Преимущества электронной деловой переписки. Корпоративная почта
 Скачать 18.89 Kb.
|
|
Без электронной почты практически ни одно предприятие не сможет функционировать нормально. Почта используется не только для связи с клиентами – с ее помощью происходит обмен информацией с поставщиками, осуществляются коммуникации между сотрудниками и структурными подразделениями. При этом электронная почта — еще и мощный маркетинговый инструмент, поскольку используется для рекламы, информирования покупателей о распродажах и скидках. Допустимо ли обходиться одним ящиком и использовать рабочую почту в личных целях и наоборот? Корпоративная почта Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь компания. домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило одинаковым с её сайтом. Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу. Как правило, регистрация выполняется в бесплатных сервисах. В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для рабочей переписки рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных целей — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания и непонимания запрета. Преимущества Степень защиты – в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она надёжно защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании. Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена – это одно лицо. Ещё один плюс корпоративной почты – централизованное управление ящиками. Руководитель компании, отдела или доверенное лицо могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты, администрировать пароли, контролировать переписку. Контроль входящей и исходящей переписки Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях. Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки. Однако, статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту. Использование рабочего ящика в качестве собственного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки. Подключение специализированных систем управления Для повышения эффективности рабочего процесса системы управления CRM и ERP подключают к корпоративной почте. С их помощью можно облегчить общение с покупателем, поскольку программное обеспечение уже содержит базу данных и истории покупок. Правильно настроенная система в автоматическом режиме может напоминать о встрече, заказе, других важных событиях, связанных с конкретным клиентом. ERP-система облегчает документооборот и приводит бизнес-процессы организации к единому стандарту. Создание корпоративного почтового ящика Если компания желает полностью контролировать корпоративную почту и эффективно управлять ей, рекомендуется создание корпоративного почтового ящика на специализированном хостинге почты. Так организация сможет полностью контролировать переписку, не допуская прохождения важной информации на серверах, уязвимых для злоумышленников. Хостинг-провайдер Tendence.ru профессионально обеспечивает работу почтового хостинга с 2006 года. Провайдер обладает собственными мощностями, в том числе и автономной системой, для надёжного и бесперебойного предоставления услуги. Специалисты компании готовы помочь с любым вопросом в сфере корпоративной почты в любое время 7 дней в неделю, без праздников и выходных. Переписка по электронной почте имеет следующие преимущества: 1) Скорость доставки письма. Электронная переписка дает нам возможность быстро связаться с адресатом, находящимся в любой точке мира. 2) Неформальный стиль. В электронных письмах вы можете общаться с адресатом проще, чем в письмах на бумажных носителях (на фирменнных бланках). Например, к вашим близким партнерам, клиентам, сотрудникам вы можете обратиться просто приветствием «Здравствуйте!», «Добрый день!», «Приветствую!» и общаться с ними просто, как в чате. 3) Сохранение информации. Возможность иметь всю историю переписки в случае необходимости. В электронном почтовом ящике вы можете сортировать письма по теме, по дате, по отправителю и т.д. Таким образом, необходимую информацию вы можете найти и использовать в любое время. 4) Возможность вложения файлов. Вы можете к тексту электронного письма вкладывать дополнительные данные (документы, договоры, схемы, картинки и другие) в виде файлов. 5) Возможность расставлять приоритеты. В основном электронные письма приходят с пометками и их легко распределить по приоритетам. Таиким образом, вы можете сортировать и фльтровать их в своем почтовом ящике на желательные и нежелательные. 6) Экологичность. Благодаря тому, что не нужно использовать бумагу, предотвращается вырубка деревьев, а также сокращается использование топлива для транспортировки писем. 7) Надежность и безопасность. В настоящее время использование электронной почты становится все более безопасным способом коммуникации в Интернете. Так как поставщики услуг электронной почты постоянно работают над улучшением безопасности по использованию электронной почты. 8) Технологическое развитие. Постоянное развитие компьютерных технологий позволяет нам отправлять письма не только с компьютеров, но и с планшетов, со смартфонов и других устройств. Это очень удобно, когда вы можете получать и отправлять письма, находясь вне вашего рабочего места (в автомобиле, в общественном транспорте или в любом другом месте). К преимуществам электронной почты относятся следующие: быстрая доставка сообщений, что позволяет во многом ускорить процесс совершения сделок и операций; низкая стоимость. По сравнению с обычной почтой или курьерской доставкой электронная почта стоит гораздо меньше. При рассылке можно использовать сервисы, которые могут быть абсолютно бесплатными и позволят осуществлять рассылку тысяч писем ежедневно; сокращение уровней управления в компании – любой сотрудник компании может напрямую обратиться к руководителю с предложением каких-либо идей. Электронная почта, таким образом, стимулирует инновации и позволяет организациям развиваться быстрее. Но в данном случае необходимо следить за тем, чтобы электронная почта не превратилась в своеобразную «книгу жалоб», когда сотрудники по любому поводу будут писать письма руководителю компании, отвлекая его действительно важных вопросов; возможность передачи большого объема данных. Все почтовые сервисы имеют облачные службы, которые поддерживают хранение и использование больших массивов данных, которые легко и беспрепятственно передаются с одного электронного адреса на другой; безопасная передача данных и возможность резервного копирования информации. Факсы или обычная почта более уязвимы; возможность более быстрого отклика на потребности клиентов – электронная почта позволяет оперативно реагировать на жалобы или предложения потребителей. |