курсовая_новый вариант 3-1662235782. Курсовая работа информационнопоисковая система по документам организации отт. 46. 02. 01. 8648. 2018. 00. Пз согласовано
 Скачать 199.89 Kb.
|
|
Министерство образования Оренбургской области Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение «Орский технический техникум имени А.И.Стеценко» Очное отделение 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение КУРСОВАЯ РАБОТА Информационно-поисковая система по документам организации ОТТ.46.02.01.8648.2018.00.ПЗ
г. Орск, 2018 Содержание
Аннотация Курсовая работа посвящена теме «Информационно-поисковая система по документам организации». Исследования проводились на основе материала, собранного в результате изучения и систематизации данных, полученных из книг, периодических изданий, справочной литературы, нормативно-законодательных актов и документов, определяющих законодательно-правовую среду РФ и данных из электронных интернет-ресурсов В работе рассматриваются теоретические аспекты организации информационно-поисковых систем по документам организации, существующие решения систем электронного документооборота. В первой главе рассматриваются теоретические аспекты информационно-поисковых систем, их виды и принципы построения. Во второй главе представлены существующие решения информационно-поисковых систем. В заключении представлены выводы по объекту исследования. Работа содержит 30 листов текста, 7 рисунков, 7 приложений. Введение Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вытекает актуальность теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске. Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам. Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документографическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов. Предмет исследования — теоретические основы информационно- поисковых систем, а так же существующие решения систем электронного документооборота. Объект исследования — система электронного документооборота DIRECTUM. Основная цель работы — изучить теоретические основы информационно-поисковых систем по документам организации. 1 Теоретические основы информационно-поисковых систем 1.1 Виды информационно-поисковых систем Информационно-поисковые системы (далее по тексту — ИПС) могут быть ручными и автоматизированными (электронными). Ручные информационно-поисковые системы различают по форме регистрации документов — журнальная, карточная. При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (). Карточная форма делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. В ручных информационно-поисковых система поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, в записи в журнале, по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному, либо библиотечному шифру. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. Регистрационнно-контрольная карточка (далее по тексту РКК) в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах документационного обеспечение управления (далее по тексту - ДОУ). Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий. В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:
Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим.
Современная ИПС должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме (журнале, на карточке) или в памяти персонального компьютера. Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (далее по тексту — ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно— статистические, бухгалтерские, финансовые), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно— документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, документы должны быть зарегистрированы. Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи. Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям. Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. Общие правила регистрации документов Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень не регистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К не регистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию. Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки. Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма до заполняется — в нее вносятся эти сведения. При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений. |