ПРИМЕРНАЯ Номенклатура. Методические рекомендации по ее применению

Название	Методические рекомендации по ее применению
Дата	16.02.2023
Размер	35.16 Kb.
Формат файла
Имя файла	ПРИМЕРНАЯ Номенклатура.docx
Тип	Методические рекомендации #940926

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению

Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);

-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;

-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.

Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.

В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента

При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.

ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и № статей по перечню

Примечания

1	2	3	4
01. Организационно-распорядительная деятельность
01-01	Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы	ДМН, ст. 1-б	Касающиеся деятельности учреждения – постоянно
01-02	Устав	Постоянно, ст. 13-а
01-03	Лицензии на право ведения образовательной деятельности, дополнительных образовательных услуг	Постоянно, ст. 19
01-04	Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации	Постоянно, ст. 21
01-05	Договор с учредителем	Постоянно, ст. 14
01-06	Приказы директора учреждения по основной деятельности	Постоянно, ст. 6-а
01-07	Журнал регистрации приказов по основной деятельности	Постоянно ст. 72-а	Хранятся в организации
01-08	Годовые планы работы учреждения	Постоянно, ст. 90-а
01-09	Годовые отчеты учреждения	Постоянно, ст. 114-б
01-10	Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения	3 года, ст. 10-б	После замены новыми
01-11	Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении	Постоянно, ст. 10-а
01-12	Протоколы совещаний у директора	Постоянно, ст. 5-г
01-13	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора	Постоянно, ст. 36-а
01-14	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц	5 лет, ст. 36-б	После смены должностного, материально-ответственного лица
01-15	Протоколы заседаний совета учреждения	Постоянно, ст. 5-в
01-16	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности	5 лет, ст. 6в
01-17	Переписка с организациями по основным вопросам деятельности	5 лет ЭПК, ст. 12
02. Организация учебного процесса
02-01	Годовой план учебно-воспитательной работы	Постоянно, ст. 90-а
02-02	Годовой отчет об учебно-воспитательной работе	Постоянно, ст. 114-б
02-03	Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг)	ДЗН, ст. 273	Перечень просвещения, 1989 г.
02-04	Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах	Постоянно, ст. 16
02-05	Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах	Постоянно, ст. 39
02-06	Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ)	5 лет, ст. 211	Перечень просвещения, 1989 г.
02-07	Протоколы заседаний педагогического совета учреждения	Постоянно, ст. 5-в
02-08	Протоколы заседаний методических объединений учреждения	Постоянно, ст. 5-в
02-09	Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми	Постоянно, ст. 42
02-10	Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми	5 лет, ЭПК, ст. 58
02-11	Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень)	50 лет, ст. 323	Перечень просвещения, 1989 г.
02-12	Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень)	50 лет, ст. 322	Перечень просвещения, 1989 г.
02-13	Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании	50 лет, ст. 323	Перечень просвещения, 1989 г.
02-14	Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей	50 лет, ст. 319	Перечень просвещения, 1989 г.
02-15	Книга учета пропущенных и замещенных уроков	5 лет, ст. 337	Перечень просвещения, 1989 г.
02-16	Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся	Постоянно, ст. 383	Перечень просвещения, 1989 г.
03. Учебно-воспитательная деятельность
03-01	Расписание занятий	1 год, ст. 380
03-02	Классные журналы	5 лет, ст. 605	Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет
03-03	Индивидуальные учебные планы педагогов	5 лет, ст. 574	Т.П. 1989 г.
03-04	Приказы директора учреждения по движению учащихся	75 лет, ЭПК, ст. 6-б
03-05	Алфавитная книга записи учащихся	50 лет, ст. 329	Перечень просвещения, 1989 г.
03-06	Личные дела учащихся	3 года , ст. 330	После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г.
03-07	Экзаменационные работы учащихся	3 года, ст. 328	Перечень просвещения, 1989 г.
03-08	Протоколы заседаний экзаменационных комиссий	3 года, ст. 326	Перечень просвещения, 1989 г.
03-09	Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ)	5 лет, ст. 327	Перечень просвещения, 1989 г.
03-10	Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения	5 лет, ЭК
03-11	Журнал группы продленного дня	5 лет, ст. 333	Перечень просвещения, 1989 г.
03-12	Журнал учета факультативных занятий	5 лет, ст. 332	Перечень просвещения, 1989 г.
03-13	Журнал учета кружковой работы	5 лет, ст. 332	Перечень просвещения, 1989 г.
04. Кадровое обеспечение
04-01	Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении	Постоянно, ст. 35-а	Персональные – в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003
04-02	Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении)	75 лет, ст. 6-б
04-03	Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях)	5 лет, ст. 6-б, прим.
04-04	Личные дела педагогов и работников учреждения	75 лет, ЭПК, ст. 337-б
04-05	Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников)	75 лет, ЭПК, ст. 339
04-06	Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет, ЭПК, ст. 338
04-07	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий	15 лет, ЭПК, ст. 359
04-08	Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу	75 лет, ст. 358-а
04-09	Книга (журнал) регистрации трудовых договоров	75 лет, ст. 358-д
04-10	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования, ст. 342	Невостребованные – не менее 50 лет
04-11	Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет, ст. 358 е
04-12	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет, ст. 343
04-13	Графики предоставления отпусков	1 год, ст. 356
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01	Штатное расписание и изменения к нему	Постоянно, ст. 32-а
05-02	Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним	Постоянно, ст. 112-а
05-03	Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним	Постоянно, ст. 135-б
05-04	Годовые отчеты об исполнении сметы расходов	Постоянно, ст. 140-б
05-05	Годовые отчеты по налогам	Постоянно, ст. 170 а
05-06	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному)	Постоянно, ст. 143
05-07	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов	5 лет, ст. 145	При условии завершения проверки (ревизии)
05-08	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 лет, ЭПК, ст. 186	После истечения срока действия договора
05-09	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5 лет, ст. 148	При условии завершения проверки
05-10	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)	5 лет, ст. 150	При условии завершения проверки
05-11	Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет, ст. 192	При условии завершения проверки
05-12	Исполнительные листы	ДМН, ст. 162	Не менее 5 лет
05-13	Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	5 лет, ЭПК, ст. 193-б	После окончания срока действия последнего договора, соглашения
05-14	Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений)	5 лет, ст. 193-в	После ликвидации основных средств
05-15	Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)	5 лет, ст. 193-д	При условии завершения проверки
05-16	Книги (журналы, карточки) учета доверенностей	5 лет, ст. 193-п	При условии завершения проверки
05-17	Положение о премировании работников	5 лет, ЭПК, ст. 154	После замены новыми
05-18	Лицевые счета работников	75 лет, ЭПК, ст. 153
05-19	Договоры о материальной ответственности	5 лет, ст. 189	После увольнения материально-ответственного лица
05-20	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5 лет, ст. 157
05-21	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	ДМН, ст. 165	Не менее 5 лет
05-22	Листки нетрудоспособности	5 лет, ст. 475
05-23	Графики учета рабочего времени	1 год, ст. 281
06. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
06-01	Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе	Постоянно, ст. 10-а
06-02	Положения об ЭК и архиве учреждения	Постоянно, ст. 16
06-03	Номенклатура дел учреждения	Постоянно, ст. 67-а
06-04	Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК	Постоянно, ст. 5-в
06-05	Описи дел постоянного хранения	Постоянно, ст. 74-а
06-06	Описи дел временного хранения	3 года, ст. 74-б	После уничтожения дел
06-07	Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Постоянно, ст. 73	На муниципальное хранение передается при ликвидации
06-08	Журнал учета выдачи дел во временное пользование	3 года, ст. 75-д
06-09	Журнал регистрации поступающих документов	3 года, ст. 72-б	В электронной форме
06-10	Журнал регистрации отправляемых документов	3 года, ст. 72-б	В электронной форме
06-11	Журнал регистрации телефонограмм	3 года, ст. 72-г	В электронной форме
06-12	Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению	5 лет, ст. 56-б	В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
06-13	Журнал регистрации обращений граждан	5 лет, ст. 72-в
07. Административно-хозяйственная деятельность, материально-техническое обеспечение
07-01	Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком	Постоянно, ст.57
07-02	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год, ст. 407	После замены новыми
07-03	Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования	5 лет, ЭПК, ст. 186	После истечения срока действия договора
07-04	Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении	5 лет, ст. 436	После истечения срока действия договора
07-05	Технические паспорта здания и оборудования	5 лет, ЭПК, ст. 430	После ликвидации здания, списания оборудования
07-06	Технические паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств ст. 451
07-07	Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения	1 год, ст. 420
07-08	Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции	5 лет, ст. 394
07-09	Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования	5 лет, ст. 401
07-10	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением	5 лет, ЭПК, ст. 434
07-11	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов	Постоянно, ст. 409
08. Охрана труда, техника безопасности
08-01	Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности	5 лет, ЭПК, ст. 295
08-02	Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности	10 лет, ст. 299
08-03	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	ДЗН, ст.309
08-04	Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности	5 лет, ст. 314
08-05	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет, ст. 315
08-06	Книга учета инструктажа по технике безопасности	10 лет, ст. 316-б
08-07	Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно, ст.320
08-08	Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях	45 лет, ЭПК, ст. 322-а	Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
08-09	Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения	5 лет, ст.326
08-10	Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников	5 лет, ст.330
09. Библиотека
09-01	Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов	До ликвидации библиотеки, ст. 819	Т.П. 1989 г.
09-02	Книги суммарного учета библиотечного фонда	До ликвидации библиотеки, ст. 820	Т.П. 1989 г.
09-03	Дневник учета работы библиотеки	До ликвидации библиотеки, ст. 820	Т.П. 1989 г.
09-04	Картотеки учета периодических изданий	До ликвидации библиотеки, ст. 824	Т.П. 1989 г.
09-05	Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу	3 года, ст. 825	Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда
09-06	Картотеки формуляров выданных книг	До ликвидации библиотеки, ст. 826	Т.П. 1989 г.
09-07	Книги учета литературы	3 года, ст. 827	Т.П. 1989 г.
09-08	Списки литературы, изъятой из обращения	До ликвидации библиотеки, ст. 828	Т.П. 1989 г.
09-09	Акты списания книг и периодических изданий	10 лет, ст. 831	Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда
09-10	Акты инвентаризационных проверок библиотеки	До ликвидации библиотеки, ст. 834	Т.П. 1989 г.
09-11	Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные)	До ликвидации библиотеки, ст. 836	Т.П. 1989 г.
10. Медицинская часть
10-01	Медицинские карты (истории болезней) детей	5 лет, ст. 441	Перечень просвещения, 1989 г.
10-02	Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся	3 года, ст. 691	Т.П. 1989 г.
10-03	Требования (заявки) на медикаменты	3 года, ст. 724	Т.П. 1989 г.

СОГЛАСОВАНО

ЭПМК агентства

по делам архивов Пермского края

Протокол от 26.04.2007 № 4

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 07.09.2006 № 10

Список сокращенных слов

ДЗН – до замены новыми

ДМН – до минования надобности

Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия