Главная страница

лаба. Лабораторная работа №22. Лабораторная работа 22. Конструирование отчётов Цель работы Освоить технологии конструирования и использования отчётов


Скачать 72 Kb.
НазваниеЛабораторная работа 22. Конструирование отчётов Цель работы Освоить технологии конструирования и использования отчётов
Дата15.04.2023
Размер72 Kb.
Формат файлаdoc
Имя файлаЛабораторная работа №22.doc
ТипЛабораторная работа
#1063833

Лабораторная работа №22. Конструирование отчётов



Цель работы:

Освоить технологии конструирования и использования отчётов.

Теоретическая часть


Отчёты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчёт можно просмотреть на экране. Отчёт строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчётов:

  • одноколонный (простой) отчёт;

  • многоколонный отчёт;

  • табличный отчёт;

  • отчёт с группировкой данных и подведением итогов;

  • отчёт по связанным таблицам;

  • связанный отчёт, т.е. отчёт, содержащий другой (подчинённый отчёт);

  • отчёт со слиянием с Word (составной документ);

  • перекрестный отчёт.


Основные разделы отчёта:

  • заголовок отчёта (начало отчёта);

  • верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

  • область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

  • область данных (основная часть отчёта);

  • область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

  • нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

область примечаний (печатается в конце отчёта).
Создание связанного отчёта

Связанный отчёт состоит из главного и одного или нескольких подчинённых отчётов. Подчинённым отчётом называют отчёт, созданный внутри другого отчёта. Подчиненные отчёты позволяют решать следующие задачи:

  • выводить сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчёта;

  • объединять несколько независимых отчётов в главном отчёте.

Для создания подчинённого отчёта следует:

  1. Создать отчёт, который будет использоваться как подчинённый, и сохранить его.

  2. Открыть главный отчёт в режиме конструктора.

  3. Переместить с помощью мыши значок созданного подчинённого отчёта из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчёте. Например, для печати подчинённого отчёта перед каждой группой в главном отчёте следует поместить подчинённый отчёт в заголовок группы. Подчинённый отчёт выводится как отдельный элемент управления.

  4. Если в подчинённом отчёте должны выводиться данные, связанные с главным отчётом, установить связь элемента управления подчинённого отчёта с главным отчётом.

Для связывания подчинённого отчёта с главным отчётом необходимо открыть бланк свойств подчинённого отчёта и задать значения свойств Подчинённые поля и Основные поля. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access.

Примечания. Допускается вставка в отчёт подчинённой формы. Главный отчёт может содержать несколько подчинённых отчётов или подчинённых форм.

В главном отчёте допускается существование двух уровней подчинённых отчётов. Например, отчёт может содержать подчинённый отчёт, который в свою очередь содержит подчинённый отчёт.

Общая постановка задачи


Изучить возможности программы MS Accessдля выполнения заданий, представленных ниже.

Список индивидуальных данных


Номер варианта и задания, если это требуется в лабораторной работе, определяется преподавателем.

Пример выполнения работы


Задание 1. Создать табличный отчёт, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 1 лабораторной работы №2, которому было присвоено имя Выборка_1. Отчёт должен включать следующие поля:

  • НаименованиеФакультета;

  • НомерГруппы;

  • НаименованиеСпециальности;

  • Фамилия;

  • НомерЗачётнойКнижки.

  1. Модифицируйте запрос Выборка_1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле НаименованиеСпециальности на поле НомерСпециальности, а поле НомерФакультета на поле НаименованиеФакультета.

  2. На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).

  3. В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:

  • в качестве источника данных выберите запрос Выборка_1;

  • выберите все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;

  • выберите вид представления данных по таблице Факультет;

  • добавьте уровень группировки по полю НомерСпециальности;

  • выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;

  • выберите макет – Ступенчатый;

  • выберите стиль;

  • присвойте отчёту имя Отчёт_табличный;

  • нажмите кнопку Готово (сформированный отчёт будет показан в окне предварительного просмотра).

  1. Просмотрите отчёт в режимах Макета (Layout), Конструктора (Design), Предварительного просмотра (Print Preview), Представления отчёта. Уменьшите масштаб отображения.

  2. Перейдите в режим конструктора и выполните редактирование заголовка отчёта. Введите названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

  3. Переместите поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.

  4. Измените заголовок отчёта, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

  5. Введите надпись в нижний колонтитул: Ведомость составил:.

  6. Закройте и сохраните отчёт.


Задание 2. Создать отчёт с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос, подготовленный в задании 8 лабораторной работы №2 с именем Запрос_с_вычисляемым_полем. В отчёте необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчёт должен включать следующие поля:

  • НомерСпециальности;

  • НомерГруппы;

  • Фамилия;

  • НомерЗачётнойКнижки;

  • Итого.

  1. На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).

  2. В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:

  • в качестве источника данных выберите указанный выше запрос;

  • выберите все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;

  • выберите вид представления данных по таблице Студенты;

  • добавьте уровни группировки по полям НомерСпециальности и НомерГруппы;

  • выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;

  • щёлкните по кнопке Итоги (Summary Options), задайте вычисление итоговых значений по сумме (включите флажок Sum), установите переключатель в положение Показать данные и итоги;

  • выберите макет – Структура;

  • выберите стиль;

  • присвойте отчёту имя Отчёт_с_группировкой;

  • нажмите кнопку Готово.

  1. Просмотрите отчёт.

  2. Выполните редактирование отчёта в режиме конструктора. Отредактируйте заголовок отчёта, ширину столбцов. Измените шрифты отдельных элементов отчёта. Замените слово Sum в итоговых строках на слово Всего:. Измените ширину полей с итогами.


Задание 3. Создать перекрёстный отчёт, используя таблицу Общая_ведомость, созданную в лабораторной работе №2. Отчёт должен включать следующие поля:

  • НомерГруппы;

  • Фамилия;

  • НомерЗачётнойКнижки;

  • НаименованиеДисциплины1;

  • НаименованиеДисциплины2;

  • СреднийБалл.

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце СреднийБалл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов. В отчёте также должен быть вычислен средний балл по группе студентов и по академии в целом.

  1. С помощью мастера создайте перекрёстный запрос по таблице Общая_ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам. Для этого:

  • выберите поля НомерГруппы, Фамилия, НомерЗачётнойКнижки в качестве заголовков строк;

  • выберите поле НаименованиеДисциплины в качестве заголовка столбца;

  • снимите флажок Да (вычисление итогового значения для каждой строки);

  • выберите для вычислений поле Оценка и функцию вычисления Первый (First),

  • сохраните запрос, присвоив ему имя

Запрос_для_отчёта_по_среднему_баллу.

  1. На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).

  2. В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:

  • в качестве источника данных выберите указанный выше запрос Запрос_для_отчёта_по_среднему_баллу;

  • выберите все поля запроса;

  • добавьте уровень группировки по полю НомерГруппы;

  • выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;

  • выберите макет – Ступенчатый;

  • выберите стиль;

  • присвойте отчёту имя Отчёт_по_среднему_баллу;

  • нажмите кнопку Готово.

  1. Просмотрите отчёт.

  2. Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

  3. Выровняйте оценки по центру столбца.

  4. С помощью инструментальной панели элементов введите в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

  5. С помощью инструментальной панели элементов введите в область данных элемент Поле для вычисления среднего балла. Щёлкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите Окно свойств поля.

  6. Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке Данные щёлкните по кнопке «...».

  7. Используя инструменты построителя выражений, введите в поле формулу для расчёта среднего балла:


= ([НаименованиеДисциплины1]+[НаименованиеДисциплины2])/2.
Примечание. Наименования дисциплин вставляются в формулы двойным щелчком левой кнопки мыши по соответствующей строке в подокне построителя выражений Отчёт.

  1. Просмотрите и отредактируйте отчёт. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля СреднийБалл вкладку Макет и выберите формат поля – фиксированный с 2-мя десятичными знаками.

  2. Выполните условное форматирование поля СреднийБалл. Выделите красным цветом значения среднего балла, которые больше 4,5 и синим цветом – меньше 3,5. Для этого в режиме конструктора выделите поле СреднийБалл, на вкладке Конструктор (Design) в группе Шрифт выберите Условное форматирование. В окне Условное форматирование задайте: Условие 1Значение поля, операция сравнениябольше, значение для сравнения4,5. В строке задания формата установите цвет текстакрасный, нажмите кнопку Добавить. Повторите указанные действия для Условия 2, установив синий цвет для всех значений поля, меньших 3,5.

  3. Для подсчёта среднего балла по группе добавьте в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызовите окно настройки Сортировка и группировка, щёлкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели. В окне Сортировка и группировка включите отображение области примечаний группы.

  4. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создайте вычисляемое поле. Вызовите окно настройки свойств поля. Установите вкладку Данные. В строке Данные вызовите Построитель выражений. Введите формулу для вычисления:


= Sum([НаименованиеДисциплины1]+[НаименованиеДисциплины2])/2/ Count ([Фамилия]).

Примечание. Для ввода названий функций групповых операций Sum и Count необходимо дважды щёлкнуть по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскрыть список встроенных функций. В среднем подокне необходимо выбрать категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию. Для вставки в качестве аргументов функции нужных полей необходимо выбрать в левом подокне Отчёт..., а в среднем подокне – Список полей и двойным щелчком вставить в формульное выражение имена полей из правого подокна.

  1. Удалите контур с надписью вычисляемого поля. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 11.

  2. Создайте слева от значения среднего балла группы надпись Средний балл группы N, где N – номер группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу:


= “Средний балл группы”&[НомерГруппы]


  1. Подсчитайте в отчёте средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 14, 15 и 16 в область примечаний отчёта.

  2. Присвойте отчёту имя Расчёт_среднего_балла_групп. Введите в заголовок отчёта дату формирования отчёта. Для этого вставьте под строкой с названием отчёта элемент Поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Используя Маску ввода, установите пользовательский формат даты в виде: dd\ .mm\ .yyyy.

  3. Для того чтобы сделать отчёт более компактным, перенесите номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставьте поле НомерГруппы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчёта установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да.


Задание 4. Создать связанный отчёт, состоящий из главного и подчинённого отчётов. Подчинённый отчёт – это отчёт, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчёт – это отчёт, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле НомерГруппы. Главный отчёт создать с помощью мастера на базе запроса Факультет_группа как простой отчёт. Подчинённый отчёт также создать с помощью мастера на базе таблицы Студенты как отчёт с группировкой.

  1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчинённый отчёт по таблице Студенты, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный по фамилиям студентов, включив в него поля:

  • НомерГруппы;

  • Фамилия;

  • НомерЗачётнойКнижки.

  1. Сохраните отчёт, присвоив ему имя Подчинённый. Отредактируйте отчёт в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

  2. Создайте с помощью мастера ступенчатый главный отчёт по запросу Группа_Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

  • НаименованиеФакультета;

  • НомерГруппы;

  • НомерСпециальности.

  1. Сохраните отчёт, присвоив ему имя Главный.

  2. Отредактируйте отчёт в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

  3. Включите режим конструктора для главного отчёта. Не закрывая окна конструктора отчёта Главный, перетащите мышью из окна базы данных значок отчёта Подчинённый в область данных главного отчёта.

  4. Щёлкните правой кнопкой мыши по полю Подчинённый и вызовите окно свойств поля. На вкладке Данные обеспечьте связь между подчинённым и основным отчётом по полю НомерГруппы.

  5. Просмотрите получившийся связанный отчёт. Вернитесь в режим конструктора и окончательно отредактируйте отчёт.


Задание 5. Сохранить и закрыть базу данных.

  1. Сохраните все изменения.

  2. Завершите работу с Microsoft Access.



Контрольные вопросы к защите


  1. Что называется базой данных?

  2. Что называется системой управления базой данных?

  3. Перечислите объекты базы данных.

  4. Что называется отчётом? Для чего предназначены отчёты?


написать администратору сайта