Система документации. сист_докум_Костина_ЭУ-11во. Контрольная работа по дисциплине Система документации на предприятии
 Скачать 0.68 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Волгоградский государственный технический университет» Факультет экономики и управления Кафедра экономики и предпринимательства Контрольная работа по дисциплине «Система документации на предприятии» Тема: «Особенности оформления организационных документов» Выполнил: ст. гр. ЭУ-11 во Костина Ю.И. Проверил: доцент Шевченко С.А.  Волгоград 2022СОДЕРЖАНИЕВВЕДЕНИЕ 2 1 Сущность организационных документов 3 1.1Особенности организационных документов 3 1.2 Состав и виды документов организации 4 2Процесс оформления документов организации 7 2.1 Регламентация организационных документов 8 2.2 Правила оформления организационных документов 8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 11 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 12  ВВЕДЕНИЕКлассический документооборот является информационной основой деятельности любого предприятия. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом [1, c.6]. Это предопределяет необходимость знания особенностей оформления организационных документов. Таким образом, выбранная тема работы актуальна. Целью написания работы станет изучение основных теоретических и практических вопросов, касающихся особенностей оформления организационных документов. Для достижения цели, мне предстоит выполнить следующие задачи: дать определение организационным документам и изучить их особенности; изучить состав и виды документов организации; изучить регламентацию организационных документов; изучить характерные правила оформления документов организации; предоставить практические примеры оформления организационных документов. Теоретической базой для исследования темы станет научная литература. Задачи и цели, поставленные в работе, удастся решить по причине хорошей проработанности проблематики работы в трудах ведущих авторов. Практическую значимость исследованию придадут практические примеры оформления документов организации. Работа будет состоять из введения, двух основных частей, заключения и списка литературы. 1 Сущность организационных документовПрежде чем переходить к рассмотрению вопроса о сущности организационных документов, необходимо дать определение ключевому понятию. Итак, организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия [2, c.20]. Любой организационный документ содержит положения, обязательные для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права, являясь при этом правовой основой деятельности организации. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций [4]. Особенности организационных документов Документам организации присущи определённые характерные особенности. Во-первых, такие документы являются внутренними, так как для их разработки и введения в действие не требуется участия сторонних организаций, достаточно лишь решения руководства или других должностных лиц того предприятия. Во-вторых, такие документы сложны по своему содержанию. В-третьих, они имеют значительный объём. В-четвёртых, имеют длительный срок действия и перерабатываются лишь в случаях реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия. В-пятых, являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками. Таким образом, можно понять, что организационные документы являются важной составляющей деятельности организации. Состав и виды документов организации Выделяют четыре основных вида организационных документов, к числу которых относят: устав; положение; инструкции; правила. Состав организационных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД-93[2, c.20]. К ним относят ряд документов, имеющих отношение к коммерческой деятельности. Представлю перечень данных документов в таблице ниже. Таблица 1 – Состав организационных документов
Как было отмечено ранее, к организационным документам относят уставы, положения, инструкции и правила. Опишу особенности каждого вида документа организации. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности [2, c.21]. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами, такими как: министерства, администрация субъектов федерации. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Реквизиты устава организации должны включать: наименование организации и вида документа, дату, место составления или издания, гриф утверждения, подпись утвердившего лица. Сам устав должен содержать общие положения, цели, задачи, права, деятельность, имущество, управление, правила реорганизации и ликвидации. Приведу пример реквизитов устава.  Рисунок 1 – Пример реквизитов устава организации Иной документ, положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Основой для разработки положения является устав [2, c 22]. Положение имеет несколько разделов: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Права и обязанности», «Взаимоотношения» и «Ответственность». Реквизиты положения в свою очередь должны содержать следующие сведения: наименование организации, наименование вида документа, гриф утверждения, дату и место издания, заголовок к тексту, подпись и отметку о согласовании. Приведу пример реквизитов положения.  Рисунок 2 – Пример реквизитов положения организации Правила – это документ, определяющий и/или ограничивающий возможные действия работника в различных ситуациях в сфере финансового управления, финансового, бухгалтерского и/или налогового учета и отчётности. Определяет логику действий, может содержать сроки их выполнения, последовательность, ответственность за нарушение установленных правил, в соответствии с требованиями регулирующих органов [3]. Правила составляются на бланке предприятия, а затем согласовываются путём обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц [2, c.23]. Выделяют следующие виды инструкций: инструкция по делопроизводству организации; должностная инструкция и другие. Подготовка организационных документов состоит из четырёх этапов: изучения управленческого вопроса, подготовки проекта распорядительного документа, согласования документа и его подписания. Нужно отметить то, что состав реквизитов организационных документов должен обязательно содержать следующие данные: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения. 2.1 Регламентация организационных документов Стоит отметить три ключевых ГОСТа, которые регламентируют деятельность, связанную с документационным обеспечением управления, а именно [1, c.13]: ГОСТ Р 7.0.97—2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Вступил в силу 1 июля 2018 г.; ГОСТ Р 7.0.8—2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1 Понятия и принципы». Вступил в силу с 20 января 2020 г. При создании документов организации необходимо соблюдать ряд требований. Нужно использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов 12, 13, 14 [5]. Нумерация страниц документа должна проставляется на верхнем поле посередине [6]. Расстояние от верхнего края листа должно быть не менее 10 мм [5]. Абзацный отступ текста документа должен составлять 1,25 см [5]. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. текст документа печатается через 1—1,5 межстрочных интервала [5]. Текст документа должен быть выровнен по ширине листа. дата документа может оформляться только одним из следующих способов: 19.06.2022, 19 июня 2022 г. Других вариантов в ГОСТе не предусмотрено. В реквизите «Подпись» Ф.И.О. пишется следующим образом: сначала идут инициалы, затем фамилия. Пример: «А. С. Пушкин». Другой вариант ГОСТом не предусмотрен. 2.2 Правила оформления организационных документов Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата их утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или её структурного подразделения, либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизита 16) на самом документе, либо изданием другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа должны быть прописаны в творительном падеже с датой и номером [7].При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Приведу пример грифа утверждения документа.  Рисунок 3 – Пример грифа утверждения документа Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа [8]. Например, положение (о чём?) об отделе кадров, должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера. Для наглядности приведу практические примеры, демонстрирующие согласованность заголовка текста документа с наименованием положения.  Рисунок 4 – Пример согласованности заголовка текста документа с наименованием положения Ниже приведу пример для должностной инструкции главного бухгалтера.  Рисунок 5 – Пример согласованности заголовка текста документа с наименованием должностной инструкции Нужно отметить тот факт, что организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Приведу практический пример раздела «Общие положения» организационного документа [9].  Рисунок 6 – Пример раздела «Общие положения» должностной инструкции Таким образом, организационным документам присущи свои особенности. Чтобы созданные документы были верными, необходимо знать правила их оформления. Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление документов не только свидетельствует о деловой культуре, но и гарантирует силу документа [10]. ЗАКЛЮЧЕНИЕПодводя итог, документооборот составляет информационную базу для деятельности любого предприятия. Нельзя отрицать тот факт, что документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом. По моему мнению, эффективное функционирование организации невозможно без наличия знаний основ системы документации у сотрудников. В современном мире понимание особенностей оформления организационных документов является важным требованием при устройстве на многие должности. В ходе работы мной были выполнены поставленные задачи. В первой части я узнала особенности, виды и состав организационных документов. Во второй, рассмотрела процесс, правила, регламентацию оформления документов организации. Значимость работе придали практические примеры оформления документов организации. Можно сделать следующий вывод – мной была достигнута поставленная цель работы, состоящая в изучении основных теоретических и практических вопросов, касающихся особенностей оформления организационных документов. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАлтухова, Н.Ф. Системы электронного документооборота: учебное пособие / Алтухова Н.Ф. и др. — Москва: КноРус, — 201 с. — (бакалавриат). Шевченко, С.А. Документооборот: учеб. пособие/ С.А. Шевченко; ВолгГТУ. - Волгоград, 2018. – 76 с. «Классификация регламентирующих документов» [Электронный ресурс]–Режим доступа: https://www.hse.ru/data/2015/10/03/1077205815/Классификация%20регламентирующих%20документов.pdf «Документооборот» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://usfeu.ru «Общие требования к созданию документов» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/8fd72e645fd845146802e356f7092e9e632ff3c3/ Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. 91 с. «Требования к оформлению реквизитов документов» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/b87dbe4309623c932a314c8ae1ff52fd85de00da/ «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://uprarchives.midural.ru/uploads/file/Deal/museum/gost_630.pdf «Положения, правила, инструкции» [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://base.garant.ru/44412324/758b2c4c24f1388367860faae57d98fd/ «Требования к оформлению документов» [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/trebovaniya-k-oformleniyu-dokumentov-po-deloproizvodstvu/ |