Конспект лекций составлен в соответствии с рабочей программой по. Конспект лекций составлен в соответствии с рабочей программой по информатике и предназначен для обучения студентов по специальностям Эксплуатация судовых энергетических установок

• Название: Конспект лекций составлен в соответствии с рабочей программой по информатике и предназначен для обучения студентов по специальностям Эксплуатация судовых энергетических установок
• Дата: 16.10.2019
• Размер: 0.98 Mb.
• Имя файла: Конспект лекций составлен в соответствии с рабочей программой по.docx
• Тип: Конспект; #90413
• страница: 7 из 12

2.7 Лекционное занятие 7

Связывание данных

Если БД имеет более 1 таблицы, то таблицы должны быть связаны (хотя бы некоторые из них).

Связь (или отношение) представляет собой соединение между двумя или более таблицами.

Типы связей:

1. 
   «один-к-одному» (1:1)
   
2. 
   «один-ко-многим» (1:∞)
   
3. 
   «много-ко-многим» (∞:∞)
   

Установить связь между базами данных (таблицами) – это означает добиться согласованного перемещения указателей записей связанных БД.

При установлении связи различают главную (ведущую, родительскую) и связанную или подчиненную (ведомую, дочернюю) таблицы или БД.

Связь «один-к-одному» имеет место, когда для каждой записи главной таблицы устанавливается связь только с одной записью подчиненной таблицы. Чаще всего связываются ключевые поля разных таблиц. В этом случае в главной таблице, как правило, записей не меньше, чем в подчиненной.

Связь «один-ко-многим» используется, когда для каждой записи главной таблицы устанавливается связь с несколькими записями подчиненной таблицы. В этом случае в главной таблице обычно записей меньше, чем в подчиненной.

Связь «много-ко-многим» используется, когда для нескольких записей главной таблицы устанавливается связь с несколькими записями подчиненной таблицы.
Установление связей между таблицами

!!! Приступая к связыванию таблиц, убедитесь, что все таблицы и другие объекты БД закрыты. Затем переключитесь в окно БД, нажав клавишу F11.

1. 
   Открыть окно Схема данных щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.
   
2. 
   В открывшемся окне Добавление таблицы, выбрать нужные таблицы; для включения в структуру межтабличных связей нажать кнопку Добавить; закрыть окно Добавление таблицы.
   
3. 
   Связь между полями установить перетаскиванием имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле (поле «Страна» из таблицы «Атлас мира» на соответствующие поля других таблиц). Поле связанной таблицы называется полем внешнего ключа
   
4. 
   В открывшемся диалоговом окне Связи, задать свойства образующейся связи:
   

• 
  включить флажок Обеспечение условия целостности данных;
  Это позволит избежать ошибок при создании и работе с БД
  
• 
  включить флажок Каскадное обновление связанных полей;
  
• 
  включить флажок Каскадное удаление связанных записей
  

5. 
   Нажать кнопку Создать.
   
6. 
   Закрыть «Схему данных», ответив положительно на вопрос о сохранении.
   
7. 
   Проверить условие целостности данных, обновление связанных полей, удаление связанных записей. Для этого, в таблице «Атлас мира» исправить название одной из стран, сохранить. Открыть связанные с ней таблицы, убедиться в обновлении записей.
   

Сортировка

Сортировка – упорядочение данных по определенным признакам.

Сортировка различается по убыванию и по возрастанию.
Осуществляется сортировка:

1. 
   Открыть таблицу
   
2. 
   В меню Записи  Сортировка
   

Фильтрация записей таблицы. Типы фильтров.

В среде MS Access во время работы с таблицами существует четыре способа отбора записей с помощью фильтров:

1. 
   фильтр по выделенному;
   
2. 
   обычный фильтр;
   
3. 
   поле Фильтр для;
   
4. 
   расширенный фильтр.
   

1) Фильтр по выделенному

Особенности Фильтра по выделенномуи составляют правило его использования:

• 
  В конкретной таблице базы данных в режиме таблицы необходимо, найти в конкретном поле значения, которое должно содержаться в искомых записях.
  
• 
  Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выбрать команду ЗаписиФильтрФильтр по выделенному в основном меню или аналогичную услугу в контекстном меню.
  
• 
  Повторять последовательно шаг 2, пока не будут заданы все условия отбора записей.
  

2)Обычный фильтр

Обычный фильтр – специальная таблица (рис. 2.14), которая имеет структуру исходной, но не содержит ни одной записи. В ней пользователю предлагается заполнить значение для каждого поля таблицы. В этой таблице необходимо в соответствующие поля ввести с клавиатуры значения, которые должны содержаться в искомых записях.


Рисунок 2.14 – Обычный фильтр
Правило использования обычного фильтра. Оно может иметь вид:

• 
  Открыть нужную таблицу.
  
• 
  Нажать кнопку Изменить фильтрна панели инструментов для перехода к окну обычного фильтра или воспользоваться услугой ЗаписиФильтрИзменить фильтр.
  
• 
  Выбрать в бланке обычного фильтра поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять искомые записи.
  
• 
  Нажать кнопку Применить фильтрна панели инструментов.
  

3) Фильтр для

Правила его использования:

• 
  Открыть нужную таблицу базы данных.
  
• 
  Вызывать контекстное меню поля, для которого указывается условие отбора, а затем с клавиатуры в поле Фильтр для ввести значениедля условий отбора.
  

4. 
   Расширенный фильтр предназначен для применения простых (рис. 2.15) и сложных (рис. 2.16) фильтров.
   
   

Рисунок 2.15 – Расширенный фильтр с простыми условиями отбора данных


Рисунок 2.16 – Расширенный фильтр со сложными условиями отбора данных
Запросы

Запрос - средство отбора данных из одной или нескольких таблиц

Отбор нужных сведений производится на основе формулируемых критериев. Фактически с помощью запросов создаются новые таблицы, в которых используются данные уже из существующих таблиц.

Запросы различают по типам.

1. 
   Запросы на выборку – не изменяют БД
   
2. 
   Перекрестные запросы – не изменяют БД
   
3. 
   Запросы с параметрами
   
4. 
   Запросы с групповыми операциями
   
5. 
   Запросы на изменение данных: на создание таблиц, на добавление, на удаление, на обновление.
   

Простые запросы на выборку практически ничем не отличаются от фильтров, а фильтры можно сохранять как запросы.

Основное отличие между запросами на выборку и фильтрами состоит в том, фильтры не позволяют отбирать нужные поля. При создании запроса пользователь указывает поля, из которых будет состоять новая таблица.

Общим между запросами на выборку и фильтрами можно считать отбор записей из таблицы или запроса. Фильтр, как правило, используется во время работы в режиме формы или в режиме таблицы для просмотра или изменения набора записей.

Создание запроса начинается с открытия вкладки Запросы и щелчка по кнопке Создать.
Алгоритм созданияпростогозапроса:

1. 
   Запросы/Создать/Простой запрос
   
2. 
   С помощью Мастера простого запроса выбираем поля из таблиц или запросов с помощью кнопок >, >>,<,<<
   
3. 
   В следующем окне выбираем Подробный (отображаются все записи) или Итоговый (с выполнением арифметических операций с числовыми полями таблицы)
   
4. 
   Далее задаем имя запросу и выбираем дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса
   
5. 
   Нажимаем на кнопку Готово.
   

Алгоритмсозданиязапросанавыборку:

1. 
   Запросы/Создать/Конструктор
   
2. 
   Добавляем нужные таблицы с помощью окна Добавление таблицы или Запрос/Отобразить таблицу
   
3. 
   В бланк запроса переносятся необходимые поля, по которым будут задаваться условия отбора, и те поля, информация из которых необходима.
   
4. 
   При необходимости выбирается Сортировка
   
5. 
   Устанавливается вывод тех или иных полей на экран
   
6. 
   В строке Условие отбора задаются условия запроса для одного или нескольких полей в одной строке (логическое И), а также можно задавать дополнительные условия в строках или
   
7. 
   Запрос/Запуск или соответствующая кнопка на панели инструментов Конструктор запросов.
   

Запросспараметрами

Запрос с параметрами – это запрос на выборку, при выполнении которого в специальном диалоговом окне Введите значение параметра пользователю необходимо ввести с клавиатуры параметр, в качестве которого выступает значение определенного поля.

1. 
   В бланке запроса на выборку в соответствующем поле в строке Условие отбора в квадратных скобках набрать текст, который предлагает ввести условие отбора.
   
2. 
   Например: [Введите должность], Between[Начальная дата]and[Конечная дата].
   
3. 
   Сохраняем запрос (можно предварительно запустить на выполнение).
   

Запросы с групповыми операциями

Групповая операция может применяться для полей, значения которых повторяются, и позволяет выполнять обработку группы данных с помощью различных функций. Эта операция выполняется с помощью кнопки Σ или Вид/Групповые операции:

1. 
   Запросы/Создать/Конструктор
   
2. 
   Добавляем таблицы
   
3. 
   Выбираем поля
   
4. 
   Применяем Σ – в бланке запроса добавляется строка Групповая операция.
   

В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисление, в этой строке раскрываем список и выбираем одну из нескольких итоговых функций: список опций поля Групповая операция включает 9 итоговых функций и три элемента: Группировка, Выражение и Условие.

1. 
   Группировка. Элемент Группировка указывает на поле, по которому результат выполнения запроса будут организованы в группы для дальнейших итоговых вычислений.
   
2. 
   Sum. Суммируются все значения, содержащиеся в поле запроса.
   
3. 
   Avg. Вычисляется среднее арифметическое значение для всех чисел, содержащихся в выбранном поле.
   
4. 
   Min. Отображается минимальное значение изо всех значений, содержащихся в
   поле запроса.
   
5. 
   Мах. Отображается максимальное значение изо всех значений, содержащихся в поле запроса.
   
6. 
   Count. Вычисляется количество непустых значений в поле запроса.
   
7. 
   StDev. Вычисляется среднеквадратичное отклонение для значений в поле.
   
8. 
   Var. Вычисляется дисперсия распределения значений, содержащихся в указан­ном поле.
   
9. 
   First. Отображается значение поля из первой записи результирующего набора.
   
10. 
    Last. Отображается значение поля из последней записи результирующего набора.
    
11. 
    Выражение. Элемент Выражение, указанный в поле, сообщает программе Ac­cess, что следует создать поле, значение которого будет вычисляться.
    
12. 
    Условие. Элемент Условие указывает программе Access, что данное поле не участвует в группировке; условие отбора, вводимое в это поле, определяет, какие записи буду участвовать в вычислениях.
    

5. 
   При необходимости задаем условие отбора
   
6. 
   Запускаем на выполнение
   

Запросы с вычисляемыми полями

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. Вформулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций – <имя поля>:<выражение>.

Например, так: Стоимость:[Количество]*[Цена]; НДС:[Цена]*0,2; ФИ:[Фамилия]+ « »+[Имя]

Комбинация клавиш Shift+F2 открывает окно Область ввода, в котором можно ввести сколь угодно длинную формулу и затем щелчком на кнопке ОК перенести ее в бланк запроса по образцу.

Работа с построителем выражений.

При создании запросов с вычисляемыми полями используется Построитель выражений, который вызывается командой Построить из контекстного меню Поле или в строке Условие отбора.

В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствую­щий оператор в текущую позицию поля выражения.

Нижняя часть окна разделена на три поля. Левое поле отображает иерархию папок, содержащих основные типы компонентов выражений, в среднем поле выводиться список полей таблиц или запросов, перечень категорий функций и т.д., а правом поле отображаются конкретные значения. Построитель включает имена полей с именами таблиц, отделяя их точкой. Если в введенном выражении есть ошибка в синтаксисе, то на экран будет выведено соответствующее сообщение.

Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван Построитель выражений.

Форматирование вычисляемого поля: в окне Конструктора на вычисляемом поле в контекстном меню выбираем команду Свойства.

Запросы на изменение данных

Запрос на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей и отменить эти изменения невозможно. Помечаются в пиктограммах восклицательным знаком!.

На вкладке Запросы хранятся условия для отбора данных для изменений. Сами изменения происходят в указанных таблицах на вкладке Таблицы.
Алгоритм запроса на создание таблицы

1. 
   Запросы/Создать/Конструктор
   
2. 
   Добавляем таблицы
   
3. 
   Выбираем поля и указываем условия для отбора данных
   
4. 
   Запрос/Создание таблицы или кнопка Тип запроса
   
5. 
   Задается имя таблицы
   
6. 
   Запуск на выполнение
   
7. 
   Сохранить.
   

Имя запроса и имя таблицы не должно совпадать!
Запрос на добавление записей

Копирует данные из одной или нескольких таблиц в другую существующую. Выполняется аналогично запросу на создание таблицы.

Алгоритм запроса на удаление записей

1. 
   Запросы/Создать/Конструктор
   
2. 
   Добавляем таблицы
   
3. 
   Выбираем только те поля, которые будут участвовать в удалении данных
   
4. 
   Кнопка Тип запроса – Удаление
   
5. 
   Запуск на выполнение
   
6. 
   Сохранить.
   

Алгоритм запроса на обновление данных

1. 
   Запросы/Создать/Конструктор
   
2. 
   Добавляем таблицы
   
3. 
   Выбираем только те поля, которые будут участвовать в обновлении данных
   
4. 
   При необходимости указываются условия для отбора данных
   
5. 
   Кнопка Тип запроса – Обновление
   
6. 
   В бланке появится новая строка Обновление, в которой в нужное поле записывается новое значение
   
7. 
   Выполняется запрос на выборку для просмотра обновляемых данных
   
8. 
   Сохранить.
   

Формы

Формы — это средства для ввода данных. Назначение форм — предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т.п.) для автоматизации ввода.

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомляемость и предотвращает появление печатных ошибок. Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями. В Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструкторформ.

Причем самый простой способ создания формы – Автоформа.

Форма позволяет вводить, просматривать, редактировать и печатать данные.
Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц или запросов.

Можно создать отчеты следующих видов:

• 
  простая распечатка из режима Таблицы или Формы, используемая как черновой вариант отчета;
  
• 
  детальный отчет — хорошо подготовленный отчет в наглядном удобном виде, включающий ряд дополнительных элементов;
  
• 
  специальный отчет, позволяющий подготавливать, к примеру, почтовые наклейки и формы писем.
  

Контрольные вопросы:

1. 
   Назовите типы связей между таблицами.
   
2. 
   Опишите процесс связывания таблиц в реляционной базе данных?
   
3. 
   Какие виды форм существуют в MS Access?
   
4. 
   Опишите процесс создания форм.
   
5. 
   Какие виды запросов в MS Access вам известны?
   
6. 
   Опишите процесс создания отчетов.
   

Список использованной (рекомендуемой) литературы:

1. 
   Е.В. Михеева, О.И. Титова. Информатика, С. 279- 308.