. Решение вопросов, связанных с включением в состав Архивного фонда Российской Федерации документов, находится в ведении экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, а также уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются: рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Конкретные сроки, связанные с хранением документальной информации, определяются путем применения специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.

В типовых перечнях документом устанавливаются сроки хранения документов, которые в большинстве случаев являются характерными для многих организаций и способны отобразить организационно-функциональные вопросы, имеющие отношение к практической деятельности организации (вопросы, связанные с руководством, планированием, учетом, контролем, отчетностью, финансированием, организацией трудового, материально-технического обеспечения и т.п.).

Оформление дел не может проводиться без уточнения сроков их хранения. Дела с постоянным или долговременным сроками хранения необходимо подготавливать к сдаче в архив организации – создателя и получателя документальной информации.

Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо составлять акт, форма которого содержится в «Основных правилах работы государственных архивов».

Акт рассматривают и рекомендуют на утверждение во время заседания экспертной комиссии организации, затем его утверждает экспертная комиссия соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, перечисленные в акте - уничтожаются.

Фактически формирование дела завершается в конце года, после того как в него подшиты последние документы окончившегося года, затем дела как минимум год хранятся в структурном подразделении организации.

После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела с постоянным, временным (более 10 лет) сроком хранения, а также дела, связанные с личным составом организации необходимо полностью оформлять. Полное оформление дела состоит из: подшивки (переплета) дела, нумерации листов.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи).

Дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. На обложки дела постоянного хранения должны быть проставлены реквизиты (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Документы, составляющие дела, подшиваются или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914–72 «Обложки дел длительного пользования».

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник»

Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:

Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Тема 4. Обеспечение сохранности документов

1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 
   
2. 
   Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994  №125)
   
3. 
   Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386)
   
4. 
   Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3)
   
5. 
   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
   
6. 
   Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61)
   
7. 
   Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75)
   
8. 
   Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
   
9. 
   Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
   

2. Перечислить основные характеристики режимов хранения документов

Для выполнения данного задания необходимо перечислить и дать краткую характеристику режимам хранения:
- температурно-влажностному;

для бумажных документов - температура 17–19 град. С, относительная влажность воздуха 50–55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40–55%) и цветных (2–5 град. С и 40–55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15–20 град. С и 50–65%.
- световому;

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.
- охранному;

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
- противопожарному;

Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.
- санитарно-гигиеническому.

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета

Работа архива в происходит на основании Положения об архиве, в котором у обязательном порядке фиксируют:

1. 
   Правовой статус архива организации;
   
2. 
   Источники комплектования архива организации;
   
3. 
   Состав документов, которые поступили в архив организации на хранение;
   
4. 
   Задачи и функции архива организации и его права, которые необходимы для их осуществления.
   

Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утверждается генеральным организации.

Для создания оптимальных условий связанных с хранением документов был выполнен:

• 
  ремонт помещения, в котором расположился архив организации;
  
• 
  архив ООО расположен в отдельном помещении организации, которое после ремонта было принято в эксплуатацию комиссией, в состав которой входили представители архива, представители от пожарных, охранных, санитарных служб;
  
• 
  архив оборудован средствами для осуществления пожаротушения, охраны и сигнализации;
  
• 
  в архиве используются технические средства, которые направлены на то, чтобы создать нормативные условия температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, а также охранных режимов;
  
• 
  помещение архива оборудовано средствами охранной сигнализации, на окнах установлены металлические распашные решетки;
  
• 
  помещение изолировано металлическими дверями;
  
• 
  использование специальных средств, связанных с хранением и дальнейшим перемещением документов;
  
• 
  Эксплуатация архивного хранилища:
  
  
  

• 
  в помещении хранилища ООО запрещено осуществлять прокладку водоснабжения, канализации, газопровода или открытых систем электропроводки;
  
• 
  отделка и оборудование хранилища хорошо проветривается и не собирает пыль;
  
• 
  окна архивного хранилища ООО выходят на северную сторону, что защищает хранилище от открытых солнечных лучей;
  
• 
  хранилище оборудовано внутренней сигнализацией и имеет запасной выход;
  
• 
  в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
  
• 
  в помещении хранилища запрещено курить, применять электронагревательные приборы, использовать легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, а также осуществлять хранение пищевых продуктов;
  
• 
  постоянное хранение документов в архиве проводится в темноте;
  
• 
  освещение хранилище осуществляется с помощью искусственного рассеянного света, которое дают лампы накаливания, установленные в закрытых плафонах с гладкой наружней поверхностью;
  
• 
  уровень освещенности не превышает на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк;
  
• 
  помещение архива ООО оборудовано регулируемым климат контролем, что дает возможность поддерживать постоянную температуру 17 - 16°С и влажность воздуха 50-58%;
  
• 
  помещение архива ООО содержится в чистоте и образцовом порядке, который исключает появление насекомых, грызунов, плесени, пыли
  
• 
  в помещении архива проводится постоянная влажная уборка, обеспыливание, помещение обрабатывается водными растворами антисептиков;
  
• 
  в помещении архива ООО запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
  

Одна из работ входящая в комплекс обеспечения сохранности документов является размещение фондов в хранилище архива. При продуманном размещении документов происходит рациональное использование площадей стеллажных полок: сокращаются затраты, связанные с поиском дел, обеспечиваются лучшие условия для хранения ценных документов, в случае необходимости проведения эвакуации для особо ценных дел создаются лучшие условия.

Был осуществлен подбор оборудования для архивохранилища, приведенного в таблице 1.

Таблица 1
Основные характеристики оборудования архивохранилища

Изображение	Наименование оборудования и его описание	Ссылка на источник информации
1	2	3
	Глубокий металлический стеллаж с разделителями. Глубина 600 мм. Длина секций 1000 мм. Высота 2000 мм.	Сайт по продаже https://www.werstakoff.ru
Шкафы для хранения документов ограниченного доступа
	Предназначен для хранения больших объемов документации, служебной и деловой информации. Оригинальная конструкция ригелей из нержавеющей стали и пластиковые втулки обеспечивают бесшумный ход дверей и надежное запирание шкафа. Максимальная нагрузка на полку ‑ 60 кг. Габариты внешние1830x915x370 мм. Габариты внутренние1830x915x370 мм. Вместимость, количества папок ‑ не менее 60 шт.	Сайт по продаже https://www.werstakoff.ru
1	2	3
Архивные короба и папки
	Архивные короба Гофрокартон Т-23, плотность 140г/м2330*230*230мм, полезный объем - 17,5л	Сайт по продаже https://pack24.ru
Средство пожаротушения
	Огнетушитель углекислотный с зарядом огнетушащего вещества 3 кг. Огнетушащее вещество – CO2 (двуокись углерода). Масса заряда, кг/л: 3-0,15. Рабочее давление, Мпа: 5,88. Длина струи огнетушащего вещества, м: 3. Продолжительность подачи огнетушащего вещества, сек: 8. Огнетушащая способность по классу В: 34В. Масса, кг: 9,2. Габаритные размеры (диаметр, высота): 135x490	Сайт по продаже https://www.magazin01.ru
Прибор для измерения температуры и влажности воздуха
	Гигрометр ВИТ-2 Основные характеристики прибора: погрешность равна 0,2; замеры прибора 325х120х50 мм; имеется два термометра и психрометрическая таблица; цена деления 0,2 °С; диапазон измеряемых температур колеблется в пределах -15…+40 °С; измерение влажности имеет диапазон +20…+40 °С; относительная влажность имеет диапазон 20-90%.	Сайт по продаже https://med.gramix.ru

Оборудование было подобрано с учетом финансовых возможностей организации, а также с учетом площади помещения.

Заключение

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Документы архива принято разделять на документы, которые относятся к общему и обособленному хранения, документы, изложенные на бумажной основе и на пленке. Документы, которые относятся к общему и обособленному хранению располагают в разных хранилищах. Также раздельное хранение необходимо для документов, которые изложены на бумажной и пленочной основе.

Решении проблемы сохранения документов на переходном этапе развития общества, для всех архивных учреждений едины, но и в то же время в каждом случае уникальны, поскольку масштабы и острота собственных проблем в регионе неповторимы.

Однако думается, есть общий момент, объединяющий любой план деятельности любого архива, если он основан на научном подходе, который должен учитывать систему новых органов местной власти и методов управления, предприятий и организаций, соответствующих характеру новой экономической и социальной ситуации, учитывать отношения архива и общества в целом, позволяющий расставлять соответствующие акценты в процессе выработки конкретных решений, обеспечить методологическую основу их разработки.
Список использованных источников

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Собрание законодательства РФ», 23.10.2004, N 5, ст. 410
   
2. 
   Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», Документ опубликован не был
   
3. 
   Студопедия. Глоссарий. Стиль дипломатической документации от 30.01.2015/https://studopedia.ru/4_158208_glossariy.html/(дата обращения 26.05.2022)
   
4. 
   ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013. № 1185-ст.) М.: Стандартинформ, 2014. 16 с.
   
5. 
   Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.
   
6. 
   Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2019. - 294 c.
   
7. 
   Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2019. - 384 c.
   
8. 
   Павлюк Л. В., Киселева Т. Н., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. — М.; СПб., 2001.