Субботина. Рефера по ДОУ. Контроль исполнения документов (поручений)

• Название: Контроль исполнения документов (поручений)
• Дата: 07.12.2020
• Размер: 198.67 Kb.
• Имя файла: Субботина. Рефера по ДОУ.docx
• Тип: Реферат; #158021
• страница: 2 из 3

Современное состояние функции контроля исполнения документов (поручений) в России


Переход во второй половине 1990-х гг. от больших ЭВМ к персональным компьютерам, позволил сделать системы контроля исполнения документов и поручений более удобными. Первоначально для реализации этой задачи разрабатывались однопользовательские программные продукты, которые устанавливались на персональном компьютере в секретариате или делопроизводственной службе. В основе такой системы – электронная регистрационная карточка (ЭРК) – электронный аналог традиционной бумажной РКК. Совокупность электронных карточек представляет собой единую электронную базу данных контролируемых документов и поручений. База данных позволяла сотруднику КИС, реализуя различные поисковые запросы, формировать справки-напоминания исполнителям, различные ведомости контроля, справки о ходе исполнения отдельных документов и т. п. Эти документы формировались в виде изображений на мониторе компьютера. Но поскольку системы были однопользовательскими, электронные документы приходилось распечатывать на принтере для рассылки исполнителям и информирования менеджеров различных рангов. Тем не менее, трудоемкость контрольных операций и время информирования исполнителей и руководителей сократились на порядок. Стало возможным ежедневно распечатывать и рассылать в структурные подразделения справки-напоминания, а ведомости контроля и справки о состоянии исполнительской дисциплины представлять руководителям по их запросам¹¹.

Снижение трудоемкости и «рутинности» контрольных операций позволило поручать организацию контроля не техническим работникам, а квалифицированному персоналу секретарей-референтов, помощников, персональных ассистентов. Эти специалисты прекрасно знали структуру организации, ее текущие и приоритетные задачи, распределение обязанностей между структурными звеньями. Они не ограничивались формальным отслеживанием сроков исполнения поручений. Непосредственные помощники руководителей могли своевременно выявить возникающие проблемы и вовремя информировать руководителей, а в некоторых случаях и оказать помощь в организации исполнения. Подобная практика становится достаточно характерной для ряда вновь создаваемых организаций сферы бизнеса.

Но коренные изменения в технологии контроля исполнения документов произошли в результате объединения персональных компьютеров в корпоративные вычислительные сети. Реализация систем контроля исполнения в корпоративных сетях сделала эти системы более эффективными. В конце 1990-х гг. было разработано значительное количество сетевых программных продуктов для организации контроля исполнения документов и поручений. Как правило, эти решения различных разработчиков были подсистемами АСДОУ различной степени комплексности.

В настоящее время любые системы электронного документооборота (СЭД) включают подсистемы контроля исполнения документов и поручений. Примечательно, что в основе функционирования СЭД лежит ранее упомянутая электронная регистрационная карточка (ЭРК), т. е. предшествующая технология воспроизводится на более высоком технологическом уровне. Использование электронных регистрационных карточек в современных автоматизированных системах лишний раз свидетельствует о том, что отечественная система контроля исполнения документов, равно как и документационное обеспечение управления в целом, – это явление национальное, обусловленное спецификой российской системы управления¹².

Сетевые решения позволяют не только отказаться от бумажных справок-напоминаний и ведомостей контроля, но осуществлять контроль исполнения в режиме реального времени. Введенная контрольно- инспекторской службой (представленной зачастую помощником руководителя) информация о поручении немедленно становится доступной для исполнителя. Одновременно он получает и контролируемый документ в электронной форме представления. Исполнитель непосредственно на рабочем месте, на дисплее своего компьютера получает удобно организованную информацию о контролируемых документах и поручениях. Эта информация может быть организована по разнообразным критериям (срокам исполнения, корреспондентам, тематике и т. п.). Столь же оперативно исполнитель может информировать руководство и контрольно- инспекторскую службу о ходе исполнения.

В идеальном варианте реализуется примерно следующее решение. Сотрудник организации приходит на работу, включает свой компьютер и получает электронную справку-напоминание о документах и поручениях, которые ему надлежит выполнить. Только после того, как он занесет сведения о ходе исполнения поручений в соответствующие поля справки и отправит ее в КИС, он может приступить к дальнейшей работе. В результате база данных контролируемых документов пополняется актуальной информацией о ходе исполнения документов в режиме реального времени.

Руководитель организации, иные ведущие менеджеры могут в удобное для них время формировать на дисплеях своих компьютеров исчерпывающую информацию о ходе исполнения документов и поручений. Поиск информации может осуществляться по различным критериям: руководитель получает информацию о ходе исполнения документов по срокам исполнения и исполнителям; о просроченных поручениях; о ходе выполнения того или иного конкретного документа или поручения (или ряда поручений по определенной тематике). При необходимости можно получить обобщенные сведения о состоянии исполнительской дисциплины в том или ином подразделении, об исполнительской дисциплине конкретных должностных лиц¹³.

Справедливости ради, стоит отметить, что не все руководители пользуются возможностями современной СЭД в полной мере, а предпочитают получать информацию о состоянии исполнительской дисциплины от секретарей-референтов, помощников, персональных ассистентов (Приложения 2,3). Прекрасным примером системы электронного документооборота, включающей функции контроля исполнения документов и поручений, является система «ДЕЛО» – разработчик фирма «Электронные офисные системы» – один из ведущих игроков на рынке офисного программного обеспечения.

Среди прочих многочисленных функций СЭД «ДЕЛО» обеспечивает работу с разными видами поручений, поддерживая любое количество поручений по каждому документу. В работе с каждым поручением принимают участие руководитель, поставивший документ или поручение на контроль («автор» или инициатор), сотрудник, осуществляющий контроль исполнения («контролер»), и исполнитель. Всем этим должностным лицам система предоставляет эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов. Руководителю – возможность в автоматическом режиме формировать поручения с использованием электронных шаблонов и получать актуальную информацию о состоянии исполнения. Исполнителям – получать уведомления о приближении плановых сроков исполнения поручений, своевременно информировать контролирующих о ходе исполнения, получать информацию о движении проектов документов, подготовленных в ходе исполнения поручений. Периодичность отправки уведомлений определяется в настройках параметров подсистемы. Поддерживается возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и последующие уведомления. Возможно формирование многоуровневых (иерархических) поручений, групповой ввод поручений к однотипным документам. Направление поручений исполнителям, рассылка уведомлений и оповещений производится в автоматическом режиме.

В системе предусмотрен контроль движения исполняемых документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов. В частности, отслеживается направление на согласование и подписание проектов документов, подготовленных в порядке исполнения поручений. Это важно, поскольку, как уже упоминалось, критерием исполнения поручения является подписание проекта документа, подготовленного в порядке исполнения¹⁴.

В дополнение к стандартному механизму поиска информации о документах и самих документов в системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами. Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска. Пользователи имеют также возможность создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.

В последнее десятилетие ряд фирм-разработчиков предлагает решения, обеспечивающие удаленный доступ к системе с мобильных устройств, что делает системы контроля еще более эффективными, позволяя осуществлять оперативный обмен информацией между руководителями и сотрудниками, не только находящихся на рабочих местах, но и за пределами офиса.

При любой системе контроля данные о ходе и результатах исполнения необходимо обобщать и анализировать. На основе результатов анализа исполнительской дисциплины можно разработать меры не только о ускорению исполнения и повышению исполнительской дисциплины, но и по совершенствованию управления в целом. Одно из главных направлений анализа данных – анализ причин срыва сроков исполнения документов и поручений. Практика позволяет выявить наиболее часто встречающиеся причины: перегрузка руководителей всех уровней; высокая степень централизации полномочий; нерациональная система документооборота; нечеткое распределение обязанностей между структурными звеньями. Современные системы контроля позволяют автоматизировать процесс обобщения данных о состоянии исполнительской дисциплины и анализ причин срывов исполнения поручений¹⁵.

Использование сетевых технологий позволяет предельно оптимизировать операции контроля, в автоматическом режиме формируя электронную базу данных о контролируемых документах и самих документов в электронной форме. Многократно сокращая трудоемкость контрольных операций, эти системы позволяют передавать контроль исполнения высококвалифицированным сотрудникам.

Итак, организации контроля исполнения документов в нашей стране традиционно уделяется чрезвычайно большое внимание, что обусловлено спецификой организации отечественного управления, во многом понимаемое как последовательное исполнение поручений руководителей различных рангов. Каждый сколько-нибудь значимый документ направляется сначала руководителю организации, который принимает соответствующее решение, формулируя резолюцию. Решение руководителя спускается по инстанциям до конкретного исполнителя. При этом первоначальная резолюция может детализироваться. Внутренние распорядительные документы также передаются непосредственным исполнителям через руководителей структурных подразделений. Перемещение каждого документа отслеживается и фиксируется секретариатом или службой ДОУ, в частности, с целью контроля исполнения поручений.

Подобная модель неизбежно порождает противоречие между децентрализованным процессом исполнения документов и централизованным контролем их исполнения. В условиях традиционной «бумажной» технологии стремление контролировать все сколько-нибудь значимые документы в приближенном к реальному масштабе времени требовало огромных трудозатрат и редко реализовывалось на практике.

Решить эту проблему позволяют современные системы электронного документооборота, реализация которых обеспечивает контроль исполнения всех необходимых документов без значительных трудозатрат.

Для руководства организации возможность контролировать исполнение многочисленных поручений означает повышение качества управленческой деятельности.

Но современные требования к функции контроля исполнения документов не должны ограничиваться только количественными показателями: широтой охвата контролируемых поручений и оперативностью предоставления информации. В условиях рыночной конкуренции для сферы бизнеса, высоких требований к качеству государственных услуг для сферы управления эта функция постепенно изменяет свою направленность, основным критерием эффективного контроля исполнения становится достижение конкретных результатов деятельности как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Традиционно контроль рассматривался исполнителями как ограничение их самостоятельности. Действительно, неудачно спроектированная и неумело реализуемая система контроля может привести (и нередко приводит на практике) к тому, что исполнители ориентируются на удовлетворение требований формального контроля, а не стремятся к достижению конкретного результата.

Вместе с тем, суть контроля заключается в установке стандартов деятельности, измерении фактически достигнутых результатов и осуществлении корректировки, если результаты отличаются от установленных стандартов. Эффективно функционирующая система контроля позволяет обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, ошибки, отклонения от плана и оперативно принять меры к их устранению¹⁶.

Для того, чтобы контроль был не формальным, а действительно эффективным, необходимо соблюдение следующих условий.

Во-первых, следует задавать приемлемые стандарты деятельности сотрудников организации. Обилие «невыполнимых» поручений, постоянная корректировка сроков, смена исполнителей ведут к снижению доверия к системе контроля в целом.

Во-вторых, важным условием эффективного контроля является качество контролируемых документов и поручений. Содержащиеся в тексте документа или в резолюции руководителя указания о характере исполнения поручения должны быть предельно ясны и ориентированы на достижение конкретного конечного результата. От конкретности и четкости поручения и правильного выбора исполнителя зависят качество и своевременность исполнения задания.

В-третьих, эффективная система контроля исполнения поручений должна обеспечивать оперативную взаимосвязь исполнителя и контролирующего, контролирующего и руководителя организации, при необходимости – непосредственного исполнителя и руководителя. Контролирующий должен не только наблюдать и фиксировать, но и активно воздействовать на процесс исполнения поручения, исправлять положение дел до того, как оно станет критическим. Для этого контролирующий должен обладать соответствующими компетенциями и полномочиями.

Этот блок задач при правильном организационном обеспечении успешно решается в рамках системы электронного документооборота. Так электронная технология совершенствует сферу деятельности, в которой она используются, коренным образом изменяя традиционную систему, в рассматриваемом случае – систему контроля документов и поручений.

Заключение

Таким образом, можно сделать следующие выводы. В реферате был проведен краткий ретроспективный анализ становления, развития и современного состояния функции контроля исполения документов (поручений).

В отечественной практике важной составной частью управленческого контроля является контроль исполнения документов и поручений. Контроль исполнения документов является, в свою очередь, одной из функций документационного обеспечения управления.

На наш взгляд, система контроля исполнения документов – это национальное явление, отражающее специфику российского менеджмента. Россия – страна с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Деятельность российских организаций (в первую очередь, органов власти и управления, иных государственных учреждений) заключается в последовательном исполнении документов. Важнейшим механизмом обеспечения их своевременного исполнения считается контроль исполнения документов, который трактуется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Исполнение документа, в свою очередь, трактуется как выполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в тексте документа или в резолюции руководителя, рассмотревшего документ. Документ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия: выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ или составлен другой документ. Подготовка в порядке исполнения другого документа является наиболее распространенной практикой.

Итак, можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.