Практическая работа №3-1 ТАБЛИЦЫ. Лабораторная работа 1 Таблицы Создание базы данных
 Скачать 0.91 Mb.
|
|
14 3. Лабораторная работа №1: Таблицы 3.1. Создание базы данных 1. Запустите Microsoft Access изменю Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится меню создания базы данных Access. 2. В окне раздела Создать в разделе Доступные шаблоны выберите команду Новая база данных (Blank Database). 3. В области Новая база данных (Blank Database) в поле Имя файла (File Name) введите имя файла («МойСад») и укажите путь к папке, в которую он должен быть сохранен. 4. Нажмите кнопку Создать (Create). Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы. При необходимости новую базу данных можно создать с помощью шаблонов, а кроме того, существует возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб- узла Microsoft Office Online. 3.2. Создание таблиц При создании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках строк (записей) и столбцов (полей, относящихся к конкретной области. При создании новой базы данных автоматически создается новая таблица. Также таблицу можно создать с помощью добавления новой таблицы в существующую базу данных, импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, текстовый файл или другая база данных. 3.2.1. Создание таблицы в режиме конструктора Задание в режиме конструктора создайте таблицы Заказы, Доставка, Поставщики, «Фактический_Адрес_Доставки» (см. Приложение 1). 1. В окне БД выберите вкладку Создание (Create), на ней в группе Таблицы (Tables) – Конструктор таблиц (Table Design) 2. В графу Имя поля (Field Name) введите имя формируемого поля – ENTER. 3. В графе Тип данных (Data Type) выберите из списка требуемый тип данных. 4. В графу Описание (Description) введите текст, поясняющий назначение и использование данного поля таблицы. 5. В секции Свойства поля (Field Properties) задайте требуемые свойства поля Размер поля (FieldSize); Формат поля (Format); Маску ввода (Input Mask); Условие назначение Обязательность поля (Required) и т.д. 6. Формирование маски ввода (Input Mask) (см. Приложение 2) Маска ввода определяет способы ввода данных в базу данных. 15 6.1 выберите строку Маска ввода (Input Mask) в секции Свойства поля (Field Properties) и нажмите кнопку Построить (Input Mask Wizard) (кнопка стремя точками. 6.1. Подтвердите сохранение таблицы. 6.2. В открывшемся окне Мастер создания масок (Input Mask Wizard) выберите из предлагаемого списка необходимую маску (если она есть в списке. 6.3. Если необходимой маски в списке нет, нажмите в открытом окне Мастера создания масок кнопку Список. Откроется окно Настройка масок ввода рис Рис Окна работы с маской ввода. 6.4. В поле Описание введите название создаваемой маски ввода в поле Маска ввода введите собственно саму маску (см. Приложение 2); в поле Заполнитель выберите заполнитель символов маски (по умолчанию – знак нижнего подчеркивания введите образец данных в соответствующее поле (в качестве примера для пользователя) и выберите Тип маски. Нажмите кнопку Закрыть. 6.5. В окне Мастера создания масок появится только что созданная маска – Далее. В поле Проба (Try It) введите данные для проверки действия маски – Далее (Next) - Далее (Next) – Готово (Finish). 6.6. В случае необходимости маска может быть построена без помощи мастера. 7. Определение первичного ключа 7.1. В режиме Конструктора (Design) с помощью указателя мыши выделите строку с описанием поля, которое должно использоваться в качестве ключа. 7.2. Нажмите на панели инструментов кнопку Ключевое поле (Primary Key) или нажмите правую кнопку мыши, выбрав соответствующий пункт меню. Рис. 1.2. Группа Сервис. 16 7.3. При определении составного ключа, необходимо выделить сразу все поля, входящие в состав ключа (например, удерживая клавишу Ctrl), и назначить их ключевыми аналогичным образом (п. 7.2). 8. Формирование Значения по умолчанию (Default Value) 8.1. В таблице Заказы для поля «ДатаЗаказа» в секции Свойства поля (Field Properties) выберите строку Значение по умолчанию (Default Value). 8.2. С помощью построителя выражений (…) (Expression Builder) (Функции (Function) – Встроенные функции Function) – Дата/Время(Date/Time)) постройте выражение Date(). После этого при формировании нового заказав поле по умолчанию будет отображаться текущая дата. 9. Сохранение структуры таблиц Существуют несколько вариантов сохранения структуры таблицы 9.1. Нажать кнопку Сохранить (Save) на Панели быстрого доступа. 9.2. Кликнуть правой кнопкой мыши на вкладке документа и выбрать в контекстном меню команду Сохранить (Save As). 9.3. Выбрать вкладку Файл (представление Backstage), а затем выбрать команду Сохранить как (Save As). Введите имя созданной таблицы, нажмите ОК, закройте окно. 3.2.2. Создание таблицы в режиме таблицы Задание в режиме таблицы создайте таблицы Сотрудники, «Транспортная_Компания» и «Подробности_Заказа» (см. Приложение 1). 1. На ленте выберите вкладку Создание, группу инструментов Таблицы, кнопку Таблица. В результате будет сформирована новая пустая таблица. 2. Щелкните на новом поле - откроется список основных типов полей. Выберите тип создаваемого поля и присвойте ему имя. Для просмотра всех возможных типов полей на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите кнопку Другие поля. Рис. Добавление поля в режиме таблицы 3. Перейдите в режим конструктора , присвоив имя таблице и сохранив ее. 17 4. В режиме конструктора установите необходимые свойства полей таблицы. 5. Сохраните структуру таблицы. 3.3. Импорт таблицы из внешней базы данных MS Office Access Задание импортируйте в базу данных таблицу Товары из внешней базы данных Товары. 1. Выберите вкладку Внешние данные (External Date), группу Импорт и связи, нажмите кнопку Access. Рис. 1.4. Группа Импорт и связи 2. Укажите источник данных (путь к папке, где хранится БД Товары. Переключатель должен быть установлен на категории Импорт таблиц, запросов, отчетов, макросов и модулей в текущую базу данных (Import tables, queries, forms, reports, macros, and modules into a New Table in the Current Database)». Нажмите ОК. 3. В открывшемся окне выберите нужную для импорта таблицу (Товары) – ОК. 4. Сохраните структуру таблицы, не сохраняя шаги импорта. 3.4. Импорт таблицы из MS Office Excel Задание импортируйте в базу данных таблицу Клиенты из файла Клиенты. 1. Выберите вкладку Внешние данные (External Date), группу Импорт и связи, нажмите кнопку Excel. 2. Укажите источник данных (путь к папке, где хранится файл Клиенты. Переключатель должен быть установлен на категории Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных the Source Data into a New Table in the Current Database)». Нажмите ОК. 3. Выберите объект Листы Worksheets)» - Далее (Next). 4. Установите флаг Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings)» - Далее (Next). 5. Оставьте описание полей без изменений – Далее (Next). 6. Выберите в группе переключателей пункт Определить ключи из выпадающего списка полей таблицы выберите поле «КодКлиента» - Далее (Next). 7. Подтвердите импорт в таблицу Клиенты - Готово (Finish). 8. В режиме конструктора отредактируйте типы данных полей таблицы (см. Приложение 1). 9. Сохраните структуру таблицы, не сохраняя шаги импорта. 18 3.5. Импорт данных из текстового файла (.txt) Задание импортируйте в базу данных таблицу «Категории_Товаров» из файла Категории Товаров. 1. Выберите вкладку Внешние данные (External Data), группу Импорт и связи, нажмите кнопку Текстовый файл (Text File). 2. Укажите источник данных (путь к папке, где хранится файл Категории Товаров. Переключатель должен быть установлен на категории Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Нажмите ОК. 3. Переключатель с разделителями (Delimited) – поля передаются запятыми или табуляцией - Далее (Next). 4. Переключатель точка с запятой, установить флаг Первая строка содержит имена полей (First Row Contains Field Names)» - Далее (Next). 5. Оставьте описание полей без изменений – Далее (Next). 6. Выберите в группе переключателей пункт Определить ключи из выпадающего писка полей таблицы выберите «КодКатегории» – Далее (Next). 7. Подтвердите импорт в таблицу «Категории_Товаров» - Готово (Finish). 8. Сохраните структуру таблицы, не сохраняя шаги импорта. 3.6. Заполнение таблиц с помощью импорта данных Задание заполните данными все оставшиеся таблицы, импортируя из соответствующих файлов (формата .xlsx или .txt) с одним исключением импортируемые данные должен сохраняться в существующие таблицы, а не новые (переключатель должен быть установлен в пункте Добавить копию записей вконец таблицы (Append a copy of the records to the table)», далее - указать имя соответствующей таблицы. Помните, что последовательность и названия полей в таблице Access должны соответствовать полям из импортируемых файлов (последовательность и названия полей таблиц – Приложение 1). При импорте данных для каждой таблицы ключ необходимо определить по первому полю в выпадающем списке. 3.7. Работа с вычисляемыми полями В Access 2010 можно использовать тип данных "Вычисляемый" для создания вычисляемого поля в таблице. Это значительно упрощает отображение и использование результатов вычисления в базе данных. Access обновляет вычисляемые поля при редактировании записи, обеспечивая правильность значения в поле. Задание создать вычисляемое поле «ТоваровНаСумму» в таблице Товары, хранящее информацию о томна какую сумму имеется каждого наименования товара в данный момент на складе. 19 1. Откройте таблицу Товары в режиме конструктора (Design) . Добавьте поле с именем «ТоваровНаСумму» и типом данных Вычисляемый. Откроется окно Построителя выражений (Expression Builder). 2. В Построителе выражений (Expression Builder) двойным щелчком мыши выберите поля, участвующие в вычислении значения поля «ТоваровНаСумму»: поле «ЦенаЗаУпаковку» и поле «Кол-воНаСкладе». Знак умножения поставьте вручную или выберите в группе Элементы выражений категории Арифметические. Нажмите ОК. Рис. Окно построителя выражений. 3. Сохраните изменения, перейдите в режим таблицы и убедитесь в корректности результатов. 3.8. Вложение файлов в записи базы данных (поле Вложение (Attachment)) Поле Вложение (Attachment) предназначено для хранения нескольких файлов водном поле и предназначено для замены своего предшественника - типа поля OLE. Вложения могут относиться к разным типам. Задание добавить поле типа Вложение для таблицы Сотрудники и поместить в это поле имеющиеся дополнительные материалы – резюме каждого сотрудника (находятся в папке Резюме) и имеющиеся фотографии сотрудников папка «ФотографииСотрудников»). 1. Откройте таблицу Сотрудники в режиме конструктора . Добавьте поле с именем Приложения и типом данных Вложение. 2. Перейдите в режим таблицы – появится только что созданное поле 3. Для добавления информации к записи нажмите правой кнопкой мыши на соответствующем поле, выберите пункт меню Управление вложениями - откроется диалоговое окно Вложения (Attachment). 4. Кнопкой Добавить (Add) выберите необходимые файлы (резюме и фотографии сотрудников) для каждого сотрудника. Водно поле могут быть добавлены одновременно несколько файлов (резюме и, если есть, фото сотрудника. 20 5. Сохраните изменения в таблице. Задание аналогичным образом создайте в таблице Товары поле с именем Изображение типа Вложение и добавьте изображения из каталога «ЦветыКартинки» для первых пяти товаров. 3.9. Установка связей между таблицами После создания таблицы для каждой темы в базе данных нужно предоставить приложению Office Access 2010 средства, с помощью которых можно будет вновь объединять сведения при необходимости. Это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы и определения связей между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, одновременно отображающие сведения из нескольких таблиц. Задание разработайте схему данных для созданных таблиц путем установления связей между ними (см. Приложение 3). 1. Чтобы просмотреть межтабличные связи, выберите пункт Схема данных (Relationships) на вкладке Работа с базами данных (Database Tools) в группе Отношения (Relationships). Будет открыто окно Схема данных (Relationships), в котором будут отображены все существующие связи. Если связи еще небыли определены или это окно открывается впервые, Access выведет запрос на добавление таблицы или запроса в окно. Также Схему данных (Relationships) можно открытьчерез вкладку Таблица (Table) в группе Связи (Relationships) Рис. Варианты выбора пункта Схема данных 2. Межтабличную связь можно создать с помощью окна Схема данных или путем перетаскивания поля в таблицу из области Список полей. При создании связи между таблицами не требуется, чтобы общие поля имели одинаковые имена. Вместо этого эти поля должны иметь одинаковый тип данных. 3. Если в базе данных никаких связей не определено, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table). Если оно не отображается, на вкладке Конструктор (Design) в группе Связи (Relationships) нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table). 4. Выберите одну или несколько таблиц или запросов и затем нажмите кнопку Добавить. По завершении добавления таблиц и запросов в окне Схема данных нажмите кнопку Закрыть. 5. Перетащите поле (как правило, первичный ключ) из одной таблицы в общее поле внешний ключ) в другой таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, 21 нажав и удерживая клавишу Ctrl, выберите каждое поле, а затем перетащите их. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей Relationships). Рис. 1.7. Окно Изменение связей. 6. Убедитесь, что имена общих полей связи отображены правильно. Если имя поля отображено неверно, выберите нужное имя из списка. Чтобы обеспечить целостность данных для этой связи, установите флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity). Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и Каскадное удаление связанных полей (Cascade Delete Related Records). Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей (Enforce Referential Integrity), то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей (Cascade Delete Related Records), то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице. 7. Нажмите кнопку Создать (Create). 8. Для удаления или изменения связи поместите курсор на линию связи, а затем щелкните линию для выбора. Выделенная линия связи станет жирной. Когда линия связи будет выбрана, нажмите правую кнопку мыши и выберите необходимый пункт меню. 9. Сохраните структуру схемы данных и закройте ее. 3.10. Использование мастера подстановок и создание полей с несколькими значениями Задание работая с таблицей Заказы (поле «КодСотрудника») с помощью мастера подстановок создать поле с несколькими значениями. 22 1. Для возможности внесения изменения в типы полей сначала необходимо открыть Схему данных (Relationships) и удалить все связи той таблицы, которую необходимо модифицировать. 2. Откройте таблицу Заказы в режиме конструктора (Design). Рядом с именем поля «КодСотрудника» выберите из выпадающего меню тип данных Мастер подстановок (Lookup Wizard). 3. Используйте значение из таблицы. В мастере подстановок установите переключатель Объект Столбец подстановки будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the lookup column to look up the values in a table or query) и нажмите кнопку Далее (Next). 4. Выберите в списке таблицу Сотрудники и нажмите кнопку Далее (Next). 5. В списке Доступные поля (Available Fields) выберите поля Фамилия, Должность. 6. Щелкните значок больше (>), чтобы переместить выбранные поля в список Выбранные поля (Selected Fields) – Далее (Next). 7. Можно выделить одно из полей, чтобы сортировать по нему элементы для подстановки, и нажмите кнопку Далее (Next). Нажмите кнопку По возрастанию, чтобы переключиться в режим сортировки по убыванию. Надпись на кнопке изменится на По убыванию. Нажмите кнопку еще раз, чтобы переключиться обратно. Нажмите кнопку Далее (Next). 8. При необходимости отрегулируйте ширину столбцов в поле постановок и нажмите кнопку Далее) . 9. В группе Сохранить несколько значений для этой подстановки установите флажок Разрешить несколько значений (Allow Multiple Values) (этот флажок должен быть установлен, чтобы разрешить хранение одновременно нескольких значений) – Готово (Finish). 10. Сохраните изменения. 11. Перейдите в режим таблицы (Datesheet) и измените любую запись в поле «КодСотрудника» таблицы Заказы, кликнув по соответствующему полюс данными. Обратите внимание, что при работе с полем появляется выпадающий список сотрудников (фамилия и должность, в котором вы можете выбрать одного или нескольких сотрудников для обработки заказа, установив маркер напротив их фамилий в списке. 12. Перейдите в режим конструктора (Design) и убедитесь, что тип данных поля «КодСотрудника» остался числовой (это важно при связи таблиц. 13. Сохраните изменения в таблице. 14. Откройте Схему данных (Relationships) и восстановите связи таблицы Заказы. Обратите внимание, что при отображении таблицы Заказы на схеме произошли изменения. 15. Сохраните схему данных. 16. Аналогичным образом с помощью мастера подстановок отредактируйте в таблице Товары поле «КодКатегории» с одним исключением поле должно иметь только одно значение (те. несколько значений в поле быть не может. Для подстановки необходимо взять из таблицы «Категории_Товаров» поле «НазваниеКатегории». После проделанной работы убедитесь, что при редактировании данных в поле таблице появляется выпадающий список, не допускающий выбора нескольких значений. Также убедитесь (в режиме конструктора, что тип поля отсталая числовой. 17. Сохраните изменения в таблице, закройте таблицу, восстановите связи в Схеме данных (Relationships), сохраните Схему данных (изменений в отображении 23 таблицы Товары на схеме данных быть не должно, ткнет возможности выбора нескольких значений в поле. 3.11. Просмотр сведений об объектах в базе данных с помощью архивариуса (средства документирования базы данных) Один из способов изучить определенную базу данных — воспользоваться архивариусом. Архивариус используется для построения отчета, содержащего подробные сведения об объектах в базе данных. Архивариус также является инструментом для документирования базы данных. Сначала следует выбрать, какие объекты будут подробно рассмотрены в отчете. Когда запускается архивариус, его отчет содержит все данные о выбранных объектах базы данных. 1. На вкладке Работа с базами данных (Database Tools) в группе Анализ (Analysis) щелкните Архивариус (Средство документирования базы данных) (Database Documenter). 2. В диалоговом окне Архивариус (Database Documenter) щелкните вкладку, на которой представлен тот тип объекта базы данных, который нужно изучить. Чтобы создать отчет по всем объектам в базе данных, щелкните вкладку Все объекты (All Object Types). 3. Выберите один или несколько объектов из перечисленных на вкладке. Чтобы выбрать все объекты на вкладке, щелкните Выделить все (Select All). 4. Щелкните ОК. 5. Изучите отчеты, закройте окно с отчетами. Сохранение и закрытие базы данных 1. Сохраните все изменения. 2. Завершите работу с Microsoft Access. |