курсовая_новый вариант 3-1662235782. Курсовая работа информационнопоисковая система по документам организации отт. 46. 02. 01. 8648. 2018. 00. Пз согласовано
 Скачать 199.89 Kb.
|
Автоматизированные системы регистрацииСегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма. Регистрация документов на компьютере позволяет:
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) — в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяет структурного подразделения;
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) — в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля: вид документа — так как количество видов документов ограничено; В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку. Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций — из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена в приложении Г. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. Регистрация входящих документов. При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:
Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении—получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения. Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю. Пример раздела «Сведения о движении документа» показан в приложении Б. Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним. Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа. При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело. При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа». Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения». Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов. Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении. Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:
Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты). Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов. В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу). Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции. При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:
в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации. Пример номенклатуры дел представлен в приложении Ж. 2 Система электронного документооборота DIRECTUM 2.1 Общее описание системы электронного документооборота DIRECTUM DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Данная система электронного документооборота содержит большое количество подсистем, в рамках нашего исследования рассмотрим решение «Канцелярия». Решение «Канцелярия» оптимизирует работу с документацией и позволяет:
«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений. Пример окна представлен в приложении А. При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз. Регистрация документов Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%. Пример окна регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении Б. РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК. Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services, которые обеспечивают различные способы занесения документов: захват с почты, факса, сканера или из файловой системы. Cлужба распознавания делает возможными различные сценарии массового приема документов, например, добавление новых страниц в документ или сортировка по определенным признакам (к примеру, разделителю). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и осуществить автоматическую электронную отправку адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России. Поиск и анализ По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа. Окно поиска представлено в приложении В. Результаты поиска могут быть представлены иерархически. В основе структуры дерева могут быть подразделения или виды РКК. Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания [Приложение Г]. 2.2 Поиск по документам в системе электронного документооборота DIRECTUM Общий поиск Общий поиск позволяет одновременно искать документы, задачи, задания и папки по одним и тем же критериям, например, по строке в тексте и/или карточке объекта, по дате редактирования. Для выполнения этого поиска нужно выполнив следующие действия:
В окне результатов поиска отобразятся все документы, задачи, задания и папки, которые удовлетворяют заданным критериям. Свободные поиски документов Поиск «Мои последние измененные документы» позволяет быстро находить документы, для которых в течение последних 15 дней пользователь осуществлял следующие действия:
Для выполнения этого поиска нужно выбрать в главном меню пункт Поиск/Мои последние измененные документы. Поиск по параметрам позволяет искать документы по критериям, задаваемым пользователем. Для того чтобы запустить поиск, нужно воспользоваться одним из способов:
При этом открывается окно «Поиск документов», содержащее поля для задания критериев поиска. Поиск можно производить по следующим критериям:
Поиск по текстовым полям карточки. К текстовым полям карточки относятся, например, такие поля, как Наименование. Для того чтобы задать критерии поиска, нужно нажать на кнопку . При этом откроется окно представленное в приложении Е. Равно. Заполняется, если известно точное значение при поиске по данному полю. Содержит. Заполняется, если известна часть значения при поиске по данному полю. Кнопка «Добавить» предназначена для добавления нового условия поиска в поле Значения. Предварительно условие нужно указать в поле Равно или Содержит. Способ объединения значений. Условие для объединения значений критериев поиска. Значения. Список условий, по которым происходит поиск. Кнопка OK предназначена для утверждения результирующего условия поиска и перенесения условия в поле Значения. Поиск по полям карточки, содержащим даты Поля, содержащие даты, это, например: Дата создания. Поле, в котором указывается дата создания искомого документа. Дата редактирования. Поле, в котором указывается дата последнего редактирования искомого документа. Для того чтобы задать критерии поиска, нужно нажать на кнопку «...». При этом откроется окно [Приложение Ж] Поиск по полям карточки, связанным со справочником Со справочниками связаны такие поля, как, например: Автор. Автор искомого электронного документа из справочника Пользователи. Вид электронного документа. Вид искомого электронного документа из справочника Виды электронных документов. Для того чтобы задать критерии поиска, нужно нажать на кнопку «...». Поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск) Поиск по тексту документа задается в поле Текст. Для того чтобы задать критерии поиска по тексту документов, нужно нажать на кнопку«...». Общие правила осуществления поиска по тексту документа:
Быстрый поиск Быстрый поиск позволяет искать документы, задачи, задания, папки по фрагменту текста в областях «Текст» и «Карточка» с учетом последних настроек в карточке общего поиска. Быстрый поиск можно осуществить, введя фрагмент текста для поиска в строке быстрого поиска. Затем нужно:
Действия в окне результатов поиска В окне результатов поиска можно осуществлять все действия с документами, папками и ссылками на них, которые рассматривались выше. Если был осуществлен какой-либо поиск, и результаты не удовлетворяют пользователя, то критерии поиска можно изменить, выполнив следующие действия:
ПАПКИ ПОИСКА В некоторых случаях возникает необходимость регулярно искать документы (задачи, задания или компоненты), соответствующие определенным критериям, состав которых может со временем изменяться. Например, нужно искать все действующие в определенном промежутке времени договоры. Каждый раз настраивать одни и те же параметры поиска электронных документов не слишком удобно. Для этих целей лучше использовать специальный тип папок: папки поиска. Для создания папки поиска нужно при создании обычной папки в ее карточке поставить флажок в поле Папка поиска, после чего по кнопке Критерии нужно задать набор критериев, в соответствии с которыми объекты будут помещаться в создаваемую папку. Каждый раз при открытии папки состав объектов в ней будет обновляться. Таким образом, будет осуществляться поиск объектов по заданным при создании папки критериям, и ссылки на все найденные объекты будут помещаться в папку поиска. ПОИСК ПАПОК Контекстно-зависимый поиск Поиск «Находится в папках» позволяет быстро находить все папки, в которых размещены ссылки на выделенный объект системы. Для того чтобы найти папки, в которых находится выделенный объект, нужно воспользоваться одним из способов:
В окне результатов поиска будут отображаться ссылки на папки, в которых находится выделенный объект и на которые у пользователя есть права. Свободный поиск Поиск позволяет искать папки по критериям, определенным пользователем. Окно поиска папок похоже на окно поиска документов, и все принципы задания условий поиска те же (за исключением того, что отсутствует полнотекстовый поиск). Для того чтобы запустить поиск, воспользуйтесь одним из способов:
Заключение. В данной работе рассмотрены теоретические аспекты информационно-поисковых систем по документам организации, принципы их построения, а так же система электронного документооборота DIRECTUM. Информационно-поисковая система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. В заключение хочется отметить что, внедрение электронных поисковых систем обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Список использованных источников
|