лаба. Лабораторная работа №22. Лабораторная работа 22. Конструирование отчётов Цель работы Освоить технологии конструирования и использования отчётов

• Название: Лабораторная работа 22. Конструирование отчётов Цель работы Освоить технологии конструирования и использования отчётов
• Дата: 15.04.2023
• Размер: 72 Kb.
• Имя файла: Лабораторная работа №22.doc
• Тип: Лабораторная работа; #1063833

Лабораторная работа №22. Конструирование отчётов

Цель работы:

Освоить технологии конструирования и использования отчётов.

Теоретическая часть

Отчёты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчёт можно просмотреть на экране. Отчёт строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчётов:

• 
  одноколонный (простой) отчёт;
  
• 
  многоколонный отчёт;
  
• 
  табличный отчёт;
  
• 
  отчёт с группировкой данных и подведением итогов;
  
• 
  отчёт по связанным таблицам;
  
• 
  связанный отчёт, т.е. отчёт, содержащий другой (подчинённый отчёт);
  
• 
  отчёт со слиянием с Word (составной документ);
  
• 
  перекрестный отчёт.
  

Основные разделы отчёта:

• 
  заголовок отчёта (начало отчёта);
  
• 
  верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);
  
• 
  область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);
  
• 
  область данных (основная часть отчёта);
  
• 
  область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);
  
• 
  нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);
  

область примечаний (печатается в конце отчёта).
Создание связанного отчёта

Связанный отчёт состоит из главного и одного или нескольких подчинённых отчётов. Подчинённым отчётом называют отчёт, созданный внутри другого отчёта. Подчиненные отчёты позволяют решать следующие задачи:

• 
  выводить сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчёта;
  
• 
  объединять несколько независимых отчётов в главном отчёте.
  

Для создания подчинённого отчёта следует:

1. 
   Создать отчёт, который будет использоваться как подчинённый, и сохранить его.
   
2. 
   Открыть главный отчёт в режиме конструктора.
   
3. 
   Переместить с помощью мыши значок созданного подчинённого отчёта из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчёте. Например, для печати подчинённого отчёта перед каждой группой в главном отчёте следует поместить подчинённый отчёт в заголовок группы. Подчинённый отчёт выводится как отдельный элемент управления.
   
4. 
   Если в подчинённом отчёте должны выводиться данные, связанные с главным отчётом, установить связь элемента управления подчинённого отчёта с главным отчётом.
   

Для связывания подчинённого отчёта с главным отчётом необходимо открыть бланк свойств подчинённого отчёта и задать значения свойств Подчинённые поля и Основные поля. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access.

Примечания. Допускается вставка в отчёт подчинённой формы. Главный отчёт может содержать несколько подчинённых отчётов или подчинённых форм.

В главном отчёте допускается существование двух уровней подчинённых отчётов. Например, отчёт может содержать подчинённый отчёт, который в свою очередь содержит подчинённый отчёт.

Общая постановка задачи

Изучить возможности программы MS Accessдля выполнения заданий, представленных ниже.

Список индивидуальных данных

Номер варианта и задания, если это требуется в лабораторной работе, определяется преподавателем.

Пример выполнения работы

Задание 1. Создать табличный отчёт, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 1 лабораторной работы №2, которому было присвоено имя Выборка_1. Отчёт должен включать следующие поля:

• 
  НаименованиеФакультета;
  
• 
  НомерГруппы;
  
• 
  НаименованиеСпециальности;
  
• 
  Фамилия;
  
• 
  НомерЗачётнойКнижки.
  

1. 
   Модифицируйте запрос Выборка_1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле НаименованиеСпециальности на поле НомерСпециальности, а поле НомерФакультета на поле НаименованиеФакультета.
   
2. 
   На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).
   
3. 
   В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:
   

• 
  в качестве источника данных выберите запрос Выборка_1;
  
• 
  выберите все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;
  
• 
  выберите вид представления данных по таблице Факультет;
  
• 
  добавьте уровень группировки по полю НомерСпециальности;
  
• 
  выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;
  
• 
  выберите макет – Ступенчатый;
  
• 
  выберите стиль;
  
• 
  присвойте отчёту имя Отчёт_табличный;
  
• 
  нажмите кнопку Готово (сформированный отчёт будет показан в окне предварительного просмотра).
  

4. 
   Просмотрите отчёт в режимах Макета (Layout), Конструктора (Design), Предварительного просмотра (Print Preview), Представления отчёта. Уменьшите масштаб отображения.
   
5. 
   Перейдите в режим конструктора и выполните редактирование заголовка отчёта. Введите названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.
   
6. 
   Переместите поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.
   
7. 
   Измените заголовок отчёта, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.
   
8. 
   Введите надпись в нижний колонтитул: Ведомость составил:.
   
9. 
   Закройте и сохраните отчёт.
   

Задание 2. Создать отчёт с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос, подготовленный в задании 8 лабораторной работы №2 с именем Запрос_с_вычисляемым_полем. В отчёте необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчёт должен включать следующие поля:

• 
  НомерСпециальности;
  
• 
  НомерГруппы;
  
• 
  Фамилия;
  
• 
  НомерЗачётнойКнижки;
  
• 
  Итого.
  

1. 
   На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).
   
2. 
   В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:
   

• 
  в качестве источника данных выберите указанный выше запрос;
  
• 
  выберите все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;
  
• 
  выберите вид представления данных по таблице Студенты;
  
• 
  добавьте уровни группировки по полям НомерСпециальности и НомерГруппы;
  
• 
  выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;
  
• 
  щёлкните по кнопке Итоги (Summary Options), задайте вычисление итоговых значений по сумме (включите флажок Sum), установите переключатель в положение Показать данные и итоги;
  
• 
  выберите макет – Структура;
  
• 
  выберите стиль;
  
• 
  присвойте отчёту имя Отчёт_с_группировкой;
  
• 
  нажмите кнопку Готово.
  

3. 
   Просмотрите отчёт.
   
4. 
   Выполните редактирование отчёта в режиме конструктора. Отредактируйте заголовок отчёта, ширину столбцов. Измените шрифты отдельных элементов отчёта. Замените слово Sum в итоговых строках на слово Всего:. Измените ширину полей с итогами.
   

Задание 3. Создать перекрёстный отчёт, используя таблицу Общая_ведомость, созданную в лабораторной работе №2. Отчёт должен включать следующие поля:

• 
  НомерГруппы;
  
• 
  Фамилия;
  
• 
  НомерЗачётнойКнижки;
  
• 
  НаименованиеДисциплины1;
  
• 
  НаименованиеДисциплины2;
  
• 
  СреднийБалл.
  

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце СреднийБалл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов. В отчёте также должен быть вычислен средний балл по группе студентов и по академии в целом.

1. 
   С помощью мастера создайте перекрёстный запрос по таблице Общая_ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам. Для этого:
   

• 
  выберите поля НомерГруппы, Фамилия, НомерЗачётнойКнижки в качестве заголовков строк;
  
• 
  выберите поле НаименованиеДисциплины в качестве заголовка столбца;
  
• 
  снимите флажок Да (вычисление итогового значения для каждой строки);
  
• 
  выберите для вычислений поле Оценка и функцию вычисления Первый (First),
  
• 
  сохраните запрос, присвоив ему имя
  

Запрос_для_отчёта_по_среднему_баллу.

2. 
   На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).
   
3. 
   В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:
   

• 
  в качестве источника данных выберите указанный выше запрос Запрос_для_отчёта_по_среднему_баллу;
  
• 
  выберите все поля запроса;
  
• 
  добавьте уровень группировки по полю НомерГруппы;
  
• 
  выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;
  
• 
  выберите макет – Ступенчатый;
  
• 
  выберите стиль;
  
• 
  присвойте отчёту имя Отчёт_по_среднему_баллу;
  
• 
  нажмите кнопку Готово.
  

4. 
   Просмотрите отчёт.
   
5. 
   Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.
   
6. 
   Выровняйте оценки по центру столбца.
   
7. 
   С помощью инструментальной панели элементов введите в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.
   
8. 
   С помощью инструментальной панели элементов введите в область данных элемент Поле для вычисления среднего балла. Щёлкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите Окно свойств поля.
   
9. 
   Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке Данные щёлкните по кнопке «...».
   
10. 
    Используя инструменты построителя выражений, введите в поле формулу для расчёта среднего балла:
    

= ([НаименованиеДисциплины1]+[НаименованиеДисциплины2])/2.
Примечание. Наименования дисциплин вставляются в формулы двойным щелчком левой кнопки мыши по соответствующей строке в подокне построителя выражений Отчёт.

11. 
    Просмотрите и отредактируйте отчёт. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля СреднийБалл вкладку Макет и выберите формат поля – фиксированный с 2-мя десятичными знаками.
    
12. 
    Выполните условное форматирование поля СреднийБалл. Выделите красным цветом значения среднего балла, которые больше 4,5 и синим цветом – меньше 3,5. Для этого в режиме конструктора выделите поле СреднийБалл, на вкладке Конструктор (Design) в группе Шрифт выберите Условное форматирование. В окне Условное форматирование задайте: Условие 1 – Значение поля, операция сравнения – больше, значение для сравнения – 4,5. В строке задания формата установите цвет текста – красный, нажмите кнопку Добавить. Повторите указанные действия для Условия 2, установив синий цвет для всех значений поля, меньших 3,5.
    
13. 
    Для подсчёта среднего балла по группе добавьте в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызовите окно настройки Сортировка и группировка, щёлкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели. В окне Сортировка и группировка включите отображение области примечаний группы.
    
14. 
    В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создайте вычисляемое поле. Вызовите окно настройки свойств поля. Установите вкладку Данные. В строке Данные вызовите Построитель выражений. Введите формулу для вычисления:
    

= Sum([НаименованиеДисциплины1]+[НаименованиеДисциплины2])/2/ Count ([Фамилия]).

Примечание. Для ввода названий функций групповых операций Sum и Count необходимо дважды щёлкнуть по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскрыть список встроенных функций. В среднем подокне необходимо выбрать категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию. Для вставки в качестве аргументов функции нужных полей необходимо выбрать в левом подокне Отчёт..., а в среднем подокне – Список полей и двойным щелчком вставить в формульное выражение имена полей из правого подокна.

15. 
    Удалите контур с надписью вычисляемого поля. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 11.
    
16. 
    Создайте слева от значения среднего балла группы надпись Средний балл группы N, где N – номер группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу:
    

= “Средний балл группы”&[НомерГруппы]

17. 
    Подсчитайте в отчёте средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 14, 15 и 16 в область примечаний отчёта.
    
18. 
    Присвойте отчёту имя Расчёт_среднего_балла_групп. Введите в заголовок отчёта дату формирования отчёта. Для этого вставьте под строкой с названием отчёта элемент Поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Используя Маску ввода, установите пользовательский формат даты в виде: dd\ .mm\ .yyyy.
    
19. 
    Для того чтобы сделать отчёт более компактным, перенесите номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставьте поле НомерГруппы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчёта установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да.
    

Задание 4. Создать связанный отчёт, состоящий из главного и подчинённого отчётов. Подчинённый отчёт – это отчёт, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчёт – это отчёт, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле НомерГруппы. Главный отчёт создать с помощью мастера на базе запроса Факультет_группа как простой отчёт. Подчинённый отчёт также создать с помощью мастера на базе таблицы Студенты как отчёт с группировкой.

1. 
   Создайте с помощью мастера ступенчатый подчинённый отчёт по таблице Студенты, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный по фамилиям студентов, включив в него поля:
   

• 
  НомерГруппы;
  
• 
  Фамилия;
  
• 
  НомерЗачётнойКнижки.
  

2. 
   Сохраните отчёт, присвоив ему имя Подчинённый. Отредактируйте отчёт в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.
   
3. 
   Создайте с помощью мастера ступенчатый главный отчёт по запросу Группа_Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:
   

• 
  НаименованиеФакультета;
  
• 
  НомерГруппы;
  
• 
  НомерСпециальности.
  

4. 
   Сохраните отчёт, присвоив ему имя Главный.
   
5. 
   Отредактируйте отчёт в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.
   
6. 
   Включите режим конструктора для главного отчёта. Не закрывая окна конструктора отчёта Главный, перетащите мышью из окна базы данных значок отчёта Подчинённый в область данных главного отчёта.
   
7. 
   Щёлкните правой кнопкой мыши по полю Подчинённый и вызовите окно свойств поля. На вкладке Данные обеспечьте связь между подчинённым и основным отчётом по полю НомерГруппы.
   
8. 
   Просмотрите получившийся связанный отчёт. Вернитесь в режим конструктора и окончательно отредактируйте отчёт.
   

Задание 5. Сохранить и закрыть базу данных.

1. 
   Сохраните все изменения.
   
2. 
   Завершите работу с Microsoft Access.
   

Контрольные вопросы к защите

1. 
   Что называется базой данных?
   
2. 
   Что называется системой управления базой данных?
   
3. 
   Перечислите объекты базы данных.
   
4. 
   Что называется отчётом? Для чего предназначены отчёты?