Безопасность жизнедеятельности. ДОУ работа. Контрольная работа по документационному обеспечению управления вариант 5 Исполнил Проверил Преподаватель
 Скачать 40.51 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ СУХОЛОЖСКИЙ ФИЛИАЛ ГАПОУ СО «ЕКТЕРИНБУРГСКИЙ ЭКОНОМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Специальность: 40.02.01. «Право и организация социального обеспечения» Форма обучения: заочная Группа: 140 «ПСО» КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ Вариант №5 Исполнил: Проверил: Преподаватель Сухой Лог, 2022 г. Содержание: 1. Распорядительные документы. 2. Докладная записка. 3. Справка. 4.Классификатор документов. 5. Список литературы. 1.Распорядительные документы. Распорядительные документы - это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия. Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что: 1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; 2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; 3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: 1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований; 3) правовые акты организаций. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их подразделяют на: 1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; 2) акты межведомственного характера; 3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями. Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. №30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. №536. Основанием для издания распорядительного документа может быть: 1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; 2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления. В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления. К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение. Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы: 1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа; 2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа; 3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа; 4) принятие решения по рассмотренным материалам; 5) оформление протокола заседания; 6) издание распорядительного документа; 7) доведение решения до исполнителей. На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений. Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть. На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10-15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения. На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления. Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения. Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления. Шестой этап - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа. Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций. Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации. В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания. Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии: 1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа); 2) сбор и анализ информации для принятия решения; 3) подготовка проекта распорядительного документа; 4) согласование проекта документа; 5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования; 6) принятие решения (подпись распорядительного документа); 7) доведение распорядительного документа до исполнителей. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения. Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации. В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа. Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись). Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской. Принятие решения - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой. Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям. 2.Докладная записка Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД. Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от адресата докладные записки могут быть: Внутренними — направляемыми руководителю структурного подразделения или организации; Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры. Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно. Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки. Докладная записка содержит следующие реквизиты: Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка; Дата составления и номер регистрации документа; Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения); Собственно наименование документа - Докладная записка; Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»); Непосредственно текст докладной записки; Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы); Подпись автора - составителя. 3. Справка. Справка - это документ, который относится к организационно -распорядительной документации и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Справка: 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. В отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя. Справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы: те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации; те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке. Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации. Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок. Внешние справки должны оформляться на бланке в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них: общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма); бланк конкретного вида документа (кроме письма); бланк письма. По требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие: Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания); наименование организации (знак обслуживания); наименование вида документа (СПРАВКА); дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4); текст документа; адресат; текст документа; подпись; оттиск печати (для справок биографического или финансового характера). Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа. В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала. Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г. Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1. Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года». Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать. Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий). Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом. В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…». 4. Классификатор документов. Номенклатура дел на примере организации сельская Администрация.
Делопроизводитель администрации Алтынайского сельсовета, ответственная за архив А.А.Кулагина СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации Городского округа Сухой Лог от ______________ года №_____ 5.Список литературы: 1. Делопроизводство: учебное пособие / авт.-сост. О. Замыцкова – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001 2. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов – М.: Инфра-М, 2004 3. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для сред. проф. образования. – М.: Академия, 2003 4. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004 5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие – М.: Форум: Инфра-М, 2002 6. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования – М: Мастерство, 2002 7. Секретарское дело / А.М. Вигера, О.П. Дорофеева, Е.К. Губская – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001 8. Корнеева А.П. Машинопись и основы делопроизводства: Учебное пособие для учащихся 8-11 кл. общеобразовательных учреждений / А.П. Корнеева, А.М. Амелина – М.: Просвещение, 1995 9. Секретарское дело / Т.В.Кузнецова, Г.А. Серова, В.Н. Андреева, Н.А. Литвинцева – М.: 1996 10. Лившиц Я.З. Делопроизводство и техническая документация / Я.З. Лившиц, Н.Г. Филиппов – М.: Высшая школа, 1981 11. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 12. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (в электронном виде) 14. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. ФАСР 2000 г. 15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Главархив, 1988 г. 16. Основные правила работы архивов организаций 2002 г. |